6 motivi per cui le aziende vengono controllate (e come evitarle)

Un'azienda su 100 viene controllata ogni anno. Assicurati di far parte dei 99 che non lo fanno.

Nota: questo articolo ha lo scopo di informare i nostri lettori sulle preoccupazioni relative alle attività commerciali negli Stati Uniti. Non è in alcun modo inteso fornire consulenza finanziaria o avallare una linea d'azione specifica. Per consigli sulla tua situazione specifica, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.

Come imprenditore, cosa ti tiene sveglio la notte? Roditori nella fornitura di ingredienti? Un virus informatico paralizzante che blocca l'accesso al tuo software di contabilità? La temuta notifica di audit dall'IRS?

Gli audit possono essere particolarmente spaventosi per i proprietari di piccole o medie imprese a causa della prospettiva di dover pagare più tasse con un budget limitato o di essere ritenuti personalmente responsabili senza un dipartimento contabile esperto a sostenerti.

Se l'IRS ossessiona i tuoi sogni, permettimi di farti tornare a dormire: solo circa un'azienda su 100 viene controllata ogni anno. Inoltre, ci sono alcune semplici cose che puoi fare per evitare lo sguardo minaccioso dell'IRS.

Come proprietario di una piccola impresa, le tue possibilità di essere controllato aumentano se:

• Guadagna più di $ 1 milione all'anno (questa non è una brutta cosa, ma se sei tu, è probabilmente il momento di incorporare per proteggere te stesso e le tue risorse).
• Non riportare tutte le tue entrate.
• Richiedi detrazioni commerciali sproporzionate rispetto al tuo reddito.

Come dice il vecchio proverbio, un grammo di prevenzione vale un chilo di cura e siamo qui per aiutarti a prevenire gli errori che portano a un audit IRS in primo luogo.

Perché le piccole imprese vengono controllate?

In questo articolo, esamineremo sei dei principali motivi per cui le piccole imprese vengono controllate, insieme a suggerimenti su come evitare di diventare una di loro.

Vale la pena notare, tuttavia, che puoi essere controllato per ragioni al di fuori del tuo controllo. L'IRS utilizza la selezione casuale per controllare alcuni rendimenti e il tuo rendimento può anche essere preso di mira per un audit a causa di qualcosa di losco che ha fatto uno dei tuoi partner commerciali o investitori.

Per quelle cose che puoi controllare, tuttavia, ho contattato i nostri vicini amichevoli all'IRS per alcuni suggerimenti e risorse utili e ho messo insieme il seguente elenco:

6 consigli per prevenire un audit IRS

1. Smetti di spendere eventi di intrattenimento

Stai pianificando di portare un potenziale cliente alla vecchia partita o a un concerto per conquistarlo? Va bene, ma dovrà essere a te stesso.

Nell'ambito del Tax Cuts and Jobs Act del 2017, il governo ha eliminato le detrazioni di intrattenimento legate alle imprese. Quindi, se cerchi di aggirare il sistema per mantenere la tua notte di apprezzamento annuale dei clienti, stai alzando una grande bandiera rossa all'IRS per inviare un revisore alla tua strada.

I pasti sono ancora OK, però, quindi mangia.

Secondo l'IRS:

Oltre alle spese di rappresentanza, ecco una guida utile per le aziende sulle detrazioni comuni ai sensi della legge fiscale del 2017 rispetto alla legge fiscale post-tax Cuts and Jobs Act.

2. Non esagerare con le tue detrazioni

Non fraintendermi: come imprenditore che lavora sodo, dovresti prendere fino all'ultima detrazione a cui hai diritto. Ma dovresti anche sapere che l'IRS utilizza un programma per computer (Discriminate Income Function) che confronta il numero e l'importo delle tue detrazioni con altre attività nella tua fascia di reddito.

Jeffrey Levine, CPA (Fonte)

Quindi, se l'attività standard nella tua fascia fiscale prende 12 detrazioni e tu ne prendi 212, verrai ascoltato da un agente dell'IRS amichevole per aiutarti a ridurre quel numero.

Ciò non significa che dovresti saltare le detrazioni che meriti legittimamente per paura di un audit. In effetti, il CPA Jeffrey Levine afferma che uno dei più grandi errori che vede commettere i proprietari di piccole imprese è non detrarre le spese aziendali legittime come un ufficio a casa per paura di un audit.

Hector Garcia, CPA (Fonte)

Significa che se pensi di poter risparmiare denaro prendendo una detrazione di $ 500 per aver posato un pezzo di compensato da $ 10 su un marciapiede davanti al tuo negozio e chiamandolo una rampa per sedie a rotelle, dovresti ripensarci. Anche prendere dozzine di detrazioni "varie" non è una buona idea, perché non sono più consentite dall'IRS.

Le detrazioni del Ministero degli Interni, i viaggi d'affari e il chilometraggio del veicolo sono tra le detrazioni aziendali più utilizzate in modo improprio, secondo il consulente di CPA e QuickBooks Hector Garcia. Quindi usali quando appropriato, ma sappi che gli occhi dell'IRS sono su di te.

3. Incorporare o formare una LLC

Le piccole imprese sono controllate più delle società perché l'incorporazione mostra un certo livello di organizzazione e competenza finanziaria da parte dell'impresa.

Oltre a un minor rischio di revisione, ci sono altri validi motivi per considerare di incorporare:

• Per molti proprietari di piccole imprese, anche i beni personali (casa, veicoli, risparmi) sono in gioco per ripagare i creditori in caso di fallimento della loro attività.
• Le società hanno maggiori probabilità rispetto alle piccole imprese di ottenere prestiti commerciali dalle banche.

