Come scrivere una lettera di proposta per qualsiasi caso d'uso [+ Modelli]
Pubblicato: 2023-03-09Cos'è una lettera di proposta?
Una lettera di proposta è progettata per invogliare il destinatario a leggere la tua proposta nella sua interezza. Può essere formale o informale e di solito copre la dichiarazione del problema, gli obiettivi, la soluzione proposta e i passaggi successivi. Potrebbe anche includere dettagli sul budget o sulla tempistica del progetto.
Le lettere di accompagnamento vengono inviate insieme a tutti i tipi di proposte, tra cui:
Proposte di vendita
Piani aziendali
Accordi di collaborazione commerciale
Risposte RFP
Proposte di rinnovo di progetti o servizi
Collaborazione interna e proposte progettuali
Proposte di concessione
Proposte di ricerca
Proposte di sponsorizzazione
Perché hai bisogno di una lettera di proposta
Ecco alcuni motivi importanti per cui non dovresti saltare la lettera:
Imposta il tono : la tua lettera di proposta preparerà il terreno per la proposta. Può suggerire i risultati che il potenziale cliente riceverà o potrebbe coprire i requisiti RFP che sono stati soddisfatti.
Fornisci il contesto : una lettera di proposta fornisce il contesto del motivo per cui la proposta viene inviata. Questo è utile se la proposta è stata richiesta o non richiesta perché dai al lettore un motivo per essere nella sua casella di posta.
Evidenzia le aree chiave della proposta : puoi utilizzare la lettera per far emergere qualsiasi dettaglio desideri, che si tratti di una testimonianza, del risultato medio di un cliente, di una promozione a basso prezzo, di un'opportunità di mercato o di qualsiasi altra cosa entusiasmi maggiormente il tuo lettore.
Incoraggia il destinatario a leggere la proposta per intero - Alla fine della giornata, un'ottima lettera di proposta dovrebbe fungere da gateway. Fornisce informazioni sufficienti per convincere il lettore a darti la sua totale attenzione e rivedere l'intera proposta.
5 passi per scrivere una lettera di proposta
Usa questi 5 semplici passaggi per creare la lettera di presentazione della proposta perfetta.
Per ottenere i migliori risultati, dovresti scrivere la tua proposta prima di scrivere la lettera. In questo modo, avrai già svolto le tue ricerche sul potenziale progetto, cliente o idea imprenditoriale.
1. Conosci i tuoi obiettivi
Prima di iniziare a scrivere, fai un passo indietro e considera davvero cosa stai cercando di ottenere. Stai cercando di attirare l'attenzione di un potenziale cliente che sai sarà difficile da vendere? Hai bisogno di mostrare al lettore che hai aderito a rigide linee guida che sono state delineate in una RFP governativa? Oppure stai semplicemente informando la persona che la proposta è pronta per la revisione?
Conoscere i tuoi obiettivi ti assicurerà di prendere le giuste decisioni nei passaggi 2, 3 e 4 di seguito.
2. Determinare il formato e il livello di formalità
Successivamente, è importante scegliere il formato e lo stile giusti per la tua lettera.
In questo mondo digitale, le lettere di proposta scritte o stampate sono molto antiquate. È meglio utilizzare il software di proposta, che ti consente di archiviare modelli di email, modelli di proposta, personalizzare le cose secondo necessità, notificare automaticamente e ricordare ai destinatari di firmare la tua proposta, tenere traccia delle visualizzazioni e altro ancora.
Per quanto riguarda lo stile, assicurati di scrivere con la voce del tuo marchio. Anche la formalità del tuo stile di scrittura dovrebbe corrispondere al tuo settore e alle aspettative del destinatario.
Nella maggior parte degli scenari aziendali, più lunga, complessa e formale sarà la tua proposta, più lunga, complessa e formale sarà anche la tua lettera di proposta .
3. Inizia con un modello o un esempio
Il prossimo passo è trovare un modello o un esempio di lettera che ti aiuti a guidare il tuo processo di scrittura. Ciò è particolarmente utile se stai inviando una lettera di proposta per la prima volta e non sei sicuro di cosa includere esattamente.
Sotto questi passaggi, troverai 3 modelli di lettera di proposta per diversi casi d'uso e una lettera di esempio per ciascuno.
Naturalmente, puoi anche andare su Google immagini e cercare il tipo esatto di lettera di proposta che stai scrivendo per trovare tantissimi esempi.
4. Crea la lettera
Ora è il momento di scrivere!
