7 つのトリッキーな Salesforce から HubSpot への統合の状況 (および解決策)

このガイドの背景から始めましょう。2020 年の最初の 9 か月で、HubSpot のサブスクリプション サービスは 30% 急増しました。 HubSpot は「規模を拡大する」企業に最適な CRM ですが、これにはいくつかの新しい課題が伴います。 エンタープライズ CRM プラットフォーム スペースに移行するということは、すでに高レベルの CRM を所有している多くの大企業と取引することを意味します。

最も一般的な統合は、市場で最も強力でカスタマイズ可能な CRM の 1 つである Salesforce との統合です。 HubSpot は迅速に展開でき、スケーリングも簡単な CRM ですが、他のシステムと統合する場合は、タスクへのアプローチ方法に注意する必要があります。そうしないと、複雑なプロパティの関連付け、同期、およびデータの重複。

これらのプラットフォームを統合するときは、HubSpot の専門家や Salesforce の専門家 (コンサルタントまたは社内) と協力することになるでしょう。 これらの人々は、好みの CRM の専門家ですが、他のシステムについてほとんど知らないというリスクがあります。

初期学習: エンタープライズ HubSpot から Salesforce への統合

いくつかのエンタープライズ レベルの HubSpot から Salesforce への統合を実行した後 (Drift も少し加えて)、統合パートナーのエージェンシーに尋ねました。 」 一般的な回答は、クライアントが求めるいくつかの重要な側面を概説した入門書またはハウツー文書を提供することでしたが、それらは一般的な知識ではありません. それが私たちが作成したものです！

このミニガイドでは、CRM 統合のいくつかのトリッキーな側面について、実用的なソリューションと説明を見つけます。 CRM に起因するフラストレーションでノートパソコンが部屋の向こう側に放り出されるのを防ぎ、助けてくれることを願っています。

状況 1: 選択的同期

使用事例

Salesforce データベースの小さなコホートにのみ HubSpot を使用したいと考えています。

解決

これを行うには、Salesforce から HubSpot に自動的に同期する Salesforce レコードを制限するプロセスである選択的同期を設定する必要があります。

TL;DR

HubSpot で必要なレコードのみにアクセスできるユーザーを設定し、Salesforce 同期の管理者にする必要があります。

統合ユーザーについて

Salesforce ユーザー (HubSpot 設定画面から Salesforce にサインインするために資格情報が使用されます) は、HubSpot と Salesforce 間の接続を容易にします。このユーザーを統合ユーザーと呼びます。

Salesforce から HubSpot への選択的同期を実現するための基本原則は、Salesforce 組織のレコードを統合ユーザーに対して意図的に非表示または公開して、それらのレコードが HubSpot と同期されないようにするか許可することです。 統合ユーザーが Salesforce レコードへの読み取り/書き込み権限を持っている場合、そのレコードは HubSpot と同期できます。

別の言い方をすれば、統合ユーザーが読み書きできない Salesforce レコードは、HubSpot と同期する資格がありません。

ステップ 1: 新しい Salesforce プロファイルを作成する

必要なすべてのアクセス許可を確実に取得するには、システム管理者プロファイルを複製し、複製したプロファイルを変更することをお勧めします。 プロファイルを複製した後、プロファイルの標準オブジェクト権限を編集して、HubSpot と選択的に同期するオブジェクトからデータ管理権限を削除します。 この例では、見込み客と連絡先を制限します。 終了したら、忘れずに変更を保存してください。

HubSpot 統合のユーザー プロファイルを編集して、標準のオブジェクト権限の下にあるコンタクトとリードから「すべて表示/変更」権限を削除します。

ステップ 2: 新しいロールを作成する

次に、統合ユーザーが使用する新しいロールを作成します。 この例では、ロール階層の最上位レベルで新しいロールを作成します。 したがって、新しい役割は、既存の階層的なアクセス許可スキームの外側になります。 通常、既存の階層の外側にロールを作成するのが最も簡単な実装ですが、Salesforce 組織の特定のニーズは異なる場合があります。

*現在の階層の外に新しい役割を追加して、下位レベルの役割へのアクセスを遮断しないようにします。*

役割を作成するときは、連絡先アクセスの設定について心配する必要はありません。 この設定は、このガイドの後半で作成する共有ルールによって上書きされます。

既存の階層の外に新しい役割を作成したくない場合は、次の 2 つの問題が考えられることに注意してください。

• 統合ユーザーの役割が役割階層内の他の役割の下にある場合、意図せずに統合ユーザーよりも高い役割を持つユーザーにレコードを公開する可能性があります。
• 統合ユーザーの役割が役割階層内の他の役割の上にある場合、統合ユーザーは共有ルールを満たさないレコードにアクセスできる可能性があります。 これにより、レコードが予期せず HubSpot と同期される場合があります。

