Perché hai bisogno di un flusso di lavoro creativo

Ci siamo passati tutti. Finiamo il nostro pezzo di progetto e lo mandiamo su per la catena affinché il prossimo in linea lo esamini. Loro, insieme ai loro superiori, trovano più cose sbagliate che giuste, e questo torna con una sfilza di richieste di modifica.

Questa storia dell'orrore è già abbastanza complicata così com'è. Non importa quanto possiamo essere professionali ed esperti, è comunque difficile fare a pezzi il nostro lavoro. È ancora più difficile quando questo ciclo di feedback non finisce mai, quando niente è mai abbastanza buono, nessuno dà mai l'approvazione finale ed è un ciclo infinito di revisioni.

Forse ancora più spaventoso è uno scenario simile: tu, il tuo capo e il tuo team siete entusiasti della direzione di un progetto e siete quasi pronti a lanciarlo nel mondo, ma all'undicesima ora impari che qualcuno da un mondo completamente diverso ma comunque importante il dipartimento deve approvarlo. E ovviamente vogliono cambiare tutto. Sei accecato.

Ti è mai capitata una di queste situazioni? Spero davvero di no. Ma la realtà è che probabilmente li sperimenterai ad un certo punto di una carriera creativa o di marketing. In questi giorni ci sono molti proverbiali cuochi nelle nostre cucine. Tutti hanno un'opinione e vogliono condividerla, e non sempre sono organizzati su quando e dove fornire feedback.

È qui che può tornare utile stabilire un processo di flusso di lavoro creativo.

Regole di base

Prima di entrare nei dettagli, vorrei esporre alcuni pensieri:

In primo luogo, qui non esiste un rimedio valido per tutti. Ogni organizzazione e team è diverso.

In secondo luogo, nonostante i tuoi migliori sforzi per impostare un processo e ottenere l'approvazione da tutti i soggetti coinvolti, le cose (e le persone) andranno male. Usurperanno il processo, salteranno sulla catena o arriveranno in ritardo con il feedback.

Non puoi aspettarti che un flusso di lavoro creativo sia perfetto e venga utilizzato alla perfezione. Ma avere un quadro di base è almeno un punto di partenza.

Cos'è un flusso di lavoro creativo?

Nella sua forma più elementare, un flusso di lavoro creativo è il processo mediante il quale la tua organizzazione o il tuo team genera, approva e approva le cose. Implica l'identificazione di chi è responsabile di cosa – e quando – all'interno della tua organizzazione. È un documento che mostra la gerarchia e/o il flusso del movimento, dall'ideazione alle revisioni fino alla finalizzazione. Il "processo del flusso di lavoro creativo" può anche essere chiamato "operazioni creative" o "gestione del flusso di lavoro". Può applicarsi ai media digitali o stampati e all'arte o alle parole.

Perché hai bisogno di un flusso di lavoro creativo?

La risposta breve è risparmiare tempo, denaro e grattacapi.

Quegli scenari ipotetici che ho descritto all'inizio portano frustrazione e molto lavoro extra. Nella migliore delle ipotesi, ti ritroverai con uno scenario come quello che ho descritto: input e modifiche eccessivi da superare per capire quali commenti hanno la precedenza sul resto. Nel peggiore dei casi, può paralizzare te e il tuo progetto e impedirti di poter spedire.

Vengo da un background di giornalismo cartaceo. In quell'arena, ci sono conseguenze reali se non si fa in modo che le cose vengano stampate in tempo. La mia battaglia costante era portare la nostra rivista alla stampante entro la scadenza. Avevamo concordato una data di arrivo per i nostri file, un orario programmato sulla macchina da stampa riservato solo a noi. I nostri materiali dovevano essere lì in tempo. Se abbiamo perso il nostro appuntamento, qualcun altro è saltato avanti e si è messo in stampa prima di noi. Certo, c'era un'opzione per pagare al tipografo una tariffa urgente, cosa che a volte facevamo, ma il budget non lo permetteva ogni mese. E oltre alle scadenze mancate della stampante, c'erano altre conseguenze, come i lettori sconvolti che si lamentavano di aver ricevuto una rivista di giugno ad agosto, o gli inserzionisti bloccati i cui annunci sensibili al tempo venivano pubblicati così tardi da essere resi discutibili.

