チームがマルチタスクの罠から逃れるための 5 つの時間管理のヒント

マルチタスキングが罠であることは、心の奥底では誰もが知っています。 あるタスクから別のタスクに注意をすばやく移したり、前後に注意を移したりするのと同じくらい、究極の生産性ハックではありません。 実際に減速しているときは、多くの仕事をこなしているように感じます。 タスク間のこの迅速なコンテキストの切り替えは、結果に影響を与えます。研究によると、マルチタスクは生産的な時間を 40% 削減します!

マルチタスクが集中力を奪うことを知っていても、それをやりたくなるかもしれません。自宅で仕事をしている場合や、プロジェクトの締め切りに間に合わなかったり、製品発売の準備をしている場合はなおさらです。 その後すぐに、標準以下の結果、従業員のストレス、生産性の低下が発生します。

では、チームがマルチタスクの罠から逃れるにはどうすればよいでしょうか? 答えは、時間管理の改善です。

時間管理が重要な理由

時間は有限で、仕事はそうではないからです。 今日の競争の激しい世界では、今すぐに物事を成し遂げなければならないというプレッシャーが絶え間なくあり、多くの障害があり、1 日の時間は限られています。 CEO、マネージャー、または個人の貢献者であるかどうかにかかわらず、自分の時間をより適切に管理する方法を知ることは、豊かな見返りをもたらす非常に貴重なスキルです。

真実は、なぜ時間管理が重要なのかについて一日中話すことができるということです. 代わりに、なぜそれが今必要なのかを説明するための 5 つの厳しい統計を次に示します。

• ミーティング:マネージャーは、毎週最大 12 時間をミーティングに費やします。 従業員は毎週、会議の準備と出席に約 9 時間を費やしています ( AskCody )
• 電子メール:インフォメーション ワーカーは、毎日平均 3 ～ 4 時間を電子メールのチェックに費やしています ( Adob ​​e )
• 気晴らし:平均して、気が散ってからタスクに戻るまでに約 25 分かかります ( Gallup )
• 中断:従業員の 71% が、仕事中に頻繁に中断されると報告していますが、仕事中に他のすべてを遮断できると答えたのはわずか 29% でした ( Forbes )。
• 生産性:作業時間の 60% 以下しか生産的に費やしていません ( Atlassian )

時間管理戦略は、チームが毎日より効率的に働き、マルチタスクの罠を飛び越えるのに役立ちます。 これにより、生産性が向上するだけでなく、仕事関連のストレスや不安も軽減されます。

チームの時間管理を改善する方法

チームの時間管理を改善するには、従業員の日常業務に新しい習慣を取り入れながら、個人的および組織的な悪い習慣の洗濯物のリストを捨てる必要があります。 時間とプロジェクトの管理に適切なツールを採用することは、良い出発点です。 従業員に、To Do を作成してタスクに優先順位を付ける、集中した仕事のために時間を確保する、会議のない日を実施する、気を散らすものを制限する、ペースを調整するなどを奨励することも同様です。しかし、ほとんどの習慣と同様に、自分の時間管理スキルを磨くにはまあ、時間と労力。 すべてのダジャレが意図されています。

チームと今すぐ共有できる効果的な時間管理のヒントを 5 つ紹介します。

1. 毎日整理して優先順位を付ける
2. 受信トレイを閉じてください。
3. カレンダーを機能させる
4. 短い会議を予約して、集中力を維持する
5. 可能な場合はオフラインで作業する

毎日整理して優先順位を付ける

従業員に今日達成する必要があることをリストアップさせることから始めます。 そのリストをタスク レベルに分割し、最初に取り組む必要がある作業 (および待機できる作業) を評価します。 チームが時間と注意をどのように費やすかについて、これをガイドにしてください。

各タスクを完了するための明確で正直な期限を設定します。 タイムラインに野心的であってください。ただし、不合理ではありません。それは精神的ストレスを求めているだけです。 大事なことを言い忘れましたが、各チーム メンバーに完了したタスクを物理的にリストから外してもらい、1 日を通してモチベーションを維持できるようにします。

仕事の整理と優先順位付けを 1 日の始業日または終業時間のルーチンの一部にすることで、チームが毎日達成したことを評価し、未完了の仕事を翌日の To Do リストに移すことができます。 最後に、新しい情報や絶えず変化するビジネス要件に基づいて、To Do の優先順位を変更することを躊躇しないでください。

