Come far funzionare un programma di una giornata lavorativa di 8 ore

Negli ultimi 10 anni abbiamo visto articoli ed esperti parlare di come gli orari di lavoro freelance siano il futuro. Che il lavoro che facciamo sta cambiando, e in particolare i lavoratori della conoscenza, non vedono alcun vantaggio in una giornata lavorativa di 8 ore che è stata inventata per gli operai. Tuttavia, ci sono ancora lavoratori che non possono aderire alle lodate giornate lavorative da 3 a 4 ore. La struttura che viene fornita con un numero 9-5 funziona effettivamente per un vasto numero di persone.

Oggi siamo qui per gettare una luce più positiva sul 9-to-5, perché funziona meglio per alcuni (incluso me stesso) e come puoi creare il tuo programma giornaliero di 8 ore che porti altrettanto equilibrio e libertà come flessibile.

Ciò che rende così popolare l'orario di lavoro flessibile

Sebbene ci siano devoti sia nei campi dalle 9 alle 5 che negli orari flessibili, quest'ultimo di solito sembra più attraente. E giustamente:

• Puoi creare il tuo programma;
• Non devi forzare la produttività per 8 ore di fila;
• La giornata lavorativa sembra più breve;
• Ti senti come se fossi il capo del tuo tempo.

E mentre tutto questo è vero, non significa che l'orario di lavoro tradizionale sia un'antichità che non funziona più. La flessibilità degli orari offre maggiore libertà e margine di manovra a chi sa gestire magistralmente il proprio tempo. Mentre un "9-to-5" accoglie coloro che hanno bisogno di confini chiari tra lavoro e vita e non possono fare affidamento completamente sull'automotivazione.

A difesa del “9 contro 5”

Naturalmente, non siamo qui per fare l'avvocato del diavolo. Per alcune persone, il modello di lavoro tradizionale non funziona e va perfettamente bene. Siamo qui per presentare un caso a chiunque trovi che "dalle 9 alle 5" funzioni meglio per loro rispetto a un programma flessibile.

Ecco i principali vantaggi di un classico orario di lavoro di 8 ore:

1. La messa a fuoco è più facile da mantenere
2. I tuoi confini sono più chiari
3. Le persone sanno esattamente quando contattarti
4. Ci sono meno straordinari
5. Il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata è migliore

Adesso. tuffiamoci un po' più nel dettaglio per ciascuno di questi.

1. La messa a fuoco è più facile da mantenere

Personalmente, trovo difficile lavorare 3 ore, poi fare una pausa per un'ora o due, fare commissioni e poi tornare subito in un altro blocco di 3 ore di lavoro alla scrivania. Quando ho provato a lavorare come freelance con un programma più flessibile, ho subito avuto dei flashback di quando ero un insegnante.

La mia giornata di insegnamento consisterebbe in 5 ore di insegnamento effettivo, intervallate da "pause" richieste mentre gli studenti avevano altre lezioni. In quei casi, ho riempito il mio tempo valutando i test, aiutando con il lavoro amministrativo o scrivendo piani di lezione.

Quello che succedeva di solito è che ricevevo il 25% dei test di valutazione quando dovevo andare in classe e "passare" alla modalità di insegnamento. Significava concentrarsi su un tipo di compito completamente diverso e assicurarsi di non inciampare mentre cercavo di entrare nella zona. E dopo quei 45 minuti, ero di nuovo nella sala insegnanti, con la testa che ronzava per le domande dei bambini, gli esempi e le impressioni dei libri di testo, cercando di concentrarmi di nuovo sulla valutazione delle carte. Mi rallenterebbe notevolmente e finirei per portare il mio lavoro a casa.

In breve, stavo cambiando contesto non appena sono entrato nella zona. E con ogni nuovo compito, avevo bisogno di un po' di tempo per concentrarmi, perché erano di natura così diversa.

Per me sarebbe stato molto meglio se avessi potuto avere tutte le mie lezioni, schiena contro schiena, con una pausa pranzo, e poi poter fare altro lavoro, o tornare a casa.

In che modo una giornata lavorativa di 8 ore aiuta con il cambio di contesto

Con un "blocco" di tempo così grande, per chiamarlo, sai di avere tutto quel tempo per finire i compiti della giornata. Non prevedi il momento in cui dovrai smettere di lavorare per andare in banca, fare la spesa o preparare il pranzo. E dopo aver terminato le commissioni, tornare alla "modalità scrivania" richiederà un po' di rifocalizzazione, che essenzialmente ti costerà tempo.

