スケジュールを管理するために 1-3-5 ルールを試してみた

なんらかの形でこのブログ投稿に出くわした場合、それが意味することは 1 つだけです。オンライン コースを 4.99 ドルで販売しようとする生産性の専門家にうんざりしています。

皮肉なことに、私は似たようなことを話すためにここにいます。 しかし、これにはひねりがあります。私は実際に生産性を上げるための便利なテクニックを試しました。その方法を無料でお伝えします。

何日も生産性を維持するのに苦労した後、私はライターとして試すことができる有用な生産性のヒントを求めてインターネットを精力的に探しました。 しかし、無駄に、私はコンピューターの前に座って深淵を​​見つめ、少なくともいくつかの言葉が私の前に現れることを望んでいました.

そんな時、私の希望が 1-3-5 ルールで答えられました。これは、時間に余裕を持ってスケジュールを順守するのに役立つ生産性メソッドです。

当然、最初は懐疑的でしたが、試してみる必要がありました。

これは、すべての洞察、長所と短所、および 1-3-5 ルールの生産性テクニックの有用性に関する最終的な評決とともに、プロセス全体がどのように進んだかについての私の説明です。

1-3-5 ルールとは何ですか?

1-3-5 ルールを説明するのは比較的簡単ですが、この生産性テクニックは目に見えないため、実践するのは難しい場合があります。

本質的に、1-3-5 は次の略です。

• 1大、
• 3中、および
• 5つの小さなタスク。

一見、レストランでフルコースの食事を注文しているように聞こえます。主な交互の食事、前菜、サラダ、飲み物、デザートがあります。 そして、それらはすべて事前定義されたポーションサイズを持っています.

次に、この生産性テクニックをさらに調べてみると、それがまさにそれであることがわかります。フルコースの食事は、生産性への欲求を満たすためのものです。

つまり、1-3-5 ルールは、営業日中に生産性を維持するために、次のことによって自分の活動と責任を遮断する必要があることを示しています。

• 優先順位、
• サイズと
• 困難。

1 大仕事

大きなタスクは、その日の優先事項です。

企業環境で作業している場合、タスクは通常次のことを指します。

• プロジェクトを終え、
• 締め切りを守り、
• 重要な会議を処理する、または
• その日の主な課題に取り組みます。

もちろん、たくさんの例がありますが、要点はわかります。一日中イライラする問題は、すぐに終わらせるべき問題です。

生産性に関する最高の本の著者である Brian Tracy は、1 日の最大のタスクを「カエル」と呼んでいました。

彼は「カエルを食べる」という言葉を使って、生産性を維持する最善の方法は、その日の最大のタスクに最初に取り組み、その後でその日の次のタスクまたはプロジェクトに移ることであると説明しました。

3つの中程度のタスク

重要で優先度の高いタスクが片付いたら、次の責任のブロックである 3 つの中程度のタスクに進むことができます。 通常、中規模のタスクは、大規模なタスクに密接に関連する活動を表します。

たとえば、新しい契約の条件について話し合うために大規模な会議を開催している場合、中程度のタスクは次のことを意味します。

• 当事者への電話または通知、
• 会議室のセットアップまたは仮想ワークスペースの作成、および
• 会議の議題に関連する必要な情報を参加者に提供します。

1 つの大きなタスクの性質に応じて、3 つの中程度のタスクのどれを最初に完了する必要があるかを判断するための箇条書きリストを作成し、一般的な完了順序を考案する必要があります。

5つの小さなタスク

最後に、通常「厄介なタスク」と呼ばれる 5 つの小さなタスクに進みます。

それらの説明は、一般的な重要性を反映したものではありませんが、顕著なタスクや中程度のタスクと比較した場合の関連性を示しています。

仕事の日が許せば、小さなタスクをシフトして、息をする瞬間があるときにそれらを完了することができます。

1-3-5 ルールは、そのようなタスクを翌営業日に移動することを制限しません — ただし、新しい 5 つの小さなタスクと並行して、それらを完了するのに十分な時間があることがわかっている場合に限ります.

