Come scrivere un comunicato stampa: 11 suggerimenti per una nuova copia

Sebbene i comunicati stampa siano una parte essenziale del marketing online e delle comunicazioni digitali, sono difficili da scrivere e poche persone ne comprendono la struttura. Per questo motivo, molte aziende e operatori di marketing assumono scrittori o giornalisti esperti per scrivere comunicati stampa per loro conto. Tuttavia, capire il formato e come scrivere un comunicato stampa è importante in modo da poter riconoscere un buon comunicato stampa quando lo vedi.

Quindi puoi sempre valutare il contenuto del tuo comunicato stampa e avere più successo quando promuovi l'immagine del tuo marchio e nuovi prodotti.

Sebbene i comunicati stampa possano sembrare estranei, contengono tutti elementi specifici che dovrebbero essere presenti in ogni comunicato stampa che pubblichi.

Nelle parole di Robert Wyne, un importante collaboratore di Forbes, i comunicati stampa “sono stereotipati, per natura, ma lo sono anche poesie, tweet, colonne e altre comunicazioni scritte. Tutti hanno dei vincoli. Gli chef lavorano all'interno di una padella da 8 pollici per creare una frittata, e i grandi sanno come scegliere gli ingredienti migliori e mescolarli per creare una sensazione salata. Gli scrittori possono condire le loro frasi entro i confini di un rilascio.

Quando sai cosa includere nel tuo comunicato stampa e come strutturarlo, il tuo materiale di pubbliche relazioni sarà più ufficiale, credibile e utile per i lettori. Questo è vero se hai intenzione di scrivere tu stesso i tuoi comunicati stampa o assumere qualcun altro per farlo per te.

Segui mentre condividiamo gli 11 passaggi necessari per creare un comunicato stampa sapientemente realizzato.

Cos'è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale di un'azienda o di un'organizzazione che condivide notizie con i media e il pubblico. È un documento formale utilizzato per distribuire informazioni rilevanti in un semplice formato di una pagina. L'obiettivo di un comunicato stampa è attirare l'attenzione dei media e del pubblico.

Quando dovresti usare un comunicato stampa?

In quanto documento mediatico ufficiale, i comunicati stampa dovrebbero essere riservati agli eventi degni di nota. Se utilizzato troppo spesso per aggiornamenti insignificanti, le tue versioni potrebbero essere ignorate.

I comunicati stampa sono comunemente utilizzati per i seguenti tipi di annunci o eventi:

• Lanci di prodotti
• Importanti modifiche al servizio
• Assunzione o uscita di dirigenti aziendali
• Annunci di finanziamento
• Ultime notizie
• Eventi pubblici e privati
• Grandi aperture e novità

Comunicati stampa e annunci aziendali

Per il lettore inesperto, un comunicato stampa potrebbe sembrare solo un termine di fantasia per un annuncio aziendale. Mentre un comunicato stampa è tecnicamente un annuncio, dal punto di vista giornalistico è visto come una fonte primaria che può essere citata.

I comunicati stampa sono la fonte delle informazioni ufficiali. Se un'azienda condivide le stesse notizie in un altro modo, come un tweet o un blog, è probabile che rimandi al comunicato stampa ufficiale.

Dal momento che sono strutturati in modo più formale, i comunicati stampa differiscono anche da altri tipi di annunci perché sono pensati per essere condivisi dai media.

11 passaggi per scrivere un comunicato stampa

Indipendentemente dal tipo di attività che gestisci, i comunicati stampa sono fondamentali. Sono un mezzo ideale per raccontare ai media, a Google e ai tuoi lettori quando è successo qualcosa di nuovo ed eccitante all'interno della tua azienda. Utilizza i comunicati stampa per annunciare partnership, lanci di prodotti, nuove assunzioni e altro ancora.

Se la tua azienda non ha mai scritto un comunicato stampa prima, non preoccuparti. I nostri 11 consigli fondamentali ti guideranno attraverso il processo.

