Perché hai bisogno di una guida di stile (e come crearne una)

Stile: ce l'hai? Non intendo nel senso della moda, anche se mi interessa anche quello. Ma in particolare, la tua organizzazione ha una guida di stile? E lo usi?

Secoli fa, quando lavoravo nell'editoria di riviste, uno dei miei primissimi compiti era creare una guida di stile per la pubblicazione. Questo non è stato qualcosa che mi è stato lanciato come nuovo assunto; piuttosto, è stato un progetto auto-avviato. Sono entrato in ufficio e ho subito capito che non c'era nulla da consultare di fronte a una domanda su sillabazione, scelta delle parole o maiuscole. Ho deciso di risolverlo rapidamente.

Perché fare questo a me stesso? Perché senza di essa, non sembreremmo professionali. Immagina di leggere una rivista (cartacea o online) e metà dei titoli degli articoli sono in maiuscolo così e l'altra metà sono in maiuscolo così. Capito quello che intendo? Ti starai chiedendo se ci fosse qualche rima o motivo per la differenza, o se l'editore fosse semplicemente poco professionale.

Cos'è una guida di stile?

Una guida di stile è un documento che definisce, fa riferimento e guida lo stile della tua azienda. Pensalo è come il marchio scritto. Potresti già avere un libro di stile che mostra i colori, i loghi e il modo in cui vengono utilizzati i vari marchi e immagini della tua azienda: dimensioni minime, distanze, ecc. La guida di stile, per i tuoi scrittori, è il suo complemento.

Le guide di stile saranno consultate principalmente da persone con ruoli di marketing e comunicazione. Ma chiunque invii qualsiasi comunicazione, compresi i venditori che inviano e-mail, dovrebbe consultarla.

Cosa va in una guida di stile?

La guida di stile è la tabella di marcia per il tuo stile di comunicazione. Di solito, una guida di stile include tutto, dal modo in cui capitalizzi i nomi della tua azienda e dei prodotti, alla terminologia utilizzata dal settore, alla tua posizione sull'opportunità di utilizzare una virgola di Oxford. Altre considerazioni: se scrivi numeri o usi numeri, se includere punti dopo ogni lettera in un acronimo e se va bene usare le contrazioni. Potresti volere che i tuoi autori usino ok, o OK, o okay; la guida di stile farà loro sapere quale usare.

Può anche includere una nota sulla voce, il tono e la personalità della tua azienda, in modo che i tuoi scrittori sappiano se è giusto fare giochi di parole o se devono essere seri e diretti. Fai sapere loro se è consentito usare lo slang e se ci sono parole o marchi proibiti.

La guida non deve essere un tomo. Certo, può essere lungo ed esaustivo, coprendo tutti gli scenari. Ma può essere anche una singola pagina che delinea i punti chiave.

Finché hai una sorta di documentazione, sei sulla buona strada.

Perché ne hai bisogno

Ne ho parlato un po' all'inizio, ma ci sono alcuni motivi per cui hai bisogno di una guida.

La coerenza è la principale. Vuoi che tutta la copia che esce dal tuo ufficio rafforzi il tuo marchio in un modo specifico e ponderato. Le incoerenze distraggono il lettore e fanno sembrare la tua azienda un po' negligente.

Una guida di stile ti aiuta anche a essere professionale, per assicurarti che ogni parola che usi sia ponderata, ponderata e correttamente punteggiata. E rende la vita più facile ai tuoi scrittori.

Chi ha bisogno di una guida di stile?

La creazione di una guida di stile non è solo un lusso di grandi aziende aziendali. Né è un requisito per la creazione di start-up. È qualcosa a cui le aziende di tutte le dimensioni dovrebbero dedicare del tempo per pensare e creare. La guida verrà utilizzata internamente e dovrebbe essere condivisa anche con collaboratori freelance (i tuoi copyeditor ti ringrazieranno).

Creazione di una guida di stile

Se non hai una guida di stile, va bene. È per questo che ne stiamo parlando. Puoi iniziare ora.

E per non pensare che ci vorranno anni, non è necessario. Non devi materializzarlo dal nulla. Puoi fare affidamento su alcune risorse provate e vere.

Innanzitutto, nomina una persona o un team come proprietario della guida. Questo è probabilmente qualcuno nel team di marketing o comunicazione.

Quindi, considera qual è il tuo stile. Sei occasionale o aziendale? Colloquiale o abbottonato? È qui che puoi diventare un po 'poetico: tornare alla personalità della tua azienda, alla dichiarazione di intenti e alle radici. Vuoi anche considerare la tua clientela e il modo in cui gli piace essere contattato.

Ora, inizia a diventare granulare. Considera se graviti verso una scuola di pensiero, ad esempio, come ti senti riguardo al punto e virgola? Frasi che iniziano con "e"? Frammenti?

Puoi rivolgerti agli esperti, come il manuale dell'Associated Press (AP) a cui si affidano i giornali o il Chicago Manual of Style (CMOS), in questa fase, per aiutarti a impostare il tuo quadro. In effetti, in un pizzico di risorse, puoi indirizzare il tuo staff a uno di quei siti Web e definirlo buono. (Scegli l'uno o l'altro, però. AP e Chicago sono diversi.)

