あなたの財政を計画するための7つのイベント予算テンプレート

私は前にそれを言いました、そして私はそれをもう一度言います：私はスプレッドシートが嫌いです、そして私は予算編成が嫌いです。 誰もが知っているように、これらは必要悪であるため、予算を立てるときは、Wallyなどのテンプレートやアプリを使用して経費の計画を立てます。

予算編成プロセスを簡素化することを検討しているイベントプランナーの場合は、イベント予算テンプレートが必要です。 テンプレートは、手の込んだ予算編成ソフトウェアを購入する余裕がなく、別のソリューションを必要とするイベントプランナーにとって最適なオプションです。

イベントのすべてではないにしても、ほとんどの費用を計画するのに役立つ7つのイベント予算テンプレート（Excelスプレッドシートと印刷可能なオプションの組み合わせ）のリストをまとめました。

これらのテンプレートのどれもあなたが探しているものと正確に一致しない場合でも、恐れることはありません。私は、独自のイベント予算テンプレートを作成するためのクイックガイドで物事を締めくくります。

テンプレートはアルファベット順にリストされています。

Excelテンプレート

これらのテンプレートは、イベントの費用を計画するだけでなく、Excelスプレッドシートツールを使用してそれらの費用を視覚化したいイベントプランナーに最適です。 Excelテンプレートは、印刷可能な予算よりもはるかに柔軟性があり、複数の可動部分がある複雑なイベントに最適です。

• MicrosoftOffice公式テンプレート1
• MicrosoftOffice公式テンプレート2
• Smartsheetイベント予算ワークブックと会議計画ワークシート
• Tidyformイベント予算とチャートテンプレート

印刷可能なテンプレート

紙での作業を好むプランナーにとって、これらのテンプレートはまさにあなたが探しているものです。 これらは、可動部品が多すぎない小規模なイベントに最適であり、会場、装飾、スタッフなどの基本的な費用をカバーします。

• FreebieFindingMomイベント予算ワークシート
• ガイドブックイベント予算プランナー
• Template.net印刷可能なイベント予算テンプレート

独自のイベント予算テンプレートを作成する

これらの7つのテンプレートは基本のほとんどをカバーしていますが、すべてのベースをカバーしているわけではありません。 これらのリストされたテンプレートに必要なものがすべて揃っていない場合は、独自のイベント予算テンプレートを任意の形式で最初から作成できます。

Eventbriteには、独自のイベント予算を設計する各ステップを順を追って説明する完全なガイドがあります。 以下にそれらのステップを要約し、イベント予算を作成するときに何を探すべきかについての追加のポインターを含めることによって、プロセスをさらに展開しました。

ステップ1：予算を立てる対象を決定する

ほとんどのイベントには、会場費用やゲスト登録システムなどの同様の費用がかかりますが、ドローンのセキュリティやその他の流行の機能などの他のイベントは、各イベントに固有のものです。 独自の予算を作成することの利点は、独自のコストを好きなように整理できることです。

イベント予算テンプレートを作成するときに、どのような費用を考慮する必要がありますか？

• 会場と装飾
• ケータリング
• 人員配置
• イベントマーケティング
• 旅費
• オーディオ/ビジュアル機器
• エンターテイメント
• 雑費

ステップ2：実際のコストを特定する

予算には、追加のアメニティを追加する前に発生する、会場などの必要な費用のベースラインが必要です。 ベースラインは幅広いカテゴリで構成されており、各カテゴリは個別のコストで具体化されています。

次にいくつかの例を示します。

会場：

• 部屋のレンタル
• 保証金
• パーキング

A / V：

• プロジェクター
• インターネット/Wi-Fi
• スピーカー
• マイク
• カメラ

ケータリング：

• バーテンダー
• サーバー
• 食べ物
• 飲料

マーケティング：

• ソーシャルメディアマーケティングソフトウェア
• 印刷物とデザイン作業
• 登録管理ソフトウェア

エンターテイメント：

• ミュージシャン/DJ
• スピーカー料金
• 関連する住宅と交通費

その他：

• 会場の装飾
• 座席
• 追加のイベントスタッフ
• 税金と手数料

Eventbriteは、経費の色分け、会場経費の赤、マーケティング経費の青、旅費の緑などを推奨しています。 これはあなたがあなたの財政を整理し続けそしてあなたがそよ風を必要とするものを見つけるのを助けるでしょう。

ステップ3：予測される収益を計画する

経費を計算したら、次は収益を予測します。

ほとんどのイベント管理ソフトウェアはチケットの売り上げを追跡できますが、ベンダー、スポンサー、寄付収入などの追加の収入源を追跡できるソフトウェアもあります。 これがこの種の最初のイベントではない場合は、戻って以前の収益合計とスプレッドシートを参照して、見積もりを作成してください。

収益を予測するときは、次を探してください。

• 参加者1人あたりのコストと獲得した登録ドルあたりのコスト
• 参加者のコストと登録あたりのコストの相互関係の傾向（上昇または下降しましたか？）
• 新しいコストを生み出し、同時に新しい収益をもたらす新しいテクノロジーを含むイベントの機会（例：RFIDテクノロジー）
• 同様のイベントとその収益性

ステップ4：未知の変数を計画する

どの予算でも、イベントの計画中に発生した偶発的なもののためのバッファーを作成する必要があります。 収入を集める前に赤字にとどまるよりも、予算を超過して余剰資金を残しておくほうがよいでしょう。

そのバッファを作成するために確立された予算内にコストを維持するためのヒントについては、Event PlanningBlueprintTVからこのビデオをチェックしてください。

ステップ5：すべてをまとめる

必要な情報がすべて揃ったので、次はイベントの予算をまとめます。

Excelユーザー向けに、すべてのデータをプラグインできる簡単なスプレッドシート予算を作成する方法に関する簡単なチュートリアルを次に示します。

ペンと紙を好む方は、上記のテンプレートの1つをインスピレーションとして使用し、独自の必要な変数とセクションを追加して、包括的で完全にカスタマイズされた予算を作成してください。

その他のイベント管理リソース

ニーズを満たす代わりに、これらのテンプレートによって、経費の計画を立てるのに役立つ予算編成ソフトウェアシステムが必要であることがわかったのかもしれません。 Capterraの予算作成ソフトウェアディレクトリを確認し、強力なフィルタリングツールを使用して、必要なものを正確に見つけることができます。

Capterraのイベント管理ブログには、完璧なイベントを成功させるためのリソースとガイドが満載です。 始めるためのいくつかを次に示します。

• 「災害アーティスト」からの3つのイベント管理レッスン
• イベントのROIを決定する5つの指標
• 予算内のイベント用の無料または手頃なイベントプログラムテンプレート
• 参加者のエンゲージメントを高める4つのイベントモバイルアプリ