1-3-5 ルールが役立つのはなぜですか?

理論的には、この生産性ルールは素晴らしいように思えます。優先順位に基づいて 1 日を分割し、何をすべきかのリストを作成し、それを実行します。

しかし、実際にはどのように機能し、その理由は何ですか?

ほとんどの人は、効率的な To Do リストに頼っています。

ただし、現在の業務内容が非常に厳しい場合は、1 営業日ですべての作業を完了するのに十分な時間がない可能性があります。

実際、最新の統計によると、To Do リスト全体の約 59% が日中に完了し、タスクの 41% が「決して完了しない」次元に置かれていることが示されています。

1-3-5 ルールが機能するのは、ユーザーがすべてを完了しなければならないというプレッシャーがないためです。 さらに、ルールは何よりも優先順位付けを重視し、1-3-5 ピラミッドは義務というよりは指示として機能します。 また、緊急性に基づいてスケジュールを変更する際にも寛大に対応できます。

1-3-5 ルールの実践: 私の観察

それで、すべてのデータを収集し、1-3-5 ルールについてすべて知っていると確信した後、新しい執筆プロジェクトに着手しようとしていたので、翌日それを試してみることにしました.

その日々がどのように展開されたかについての私の説明は次のとおりです。

1日目: 無知

見出しから推測できるように、初日は私にとって悪夢のようなものでした。

私は目を覚まし、ラップトップの電源を入れ、その日のすべての責任の下書きを書き始めました. その恐ろしい月曜日の主な目的は、少なくとも 5,000 語を必要とするプロジェクトのために調査を行うことでした。

当然、私は少しもわくわくしていませんでしたが、その日にしなければならない残りのタスクは単純であることはわかっていました。

• デザインチームに連絡して、次のブログの表紙イラストを作成してもらい、
• 新入社員と仕事仲間ミーティングをして、
• アーキテクチャのドラフトについて同僚と話し合う。
• これから書く内容のビジュアル コンセプトを作成します。

簡単ですね。 非常に実現可能で、非常に実行可能です。

ええと、2 階の隣人が私の天井に穴を開け始め、誤ってイーサネット ケーブルに穴を開けてしまうと、すべてが変わりました。

1-3-5 ルールを実践した 1 日目の感想

朝一番に荷物をまとめ、地元のコーヒーショップに行き、そこで調査をしなければなりませんでした。

しかし、かなり混んでいて、打ち合わせはほとんどできませんでした。 次の数分で、誰が一番大きな声で話すことができるかを知りたがっている高校生の群れが敷地内に入ったのは理にかなっています.

不安に押しつぶされて、あきらめて 1 日と呼ぼうとしましたが、1-3-5 ルールの前提が浮かび上がりました。

私は自分の考え (および 125 個の開いたタブ) を集めて、読み始めました。 最優先のタスクに集中し、他のタスクを完了できないという不安を取り除くと、胸から大きな負担が取り除かれたことに気付きました。

一日が進むにつれて、喫茶店の混雑は緩和され、新しい同僚とのミーティングを実施し、実施された調査に基づいて自分の作品の下書きを作成することさえできました.

午後 5 時になって、やろうとしていたことがすべて終わっていないことに気付きましたが、1-3-5 ルールの「ルーティン」の概念により、未完了のタスクを次のタスクにシフトすることができました。一日、安らかに眠ってください。

1-3-5 の Plaky ドラフト表現は次のとおりです。

推察すると、下書きの作成とワーク バディ ミーティングの実施にそれぞれ 1 時間かかりましたが、調査には 1 日かかりました。

その日は、Clockify レンズを通して見ると、次のように見えました。

2日目：実現

コーヒー、ラップトップ、そして私とマシンの対決です。

しかし、最初に、仕事時間の最初の 2 時間半を確保して、昨日終わらせなかったタスクを処理することにしました。

次のプロジェクトのコンセプトとドラフトについて話し合うために、同僚とミーティングを行いました。これは約 1 時間続きました。

その後、メモやグラフを含む、執筆プロセスを支援する視覚的な合図を作成しました。

それが邪魔にならなくなったら、私の焦点をその日の顕著な仕事に移す時が来ました - 序論と私の執筆プロジェクトの最初のセクションを書くことです.