Nota: il passaggio da un tipo di lavoro all'altro a volte è inevitabile, come dover andare a pagare le bollette durante l'orario di lavoro a causa dell'orario di lavoro della banca. Tuttavia, un programma flessibile implica che l'ambiente di lavoro si sposterà con ogni nuova attività nel corso della giornata. E entrare nella zona per ogni diverso compito significa che all'inizio di ogni nuovo compito, trascorri del tempo cercando di concentrarti su un contesto completamente nuovo.

2. I tuoi confini sono più chiari

Quando lavoriamo a orari regolari, in ufficio, tendiamo a sentirci più rilassati e desiderosi che l'orologio batta la fine della giornata lavorativa. E se sei il tipo di persona che ha difficoltà a lasciare il lavoro in tempo, un programma di lavoro più rigido è il minore dei due mali.

Sappiamo che l'orario di lavoro è finito e il nostro cervello inizia a passare alla modalità "vita personale". Salvo necessità di straordinari, il resto della giornata è libero per altre attività.

Con un orario di lavoro flessibile, non hai mai veramente “tempo libero”. Di solito, una persona spargeva i propri compiti per la maggior parte della giornata, per adattarsi ai propri livelli di energia. Il che, di per sé, è ottimo per la produttività, ma offusca davvero il confine tra tempo di lavoro e tempo libero. Non puoi mai rilassarti completamente.

3. Le persone sanno esattamente quando contattarti

Se le tue ore di lavoro sono disperse durante il giorno e la tua pianificazione cambia ogni giorno, cambierà anche la tua disponibilità verso altre persone. Questo può diventare un problema nel far sapere ad amici e parenti quando non possono contattarti, così puoi ottenere tempo di lavoro ininterrotto.

Forse sarai libero per 2 ore al mattino il lunedì, poi il martedì, un'ora al mattino e 2 al pomeriggio, poi un'altra ora la sera, per esempio. Avresti bisogno di un modo per informare i clienti, gli amici e la famiglia su base settimanale, il che richiede più impegno e pianificazione.

Quindi, se le distrazioni esterne sono un problema particolarmente grave per te, una giornata lavorativa di 8 ore funzionerà meglio. Puoi semplicemente impostare il tuo stato su "Assente", disattivare le notifiche del telefono, mettere un cartello sulla porta o altro, fino al termine del lavoro. La disponibilità sarà chiara a tutti intorno a te.

4. Ci sono meno straordinari

Ora, abbiamo menzionato come il cambio di contesto comporti una perdita di tempo. Di solito ci vogliono 20 minuti per entrare nella zona con un compito specifico. E più volte cambiamo, più tempo ci vorrà per rimettere a fuoco.

Tutto questo tempo perso si somma alla fine della giornata, facendoti potenzialmente rimanere indietro con il lavoro. Oppure, un programma lassista fa sembrare gli straordinari meno faticosi. Ben presto, ti ritrovi a lavorare fino alle prime ore della notte.

5. Il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata è migliore

Ora, l'equilibrio globale tra lavoro e vita privata è un insieme di numerosi fattori diversi. Ma qui affronteremo il tempo limite di lavoro. Naturalmente, quando ci sono meno straordinari e i tuoi confini sono più chiari, l'equilibrio tra lavoro e vita è più facile da mantenere.

• Con una giornata lavorativa di 8 ore hai un tempo limite preciso;
• Non c'è bisogno di essere vigili per tutto il giorno, in attesa del prossimo blocco di orario di lavoro;
• Meno probabilità che altre attività "scorrano" il tuo tempo di lavoro (es. Una corsa in un negozio di alimentari richiede più tempo del previsto e sposta l'intero programma);

Con le ore di lavoro screziate durante il giorno, non ci sono limiti reali. Puoi svolgere i tuoi compiti dopo cena, rilassarti con la famiglia o dopo la palestra. Attività solitamente riservate al tempo libero. Spezzando il tempo di lavoro, dividi anche il tempo di riposo e i due si intrecciano, non importa quanto cerchi di bilanciarli.

Personalmente, trovo difficile trascorrere le mie mattine in modo lento e costante, preparando caffè e colazione e dire, scrivendo su un diario, mentre mi sveglio. Mi piace iniziare il mio lavoro entro 15 minuti dopo essermi alzato (dato che lavoro da remoto), così posso finire tutto entro le 15:00.

La sensazione dell'orologio che segna le 3:01 e io che so che la giornata lavorativa è finita... non c'è niente di meglio.

Quindi, discutiamo di come puoi rendere frenetica una giornata lavorativa di 8 ore con la produttività e non uno sgobbare da affrontare.

Come creare un programma funzionale di 8 ore

In questa sezione, analizzeremo i passaggi che puoi eseguire per creare un programma produttivo che copre 8 ore di lavoro consecutive.

Trova il tuo orario di lavoro ottimale

Se puoi, scegli quando sarà il tuo orario di lavoro di 8 ore, al mattino o al pomeriggio.