È vero che nel mondo del web digitale di oggi è più facile non rispettare le scadenze ed essere comunque a posto. La tecnologia cloud ci consente di aggiornare i nostri siti Web e annunci praticamente in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ma ci sono ancora delle conseguenze, come qualcuno che deve lavorare fino a tardi e fare quegli aggiornamenti. È dannatamente esasperante setacciare cicli apparentemente infiniti di modifiche, cercando di riconciliare quali appartengono a chi e quali sono i più importanti del gruppo. È il genere di cose che fa desiderare al reparto creativo di strapparsi i capelli o di smettere.

Non sto dicendo che un processo di gestione del flusso di lavoro risolverà tutti questi problemi, ma può certamente aiutare a semplificare le operazioni e stabilire aspettative per tutti i soggetti coinvolti. E questo è un inizio importante.

Quando hai bisogno di un flusso di lavoro creativo?

Come minimo, ti consiglio di stabilire un sistema di flusso di lavoro per grandi progetti come riprogettazioni di siti Web, lanci di nuovi prodotti ed eventi. Ma più potere per te se puoi anche creare un mini-processo per output più piccoli come e-mail ai clienti e post sui social media.

Proprio come pianificare un calendario editoriale, avere un flusso di lavoro chiaro ti aiuta ad allinearti e rispettare le scadenze. Questo progetto può aiutarti a rimanere concentrato sull'attività e ridurre il rischio che le persone inciampino l'una sull'altra per fare la stessa cosa. Se fatto bene, dovrebbe anche aiutarti a mantenere il controllo delle diverse versioni di un contenuto. Tutte queste efficienze possono aiutare il tuo team a risparmiare tempo e forse anche denaro.

Come impostare un processo di flusso di lavoro creativo per la tua organizzazione

Sono un fan dell'apprendimento pratico, quindi ora passiamo attraverso un esercizio. Prendi un blocco e una penna e mettiamoci al lavoro per delineare i pezzi di un flusso di lavoro creativo per la tua organizzazione.

• Fase uno: delinea la gerarchia del tuo team
  Chi del tuo team deve rivedere? Chi ha l'approvazione finale-finale? Ci sono altri team o membri del team che devono intervenire? Questi sono tutti dettagli importanti da identificare. Annota i nomi delle persone e dei team chiave che dovrebbero intervenire. Metti una stella accanto al revisore finale. E nota che questo deve davvero essere una persona. Non è consentita l'approvazione da parte del comitato. Ti causerà solo più mal di testa.
• Fase due: valuta accuratamente la personalità della tua organizzazione
  Questo è un po' più soggettivo. Ma come funziona la tua squadra? Tipo, davvero?

In verità, ogni persona – e squadra – funziona in modo diverso. Per impostare un flusso di lavoro che funzioni effettivamente, è necessario esaminare attentamente il modo in cui il tuo team opera naturalmente e quindi seguire quel modello. Vuoi costruire un foro rotondo per un piolo rotondo piuttosto che introdurre altra geometria che semplicemente non funzionerà. Vuoi assicurarti che questo nuovo livello per le operazioni scorra e si adatti bene, e quindi venga utilizzato.

Quindi, pensa alla tua squadra. Sei composto da un gruppo di contributori individuali e introversi? O il tuo team è collaborativo e un grande fan delle interazioni faccia a faccia? Prendi quelle note.