1-3-5 ルールの実践 2 日目はどうでしたか

私がすぐに気付いたのは、執筆プロセスが少し独特に感じられたことです。正確には、健康的です。 つまり、「これは間に合わない」という執筆ストレスは感じませんでした。

この例では、1-3-5 ルールが実を結んだことを認めざるを得ませんでした。

私の一日がどのように展開し、私を待っているスケジュールを知っていたので、ペースとテキストの構造をすでに想像することができました. 以前に視覚的な手がかりを作成したとき、私はまた、10 分かけて、やらなければならない活動やタスクに基づいて 1 日をブロックしました。 このテクニックを試すまで、私はそのようなレベルの組織化を経験したことがありません.

追加の調査を行うために、午後 3 時から午後 5 時までの時間枠を空けなければならないことに気付きましたが、午前 11 時 30 分から午後 12 時 30 分までチーム ミーティングも行いました。書くことだけに集中するのに30分。

当然、「締め切りモード」が開始されました。これは、執筆はその日に行う必要があると考えるように自分自身を条件付けていたからです。そしてそれはうまくいきました。

序文を書いて追加の調査を行うのに約 4 時間半かかり、未完了のタスクとチーム ミーティングを合わせて約 3 時間半かかりました。

さらに明確にするために、その日のClockifyカレンダーエントリを次に示します。

3日目：受け入れ

1-3-5 ルールに対する新たな信念に駆り立てられて、完璧な嵐がやってくるとは知らずに、翌日征服に着手しました。

その日の主な仕事は、理想的には 1,000 語の本文を書くことでした。

しかし、次の情報を使用してその日の 1-3-5 ドラフトを作成すると、すべてが変わりました。

• 銀行口座がロックされており、早急に解決する必要がありました。
• 以前に担当したブログのアートワークについて話し合うための会議をスケジュールする必要がありましたが、
• 別のチームミーティングを行いました。
• 私は午後 1 時から 3 時の間にアパートを出なければなりませんでした (隣人が再びストライキを起こしました)。
• 追加の調査を行う必要がありました。

しかし、1-3-5 が私を助けに来てくれたので、私はそうしませんでした。

そうですね、そうではありませんでしたが、その理由を説明します。

1-3-5 ルールの実践 3 日目はどうでしたか

基本的に、私は 2 階の隣人が通常改造に費やす 2 時間を、銀行に行って喫茶店で調べものをするために使いました。

私が戻ったとき、私は執筆に集中し、他の会議を少なくとも2時間遅らせる必要があることを知っていたので、執筆を完了することができました. 私は銀行での時間を補うために 1 日の中でより長く滞在しましたが、それは私が会議のために割り当てた時間でした - そしてそれは完全に適合しました.

残念ながら、意図した数の単語を書きませんでしたが、次の日には義務が少なくなることはわかっていました。その結果、書くことだけに集中できるようになりました.