Il passaggio successivo consiste nel creare un elenco ristretto di parole specifiche del settore e dell'azienda. Cose che emergono molto nelle tue comunicazioni. Ciò può includere gergo, abbreviazioni e frasi specifiche del settore che è necessario utilizzare e punteggiare correttamente.

Da lì, inserisci ulteriori elementi che ritieni appropriati per la tua azienda. Ad esempio, puoi includere un glossario di tutti i termini eventualmente citati nelle tue comunicazioni. Potresti aggiungere regole su citazioni, etica nella segnalazione e altre migliori pratiche. Oppure puoi attenerti alle basi e mantenerlo semplice e breve.

Come rafforzare il tuo stile

Qualcuno deve essere l'ufficiale di polizia per verificare che la tua squadra aderisca a questa guida di stile. non mentirò; questa non è la parte più divertente del lavoro. Ma se il tuo obiettivo è la coerenza nelle tue comunicazioni, è necessario. È importante che ogni membro del tuo team, chiunque scriverà o comunicherà, conosca la voce del tuo marchio e si attenga ad essa.

Quando distribuisci per la prima volta la nuova guida (o un aggiornamento), organizza una formazione interna per assicurarti che tutti siano a conoscenza delle regole di stile. Tutti i nuovi assunti dovrebbero leggere la guida. Per i membri specifici del team che lo useranno molto (spesso quelli con ruoli di comunicazione) potresti voler eseguire un pop quiz.

I tuoi copyeditor dovrebbero tenere una copia della guida a portata di mano e aperta e controllare tutti i contenuti rispetto ad essa.

Infine, controlla a campione (controllo a campione, controllo a campione... vedi quante scelte ci sono da fare?) periodicamente la tua copia e spingi i recidivi. Sì, questo potrebbe significare una conversazione imbarazzante con il tuo CEO o un nuovo stagista. Ho scoperto che il disprezzo per la guida di stile non fa discriminazioni tra le classifiche.

Una nota sul design

Non tutte le guide di stile includono note sul design. Molti sono pieni di testo, pieni zeppi di cose da fare e da non fare grammaticali e di ortografia. Ma se vuoi creare una guida completa, qualcosa su cui possono fare affidamento sia i tuoi scrittori che i tuoi illustratori, considera di espandere la tua guida per includere note su design, colori aziendali, famiglie di caratteri e utilizzo del logo.

Dove conservare la tua guida di stile

All'inizio della mia carriera, la stampa era ancora una cosa, anzi, la cosa. Ciò significava che avremmo creato queste guide di stile, stampato e rilegato alcune copie e riposte su uno scaffale di risorse comuni affinché i membri dello staff potessero consultarle secondo necessità. Significava che restavano in giro per un po' e diventavano obsoleti (ne riparleremo tra un secondo).

Oggi puoi creare questi documenti e archiviarli su siti condivisi come l'intranet della tua azienda o la pagina wiki. E aggiornali facilmente, regolarmente. (Date i vostri aggiornamenti.)

Ogni quanto dovresti aggiornare la guida di stile?

Una guida di stile è un documento vivo che può e deve essere aggiornato. Quante volte? Una parte di me vuole dirti di aggiornarlo e rivederlo costantemente. Ma questo farà impazzire te e il tuo staff.

Per mantenere la sanità mentale, prendi in considerazione una pulizia profonda annuale con aggiornamenti periodici ogni sei mesi. Il tuo controllo annuale può essere o meno una revisione importante; a volte riconfermi solo le scelte precedenti. Ciò consente un po' di respiro per consentire alle persone di elaborare eventuali modifiche e abituarsi ad esse senza rivedere all'infinito le regole.

Esempi di guide di stile

Imparo molto dall'esempio, quindi chiuderò condividendo alcuni dei migliori. Questi esempi possono ispirarti su cosa includere (o meno) nella tua guida:

• The Economist – Sono particolarmente affezionato al testo introduttivo qui. Stabilisce il palcoscenico di ciò che sta arrivando, delineando principi di stile generali a cui aderisce la pubblicazione. Segue un glossario alfabetico dei termini.
• The Elements of Style - Mi ci è voluto quasi fino alla fine di questo post per menzionare questo classico di Strunk e White, ma non l'ho dimenticato. William Strunk lo scrisse nel 1918 ed EB White lo revisionò e lo aggiornò nel 1959. Questo libro, utilizzato da legioni di giornalisti e major inglesi, autori di libri, copisti di riviste e copywriter web, è forse il nonno delle guide di stile.
• Il New York Times ha una propria serie di regole, come la pratica di abbinare titoli di cortesia con cognomi (esempio: Mr. O'Neal). A volte può sembrare antiquato, ma è decisamente il loro stile. Riconosci un articolo del Times quando ne leggi uno.

Nota che non tutte le guide di stile sono, beh, alla moda. È più importante dettare le regole e conservarle in un file di testo piuttosto che rendere bella la guida. Ma, se hai il tempo e le risorse, puoi rendere la tua guida di stile qualcosa su cui le persone vogliono davvero studiare. Ecco alcuni esempi di bellissime guide che sposano parole e design.