3 Vantaggi dell'adozione dell'automazione del flusso di lavoro per gli studi legali

L'automazione dei processi, in particolare i processi di routine, può trasformare il tuo studio legale facendo risparmiare tempo ai professionisti legali nelle attività amministrative.

Sebbene l'automazione dei processi non sia nuova, è nuova per molti nel settore legale, che in passato è stato tradizionalmente riluttante ad adottare nuove tecnologie. Ora, tuttavia, sempre più studi legali scelgono di automatizzare le attività.

Secondo il Legal Management Survey 2021 di Capterra*, il 74% degli studi legali ha già tentato di automatizzare attività di routine o amministrative.

La maggior parte delle aziende che hanno deciso di automatizzare le attività segnalano di aver riscontrato miglioramenti di processo ed efficienza all'interno dei propri studi legali.

Diamo un'occhiata a tre vantaggi che i professionisti del diritto, proprio come te, riferiscono di aver sperimentato dall'automazione e come puoi ottenere vantaggi simili utilizzando il software di gestione degli studi legali, il software di gestione dei documenti legali e il software di fatturazione legale.

1. Dedica più tempo a praticare la legge

Quando si tratta di integrare l'automazione nella tua azienda, Gartner consiglia di prendere di mira prima gli elementi di lavoro a basso rischio e ad alto volume (ricerca completa disponibile per i clienti).

E la maggior parte di questi elementi di lavoro a basso rischio e ad alto volume saranno probabilmente quelle attività amministrative di routine che richiedono molto tempo di un avvocato. In effetti, l'86% degli avvocati afferma di dedicare troppo tempo a compiti amministrativi e non abbastanza tempo a praticare la legge.

Automatizzando le attività, come l'assunzione dei clienti, la pianificazione e l'assegnazione di attività a team e individui, puoi risparmiare tempo alla tua azienda e offrire ai tuoi clienti un'esperienza migliore, risparmiando anche loro denaro.

"I requisiti di ore fatturabili premiano l'inefficienza", ha affermato Tim Nitsch, avvocato e partner di KCO Legal, Inc. a Naperville, IL. "... L'automazione sarà la via da seguire per gli studi legali per diventare più efficienti e redditizi."

Nuovo modulo di assunzione dei clienti su PracticePanther Legal Software ( Fonte )

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2. Risparmia tempo con la gestione dei documenti

La documentazione, soprattutto nel settore legale, è tutto. Senza documenti adeguati e organizzati, uno studio legale può andare in pezzi e perdere la fiducia dei propri clienti.

I professionisti legali comprendono l'importanza di una buona gestione dei documenti, motivo per cui la redazione dei documenti (39%) e l'archiviazione/archiviazione dei documenti (34%) sono tra le prime tre attività che gli studi legali desiderano automatizzare per prime.

E per una buona ragione: la gestione dei documenti, sebbene importante, può essere noiosa e particolarmente soggetta a errori umani.

"L'automazione non solo offre agli studi legali più tempo per concentrarsi sui propri servizi principali, ma aiuta anche a ridurre gli errori nell'organizzazione e nell'archiviazione [dei documenti]", ha affermato Nachum Balofsky, rappresentante marketing per gli uffici legali di Cibik & Cataldo.

Utilizzando il software di gestione dei documenti, digitalizzi il tuo sistema di archiviazione per lasciare meno spazio agli errori e facilitare la ricerca del documento che stai cercando.

Facilita precisamente agli utenti l'approvazione dei contratti ( Fonte )

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3. Fatti pagare l'importo giusto, in tempo

Gli avvocati non pagati sono avvocati infelici: automatizzando alcuni flussi di lavoro di fatturazione e fatturazione di routine, puoi risparmiare tempo al tuo reparto contabilità e assicurarti che i tuoi avvocati vengano pagati come meritano.

Il 45% degli studi legali afferma che la fatturazione e la fatturazione sono le attività principali che desiderano automatizzare. E fortunatamente per loro, è abbastanza facile farlo.

Ciò riduce lo spazio per l'errore umano, il che rende felici sia gli avvocati che i clienti.

Ricorda solo che l'automazione non è una soluzione per sempre: qualsiasi attività tu scelga di automatizzare dovrebbe essere monitorata e adattata secondo necessità.

"Non ci sarà mai alcun 'impostalo e dimenticalo', né dovrebbe esserci", ha affermato Rick DeMedeiros, fondatore di DeMedeiros Injury Law ad Atlanta. "I decisori dovrebbero sempre controllare per assicurarsi che l'automazione si stia trasformando in una risorsa solida e non in una passività".

Configurazione della fatturazione ricorrente in Rocket Matter ( fonte )

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Automazione per ogni budget

L'automazione può aumentare la produttività del tuo studio legale, quindi perché altri studi legali non saltano sul carro dell'automazione? Uno dei principali ostacoli all'automazione è il prezzo: il 46% degli studi legali dichiara di non automatizzare le attività perché le soluzioni sono troppo costose.

Potrebbe non essere realistico per il tuo studio legale automatizzare tutti i tuoi flussi di lavoro, motivo per cui è importante scegliere con attenzione e comprendere le diverse opzioni software.

Prima di investire in software di automazione:

1. Determina le tue esigenze
2. Determina il tuo budget
3. Determina il tuo approccio (ad esempio, investirai in una suite di software o à la carte?)

Ad esempio, non è necessario investire in soluzioni separate per software di gestione degli studi legali, software di gestione dei documenti legali e software di fatturazione legale. Tendono a sovrapporsi un po', ma presentano alcune differenze.

Il software di gestione degli studi legali tende ad essere una soluzione accattivante, offrendo funzionalità di gestione dei casi, fatturazione legale e gestione dei documenti, tra le altre. Tuttavia, queste soluzioni tendono anche ad essere più costose, il che potrebbe non avere senso per il budget del tuo studio legale.

Il software di gestione dei documenti legali e il software di fatturazione legale, d'altra parte, offrono funzionalità più mirate e tendono ad essere più convenienti per le piccole imprese o i budget ridotti. Se non hai bisogno di una soluzione che faccia tutto, forse sceglierai di concentrare i tuoi sforzi di automazione solo sulla fatturazione o solo sulla gestione dei documenti.

Prima di automatizzare, proprio come con l'adozione di qualsiasi nuova tecnologia, è necessario comprendere le esigenze della propria azienda e pensare in modo critico alle attività che si desidera automatizzare e all'impatto dell'automazione sui relativi flussi di lavoro.

Se stai appena iniziando a considerare l'automazione per il tuo studio legale e ti ritrovi sopraffatto dalle possibilità, ricorda che va bene iniziare in piccolo e automatizzare in modo incrementale anziché tutto in una volta.

In effetti, è incoraggiato.

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PORTAMI LA

Metodologia

Il sondaggio sulla gestione legale del 2021 di Capterra è stato condotto a maggio 2021 tra 401 professionisti legali (di cui 240 avvocati) per saperne di più sull'automazione, la sicurezza e altre pratiche degli studi legali. Gli intervistati sono stati selezionati per un impiego a tempo pieno presso studi legali di piccole dimensioni (da uno a 14 avvocati) e di medie dimensioni (da 15 a 49 avvocati). L'indagine ha escluso i professionisti indipendenti senza dipendenti.

Nota: le applicazioni selezionate in questo articolo sono esempi per mostrare una funzionalità nel contesto e non sono intese come approvazioni o consigli. Sono stati ottenuti da fonti ritenute affidabili al momento della pubblicazione.