ステップ 3: 新しいプロファイルとロールで新しい Salesforce ユーザーを作成する

統合ユーザーのプロファイルとロールを作成したので、プロファイルとロールを使用して新しいユーザーを作成できます。

ステップ 4: HubSpot 統合権限を統合ユーザーに割り当てる

最後に、統合ユーザーに HubSpot 統合権限セットが割り当てられていることを確認します。 Salesforce 組織の権限セットのHubSpot 統合権限に移動します

注: この権限セットは、Salesforce 組織に HubSpot 管理パッケージをインストールした後にのみ使用できます。

状況 2: Salesforce 共有設定を構成する

独自の役割とプロファイルを持つ統合ユーザーを作成したので、Salesforce 組織の共有設定を構成して、目的のレコードを HubSpot に非表示または公開することができます。 次の手順は、Lead オブジェクトでのプロセスを示していますが、このプロセスを Contact オブジェクトまたは他のオブジェクトで繰り返して同じ効果を得ることができます。

ステップ 1: 組織全体の既定の共有設定を非公開に設定する

まず、オブジェクトの組織全体のデフォルト共有設定を非公開に設定する必要があります。 この例では、Lead オブジェクトの設定を編集しています。 組織全体のデフォルト設定が「公開」であった場合、個々のプロファイルを編集して、このオブジェクトへの「すべてを表示」または「すべてを変更」アクセス権を付与する必要がある場合があります。 オブジェクトに対するすべての表示/変更権限を持つプロファイルは、組織全体のデフォルトを上書きします。

ステップ 2: 条件に基づいて共有ルールを定義する

HubSpot と同期するレコードを選択する新しい共有ルールを作成します。 この例では、Sync to HubSpot という名前のカスタム フィールドに「True」の値があり、メール フィールドに「@」記号がある場合にリードを同期して、リードにメール アドレスがあることを確認します。

有効なメール アドレスのないレコードは HubSpot に同期されないため、同期エラーに対する追加の保護が追加されます。 これは単なる例です。共有ルールでは任意の基準を使用できるため、ビジネス ニーズに合わせてルールの基準を変えることができます。 HubSpot 統合が引き続きレコードを更新できるように、共有ルールが「読み取り/書き込み」アクセスに設定されていることを確認してください。

取得している取引先と取引先責任者が、Salesforce に共有フィールドを持っていることを確認してください。 これを行うのは少し難しいですが、Salesforce 共有ルール内ではクロスオブジェクト数式を使用できないため、必要な手順です。 したがって、これが適切に機能することを確認するには、カスタム フィールドとともに Salesforce 内のワークフローを利用する必要があります。

Selective Sync でこれを行うには、まず、Salesforce のどのフィールドが正しい取引先を指定しているかを把握する必要があります。 独自の設定に応じて、これは地理からアカウントの種類、またはさまざまなフィールドまで、何でもかまいません。

例として、産業が観光と農業である取引先のみをプルしたいとします。 Industry = Tourism または Industry = Agriculture を共有基準として使用しますが、Industry フィールドは Account オブジェクトにのみ存在します。 値を適切に取得するには、連絡先オブジェクトに業界テキスト フィールドを作成して、共有データを格納する必要もあります。 そのフィールドを作成したら、次のステップは、Salesforce 内でワークフロー ルールを作成して、フィールド値を Account Industry フィールドから作成した Contact Industry フィールドにコピーすることです。 ここでは、クロス オブジェクト式を使用してワークフロー アクションを作成します。 この例では、数式は「Account.Industry.DeveloperName」のようになります。

最後に、ワークフロー アクションが配置されたら、作成したばかりのアクションをトリガーするワークフロー ルールを作成します。この場合、連絡先オブジェクトに対して新しいワークフロー ルールを設定します。アカウント産業 = 観光または農業。 ここでの基準が満たされると、ワークフロー アクションは取引先から取引先責任者に値をコピーして、それらが同期されるようにします。そのセットを使用して、共有ルール内の基準がすべての関連オブジェクトで均一に機能することを確認できます。

状況 3: Point of Origin フィールド

使用事例

Salesforce で作業している営業チームがあり、リードに連絡して、HubSpot でホストされているか、HubSpot フォームを使用して Web ページにリダイレクトしています。 見込み客が同期を介して Salesforce に戻ると、同期によって見込み客/連絡先ソース フィールドが変更され、レポートが台無しになります。

TL;DR

Salesforce で「Point of Origin」というプロパティを設定し、このプロパティを一度変更すると不変にします。 このようにすると、ソースが変わっても原点は同じままであり、これについて報告し、ソースを影響力のあるプロパティとして見ることができます。

