Come scrivere una proposta in 10 semplici passaggi [modelli inclusi]

Pubblicato: 2022-12-07

Cos'è una proposta?

Una proposta è un documento che delinea un progetto o un servizio per chiarire i dettagli e ottenere l'accordo di tutte le parti coinvolte. Le proposte in genere includono l'approccio generale al servizio, tempistiche importanti e risultati chiave.

Per ottenere i migliori risultati, utilizza il software per le proposte invece di un PDF. In questo modo, otterrai funzionalità importanti per le vendite come firme elettroniche, controllo del marchio e dei contenuti e piena visibilità sull'attività di visualizzazione del cliente.

Le 9 parti importanti di una proposta

Ci sono molti modi diversi per strutturare una proposta. Attraverso la nostra ricerca di proposte di successo, abbiamo scoperto che i documenti vincenti di solito includono queste sezioni chiave:

Copertina
Sintesi
Approccio
Chi siamo
Prodotti finali
Prezzi
Termini e Condizioni
Casi di studio (o prove sociali)

Ogni proposta potrebbe denominare queste sezioni chiave in modo diverso o inserirle in un ordine diverso.

Indipendentemente dalle sezioni che scegli, assicurati di includere un sommario. Se utilizzi Proposify, il sommario viene mostrato automaticamente sul lato sinistro, in modo che i clienti possano facilmente fare clic per rivedere nuovamente le diverse sezioni. Come puoi immaginare, la sezione dei prezzi viene spesso visualizzata alcune volte prima che venga presa una decisione.

Proposte vs segnalazioni

Mentre una proposta viene utilizzata per presentare un nuovo progetto o servizio (a un cliente o internamente al tuo capo), un rapporto è progettato per condividere i dettagli su un progetto che è già stato realizzato. Utilizza i report per controllare le operazioni aziendali o condividere il successo di una campagna di marketing.

Come scrivere una proposta in 10 semplici passi

Segui la nostra procedura passo dopo passo, poiché utilizziamo il nostro modello di proposta pubblicitaria . Sebbene il contenuto degli esempi sia specifico per la pubblicità, questo modello può essere facilmente adattato per adattarsi a qualsiasi settore o tipo di progetto.

Passaggio 1. Scopri le esigenze e i requisiti

Non puoi scrivere un'ottima proposta senza una grande presentazione.

Prenditi il tempo per capire di cosa ha bisogno il tuo cliente, quali sono i suoi obiettivi, di cosa si preoccupa e quali sono i risultati a cui tiene di più.

Se stai presentando un progetto internamente, assicurati di parlare con diverse parti interessate e membri del tuo team.

Suggerimenti per la scoperta:

Durante le sessioni di scoperta, fai le domande appropriate per scoprire se il cliente vale il tuo tempo. Si adattano al profilo del tuo cliente ideale? Sono pronti a implementare la tua soluzione? Imposta i criteri per determinare se questo potenziale cliente è pronto anche a ricevere una proposta per te. E assicurati di aggiornare i tuoi criteri nel tempo man mano che impari di più sul tuo cliente ideale.
Scopri e gestisci in modo proattivo le obiezioni. Chiedi al cliente eventuali dubbi, esitazioni o volte in cui sono stati bruciati dai fornitori di servizi in precedenza. In questo modo, sai esattamente quali punti coprire nella tua proposta.
Ottieni un accordo verbale dal cliente sulla tua presentazione e sul tuo approccio prima di metterlo per iscritto con una proposta.

Passaggio 2. Crea la copertina

Dai il via alla scrittura della tua proposta con una copertina avvincente (nota anche come pagina del titolo). La grafica e lo stile sono al centro dell'attenzione qui: dopotutto è la tua prima impressione. Per quanto riguarda il testo, hai solo bisogno di un titolo della proposta e di dettagli chiave come il nome della tua azienda, il nome del cliente, la data e le tue informazioni di contatto.

Il nostro esempio di proposta presenta un design luminoso e audace e tutti i dettagli di cui hai bisogno. Non c'è un "unico modo" per farlo nel modo giusto, a patto che tu segua le linee guida del tuo brand.