• Le aziende possono prendere più detrazioni rispetto alle piccole imprese (come i piani pensionistici e l'assistenza sanitaria dei dipendenti).

Se hai pensato di incorporare comunque, puoi aggiungere "meno possibilità di essere controllato" al tuo elenco di motivi per farlo.

4. Sii proattivo riguardo alle anomalie

Immagina questo scenario: per ciascuno degli ultimi tre anni, la tua piccola azienda di paesaggistica ha guadagnato circa $ 80.000 di entrate. Quest'anno, cercando di espanderti, hai ottenuto un nuovo contratto redditizio con il governo locale e hai investito in tre nuovi tosaerba commerciali per gestire il lavoro extra. Quindi, il tuo reddito triplica rispetto all'anno precedente e improvvisamente stai richiedendo più di $ 10.000 in ulteriori detrazioni della Sezione 179.

C'è una buona probabilità che questo farà scattare alcuni avvisi all'IRS. Ma invece di inviare i numeri e nasconderti sotto la scrivania con le dita nelle orecchie in attesa che l'auditor bussa, sii proattivo.

Irene Wachsler

CPA

"Se esiste un numero anomalo legittimo, consigliamo sempre di divulgare queste informazioni sul modulo 8275 (dichiarazione di divulgazione) in modo che se la dichiarazione viene presentata per un audit, un agente dell'IRS può rivedere la spiegazione e decidere se la spiegazione o meno è ragionevole,”

Quindi raccogli quelle ricevute per i trattorini tosaerba, il contratto con il governo locale, persino la documentazione dei tuoi piani di espansione e includilo con il tuo reso. Potrebbe volerci un po' più di tempo in anticipo, ma probabilmente impedirà un audit (durante il quale dovresti comunque raccogliere quelle prove).

5. Non presentare un reso modificato a meno che non sia assolutamente necessario

Quando sei contro il tempo, potresti essere tentato di pensare: “Sono esausto e devo ancora aprire il negozio alle 6 del mattino di domani. Per ora lo archivierò solo per rispettare la scadenza, quindi presenterò un reso modificato in seguito per ripulire eventuali errori. "

Cattiva idea. Presentare una dichiarazione modificata è come tenere un grande cartello che dice all'IRS che non sei sicuro di quello che stai facendo. Secondo l'IRS:

In altre parole, mentre potresti essere riuscito a farla franca con uno o due errori sulla tua dichiarazione originale, la tua dichiarazione modificata offre all'IRS un'altra opportunità di controllarti e la dichiarazione modificata stessa potrebbe essere una bandiera rossa.

Se davvero, onestamente, hai sbagliato e hai dimenticato di prendere una detrazione legittima che ti costerà migliaia di dollari, presenta una dichiarazione modificata. Ma è molto meglio spendere un'ora o due in più per farlo bene la prima volta.

6. Archivia elettronicamente

Nell'anno 2019, questo dovrebbe essere l'unico modo, ma circa il 10% dei singoli contribuenti ha ancora utilizzato la carta per presentare domanda nel 2018, secondo l'IRS. Sono sicuro che ci sono alcuni imprenditori là fuori che archiviano manualmente con moduli cartacei perché sono luddisti o cercano di attaccarlo all'IRS in un modo un po' hipster. Ma potresti anche includere una nota scritta a mano con quei moduli cartacei che dice "Caro IRS, per favore chiedi a un revisore di ricontrollare questa dichiarazione".

Come mai? Secondo e-file, il sito Web del sistema di archiviazione elettronica dell'IRS, "Il tasso di errore per una restituzione cartacea è del 21%. Tuttavia, i rendimenti archiviati elettronicamente generano un tasso di errore di appena la metà dell'uno per cento".

In altre parole: è più di 40 volte più probabile che una dichiarazione cartacea contenga errori rispetto a una dichiarazione archiviata elettronicamente.

Altri motivi per archiviare elettronicamente:

• Il software elettronico di dichiarazione dei redditi ti aiuta a trovare crediti d'imposta e detrazioni che è più probabile che manchi usando carta e penna.
• Utilizzando il deposito diretto e l'archiviazione elettronica, puoi ottenere il tuo reso in meno di tre settimane invece di aspettare circa due mesi per un reso cartaceo.
• La maggior parte dei software di dichiarazione dei redditi include avvisi di revisione per cose come la detrazione di un ufficio a casa o la combinazione di chilometraggio personale e aziendale.

Più aiuto dall'IRS

Nonostante ciò che potresti aver appreso da Irwin R. Schyster, l'IRS non ha intenzione di ottenere piccole imprese e preferirebbero elaborare una dichiarazione pulita piuttosto che dover fare un lavoro aggiuntivo per riscuotere le tasse.

Cosa dovresti fare se vieni comunque controllato?

In questo articolo, abbiamo esaminato alcune cose che puoi fare come proprietario di una piccola impresa durante tutto l'anno per evitare di attivare un audit IRS. Ma cosa succede se vieni ancora segnalato per un audit?

Niente panico. Ora è il momento di essere completamente disponibile, fornire tutte le pratiche burocratiche pertinenti che hai e collaborare educatamente con il rappresentante dell'IRS con cui stai lavorando. L'IRS fornisce la propria guida su come eseguire un audit nel modo più agevole possibile.

E se vuoi davvero andare sul sicuro, procurati un buon software di contabilità e usalo ogni giorno per eliminare gli errori prima che accadano e trova un commercialista di fiducia a cui rivolgerti nei momenti difficili e mantenerti sulla strada giusta.

Sei stato controllato? Se sì, quali lezioni hai imparato che puoi condividere con i tuoi colleghi leader di piccole imprese? Condividi con altri leader aziendali nei commenti!