Lavoriamo con diversi livelli di energia. Preferisco iniziare il lavoro alle 7 del mattino e finire alle 15 perché la mia concentrazione diminuisce notevolmente nel tardo pomeriggio. Allo stesso tempo, ho colleghi che lavorano meglio nelle ore tarde, poiché hanno il tempo di riposarsi durante il giorno e di finire altre attività.

Identifica i tuoi perditempo e affrontali

Gestire tutte le distrazioni che ti si presentano sarà più facile quando saprai cosa ti infastidisce di più.

Ricevi spesso telefonate, messaggi di chat o altre notifiche tramite telefono o app? Sei colpevole di procrastinare tramite YouTube o Instagram? Le distrazioni sono legate al lavoro o personali?

Il modo in cui gestirai l'interruzione dipenderà da:

• La sua tipologia (lavorativa o personale);
• Per quanto tempo ti distrae;
• Quanto tempo ci vuole per ritrovare la concentrazione in seguito;
• Se è qualcosa che può essere gestito con un'app (es. App di blocco del telefono per la messa a fuoco).

In ognuno di questi casi, devi prima dedicare una giornata a lavorare regolarmente, prendere nota ogni volta che ti distrai e alla fine analizzare i risultati. Questo è uno dei modi migliori per identificare correttamente i tuoi perditempo.

Conserva un cartellino o un foglio presenze

Una parte importante del mantenere un sano 9-to-5 è la responsabilità. In questo caso, vuoi essere prima di tutto responsabile verso te stesso.

Per sfruttare tutti i vantaggi di una giornata lavorativa di 8 ore, devi sapere quando inizia e quando finisce. È l'unico modo per mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo può essere fatto in due modi: mantenendo un cartellino o mantenendo un foglio presenze.

Tenere un cartellino

I cartellini orari sono un modo più generale per tenere traccia del tuo tempo. Ti registri semplicemente quando inizia l'orario di lavoro e accedi di nuovo quando finisce. Semplice come quella.

Il nocciolo del resto del tuo programma può essere gestito in un'app di calendario, un elenco di cose da fare, una piattaforma di gestione dei progetti, ecc. Un cartellino può quindi assomigliare a questo:

Il cartellino ha lo scopo di prendere nota dell'inizio e della fine della tua giornata lavorativa di 8 ore e di quanto lavoro straordinario hai. È tutto usato per calcolare quanto puoi guadagnare a settimana. Clockify ha anche una calcolatrice incorporata nella sua versione del browser, il che rende questo processo ancora meno fastidioso. Nessun download di software separato richiesto.

Tenere un foglio presenze

Tuttavia, se hai bisogno di una comprensione più salda del tuo programma, non posso raccomandare un foglio presenze abbastanza dettagliato. L'opzione più comoda sarebbe quella di mantenere un foglio presenze digitale, perché è facile da usare, l'opzione per il riempimento automatico, la creazione di modelli e, in genere, fa risparmiare tempo.

Ad esempio, Clockify ti consente di creare un programma di lavoro di 8 ore in diversi modi.

• Se lo fai direttamente dall'app stessa, puoi creare una scheda attività in base a quanto lavori ogni giorno su ciascun progetto. Questo è ottimo se i tuoi progetti durano più di una settimana o giù di lì e non hai bisogno di una rigida pianificazione oraria.

• Se desideri un framework più dettagliato, puoi scegliere l'integrazione con Google Calendar di Clockify (o utilizzare la visualizzazione calendario integrata dell'app). Annotare le attività in Google Calendar rende la tua pianificazione precisa e i blocchi colorati ti danno un'idea immediata di come scorre la tua giornata, quali attività si ripetono o quando fai delle pause, ad esempio.

Nell'immagine sopra, puoi vedere come, anche se si tratta di un programma di 8 ore, le attività sono sufficientemente varie da garantire una giornata produttiva, con un ragionevole cambio di contesto.

Come bonus, con il timer Clockify nel calendario, puoi cronometrare con precisione ogni attività sul calendario.

I cartellini e le schede attività sono quindi una necessità assoluta per l'auto-responsabilità e per rimanere produttivi. Quando sai come vengono spese le tue ore, rende più facili le decisioni di pianificazione future.

Questa integrazione di Clockify per Google Calendar funziona meglio per coloro che sono incollati alle loro suite di app Google. Utilizza Zapier e funziona perfettamente indipendentemente dal fatto che tu faccia affidamento sul tuo dispositivo mobile, desktop o browser.

• Ultimo, ma non meno importante, ad alcuni di noi piace tornare ai "vecchi modi" di carta e penna. Quindi, ovviamente, puoi saltare tutto il trambusto e semplicemente compilare un calendario fisico seduto alla tua scrivania o creare un calendario da solo.