1. Usa la lingua di rilascio corretta

Quando si invia un comunicato stampa a una testata giornalistica, è necessario comunicare loro quando si desidera che venga pubblicato. Se sei pronto per la pubblicazione immediata del tuo comunicato stampa, usa le parole "PER RILASCIO IMMEDIATO" in alto.

Tuttavia, se è necessario sospendere il rilascio fino a una certa data (questo è comune con i lanci di prodotti), inserire "HOLD RELEASE UNTIL" insieme alla data specificata.

Questo è un pezzo importante del tuo articolo di comunicato stampa perché dice a lettori e giornalisti quando vuoi vedere il tuo articolo sul web o in stampa. Ti dà anche il controllo su quando il comunicato stampa raggiunge i media, il che può avere un impatto enorme sul successo dei tuoi sforzi di rilascio stampa.

2. Usa il logo e i colori della tua azienda

Il branding in un comunicato stampa è fondamentale se vuoi che i tuoi lettori sappiano cosa rappresenta il tuo marchio. Per rendere i tuoi comunicati stampa più incisivi e riconoscibili, utilizza i loghi e i colori della tua azienda nella sezione del titolo.

Scopri come la società di guida autonoma Motional ha aggiunto il proprio logo in cima a un recente comunicato stampa:

3. Includi parole chiave nei titoli dei comunicati stampa

Proprio come in altri tipi di contenuti online, dovresti includere parole chiave SEO nei titoli dei tuoi comunicati stampa. Ciò rende più facile per i motori di ricerca trovare e classificare il tuo comunicato stampa, garantendo al contempo che i media e i tuoi lettori capiscano di cosa tratta il tuo comunicato stampa.

Ricorda: non esagerare con le parole chiave, includile semplicemente in modo naturale come fai con altri contenuti.

Scopri come Apple lo fa in un comunicato stampa pubblicato il 6 dicembre 2022. In questo caso, puoi tranquillamente presumere che le parole chiave prese di mira da Apple includano "Prezzi dell'App Store:"

Un'altra considerazione è la maiuscola dei tuoi titoli. Se stai seguendo la maiuscola ufficiale in stile AP, tutte le parole nel titolo dovrebbero essere in maiuscolo ad eccezione delle preposizioni e delle parole più corte di quattro lettere.

Come puoi vedere nell'esempio sopra, Apple ha solo nomi propri in maiuscolo. Tuttavia, hanno pubblicato il comunicato stampa sul loro sito web. Se avessero pubblicato il comunicato stampa su un sito ufficiale di notizie, la scelta della maiuscola sarebbe stata l'opzione migliore.

Per ottenere i migliori risultati, mantieni i titoli sotto i 160 caratteri. Più a lungo di così, i lettori potrebbero perdere interesse e rischi che il tuo titolo venga troncato da Google.

Il tuo titolo deve suscitare l'interesse di una fascia demografica molto limitata: i giornalisti. Mentre potresti voler scrivere per i tuoi clienti, un comunicato stampa è per la stampa. Assicurati che il titolo sia reale, informativo e che attiri l'attenzione.

Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a scrivere titoli di comunicati stampa più efficaci:

• Usa i numeri : i numeri sono più facili da capire rispetto a descrizioni vaghe. Ad esempio, preferiresti leggere: "Aumento delle vendite nel quarto trimestre" o "Aumento delle vendite del 40% nel quarto trimestre"?
• Pensa a un comunicato stampa come a un articolo di giornale: se leggi un elenco di titoli di articoli di giornale e titoli di comunicati stampa, probabilmente non sarai in grado di distinguerli. Quando scrivi il titolo del tuo comunicato stampa, pensa come un giornalista e ottieni il massimo impatto possibile con uno spazio limitato.
• Usa il tempo presente: anche se qualcosa è già successo, un comunicato stampa dovrebbe parlarne al tempo presente, specialmente nel titolo. Invece di "L'azienda X ha assunto un nuovo CEO", modificalo in "L'azienda X assume un nuovo CEO".
• Evita il linguaggio delle vendite: può essere allettante incoraggiare le persone ad acquistare qualcosa dalla tua attività in un comunicato stampa. Tuttavia, i comunicati stampa servono per condividere informazioni, non per promuovere prodotti. Se condividi informazioni sul lancio di un nuovo prodotto, il titolo dovrebbe parlare del motivo per cui il prodotto è importante, non del motivo per cui qualcuno dovrebbe acquistarlo.