La maggior parte delle lettere di proposta dovrebbe colpire tutti questi punti (in ordine):
Saluto per il destinatario
Dichiarazione di gratitudine o entusiasmo per aver condiviso la proposta
Il problema e gli obiettivi del cliente o del progetto
La soluzione proposta e i dettagli chiave
Perché la tua azienda è adatta ad aiutarti
Prossimi passi
La tua firma
Mentre scrivi, fai del tuo meglio per abbinare lo stile e il tono che hai scelto, ma puoi sempre modificarlo alla perfezione mentre modifichi.
5. Correggi prima di inviare
La lettera di proposta è la tua prima impressione. Se lo fai bene, ci sono buone probabilità che il destinatario legga la tua proposta. Se sbagli, potrebbero anche non aprire mai la tua proposta. Questo è il motivo per cui non dovresti affrettarti. Rileggi la tua lettera di proposta 2 - 3 volte e in giorni diversi se la tua scadenza lo consente.
Ora tocca ai modelli e agli esempi di lettera di proposta!
Modello di lettera di proposta n. 1 (proposta di vendita)
Sebbene esistano molti tipi diversi di proposte, le proposte di vendita sono probabilmente il tipo più comune. Account manager o dirigenti inviano proposte a potenziali clienti e clienti al fine di proporre servizi, software e altre soluzioni. Usa questo modello per aiutarti a creare la lettera perfetta per accompagnare la tua proposta.
Modello n. 1
[Il tuo nome e cognome]
[Nome dell'azienda o dell'organizzazione]
[Data]
[Nome del destinatario]
[Azienda del destinatario]
[Ciao o caro (nome del destinatario),]
[Usa la prima frase per condividere la tua gratitudine e/o il tuo entusiasmo per l'opportunità di presentare una proposta.]
[Definisci il problema principale e gli obiettivi del potenziale cliente in una o tre frasi.]
[Descrivi la soluzione proposta e il motivo per cui hai scelto questo approccio in una o tre frasi.]
[Usa una frase per chiarire il prezzo della soluzione proposta, o se preferisci mantenere il prezzo fuori dalla lettera, elenca invece risultati o scadenze specifici.]
[In una o due frasi, descrivi perché la tua azienda è la soluzione migliore per implementare la soluzione o come hai completato progetti simili.]
[Comunica al potenziale cliente i prossimi passi da compiere, come leggere e firmare la proposta.]
[La tua approvazione e firma]
Esempio 1
Jane Doe
Software Asso
Ciao Alex,
Grazie per l'opportunità di condividere con voi questa proposta.
Il tuo piccolo ma potente team di marketing sta lottando per rilasciare rapidamente i contenuti, data la loro capacità limitata. Le cose rimangono bloccate nella colonna delle revisioni per troppo tempo e il classico software di gestione dei progetti significa che il tuo team è costantemente alla ricerca di risorse, copia e incolla di contenuti e non riesce a rispettare le scadenze della campagna.
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Per favore leggi la proposta e firma quando sei pronto. Oppure fammi sapere se hai domande su cosa è incluso.
Non vediamo l'ora di lavorare con voi!
Jane Doe
Dirigente contabile
Software Asso
Modello di lettera di proposta n. 2 (citazione del progetto)
Quando invii una proposta o un preventivo per un grande progetto, probabilmente dovrai adottare un approccio più formale con la tua lettera di proposta. Questo modello e questo esempio sono perfetti se stai rispondendo a una RFP per un'agenzia governativa o un'altra organizzazione.
Modello n. 2
[Il tuo nome e cognome]
[Nome dell'azienda o dell'organizzazione]
[Data]
[Nome del destinatario]
[Azienda del destinatario]
[Ciao o caro (nome e cognome del destinatario)]
[Nel primo paragrafo, chiarisci perché stai presentando una proposta ea chi. In genere menzionerai l'entità che ha inviato una RFP e il titolo, l'argomento o il numero della RFP.]
[Descrivi i contenuti principali e i requisiti della RFP in tre o cinque frasi.]
[Descrivi l'ambito dei servizi delineati nella tua proposta in tre o cinque frasi.]
[Offri il prezzo del progetto proposto e la tempistica in una o due frasi.]
[Chiarire chi deve contattare il destinatario per domande o richieste di revisione della proposta.]
