Come fare una ripartizione della tua giornata lavorativa (con i modelli)

Il processo di creazione di un programma di lavoro viene migliorato ogni giorno. Perché una buona ripartizione della giornata lavorativa ti fa andare avanti e, ancora meglio, ti lascia con la sensazione di una giornata compiuta. Questa guida breve ma dolce è qui per presentare un modo diverso di suddividere la giornata, i compiti e le priorità e mostra come concentrarsi su cose diverse dalle scadenze dia risultati migliori.

Decidi le priorità quotidiane

Non tutti i compiti sono i più importanti.

Prima dell'inizio di ogni giornata, abbatti quella lista di cose da fare e trova quelle più importanti. Di solito sono da 1 a 3 attività e puoi identificarle facilmente:

• Le altre persone dipendono dal fatto che tu faccia la tua parte in modo che possano fare la loro;
• Sono urgenti o hanno una scadenza che si avvicina rapidamente;
• Influiscono sulla tua carriera a lungo termine.

Per illustrare questo, e tutti i seguenti aspetti della suddivisione della tua giornata lavorativa, daremo un'occhiata al mio programma per un momento e a come cerco di conoscere le mie abitudini di lavoro e di migliorare a poco a poco ogni giorno.

Ecco un esempio di come potrebbe apparire la mia lista delle priorità per mercoledì:

C'è un nuovo dipendente in arrivo e io gli sto facendo da mentore. È positivo sia per la mia che per la loro carriera, quindi la maggior parte della mia energia dovrebbe essere dedicata a questo compito. Ci sono anche dei lavori che non sono riuscito a finire il giorno prima, e anche se la scadenza non è fino a lunedì, posso provare a finirli oggi. Infine, c'è una presentazione con cui voglio davvero stupire. Il resto è un lavoro regolare che posso prendere nel mio passo.

Perché ho bisogno di un elenco di priorità?

Dall'esempio, possiamo vedere come individuare quali compiti contano di più per te elimina il "rumore bianco" di altri lavori.

Sai esattamente dove spendere più energia, il che a sua volta ti aiuta a evitare di perdere tempo e stressarti per altre cose. Questo elenco è facilmente il primo passo fondamentale di ogni buon esaurimento della giornata lavorativa.

Disegna una sezione prima del lavoro

Come passaggio successivo, definisci le cose relative al lavoro che fai per prepararti per la giornata.

Scrivi una lista di cose da fare?

Revisioni i tuoi obiettivi per la settimana?

Oppure contatti i tuoi colleghi?

Forse ti prepari un caffè e controlli la posta elettronica.

Abbiamo tutti rituali diversi che aumentano la produttività e possono anche variare di giorno in giorno. E se non hai un rituale, questo è un ottimo momento per trovarne uno. Ecco un altro sguardo al mio programma giornaliero:

Fonte: modello di suddivisione della giornata lavorativa di Clockify

Come puoi vedere dalla tabella sopra, ogni giornata può iniziare con diverse attività. E per mercoledì, mi preparo per il secondo compito prioritario – il lavoro rimanente – esaminando ciò che ho perso e come procedere per finirlo.

Perché ho bisogno di una sezione "prima del lavoro"?

Un semplice rituale di lavoro mattutino è un ottimo modo per introdurre la tua giornata. Invece di iniziare prima con i compiti più impegnativi, risparmi energia con qualcosa di leggero e ti prepari mentalmente per i compiti a venire.

Disegna una sezione durante il lavoro

Il prossimo grande pezzo della tua ripartizione è il lavoro stesso. I compiti più difficili o, la carne e le patate, se vuoi.

Ci sono molte risorse per suddividere attività di grandi dimensioni in blocchi più piccoli e programmarle, quindi non entreremo nei dettagli qui. Tuttavia, è importante citarli.