• Fase tre: determinare dove si svolgeranno le revisioni, come e quando
  Fai un passo indietro e guarda cosa hai scoperto. Pensi che il tuo team se la caverà meglio con riunioni di persona o incarichi individuali? Sii onesto: non si tratta di ciò che vuoi, ma di ciò che è meglio per la squadra. Ad esempio, se siete tutti introversi, probabilmente non vorrete pianificare di persona una revisione di tutto il team in modo che le persone possano condividere le loro opinioni, altrimenti vi ritroverete in una stanza di gente silenziosa e impassibile che inviarti un'e-mail più tardi con i loro pensieri. … Allo stesso modo, se il tuo team è molto più pratico e collaborativo, il tipo che non porterà a termine nulla a meno che non sia in una stanza con qualcuno che chiede loro un feedback in questo momento, allora è meglio non inviare un'e-mail chiedendo loro di eseguire una revisione nel loro tempo libero. Perché, siamo reali: semplicemente non accadrà. Scrivi il modo migliore per raccogliere feedback, ad esempio tramite e-mail o in una riunione generale.

Inoltre, determina quali strumenti utilizzerai. Ad esempio, preferisci acquisire le note digitalmente, ad esempio tramite un file condiviso su un servizio come Dropbox o SharePoint? O i tuoi revisori invieranno il loro feedback via e-mail? Dovrebbero stamparlo e "riscrivere" il tuo lavoro e poi posizionare i file sulla tua scrivania? Se ti incontri di persona, chi prende appunti è responsabile dell'acquisizione di tutti i feedback su una lavagna o un blocco note?

Inoltre, conferma l'ora e la data di scadenza delle revisioni. Chiarisci cosa intendi per "chiusura dei lavori" o "fine giornata"; sono le 18:00, per esempio, o mezzanotte?

Un'altra decisione chiave: ci saranno limiti al numero di commenti che ogni persona può fornire?

Non posso rispondere a tutte queste domande per te. Ma voglio sollevarli in modo che tu possa valutare ciò che devi definire. È importante essere dettagliati e specifici nelle vostre aspettative.

Mettilo insieme: crea il tuo processo di flusso di lavoro

Una volta che hai tutti questi pezzi, è il momento di mettere insieme il tuo flusso di lavoro.

Inizia con una matita o una lavagna, poiché è molto probabile che le cose cambino. Inizia a identificare i vari pezzi: chi crea il contenuto, chi è responsabile della revisione iniziale e in quale data, chi effettua le revisioni ed entro quando, chi fa parte del team di seconda revisione, chi apporta le modifiche finali e chi è il tuo finale - persona di firma finale.

Dopo aver creato una bozza che ti piace, inseriscila in un diagramma di flusso. Puoi utilizzare uno strumento di visualizzazione come Visio o PowerPoint per illustrare il flusso e la gerarchia o persino creare un elenco rudimentale in Word.

Ottieni il buyoff della squadra

Congratulazioni! Sei sulla buona strada. Ma c'è ancora un passaggio prima che tu possa implementarlo e iniziare a usarlo: devi condividere il flusso di lavoro con il tuo team per assicurarti che comprenda e accetti i termini e il processo. Richiedi il loro feedback (ironico, vero?) e apporta le modifiche necessarie. Puoi saltare questo passaggio, ma, se lo fai, è molto probabile che il tuo duro lavoro rimanga inutilizzato e ignorato. Alla gente piace pesare, come abbiamo notato.

Suggerimenti bonus

• Limita il numero di valutazioni in modo da non rivedere e rivedere all'infinito. A nessuno piace sentirsi come un criceto su una ruota! Prova a limitarlo a due cicli di revisioni, forse tre al massimo.
• Stabilire una convenzione di denominazione per i file revisionati, in modo da evitare confusione e sovrascrittura del lavoro. Ad esempio, aggiungi file con nomi semplici come "v1" o la data, oltre alle iniziali del revisore.
• Se vuoi davvero essere fantasioso, puoi trasformare il processo del tuo flusso di lavoro in elementi del calendario e promemoria.

Non posso promettere che un processo di flusso di lavoro creativo risolverà le modifiche dell'undicesima ora e ridurrà tutto il tuo stress di revisione, ma dovrebbe almeno stabilire un ordine e dei limiti attorno al processo.

Mi piacerebbe sentire la tua opinione: come gestisci più cicli di revisioni?