[La tua approvazione e firma]
Esempio #2
Jane Doe
Costruzione dell'asso
13 luglio 2023
Alex Ross, ingegnere civile senior
Ovunque, California
Caro signor Alex Ross,
Grazie per l'opportunità di presentare questa proposta. Ace Construction sta rispondendo alla RFP per la costruzione di parchi giochi e parchi per Sunny Park richiesta dalla città di Anywhere, California.
La RFP di Sunny Park richiede la presentazione di appaltatori esperti nella costruzione di parchi, progettazione e costruzione di parchi giochi, hardscaping e paesaggistica. La RFP richiede una licenza CSLB attiva e il rispetto del budget assegnato.
La nostra proposta è pienamente conforme a tutti gli aspetti della RFP di Sunny Park. Proponiamo la costruzione di tre aree pic-nic ombreggiate, due parchi giochi per bambini di diverse età (da 12 mesi a 4 anni e da 5 a 12 anni), un campo da gioco per una varietà di sport familiari informali, hardscaping con materiali di provenienza locale e paesaggistica con piante resistenti alla siccità.
Il prezzo stimato del progetto per tutta la progettazione e la costruzione delineata nella nostra proposta è di $ 900.000 e prevediamo di consegnare il progetto completato in tre fasi in modo che le nuove funzionalità del parco siano disponibili per l'uso pubblico il prima possibile.
Se avete domande sui contenuti di questa proposta, vi prego di contattarmi direttamente.
Grazie per la vostra considerazione,
Jane Doe
Responsabile delle operazioni aziendali, Ace Construction
(555) 555-1234
Modello di lettera di proposta n. 3 (Partnership commerciale)
Quando scrivi una lettera per presentare una proposta per una partnership commerciale, il livello di formalità dipenderà molto dalla persona o dall'entità a cui stai proponendo e da quanto bene la conosci. Che sia formale o informale, il seguente modello ti aiuterà a coprire le tue basi.
Tieni presente che questo modello può essere facilmente modificato per adattarsi a proposte di progetti interni e piani aziendali.
Modello n. 3
[Il tuo nome e cognome completo]
[Nome dell'azienda o dell'organizzazione]
[Data]
[Nome del destinatario]
[Azienda del destinatario]
[Ciao o caro (nome e cognome del destinatario)]
[Inizia la tua lettera di proposta con una descrizione di una frase del motivo per cui sei entusiasta del potenziale di lavorare con l'altra persona o perché pensi che sarà interessata all'opportunità.]
[Descrivi l'opportunità di mercato, il pubblico di destinazione e l'analisi del divario competitivo in due o quattro frasi.]
[Descrivi come la tua azienda competerà per vincere in due o quattro frasi.]
[Descrivi il tipo di partnership che stai proponendo in una frase (società in nome collettivo, società in accomandita semplice, ecc.)]
[Chiarisci i passaggi successivi che desideri che il destinatario compia, come leggere e firmare la proposta o programmare una chiamata con te per esaminare eventuali domande.]
[La tua approvazione e firma]
Esempio #3
Jane Doe
Ace Startup
Ciao Alex,
Sono così entusiasta di inviarti questa proposta di partnership commerciale, perché so che questo settore fa al caso tuo. Con la tua esperienza e il mio pubblico, credo che saremo in grado di fare grandi cose insieme.
Il mercato dei cibi surgelati vegani diretti al consumatore è pieno di prodotti costosi che costano da $ 8 a $ 11 per porzione e sono costantemente descritti come "non riempienti" nelle recensioni. Non c'è da meravigliarsi: 400 calorie non sono sufficienti per cena.
Sulla base della mia ricerca, credo che possiamo soddisfare le esigenze (e lo stomaco) dei vegani impegnati fornendo prodotti a cottura rapida con opzioni di ricette che possono essere facilmente combinate con ingredienti freschi a portata di mano. Ciò ridurrà le nostre dimensioni di imballaggio, i costi e i costi di spedizione, consentendo al contempo ai consumatori di adattare facilmente le ricette ai propri gusti e alle dimensioni delle porzioni tipiche.
Propongo una società in nome collettivo, in cui investiamo uguali quantità di tempo e denaro e condividiamo equamente anche i potenziali guadagni o perdite.
Si prega di rivedere questa proposta per intero e fissiamo un orario la prossima settimana per esaminare tutti i dettagli.
Migliore,
Jane Doe
Scrivi con la voce del tuo marchio unico e la formalità appropriata. Incoraggia il destinatario a leggere la proposta e a chiarire i passi successivi che vuoi che intraprenda. Metti bene queste cose e chiuderai quella proposta in pochissimo tempo.