解決

これは、リードと複数のタッチポイントを持っていて、どのタッチポイントがソースであるかをまったく知らない場合によく見られます。 これは、クレジット チャネルに関しては、全体像を把握しておらず、どこに力を注げばよいかわからないことを意味します。

これに対する解決策は、Salesforce で「Point of Origin」と呼ばれるプロパティを設定し、このプロパティを一度変更すると (管理者以外は) 変更できないようにすることです。 このようにすると、ソースが変わっても原点は同じままであり、これについて報告し、ソースを影響力のあるプロパティとして見ることができます。

このプロパティを設定したら、それを HubSpot 同期に追加し、同期ルールを「空でない限り Salesforce を優先」に設定できます。 これにより、HubSpot は、以前に何のアクションも取らなかった場合 (新しいリードなど) を除き、Salesforce に存在するものを上書きすることはありません。

このように、たとえばリードが Salesforce ユーザーによって調査および処理された場合、Origin フィールドは「Sales」として設定され、そのリードは Web サイトで調査し、HubSpot フォームを介して変換することができます。 たとえば、同期によってソースが「オーガニック検索」に変更されますが、同期ルールを空白でない限り優先するように変更したため、元のフィールドは「管理者が手動で変更しない限り売上」のままになります。

状況 4: 複数通貨の修正

使用事例

あなたは多くの異なる地域で働いており、Salesforce で複数の通貨を設定していますが、これを HubSpot に同期すると、取引オブジェクトの数字が間違っています。

TL;DR

Salesforce でワークフローを設定して、金額を選択した通貨に正規化し、それを HubSpot の金額プロパティと同期します。

解決

HubSpot には、Salesforce と同様に複数の通貨がありますが、同期間を移動する場合、この 2 つは適切に機能しません。 両方のシステムの共通フィールドは金額フィールドで、これは自動的に同期されます。

Salesforce では、選択した基本ロケールによって、表示される通貨が決まります。 たとえば、基本ロケールがフランス語 - フランスの場合、通貨は EUR です。 管理モジュールで定義された基本通貨は、システム通貨を反映しています。 基本ロケールが構成されていない場合、英語が基本ロケールになり、米ドルが通貨になります。

*国コードは、ISO 4217 標準に従っています。たとえば、米ドルは USD、ヨーロッパ ユーロは EUR です。*

この問題を解決するには、基本通貨の金額が同期されるフィールドであり、代替通貨ではないことを確認するだけです。 このフィールドを同期させたら、優位性を持たせたいシステム (通常は財務報告に使用するシステム) が優先フィールドに設定されていることを確認します。 (つまり、常に Salesforce を優先します)。

状況 5: 包含リストのシナリオ

使用事例

Salesforce データベースの小さなコホートにのみ HubSpot を使用する必要があり、HubSpot からのすべてのデータが Salesforce にプッシュされるわけではないことを確認する必要があります。

TL;DR

これを行うには、HubSpot のリスト ロジックを使用してリードをフィルタリングする包含リストを設定する必要があります。

解決

HubSpot と Salesforce の統合では、包含リストを作成して使用し、HubSpot から Salesforce に同期するコンタクトを制限できます。 包含リストにないコンタクトは、HubSpot と Salesforce の間で同期されません。

最初に、リードを Salesforce に送信するために使用する基準を決定します。 「sync to Salesforce」などの識別しやすいカスタム プロパティを作成することをお勧めします。 次に、そのプロパティを決定要因として使用するアクティブ リストを作成します。

同期設定 > 設定 HubSpot の次の Salesforce に移動します。

[同期対象の制限] セクションで、ドロップダウン メニューをクリックし、既存のアクティブなリストを選択します。 新しいアクティブ リストを作成するには、[+ 包含リストの作成] をクリックします。

既存のアクティブなリストを選択すると、設定が自動的に更新されます。

[+ 包含リストの作成] をクリックすると、リスト ツールで新しいリストを作成するようにリダイレクトされます。

左上にある鉛筆アイコン edit をクリックし、リストの名前を入力してから、リスト条件を選択します。 リスト基準の決定について詳しくは、こちらをご覧ください。

右上にある [保存] をクリックします。 リストの処理には時間がかかる場合があります。

Salesforce 統合設定に戻ります。 [包含リスト] 設定で、ドロップダウン メニューをクリックし、新しく作成したアクティブ リストを選択します。 設定は自動的に更新されます。

状況 6: CRM プラットフォームごとのキャンペーンを理解する

使用事例

より良い ROI を確認できるように、HubSpot から Salesforce へのキャンペーン、およびその逆のキャンペーンを追跡したいと考えています。

TL;DR

HubSpot と Salesforce のキャンペーンはまったく別のものです。 すぐに使用できるツールに頼るのではなく、統計を表示するレポートを作成する必要があります。