Puoi:

1. Usa il timeboxing per creare una linea guida ora per ora della tua giornata;
2. Usa la matrice di Eisenhower per ordinare le tue priorità;
3. Il metodo Get Things Done ti impedirà di sentirti sopraffatto.

Quello su cui mi concentrerei, tuttavia, è suddividere questo pezzo di lavoro in due segmenti: prima della pausa pranzo e dopo.

Se hai letto alcuni dei nostri altri articoli sulla produttività, potresti aver notato come menzioniamo la gestione dei livelli di energia durante il giorno. Ed è importante riconoscere come varia la tua energia dopo aver pranzato bene al lavoro. In particolare, chiediti:

• Come ti senti da mezz'ora a un'ora prima di pranzo?
• Ti senti pieno di energia dopo pranzo?
• Ti senti assonnato?
• Quanto tempo dopo pranzo inizi a sentire la tua concentrazione diminuire (o aumentare)?
• Inizi ad avere voglie di zucchero e come ti influenzano?

Il cibo gioca un ruolo importante nelle montagne russe energetiche del corpo e di solito non ci prestiamo attenzione. Di più perché siamo a casa, o fuori, o non richiediamo troppa concentrazione. Tuttavia, sul lavoro, può diventare un danno.

Perché ho bisogno della sezione “prima e dopo il pasto”?

Sezionare un programma di lavoro in prima e dopo pranzo può aiutare in diverse cose.

In primo luogo, può rivelare in che modo pasti diversi influiscono sulla tua concentrazione. Quelli più pesanti ti daranno sonno, mentre quelli più leggeri ti aiuteranno a rimanere vigile. In questo modo puoi, ad esempio, notare che hai una grande riunione giovedì alle 15:00 e decidere di mangiare pesce e insalata invece di bistecca e patate, se quest'ultima di solito ti fa venire voglia di un pisolino dopo.

In secondo luogo, inizierai a prendere decisioni di pianificazione migliori. Spostare i compiti attorno ai tuoi livelli di energia è una tattica meno ponderata, ma si è dimostrata molto efficace nella pratica.

Terzo, ti costringe a non trascurare il cibo come parte vitale della tua giornata. Di solito siamo così sommersi dal lavoro che spostiamo i nostri orari dei pasti fino a quando non è troppo tardi o li omettiamo completamente. Questo corre il rischio che tu diventi troppo affamato e opti per uno spuntino veloce, solo per evitarlo. Inoltre, sarai meno paziente e più frustrato se non fai una pausa adeguata con un pasto. Che a sua volta ostacola le tue prestazioni lavorative.

Ecco un esempio dal mio programma:

In questa sezione, ho deciso di continuare la mia mattinata con il lavoro avanzato, mentre è ancora fresco nella mia mente. Era previsto un incontro prima della pausa pranzo, giusto in tempo per rilassarsi. Durante il pranzo è emerso un problema di emergenza, ma l'ho posticipato a dopo pranzo, per assicurarmi di arrivarci rinfrescato. La formazione del nuovo dipendente è arrivata dopo il mio caffè, poiché ho notato che la caffeina annulla la sonnolenza del pranzo.

Ora, ti starai chiedendo se è possibile raggiungere questo tipo di mentalità calcolatrice. La risposta è sì, ma con molto lavoro e tentativi ed errori. Diamo un'occhiata a come.

Come essere consapevoli dei livelli di energia

Raggiungere questo tipo di organizzazione... l'intuizione, per così dire, non è impossibile. È importante ricordare che imparare ad ascoltare il tuo corpo e prendere atto del tuo comportamento e delle tue abitudini è qualcosa che devi fare attivamente durante il giorno.

Nel momento in cui noti uno spostamento della messa a fuoco o dei livelli di energia, prendine nota, su un post-it o tramite un'app di registrazione vocale. All'inizio può sembrare poco professionale, che è qualcosa di inadatto per un ambiente di lavoro, ma guardalo come un investimento. Più informazioni acquisirai, migliore sarai nel programmare le tue attività per la giornata.