Suggerimenti per la creazione di copertine:

Dai al tuo progetto un titolo orientato ai risultati che metta immediatamente in prospettiva l'intera presentazione e l'investimento.
Assicurati di scegliere un modello di proposta che corrisponda allo stile del tuo marchio, poiché sarà facile modificare i colori e il testo in un secondo momento.

Passaggio 3. Scrivi la lettera di accompagnamento

Ora è il momento di scrivere la tua lettera di presentazione. Questa è una delle sezioni della proposta più impegnative da scrivere perché dà davvero il tono al resto della presentazione.

La lettera di accompagnamento (nota anche come sommario esecutivo) dovrebbe fare di più che fornire una semplice panoramica. Questa sezione deve essere abbastanza persuasiva da convincere il tuo cliente a leggere il resto della proposta.

Fai appello ai loro desideri, colpisci i loro punti deboli chiave e rendili entusiasti della trasformazione che puoi fornire. Assicurati di creare messaggi accattivanti e pertinenti specifici per ogni singolo acquirente.

Suggerimenti per scrivere lettere di accompagnamento:

Assicurati che la copia sia sul marchio. Ciò potrebbe significare divertente e irriverente o serio e formale.
Metti l'accento sul risultato del servizio, che si tratti di acquisizione di clienti, miglioramento della sicurezza della struttura o evento memorabile.

Passaggio 4. Crea una biografia aziendale

Prima di passare all'approccio al progetto e ai prezzi, è opportuno raccontare un po' della tua azienda al potenziale cliente.

Questa sezione potrebbe includere informazioni di base come la data di fondazione e la nicchia su cui ti concentri, nonché i diritti di vanteria delle piccole imprese, come premi, risultati medi o copertura del pubblico.

Se si tratta di una presentazione interna, puoi scrivere del tuo team anziché dell'intera azienda.

Nella nostra proposta di esempio, c'è una pagina per la biografia aziendale e una pagina per le statistiche aziendali importanti per il potenziale cliente.

Suggerimenti per scrivere biografie aziendali:

Anche se questa sezione riguarda te, trova il modo di farla parlare del tuo potenziale cliente. Includi i dettagli dell'azienda che mostrano che puoi ottenere loro i risultati che stanno cercando.
Diventa creativo. Invece di un semplice muro di testo, puoi usare icone o statistiche per mostrare chi sei?
Assicurati di salvare questa sezione come modello per riutilizzarla per proposte future. Non è necessario modificarlo per ogni cliente, ma potresti voler creare biografie aziendali leggermente diverse per servizi diversi (se offri servizi molto diversi).

Passaggio 5. Aggiungi prove sociali

Ti consigliamo di includere la riprova sociale subito dopo la sezione bio della tua azienda. In questo modo, usi le parole dei tuoi precedenti clienti per sostenere le cose carine che hai appena detto su di te.

La prova sociale può essere testimonianze, mini case study, recensioni e medie di valutazione a stelle.

Se stai svolgendo lavori creativi o di costruzione, potresti anche voler includere un paio di esempi di portfolio.

Suggerimenti per l'utilizzo della riprova sociale:

Abbina la testimonianza o la recensione alla presentazione. Avere una banca di testimonianze tra cui scegliere in modo da poter sempre scegliere quelle più rilevanti.
Sii conciso. Potresti voler tagliare o modificare testimonianze lunghe in modo che ognuna contenga meno di 50 parole. In caso contrario, i potenziali clienti potrebbero non leggerli.
Continua a raccogliere in modo proattivo prove sociali. Chiedi ai clienti soddisfatti di scrivere una testimonianza o di recensirti online

Passaggio 6. Delineare l'approccio di base

Ora è il momento di vendere i tuoi servizi. Crea una sezione di approccio per mostrare ciò che desideri offrire al cliente.

Ci sono tanti modi diversi per scrivere questa sezione, poiché dipende davvero da cosa stai proponendo. Potresti suddividere il lavoro in categorie con elenchi puntati o descrizioni per ciascuna categoria. Oppure potresti scrivere alcuni paragrafi che descrivano la soluzione proposta e perché ritieni che sia la soluzione migliore per il cliente.