4. Scrivi un paragrafo riassuntivo

Ogni comunicato stampa include un paragrafo riassuntivo posizionato dopo il titolo. Questo riassume brevemente il tuo annuncio. Inoltre, la maggior parte di questi paragrafi di riepilogo contiene da una a cinque frasi. Alcuni sono persino formattati come elenchi puntati.

Questo piccolo paragrafo è fondamentale perché aiuta i lettori a capire subito se interagire con il comunicato stampa o passare a trovare qualcosa che meglio si adatta alle loro esigenze. Può anche aiutare i giornalisti impegnati a capire perché il tuo comunicato stampa è importante e decidere se vogliono coprirlo.

Ecco un esempio di come appare un buon paragrafo riassuntivo, tratto da un recente comunicato stampa di Ford:

Noterai che Ford include un riassunto di una frase in corsivo per farlo risaltare.

Considera di scrivere questo paragrafo per ultimo per assicurarti che rimanga un riassunto. In questo modo non includi alcuna nuova informazione.

Anche l'aggiunta di una o due parole chiave in questo paragrafo potrebbe essere utile, a seconda della lunghezza del riepilogo. È facile dimenticare il nome della tua azienda in un titolo, quindi assicurati che sia nel riepilogo se lo ometti.

Infine, con una quantità limitata di informazioni da includere, assicurati che ogni frase sia il più chiara e concisa possibile. Hai solo poche frasi per convincere i tuoi lettori che il tuo comunicato stampa vale il loro tempo.

5. Includere la città, lo stato, il mese, il giorno e l'anno

Mentre i comunicati stampa sono pensati per un vasto pubblico, è anche importante collegarli alla tua posizione geografica. Ciò significa includere le informazioni sulla posizione. Mentre scrivi il tuo comunicato stampa, aggiungi la città, lo stato, il mese, il giorno e l'anno di pubblicazione.

Ecco un esempio di ciò dallo stesso comunicato stampa Ford:

Queste informazioni aggiungono contesto al tuo comunicato stampa e aiuteranno a orientare il lettore su quando sono state pubblicate le informazioni. Inoltre, la città attuale e la data di pubblicazione aiutano i lettori a riconoscere il comunicato stampa come recente e pertinente.

6. Crea il tuo primo paragrafo

Il primo paragrafo, noto anche come "lead" del comunicato stampa, dovrebbe contenere lo scopo principale del comunicato stampa.

Ci sono sei elementi che devi includere qui:

• Chi: di chi parla il comunicato stampa? Chi è l'azienda o i principali attori coinvolti in questo documento?
• Cosa: Qual è l'argomento del comunicato stampa? Perché i lettori dovrebbero interessarsi?
• Perché: perché stai inviando il comunicato stampa? In che modo influisce sui tuoi clienti o lettori?
• Quando: quando si svolge l'oggetto del comunicato stampa?
• Dove: dove si trova la tua azienda? Se c'è un evento che le persone devono conoscere, dove si svolge?
• Come: In che modo l'oggetto del tuo comunicato stampa fornisce valore? In che modo aiuta i tuoi lettori?

Includere queste informazioni orienterà meglio il lettore e lo aiuterà a comprendere lo scopo del tuo comunicato stampa.

Scopri come la NASA include tutti questi elementi in un comunicato stampa emesso l'11 dicembre 2022:

La Nasa risponde a ogni domanda:

• Chi? La navicella spaziale Orion della NASA
• Che cosa? Splashdown della navicella Orion
• Perché? Mostra la progressione della missione per tornare sulla Luna
• Quando? 11 dicembre 2022, alle 9:40 PST
• Dove? Oceano Pacifico, a ovest della Bassa California
• Come? Annuncia una missione spaziale da record

7. Sviluppare il corpo del comunicato stampa

Il corpo del tuo comunicato stampa dovrebbe espandere il contenuto del primo paragrafo. Ogni paragrafo non dovrebbe essere più di tre o quattro frasi. Suddividi il corpo di conseguenza, ma assicurati che ogni paragrafo sia coerente e fluisca bene dal paragrafo precedente.

