効率的なデータ クレンジングのガイド
公開: 2023-12-09顧客関係管理 (CRM) システムは、顧客とのやり取りを維持および強化するために重要です。 ただし、CRM システムの能力はデータの品質に大きく影響されます。 ここで、CRM データベースを整理するだけでなく、販売予測の改善、ターゲットを絞ったマーケティング、および業務の合理化への道を開くためのデータ クレンジングの重要性が登場します。
このブログでは、データ クレンジングの基本、HubSpot のオペレーション ハブが困難になりがちなデータ クレンジング プロセスをどのように簡素化するか、そしてなぜこの実践が業務運営の無駄を排除することに関連するのかについて詳しく説明します。
データ クレンジングを行う理由
戦略の作成、予算の計画、承認の取得、すべての資産の収集など、何週間も取り組んできた包括的なマーケティング キャンペーンを開始する自分を想像してください。そして最終的にそれをまとめると、顧客との関係が良好であることに気づきます。管理 (CRM) システムには、古いデータ、重複したデータ、または欠落したデータが散乱しています。
発生するこの障害は簡単に防ぐことができたはずで、その結果、キャンペーンの開始がさらに遅れ、この重要な時期に誰も積極的に引き受けない管理タスクが発生します。
そこでデータ クレンジングやデータ スクラビングが登場します。 データのクリーンさを確保することで、CRM データベースを整理するだけでなく、販売予測の改善、ターゲットを絞ったマーケティング、業務の合理化への道を切り開くこともできます。
データ クレンジング(データ スクラブとも呼ばれます) は、データの健全性を維持するための重要な戦略です。 これには、データセットの不正確さ、矛盾、エラーを特定して修正することが含まれます。 このプロセスにより、情報が正確であるだけでなく、一貫性と信頼性も確保されます。
データ クレンジングは基本的に、重複を削除し、欠落しているデータを埋め、エラーを修正することにより、CRM システムを変革して整理します。 これにより、データの整合性が強化され、より正確な洞察、より適切な意思決定、そして最終的には優れたビジネス成果がもたらされます。
データスクラビングの効率化
データクレンジングプロセスは、技術的で時間のかかる性質があるため、運用専門家にとっては困難に思えることがよくあります。 通常、複数のスプレッドシートに取り組んで整理し、記録が不完全または不正確な領域を正確に特定するための綿密なコードを作成する必要があります。
ただし、HubSpot Operations Hub を使用すると、このプロセスが大幅に簡素化されます。 このツールを使用すると、データを制御して、データをクリーン、クリア、よく整理できるようにすることができます。
Operations Hub を使用すると、データ クレンジング プロセスのさまざまな側面を自動化できます。
- 連絡先や会社の記録の重複を排除するのに役立ちます。
- 連絡先レコード内のケースの問題を修正します。
- さまざまな HubSpot プロパティ全体の書式設定を自動化します。
- Data Quality Command Center 機能は、データベースの健全な維持に役立ちます。
これらの各側面を 1 つずつ説明していきます。
連絡先と会社の記録の重複を削除する
CRM システム内でデータが重複すると、時間とリソースの両方の面で多大なコストが発生する可能性があります。 チームメンバーが冗長なデータや不正確なデータを選別する必要が生じ、生産性が低下するだけでなく、顧客エクスペリエンスに悪影響を与える可能性もあります。
営業担当者が、同じ顧客が同じ理由で別のチームメンバーからすでに連絡を受けていることに気づかずに、購入の可能性について顧客に連絡するシナリオを想像してください。 これは顧客の不満につながり、会社の評判を損なう可能性があります。
HubSpot CRM ユーザーは、組み込みの重複管理ツールを使用して大きな利点を得ることができます。 このツールは、重複する連絡先と会社のレコードを特定して結合するプロセスを合理化し、データベースをクリーンで整理された状態に保ちます。
HubSpot の重複管理ツールは、Professional ユーザーまたは Enterprise ユーザーが利用でき、名前、電子メール アドレスなどのさまざまな基準に基づいてレコードを比較します。 機械学習を利用して、時間の経過とともに重複の識別を改善します。 このツールにアクセスするには、[連絡先] または [会社] に移動し、[アクション] をクリックして、[重複の管理] を選択します。 このツールは、数週間ごとに再計算され、重複する可能性のある最大 2,000 件を表示します。