Inoltre, prenditi del tempo per ricercare ricette salutari per aumentare la produttività del cervello. Può essere un ottimo esperimento aggiuntivo.

Nota le tue distrazioni

Allo stesso modo, presta particolare attenzione alle tue distrazioni più (non) comuni.

Possono far deragliare l'intero pomeriggio e portare al rinvio di determinati compiti o alla totale dimenticanza di loro. Se hai particolari problemi nell'identificare quali sono i tuoi perditempo, puoi usare la stessa tattica dei livelli di energia.

Quando stai analizzando la tua giornata lavorativa, cerca di cogliere te stesso nel momento in cui inizi a navigare sui social media per più di 5 minuti, ogni volta che accetti di aiutare un collega senza pensare al tuo carico di lavoro o a ogni riunione improvvisata convocata dal tuo gestore.

Sopra c'è un esempio di due distrazioni in due giorni separati. Riassumerli e analizzarli come nella nostra tabella ti darà i dettagli necessari su dove viene sprecata la maggior parte del tuo tempo. Quindi, puoi iniziare a lavorare su soluzioni o modi per evitare dette distrazioni.

Spesso non diamo due pensieri sul perché ci distraiamo o sul quando. Ma l'uso di un metodo come questo può migliorare notevolmente il modo in cui affronti le distrazioni e aumenta il tuo successo nell'eliminarle.

A volte, la semplice installazione di un blocco del sito Web non è sufficiente.

Includere un tempo di recupero di una giornata lavorativa

Un cooldown di una giornata lavorativa è il passaggio tra il lavoro e il tempo libero. Include compiti che ci piace chiamare "riti di fine giornata lavorativa". Proprio come hai rituali mattutini per aumentare la preparazione per la giornata, dovresti averne alcuni per rilassarti fino alla fine.

Di solito, finiamo il nostro ultimo compito della giornata, spegniamo il computer e iniziamo a chiederci cosa fare dopo (se non abbiamo faccende come piatti, cibo, andare a prendere i bambini, appuntamenti, ecc.). E anche con quest'ultimo, la transizione è così improvvisa che il nostro cervello impiega un bel po' a spegnere la "modalità di lavoro".

Perché ho bisogno di una pausa di una giornata lavorativa?

Un mio caro amico una volta ha detto che era solito tornare a casa a piedi per 40 minuti invece di andare in bicicletta, perché aveva bisogno di allontanarsi dalla frustrazione della giornata. Perché se fosse tornato a casa prima, l'avrebbe semplicemente portato nella sua vita personale e avrebbe "contaminato" il resto del suo tempo libero dal lavoro.

Allo stesso modo, hai bisogno di alcuni compiti minuti alla fine della giornata per segnalare al tuo cervello di iniziare a rilassarsi. Diamo un'occhiata a quelli qui sotto:

Le immagini sopra sono parti del mio programma che mostrano la fine delle attività della giornata lavorativa: scrivere il riepilogo della giornata (a destra) e creare una bozza dell'elenco delle cose da fare per il giorno successivo. Questi sono così dolorosamente semplici, ma molto efficaci nel darti un senso di chiusura. La giornata lavorativa è alle spalle e ora è il momento di riposarsi.

Modello di suddivisione della giornata lavorativa di Clockify

Gli estratti del programma che abbiamo utilizzato qui provengono da un modello che puoi trovare sul nostro blog.

Non è solo una scheda attività, ma un programma incentrato sulla suddivisione della giornata per darti le informazioni più utili sul tuo flusso di lavoro.

Se vuoi provarlo tu stesso, puoi scaricare i modelli PDF dai seguenti link:

Scarica il modello di ripartizione di Workday qui.

Scarica il modello di elenco delle priorità qui.

Scarica il modello di ripartizione delle distrazioni di Workday qui.