In questi paragrafi, condividerai fatti sull'argomento del tuo comunicato stampa. Ad esempio, se stai annunciando un nuovo prodotto, dovresti condividere i dettagli sulle sue caratteristiche. Tuttavia, se stai assumendo un nuovo CEO, dovresti condividere alcune informazioni di base sulla nuova persona.

Il corpo di un comunicato stampa dovrebbe includere una citazione, se possibile. Se c'è qualcuno significativo che può offrire un commento pertinente e prezioso, dovresti aggiungerlo. Ciò fornirà ai tuoi lettori una visione obiettiva del tuo comunicato stampa e, se citi esperti, renderà credibile il tuo comunicato stampa.

Considera questo esempio tratto da un comunicato stampa di American Airlines. La compagnia aerea si è trasferita in un nuovo terminal all'aeroporto JFK e ha ottenuto una citazione dal governatore di New York:

Puoi anche prendere in considerazione l'aggiunta di contenuti multimediali aggiuntivi come foto o video. Tuttavia, dovresti limitarlo a due parti di contenuto. In alcuni casi, ad esempio se stai inviando un comunicato stampa tramite e-mail, potrebbe essere meglio includere un collegamento alla fonte invece di inserirlo nel comunicato stampa. Ad esempio, includi un link a un video che il lettore può trovare su YouTube invece di aumentare le dimensioni del tuo comunicato stampa.

8. Avvolgilo con un ultimo paragrafo avvincente

Considera il tuo ultimo paragrafo come uno spazio per le tue osservazioni conclusive. Se stai lanciando un nuovo prodotto, inserisci qui i prodotti disponibili. Puoi anche inserire il marchio del prodotto e qualsiasi informazione pertinente che potresti avere che non si adatta al corpo.

Questo paragrafo dovrebbe fornire al tuo lettore tutte le informazioni di cui ha bisogno per comprendere i "prossimi passi". Anche se quei dettagli sono dove trovare il tuo prossimo evento o come contattare il tuo nuovo responsabile delle risorse umane.

9. Informazioni sull'azienda (informazioni standard)

Dopo i paragrafi del corpo, dovresti aggiungere le informazioni sulla tua azienda, chiamate boilerplate. Qui è dove puoi condividere alcuni dei meriti e dei risultati della tua azienda, ma non allungare troppo, poiché questo ti metterà a rischio di sembrare che stai vendendo duramente la tua azienda.

Le informazioni standard sono progettate per fornire ai giornalisti informazioni generali che possono includere nei loro scritti sulla tua azienda. Ciò darà ai loro lettori più contesto e contribuirà a rendere la tua azienda più professionale e riconoscibile. Le informazioni sullo standard cambiano raramente, quindi puoi utilizzare lo stesso testo più e più volte. Basta ricontrollare la sua accuratezza ogni volta nel caso in cui qualcosa sia cambiato.

Ecco un esempio dallo stesso comunicato stampa di American Airlines:

Nota come include informazioni sulla compagnia sia per American Airlines che per British Airways. Questo perché il comunicato stampa riguarda entrambe le società. Se scrivi un comunicato stampa su una partnership commerciale, dovresti includere informazioni standard per tutte le società coinvolte.

10. Aggiungi le tue informazioni di contatto correnti

Dopo aver letto il tuo comunicato stampa, giornalisti o potenziali clienti potrebbero voler sapere come contattarti. Ecco perché è fondamentale includere le tue attuali informazioni di contatto nel tuo comunicato stampa.

Per ottenere i migliori risultati, includi il tuo indirizzo e-mail, il numero di telefono e un collegamento al sito Web e ai profili social della tua azienda. Assicurati che le informazioni che includi siano aggiornate in modo che le persone non abbiano mai problemi a contattarti.