比較をカスタマイズするには、テーブルの上部に移動してプロパティを選択し、重複の可能性を確認します。 マージするには、「レビュー」をクリックしてプロパティを比較し、保持するレコードを選択して「マージ」をクリックします。 Operations Hub ユーザーの場合、プロセスは自動化されており、エンゲージメント日や作成日に基づいてマージなどのオプションを利用できます。
マージ後、プライマリ レコードはデータを保持し、セカンダリ レコードはそれにマージされます。 マージされたレコードはマージを解除できません。 データベースの効率性を高めるために、重複を定期的に確認してクリーンアップします。 初期プロセスには時間がかかる場合がありますが、定期的に監査することでスケーラビリティが向上します。
連絡先レコード内のケースの問題を修正する
パーソナライズされながらもスケーラブルなマーケティングと販売活動を維持するには、CRM データのクリーニングが不可欠です。 ケースの問題を解決すると、パーソナライゼーション トークンの使用時に顧客が正しく書かれた名前を確実に受け取りながら、チームが CRM 内を簡単に操作できるようになります。 HubSpot では、スーパー管理者ユーザーはコンタクトレコードのケースの問題に対処して検索性を高め、メールやコンテンツで使用されるパーソナライゼーショントークンの一貫性を確保できます。
HubSpot のフォーマットの問題に対処するには:
- ドロップダウン メニューの [連絡先] に移動します。
- 「アクション」をクリックし、「フォーマットの問題を解決する」を選択します。
- 連絡先書式設定ツールで書式設定の問題に関する推奨事項を表示し、承認/拒否します。
また、Operations Hub Professional または Enterprise サブスクリプションをお持ちの場合は、カスタマイズされた書式設定ルールによって連絡先レコード内のケースの問題の解決を自動化することで、各推奨事項に手動で対処するという面倒なタスクを省略できます。
右上の「自動化」セクションにアクセスすると、右側のパネルの「ルール」タブに移動し、「名を大文字にする」などの特定の書式設定ルールを選択して自動化を有効にすることができます。 これにより、名の小文字など、特定された書式設定の問題があるレコードは、CRM への入力時に自動的に修正されます。
自動化設定をカスタマイズするには、チェックボックスを切り替えて、要件に基づいて特定のルールをオンまたはオフにします。 [レコードの変更] タブを使用すると、ユーザーは自動化ルールによって更新されたすべてのレコードを確認およびフィルターできるため、自動化されたプロセスに対する透明性と制御が提供されます。 これらのルールを構成した後、ユーザーは継続的な自動化のために設定を保存できます。
ターゲットを絞ったマーケティング電子メールを展開する場合でも、販売シーケンスを展開する場合でも、これらのトークンは、顧客の問題点、ニーズ、課題に大規模に対処するカスタマイズされたインタラクションを促進し、リードの各インタラクションが関連性とパーソナライズされた状態を維持することを保証します。
HubSpot プロパティ全体のフォーマットの自動化
HubSpot のデータ品質の自動化により、汚れたデータが簡単かつ自動的にクリーニングされるため、運用チームは成長の取り組みに集中できるようになります。 自動化には、文字の大文字化、日付プロパティの修正、電話番号の更新など、プロパティ値をフォーマットするワークフロー アクションが含まれます。
HubSpot のデータ品質自動化は、体系的なプロセスを通じてコンタクト レコードのフォーマットの問題の修正を合理化します。
評価:連絡先データの形式の不一致を特定します。
標準化ルール:一貫した書式設定のためのルールを定義します。
HubSpot オートメーション: HubSpot ワークフローまたは HubSpot と統合されたサードパーティ ツールを使用して自動化します。
トリガー:新しい連絡先の作成やフィールドの更新などのイベントに基づいてトリガーを設定します。
データ クリーニング アクション:検索と置換、日付と時刻の書式設定、正規表現のアクションを実装して、書式設定の問題を修正します。
検証手順:標準化ルールへの準拠を確認するための検証手順を含めます。
ログとレポート:自動化プロセス中に行われた変更を追跡するためにログを実装します。
テスト:自動化を大規模に展開する前に、データのサブセットに対して徹底的なテストを実施します。
スケジュールされた実行:一貫したデータ形式を維持するために、スケジュールされた実行またはリアルタイムの実行を設定します。
監視とメンテナンス:自動化プロセスを定期的に監視して調整し、変化するデータ標準に適応します。
このプロセスに従うことで、組織は連絡先レコードのフォーマットを一貫して行うことができ、データ品質の向上と、より効果的なマーケティングおよび販売業務につながります。