Suggerimenti per la scrittura di sezioni di approccio:

Prendi in considerazione l'idea di assegnare a questa sezione un nome univoco, ad esempio Il percorso del progetto , Il nostro piano o Andiamo al lavoro .
Arricchiscilo con ulteriori dettagli. Potresti includere un elenco di risultati, una suddivisione più dettagliata dell'ambito dei servizi o un'illustrazione della sequenza temporale con tappe importanti.
Se non hai opzioni di pacchetto e c'è solo un prezzo elencato, allora questa sezione dovrebbe essere molto dettagliata. Se sono presenti opzioni di prezzo e di servizio, questa sezione sarà più semplice e la sezione successiva conterrà i dettagli del servizio (per le opzioni del pacchetto).

Passaggio 7. Crea una tabella dei prezzi

Quando scrivi proposte, assicurati di dedicare molto tempo e attenzione alla sezione dei prezzi. Tutti i dettagli e le opzioni che fornisci aiuteranno i clienti a capire meglio cosa stanno ricevendo.

Ti consigliamo di denominare questa sezione "Il tuo investimento" in quanto aiuta a ricordare ai potenziali acquirenti l'investimento che stanno facendo nella loro attività.

Nel nostro esempio di seguito, vedrai 3 opzioni di pacchetto nella prima pagina della sezione dei prezzi. E poi, il cliente può selezionare la scelta del pacchetto nella seconda pagina. Questo aggiornerà automaticamente il prezzo totale della proposta.

Suggerimenti per i prezzi delle proposte:

Usa i prezzi facoltativi quando possibile, come pacchetti, lunghezze del progetto o componenti aggiuntivi, poiché è noto che questi metodi influiscono positivamente sui tassi di chiusura.
Assicurati di chiarire i diversi tipi di costi, ad esempio i costi orari rispetto ai costi fissi per una presentazione di gestione di un evento.

Passaggio 8. Scrivi biografie per i membri del tuo team

Nel passaggio 4, hai creato una biografia per la tua azienda per vendere le competenze della tua azienda e dimostrare di avere quello che serve per avere successo nel servizio che stai proponendo.

Ora è il momento di mostrare al tuo cliente i veri umani con cui lavoreranno se decideranno di lavorare con te. Pensa a questa come alla sezione "sei in buone mani" .

Includi i volti con cui interagirà il cliente, assicurandoti di specificare i talenti unici del tuo team e ciò che portano in tavola.

Suggerimenti per scrivere la biografia del team:

Includi solo biografie per un massimo di 6 persone. Potresti scrivere biografie per l'intera azienda (per un'impresa molto piccola), il team esecutivo o le persone che gestiranno l'account se la proposta viene vinta.
Usa questa sezione per mostrare non solo le tue credenziali ma anche la tua personalità. Divertiti con esso, ma come sempre, rimani sul marchio. Una proposta formale potrebbe saltare le battute e limitarsi ai riconoscimenti.

Passaggio 9. Aggiungi il tuo contratto aziendale

Questa sezione della proposta dovrebbe includere i dettagli contrattuali che formalizzeranno l'accordo. In questo modo puoi inviare la proposta commerciale e non devi inviare anche un contratto separato.

Potresti avere più pagine di clausole legali o una semplice dichiarazione di lavoro.

Suggerimenti per la scrittura di contratti di proposta:

Se la dichiarazione di lavoro non è già chiarita nella carne della proposta, assicurati di includerla qui.
Includi una clausola su rimborsi, cancellazioni e modifiche al progetto.
Assicurati che il tuo team legale ti aiuti a creare la sezione del contratto in modo da sapere che soddisfa i requisiti della tua azienda.

Passaggio 10. Firma e invialo per la firma

Infine, devi scrivere la tua pagina delle firme elettroniche e aggiungere una firma elettronica per te stesso e una per il tuo cliente.

Non appena un cliente ha scelto le proprie opzioni di prezzo, può firmare la proposta per iniziare il progetto.