11. Legalo con un fiocco

Alla fine del tuo comunicato stampa, dovresti includere la parola END o tre cancelletti (###). Questo dirà ai tuoi lettori che hanno raggiunto la fine e non sta arrivando nient'altro.

Suggerimenti rapidi per comunicati stampa migliori

Con una comprensione della struttura complessiva del comunicato stampa, sarai meglio attrezzato per riconoscere un buon comunicato stampa quando ne vedi uno. Per rendere i tuoi comunicati stampa ancora migliori, ecco alcuni suggerimenti in più:

1. Scrittura

• Scrivi in ​​terza persona: a meno che tu non stia usando una citazione diretta, le parole "io", "noi" e "tu" non hanno posto nei comunicati stampa. Una voce professionale è fondamentale e renderà il tuo comunicato stampa più autorevole.
• Scrivi ai tuoi lettori: i comunicati stampa sono pensati per i lettori. Mettiti nei loro panni per capire meglio la loro prospettiva e le loro preoccupazioni.
• Sii breve: i comunicati stampa dovrebbero essere di una pagina o tra le 400 e le 500 parole.
• Non tergiversare: un comunicato stampa non è il luogo adatto per una comunicazione inefficiente. Esprimi chiaramente il tuo punto e rimuovi qualsiasi parola, frase o approccio che non chiarisca immediatamente il tuo punto.
• Riduci al minimo gli aggettivi: gli aggettivi distraggono e sono difficili da leggere. Limitali per comunicati stampa più chiari ed efficienti.
• Keep It Objective: i lettori rispondono meglio a un comunicato stampa che fornisce i dettagli necessari di un prodotto/evento senza esagerare. Più obiettivo e neutrale può essere il tuo comunicato stampa, meglio è.
• Sbarazzati del gergo: il gergo rende il tuo comunicato stampa difficile da capire e inaccessibile a molti lettori. Eliminalo quando possibile.
• Correggi e modifica attentamente: leggi attentamente il tuo comunicato stampa per evitare costosi errori. Errori ortografici, grammaticali o fattuali possono rendere il tuo comunicato stampa poco professionale. Prima di pubblicare, leggi il comunicato stampa ad alta voce per assicurarti che suoni correttamente.

2. Distribuzione

• Non sindacare: una volta il metodo preferito di distribuzione dei comunicati stampa, il sindacato è ora morto. Mentre alcuni marchi spendono migliaia di dollari ogni mese per distribuire i loro comunicati stampa, da allora esperti come Time Grice sono giunti a dire che "non c'è alcun valore nella diffusione di comunicati stampa per scopi SEO". Invece di mettere in gioco questo approccio, condividi il tuo comunicato stampa con i media locali. Godrai di un ROI migliore e i tuoi comunicati stampa avranno più trazione.
• Follow-up per telefono o e-mail: dopo aver inviato i comunicati stampa ai media locali, segui con una telefonata o un'e-mail. Questo tocco personale può aiutare a cementare il tuo comunicato stampa sul radar di un giornalista e renderlo più facile da ricordare.
• Pubblica sul tuo sito web: mentre la condivisione con i media pubblici è lo scopo dei comunicati stampa, dovresti anche pubblicarli sul tuo sito. Molte aziende creano una pagina dedicata alle "notizie" per tutte le loro informazioni degne di nota o adattano i loro comunicati stampa per pubblicarli sul loro blog.

3. Ottimizzazione

• Includi parole chiave pertinenti: queste parole chiave dovrebbero essere ricercabili e pertinenti al tuo comunicato stampa.
• Non esagerare: esagerare con le parole chiave darà al tuo comunicato stampa una sensazione densa e di spam, cosa che non vuoi. Non esagerare o rischi di spegnere i tuoi lettori.
• Usa la multimedialità: elementi multimediali, come video o immagini, possono essere fantastici per migliorare il tuo comunicato stampa. Usali con parsimonia, però, in modo da non sovraccaricare il testo.

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Sapere cosa serve per scrivere un ottimo comunicato stampa può darti un migliore controllo sull'immagine del tuo marchio. Sia che tu li scriva internamente o assumi qualcos'altro per farlo, capire cosa stai cercando può portare a più successo.

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