プロのヒント: Flock の Shared To-Dos ツールを使用すると、チームはすべての To-Do を 1 つのリストで管理し、誰でもいつでも確認して変更できる役割と期限を確立できます。

受信トレイを閉じてください。いや、真剣に

厄介な「you've got mail」アラート通知のように、私たちの注意をそらしてしまうものはほとんどありません。これは、人間が電子メールをチェックするときのほぼパブロフ的な反射を呼び起こします。 これらの 5 つの厳しい統計を覚えていますか? 私たちは毎日、仕事よりもメールのチェックに多くの時間を費やしており、中断するたびに 30 分近く注意を払っています。 実際、特にタスクに集中しているときは、電子メールは待つことができます。 非同期になるように設計されており、リアルタイムの会話にチーム チャット、電話、またはビデオ通話を使用すると、より適切なサービスを受けることができます。

メールをチェックして返信するために、1 日に特定の時間を確保します。 David Allen の2 分ルールを適用する: メールに 2 分以内に返信できる場合は、メールを脇に置くのではなく、すぐに返信します。 受信トレイを整理して、タスクと保留中のフォローアップをより適切に追跡し、電子メールに費やす時間を減らします。 完了したらメール クライアントを閉じ、新しいメール アラートにすぐに対応したくなる誘惑に負けないようにします。 それが難しすぎる場合は、仕事中はプッシュ通知をオフにして、電話をミュートにすることを検討してください。

カレンダーを機能させる

カレンダーを使用して、会議だけでなく時間を予約します。 カレンダーで 30 ～ 60 分の時間ブロックをスケジュールして、勤務日を分割し、優先度の高いタスクに取り組む時間を確保します。 これにより、チームメイトはあなたが忙しいことを知ることができ、集中した作業中の中断を大幅に減らすことができます。 無理をしないように気をつけてください。

Google カレンダーなどの最新のカレンダー サービスはデバイス間で動作するため、移動中でも時間をスケジュールでき、ワークステーションに自動的に同期されます。 Google カレンダーを Flock に統合して、すべてのイベントを 1 か所で確認し、共有チャットまたはチャネルから直接新しいイベントをスケジュールします。 過小評価されているが強力なもう 1 つの機能は、個人的な予定と仕事の予定を重ねてカレンダーを作成できるため、二重予約を避けることができます。 可能であれば、会議を連続して予約して、残りの時間を中断することなく作業できるようにします。

短い会議を予約して、集中力を維持する

同僚の時間を優先してください。 話題から外れた長い会議は、すべての参加者の時間を浪費し、全員がそれぞれの ToDo に遅れをとります。 関係のない会話やその他のサイド コメントは、電子メールや Flock などのチャット ツールを使用して非同期に行うことができることを覚えておいてください。 会議をスケジュールするときは、予定よりも短い時間で予約してください。 追加の会議時間は、参加者が物事を伸ばすことを奨励します. 逆に、切迫感を生み出すことで、全員が正しい姿勢を保つことができます。 その1時間の会議？ 15分間剃り、様子を見てください。 良い？ 30分に絞る！ 会議に参加する時間が減るということは、タスクを完了するための時間が増えるということです。

可能な場合はオフラインで作業する

電話、メール アラート、チャット メッセージ、SNS での言及、アプリの通知など、私たちは終わりのない絶え間ない気晴らしの世界で働いています。 ごくわずかな中断でも、何度も繰り返されると、かなりの生産時間が失われる可能性があります。 これが、オフラインで作業することが気を散らすものを制限し、優先度の高いタスクに注意を集中させる優れた方法である理由です。

オフライン時間中に緊急事態が発生した場合は、電話またはテキスト メッセージを送信するように依頼して、「電子的に利用可能な」時間を互いに連絡するようにチームを奨励します。 また、Flock の Do Not Disturb 機能を定期的に使用することをお勧めします。この機能は、ユーザーが利用できない場合にフラグを立て、ユーザーが戻ってくるまでの時間枠を示します。 これにより、チームの全員が、同僚からの迅速なリアルタイムの応答を期待できる場合とそうでない場合を知ることができます。