Suggerimenti per l'aggiunta di firme elettroniche alla proposta:

Scrivi un messaggio sopra la firma che aiuta a sigillare l'affare. Parla di quanto sei entusiasta di iniziare e chiarisci quali saranno i prossimi passi immediati dopo la firma della proposta.
Firma sempre le tue proposte prima di inviarle! La nostra ricerca mostra che è più probabile che una proposta venga chiusa se l'hai già firmata prima che il cliente la apra.
Esamina l'analisi della tua proposta per sapere come seguire i clienti. Ad esempio, se un cliente non ha ancora aperto la proposta, ricordagli di farlo. Ma se l'hanno aperto più volte, chiedi se hanno domande o se vorrebbero modificare il progetto.

Linee guida per la scrittura di proposte specifiche del settore

Ogni settore ha la propria proposta scrivendo le migliori pratiche. Ecco alcuni suggerimenti da considerare.

Software

Quando scrivi una proposta software, assicurati di includere ampie informazioni su come aiuterai il cliente a implementare e utilizzare il tuo software. Potrebbero sembrare sessioni di formazione del personale, integrazioni personalizzate, un'implementazione pilota, ecc.

Costruzione

Nel settore delle costruzioni, probabilmente riceverai una richiesta di proposte (RFP) da grandi aziende e agenzie governative. Quindi assicurati di controllare i dettagli della RFP in modo che la tua proposta sollecitata copra tutte le informazioni richieste.

In genere è necessario includere un prezzo molto dettagliato e una suddivisione della sequenza temporale e potrebbe essere necessario mostrare la propria aderenza ai requisiti statali e provinciali, sia per le certificazioni, le protezioni ambientali, ecc.

Marketing

Il marketing è tutto sui risultati. Dovresti includere un paio di diversi formati di prove sociali, come statistiche con risultati dei clienti e testimonianze. Anche il marketing richiede molta creatività indipendentemente dal canale, quindi assicurati di mostrare il lato creativo della tua azienda con titoli e immagini delle proposte unici.

Eventi

Quando scrivi una proposta per la gestione di eventi, catering o qualche altro servizio, devi tenere a mente un paio di cose. Innanzitutto, assicurati di ottenere testimonianze dai partecipanti all'evento, non solo dai tuoi clienti diretti. Inoltre, la tua sezione dei prezzi dovrebbe includere i costi fissi (come una sede) e i costi variabili (come le ore del tuo team che decorano l'evento o la scheda del bar della sede alla fine della serata). Per eventuali costi variabili, fornire una stima superiore del 10% rispetto a quanto effettivamente previsto.

3 modelli di proposta

Proposify offre dozzine di modelli di proposta per guidare la tua scrittura e aiutarti a vincere affari. Ecco alcuni dei nostri preferiti.

1. Modello di proposta di lavoro di costruzione

Pronto per il settore delle costruzioni, questo modello include progetti precedenti che fungono da pezzi di portfolio, un riepilogo dettagliato del progetto con elementi che il cliente dovrebbe fornire e una pianificazione del progetto.

2. Modello proposta contabile

Sebbene questo modello sia stato creato per i servizi di contabilità, può essere facilmente modificato per adattarsi a vari servizi di consulenza. Le sezioni superiori includono la lettera di presentazione, la pagina su di noi, il riepilogo del progetto con gli obiettivi e la suddivisione del servizio e una stima dettagliata dei prezzi.

3. Modello di proposta di catering

Con questo modello di proposta di catering per eventi, otterrai una breve e dolce pagina di presentazione, una biografia aziendale più lunga, una vetrina gastronomica, dettagli dell'evento (ottimo per gestire in modo proattivo qualsiasi confusione o confusione), un moodboard a tema e un esempio di menu .

Questa proposta potrebbe essere adattata per altri tipi di lavoro creativo, come la fotografia, la decorazione di negozi al dettaglio o i servizi di trucco.

Prossimi passi: scrivi la tua proposta

Per scrivere una proposta efficace, devi iniziare con una solida comprensione delle esigenze del cliente. In questo modo, puoi mettere in primo piano i risultati desiderati e la trasformazione. Scrivi una lettera di accompagnamento, un riepilogo del progetto, una biografia dell'azienda e una tabella dei prezzi per chiarire cosa riceverà il cliente vendendo anche la tua azienda come il miglior fornitore di soluzioni.

Puoi facilmente scrivere una proposta utilizzando i nostri modelli di proposta dettagliati e ben progettati.

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