解決

Salesforce と HubSpot のキャンペーンは、ラグビー リーグやラグビー ユニオンと非常によく似ています...名前は似ていますが、まったく異なるスポーツです。 Salesforce のキャンペーンはコンタクトのリストであり、HubSpot ではアセットのグループです。

設定を更新することで、フォームから Salesforce キャンペーンで HubSpot に入ってくるリードにタグを付けることができます。または、Salesforce キャンペーン メンバーシップをキャンペーン メンバー ステータスで設定できるようにする HubSpot ワークフローを使用することもできます。 これは、アプリ内でこれらの値の両方を設定できる唯一の場所です。

キャンペーンは、Salesforce でアクティブとしてマークされている場合にのみ、HubSpot に表示されることに注意してください。 問題のキャンペーンでそのチェックボックスが選択されていることを確認してから、HubSpot で更新します。

レポートの目的で、両方のシステムでキャンペーン レポートを設定することが不可欠ですが、1 つの統合されたレポート ビューを取得できると考えている場合、残念ながらこれを行うのは非常に困難です。

最善のアプローチは、キャ​​ンペーンの「方法」の側面について HubSpot のレポートを使用することです。 自問してみてください：

1. ランディング ページのコンバージョン率はどうでしたか?

2. ソーシャル リード ジェネレーションのパフォーマンスはいかがでしたか?

3. このワークフローで進行したリードの数は?

最後に、Salesforce キャンペーンを使用して、営業チームと財務結果を整理します。

レコードがすでに HubSpot と Salesforce の間で同期されている場合、Salesforce 側の新しいキャンペーン登録は HubSpot に同期されます。

状況 7: 同期でカスタム プロパティを見つける

使用事例

Salesforce でカスタム プロパティをすばやく検索できるようにしたいが、その方法がわからない。

TL;DR

すべての Salesforce カスタム プロパティは「_c」で終わるので、これを探してください。

解決

すべての Salesforce カスタム プロパティは「_c」で終わるため、HubSpot から Salesforce へのプロパティ マッピングを行っていて、どの要素がカスタムであるか、単に「_c」を探すだけではないかわからない場合は、「_c」を探してください。

HubSpot でのコンタクトのパーティショニング

使用事例

厳密なチームベースの階層と外部ユーザーを使用して、HubSpot システムでチームごとにコンタクトを分割できるようにしたいと考えています。

TL;DR

権限が制限されたユーザーを作成し、チーム内に配置します。

解決

HubSpot 内のすべてのコンタクトではなく一部のコンタクトへのアクセス権を外部チームに付与するには、チームを作成する必要があります。 チームのメンバーである場合、そのチームの連絡先の他のすべてのメンバーにアクセスできます。

サード パーティを分割するには、「セカンダリ オーナー」プロパティを使用して付与された情報のセグメントにのみアクセスできる「ダミー ユーザー」をセットアップする必要があります。 「Secondary Owner」と呼ばれるフィールドなどを設定して、これを HubSpot ユーザー プロパティにするとします。

次に、連絡先企業にタグを付け、「二次所有者」のプロパティを処理し始めます。 このダミー ユーザーをダミー チームの一部にし、その後のすべての外部連絡先をこのチームに追加します。 これにより、オブジェクトにアクセスできるようになりますが、内部ユーザーのオブジェクトにはアクセスできなくなります。

結論は…

...パーミッションです、友よ！

Salesforce はタンクのように構築されており、大きく、耐久性があり、多くの可動部品を備えた非常に強力です。 戦車のように、誰かが飛び込んで周囲に大混乱を引き起こしたくありません。 これが、Salesforce がセグメンテーションと権限付与に全力を尽くして、データだけでなくシステムも確実に保護されている理由です。

HubSpot にもこの機能がありますが、(現時点では) それほどではありません。 ただし、主な違いは、HubSpot がより優れた UI を備えたより直感的なシステムであることです。つまり、何かが機能していない場合、通常、システムが動かない理由とそのために何をする必要があるかを説明するプロンプトが表示されます。問題を修正します。

Salesforce を使用する場合 (専門家レベルまでシステムを知らない場合)、HubSpot と Salesforce の両方で高価なコンサルタントを雇わなくてもデータの対称性を実現する方法を見つけようとすると、何時間もの頭脳が必要になる可能性があります。 . 私たちの経験から、許可は、同期が意図したとおりに機能しない主な理由の 1 つです。 これは、調査者または同期管理者のアクセス許可レベルである可能性がありますが、いずれにしても、何かが機能していないときに最初に確認することをお勧めします。

TL;DR - ほとんどの場合、権限の問題です。