Il modo più semplice per saltare a tracciare il tuo tempo con un programma fisico è trovare modelli predefiniti (a meno che crearne uno tuo sia qualcosa che ti dia anche divertimento!). Esistono numerose ottime fonti tra cui scegliere e siamo persino arrivati ​​​​al punto di creare alcuni dei nostri modelli di schede attività, a seconda del tipo di pianificazione di cui hai bisogno:

• Mensile;
• Bisettimanale;
• Settimanalmente;
• Quotidiano;
• Ogni ora.

Tutti i fogli presenze sono scaricabili e stampabili in formato Word, Excel, Google Docs, Fogli e .pdf.

Prendi l'abitudine di monitorare il tuo tempo

Affinché una giornata lavorativa di 8 ore funzioni e sia equilibrata quanto ne hai bisogno, devi prendere sul serio il monitoraggio del tempo.

Prendendo appunti su quando e come ti distrai (di cui abbiamo discusso), quando sono le ore di punta e quando utilizzi le pause, accumuli i dati necessari per ottimizzare il tuo flusso di lavoro.

Quando guardi i numeri in modo obiettivo, e in particolare li tratti come analisti (senza sentirti in colpa o rimproverarti per gli errori), puoi tracciare schemi, cause ed effetti per determinati comportamenti. Improvvisamente, sarai più bravo a valutare quale sia il momento migliore per fare le pause pasto, a che ora desideri i social media e altro ancora. È come uno scienziato che sblocca tutto il potenziale della sua superba IA... tranne che in questo caso, siete entrambi.

Regalati uno scienziato e un pezzo di macchina perfezionata e all'avanguardia che ha bisogno di essere bilanciata. Il monitoraggio del tempo è alla base della scoperta dei suoi segreti.

Goditi le pause senza scusarti

Solo perché sei incorniciato da un programma di 8 ore, non significa che non puoi goderti più pause. Tuttavia, vale la pena notare che non puoi passare la pausa pranzo a guardare un intero film. Allora questo diventerebbe un programma flessibile.

Con una giornata lavorativa di 8 ore (o qualsiasi blocco di lavoro più lungo), si consiglia di fare una pausa di 5 minuti ogni 25 minuti di lavoro, oppure di 10 minuti ogni 50 minuti (il cosiddetto metodo del Pomodoro).

Naturalmente, questo non è un approccio valido per tutti. Proprio come con questo programma, il punto è trovare qualcosa che fa per te. Prova diversi metodi di lavoro/pausa e vedi quale ti mantiene produttivo, ma lascia anche spazio per il relax e il ripristino. Ecco alcune di queste scelte (con guide!):

• Mangia quella rana!
• Iniziare con la tecnica del pomodoro
• La matrice di Eisenhower
• Le 18 tecniche di gestione del tempo più efficaci

Una volta trovata la tecnica perfetta di gestione del tempo, puoi affrontare il programma con più sicurezza.

Non sforzarti di riempire ogni momento di quelle 8 ore

Festeggia i giorni in cui finisci il carico di lavoro in meno di 8 ore. E cerca di non cedere alla tentazione di iniziare una nuova attività o di modificare il tuo programma per stipare un'altra attività legata al lavoro. È fondamentale sapere quando smettere di lavorare e il programma di 8 ore è un ottimo posto per esercitarsi.

Poiché un programma flessibile offusca il confine tra lavoro e tempo libero, quello tradizionale ti spinge a finire tutto ciò che puoi in anticipo. In questo modo, non vedrai l'ora di avere più tempo per te stesso. Come ha affermato il professore di psicologia canadese Jordan Peterson, in un'intervista sulla produttività tossica,

“Stai cercando un miglioramento, ma stai cercando un miglioramento sostenibile. E quindi, se ti impegni troppo, distruggi la sostenibilità nel tempo".

Quindi, incorporando un 9-to-5, vuoi l'affidabilità e la sostenibilità che può portare: c'è abbastanza tempo per fare tutto, purché tu pianifichi bene. Per migliorare la tua produttività in questo quadro, devi abbracciare la struttura, ma anche goderti il ​​tempo libero quando finisci presto.

Conclusione

Solo perché ci stiamo muovendo verso orari di lavoro meno rigidi, non significa che passerà completamente di moda. Un 9 a 5 può portare struttura, affidabilità, aspettativa e disciplina di cui alcune persone hanno gravemente bisogno e cercano nelle loro vite. Non tutti sono adatti a lavorare sporadicamente durante il giorno, e questo va benissimo. Dobbiamo normalizzare la scelta di avere una giornata lavorativa di 8 ore, perché porta alcuni vantaggi. Proprio come con molte cose riguardanti la produttività del lavoro, si tratta di preferenze personali.