銀行の実行は約 2 時間続き、チーム ミーティングは約 1 時間続き、およそ 3 時間に相当します。 フォーカス モードが開始されたとき、私は約 2 時間執筆し、その後、デザイン チームとミーティングを行いました。

メールへの返信と並んで、1 日は次のように計画されました。

次の数日: ファイナライズ

多忙なスケジュールが終わったので、書く以外に何もすることがありませんでした。

したがって、次の日は、1日1,000語を書きながら、心を失わないように一生懸命努力することで構成されていました。

もちろん、ときどき中断もありました。同僚の助けを借りたり、助けを求めたり、メールに返信したり、オンライン ワークショップやディスカッションに参加したりしました。

1-3-5ルールを守ることのメリットを感じ、享受することができました。

正直なところ、この方法が人の労働文化を大きく形作ることができる仕事や職業があります。たとえば、毎日のタスクが多数ある要求の厳しい仕事です。

私に関しては、次の行で 1-3-5 ルールについて見つけた長所、短所、および結論に関する 2 セントを確認してください。

1-3-5 ルールの利点

残念ながら、私はこのルールの効果を完全に体験することができませんでした.

しかし、この手法を使用した組織化ツールは、私たち全員が日常的に経験する負担の一部を本当に軽減するのに役立ったと言えます.

実際に私が発見したことによると、1-3-5 を使用すると、1 日を前もって計画し、新しいタスクを受け取ったときにそれを回避し、その間にすべてを調整することができます。 何かがうまくいかないときは、いつでも何かを変えて、スケジュールをより快適にすることができます.

さらに、1 日を計画し、適切なタイミングで責任を整理することは、一般的に、時間の追跡と管理のスキルに大きな影響を与えます。

1-3-5 ルールの短所

お分かりのように、1-3-5 ルールの利点は、1 日に 2 つの主要なタスクがあり、それより小さなタスクがない場合には十分に目に見えるものではありません。

さらに、1-3-5 は、何かを成し遂げる時が来たと本当に判断しない限り、集中力を高めることはできません。

そのため、1-3-5 に加えて、集中力を維持するために追加の方法を使用することをお勧めします。

たとえば、多くの専門家は、仕事中にビデオ ゲームの音楽を聴くことを勧めています。 オリジナルのビデオ ゲームのサウンドトラックは、プレイヤーを「トランス状態」に陥らせ、ゲームプレイに完全に専念させるように設計されていましたが、研究によると、サウンドトラックを賢く選択するだけで、作業環境でも同じ効果が得られることが示されています。

たとえば、1 つの大きなタスクを処理している間は「メイン ボス」の音楽を使用し、小さなタスクにはバックグラウンドの「テンション ビルディング」のサウンドトラックを使用できます。 楽しくて集中力もアップ！

1-3-5 ルールに対する私の総合評価

私の短い経験から、1-3-5 ルールの背後にある主な魅力は、義務的な要素がないことだと結論付けました。

この時間管理テクニックは、従来の作業教義に縛られるものではありません。

おそらく 8 時間のシフトで働いているとはいえ、時間と責任の分割は、良くも悪くもあなたとあなたの組織力次第です。

また、このルールは仕事以外の問題にも適用できることに気付きました。 休暇に出かけて、1 週間の休暇に多くのアクティビティを詰め込もうとしている場合、1-3-5 の方法は確かに有益です。

また、1 日の計画を立てなければならないときに、手の込んだテンプレートは必要ありません。好きなだけ昔ながらの方法で、必要なものをすべて紙に書き留めることができます。

最終評価: ★★★★☆

1-3-5 ルールに関する最終的な考え

要するに、私は 1-3-5 ルールをすべての人 (従業員、学生、働きすぎに苦しむすべての人) に勧めたいと思います。 物事を把握し、最善の行動計画を立て、すべてを時間内に終わらせるのに役立ちます。

私は必ずしもそれを最善の時間管理テクニック/ルールとは呼びませんが、目的には役立ちます. これは、散らかった時期に自分自身を整理するためのきちんとした明確な方法であり、1 日の終わりには、働いていた時間が有意義であったと感じることができます。

️ 試してみるべき時間管理のテクニックや方法はたくさんあります。 1-3-5 とは異なるものを知っている場合は、必ず [email protected] までお知らせください。次のブログのいずれかにあなたの考えを含めるかもしれません. また、この投稿を楽しんで読んだ場合は、役立つと思われる人と共有してください。