この機能は、よりクリーンなデータベースの維持、効率の向上、データ関連の課題の軽減に対するデータ品質の自動化の即時的な影響を示しています。
データ品質コマンドセンター
HubSpot の Data Quality Command Center は、CRM におけるプロアクティブなデータヘルス管理の一元的なハブとして機能します。 スーパー管理者権限を持つユーザーのみがアクセスできるこのコマンド センターは、[データ管理] の [レポート] ドロップダウン メニューにあり、データ関連の問題に対処するための洞察とツールを提供するオールインワン ダッシュボードを提供します。
この一元化されたハブは、[データ管理] の [レポート] ドロップダウン メニューにあり、スーパー管理者権限を持つユーザーのみが利用できます。 これは包括的なダッシュボードとして機能し、発生する可能性のあるデータ関連の課題に効果的に対処するための幅広い洞察とツールを提供します。 Data Quality Command Center の主な機能は次のとおりです。
1. プロパティ: 連絡先および企業に関連付けられたプロパティの総数に関する貴重な洞察と、プロパティ関連の問題を強調する日次傾向レポートを提供します。 また、データのない物件、未使用の物件、または重複のある物件も識別されるため、ユーザーは「すべての物件インサイトを表示」をクリックすることで簡単に調査して詳細情報にアクセスできるようになります。
2. 記録: 連絡先および会社の記録の総数に関する包括的な情報を編集し、記録関連の問題を示す日次傾向レポートを添付します。 書式設定に問題があるレコードや重複しているレコードを具体的に識別します。 ユーザーは、特定の問題をクリックすると、連絡先の書式設定や重複管理ツールなどの関連ツールに誘導され、これらの問題に簡単に対処できます。
3. データ同期: 接続されているデータ同期アプリの総数に関する詳細情報を提供し、データ同期の問題を強調表示する日次傾向レポートを提供します。 また、同期が失敗しているアプリやアクティブな同期がないアプリも特定します。 ユーザーは、[すべてのデータ同期アプリの分析情報を表示] をクリックして、追加の分析情報を調べることができます。
Data Quality Command Center を使用すると、ユーザーは、未使用のプロパティ、フォーマットの問題、重複、データ同期エラーなどのさまざまな問題を特定して解決することで、データの健全性を管理する際に積極的な措置を講じることができます。 これらはすべて一元化された使いやすいインターフェイスを通じて実行できるため、効率的なデータ管理が保証されます。
無駄を最小限に抑える
データ クレンジングは、業務運営を最適化し、無駄を最小限に抑え、効率を高める上で重要な役割を果たします。 これにより、CRM 内に保持されるデータが正確、最新、関連性のあるものであることが保証され、情報に基づいた戦略的な意思決定が可能になります。 クリーンなデータセットは、不正確な情報によって引き起こされるエラーを削減し、その結果、不正確な情報を修正するために費やされる時間とリソースの無駄を最小限に抑えます。 さらに、従業員は乱雑で誤解を招くデータの整理に不必要な時間を費やす必要がなくなるため、従業員の生産性が最適化されます。 代わりに、ビジネスに価値を加えるタスクの実行に集中できます。
データがクリーンで信頼性が高いと、プロセスが合理化されます。 意思決定を迅速かつ自信を持って行うことができるため、遅延やボトルネックが軽減されます。 データ クレンジングの自動化もここで役割を果たします。これにより、データの健全性を継続的かつ事前に管理できるようになり、エラーの可能性がさらに低減されます。
テクノロジーの観点から見ると、データ クレンジングにより CRM システムの負荷が軽減されます。 重複データや無関係なデータを排除することで、CRM はより効率的に動作し、レポートと分析の点でより良い結果が得られます。 また、他のシステムとの統合の有効性も向上し、正確なデータ同期が保証され、低品質のデータによるシステム エラーやクラッシュのリスクが排除されます。 全体として、クリーンで高品質なデータベースを維持することで、企業は運用を最適化し、無駄を最小限に抑え、CRM への投資の価値を最大化できます。
HubSpot の自動化機能によって促進される CRM システムの徹底的なデータ クレンジングと整理整頓により、合理化された効率的な顧客対話環境が実現します。 このプロセスでは、冗長なデータやフォーマットの不一致を排除することで無駄を排除し、導入されているテクノロジーとプロセスの有効性を高めます。 データ品質の最適化により、利用されるすべての情報が正確で、関連性があり、有益であることが保証されるため、ビジネス運営が向上し、正確なターゲティング、パーソナライズされた顧客とのやり取り、そして最終的にはビジネスパフォーマンスの向上につながります。