Di chi ti fiderai per scegliere il tuo prossimo sistema di database della Chiesa?

Sei pronto a scegliere il tuo prossimo sistema di database della chiesa?

Potresti usare questo sistema per i prossimi 7-10 anni. Il tuo sistema di database è la base elettronica dell'intera chiesa, tenendo traccia di membri, volontari, donazioni e altro ancora.

“La scelta del metodo di selezione giusto per la tua cultura non può essere sottovalutata. Un buon adattamento può produrre un'esperienza di transizione entusiasmante e fruttuosa con alti tassi di adozione", afferma Tavie Allan, COO di Think Ministry.

Ma “un approccio casuale può far sì che (il tuo team) si senta risentito e deluso, per poi diventare utenti disimpegnati. Vale la pena investire il tempo per scegliere il processo che riunisce la tua squadra quando sarà finita".

In genere, vediamo le chiese adottare uno dei diversi approcci per scegliere il loro prossimo sistema di database:

• Una persona vola da sola sull'intero processo di ricerca e selezione.
• Viene assemblato un team interno per portare varie prospettive al processo decisionale.
• Viene chiamato un consulente esterno per aiutare a prendere una decisione informata.

Sebbene ciascuno degli approcci di cui sopra possa funzionare, presentano vantaggi e svantaggi definiti, che analizzeremo di seguito.

Ma non importa chi ha il compito di scegliere il tuo prossimo sistema di database della chiesa, assicurati di elaborare criteri scritti che coprano le tue esigenze critiche, i sistemi che devono essere sostituiti, i sistemi esistenti che desideri integrare nel tuo nuovo sistema e il dolore attuale punti.

1. L'approccio di una sola persona

Vai tu, tu

Avere una persona che sceglie il sistema di database della chiesa è un approccio più comune di quanto si possa pensare.

Quando ho assunto la carica di amministratore di una chiesa con 15 membri del personale e una presenza settimanale di 1.500 membri, ho intrapreso un progetto da solista per scegliere il nostro nuovo ChMS. Ho avuto la benedizione del pastore e ho scelto tra i sistemi con cui avevo già una certa esperienza. Trovo che la maggior parte dei fondatori di chiese lo faccia in questo modo.

Professionisti

1. Velocità. Una persona può esaminare le opzioni, le riunioni e le demo del software in modo tempestivo.
2. Semplicità. Quando si soppesano le diverse opzioni del database della chiesa l'una rispetto all'altra, ci sono molti dettagli da assorbire. Mantenere una squadra al passo con tutti questi dettagli può diventare complicato.
3. Decisività. Se una persona è responsabile della decisione, c'è solo un'opinione e una prospettiva da gestire.

contro

1. Responsabilità. Se annulli questa decisione facendo una scelta non informata, dovrai accettare tutte le ricadute e incolpare per l'errore.
2. Mancanza di prospettiva. Se stai prendendo questa decisione da solo, potresti non sapere quali sono le esigenze di ciascun dipartimento specifico.
3. Pregiudizio. Come individuo, ci sono più opportunità per i tuoi pregiudizi personali di influenzare la scelta finale. Ad esempio, potresti attribuire un'importanza sproporzionata a fattori come il basso costo, il riconoscimento del marchio o funzionalità di nicchia come il supporto chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Raccomandazione: adotta l'approccio da solista solo quando non hai altra scelta a causa di vincoli di tempo o di personale. Sviluppare una serie di requisiti e parametri per prendere questa decisione. Condividi questi criteri con il tuo team prima che inizi il processo di selezione e prima che venga selezionato un finalista. Consenti alle parti interessate di esaminare il candidato principale prima che venga effettuata la selezione finale.

Se la tua chiesa ha una frequenza media settimanale di più di 500 persone a settimana, evita del tutto questo approccio. A quelle dimensioni ci saranno inevitabilmente persone nella tua chiesa che sono attrezzate per aiutarti in questo progetto di ricerca. È probabile che tu abbia membri del team che dovrebbero plasmare la decisione e potrebbe essere utile per loro avere il potere di veto per evitare un errore costoso.

2. L'approccio di squadra

Il lavoro di squadra fa funzionare il sogno

Abbiamo scoperto che riunire un team per selezionare il prossimo ChMS è l'approccio più comune utilizzato dalle chiese più grandi. Ha senso per ovvie ragioni: il sistema deve soddisfare le esigenze del personale e dei volontari in una varietà di ruoli, tra cui il team contabile, il team tecnico, il team delle strutture, i ministeri in prima linea e i ministeri con preoccupazioni speciali come bambini e membri cura, solo per citarne alcuni.

Quindi non ha senso avere molti di questi diversi team rappresentati durante il processo di selezione?

Professionisti

1. Prospettiva maggiore. Le più prospettive applicate durante il processo di selezione possono portare a una decisione che si adatta alle esigenze di una gamma più ampia del tuo personale.
2. Consenso. Se le parti interessate ritengono che il loro contributo sia stato valutato e preso in considerazione durante il processo decisionale, è più probabile che accettino una volta effettuata la selezione.
3. Implementazione più agevole. Dopo aver partecipato alla ricerca, alle dimostrazioni e al processo di selezione, il tuo team di selezione dovrebbe avere tutto ciò di cui ha bisogno per evolversi nel team di implementazione una volta effettuata la selezione.

contro

1. Raggiungere un consenso. Concordare su quali criteri sono più importanti, per non parlare di prendere una decisione finale, richiederà più impegno e cooperazione rispetto all'approccio individuale.
2. Pregiudizio dipartimentale. Bisogna fare attenzione per assicurarsi che la voce di un dipartimento (ad esempio, i pastori principali) non diventi sproporzionatamente influente sul processo decisionale.
3. Dispersione del personale. Legare più persone attraverso una lunga fase di ricerca può avere un impatto su altre priorità.

Raccomandazione: nella maggior parte dei casi, questo è l'approccio da adottare, ma mantieni il tuo team di selezione il più piccolo possibile pur rappresentando una sezione trasversale del personale. Assicurati di tenere aggiornato il resto del personale lungo il percorso. Non trascurare le vendite interne necessarie una volta identificato un candidato e prima della firma del contratto.

Fare riferimento a questa utile infografica che illustra come un tale team potrebbe lavorare insieme.

Selezione di un nuovo ChMS

3. L'approccio del consulente

"Se lo volessi, ci guideresti attraverso una giornata tipo per te?"

Il consulente giusto può apportare esperienza e struttura a questa importante decisione. Non vediamo questo approccio così spesso, ma fa sempre una differenza positiva in quanto obiettivo sarà il processo. Il consulente dovrebbe portare una serie ben definita di domande al tuo team per determinare i criteri chiave di cui hai bisogno per il tuo nuovo sistema. .

Ti aiuteranno a stabilire le priorità dei tuoi criteri ea misurare i sistemi candidati. Puoi aspettarti che i fornitori che stanno lavorando con il tuo consulente portino il loro A-game alla presentazione, sapendo che stanno lavorando con un esperto, e potrebbero persino avere il loro tecnico di vendita che guida le demo del software.

Professionisti

1. Una scadenza precisa. Un buon consulente dovrebbe essere in grado di darti una tempistica definitiva per effettuare la selezione finale.
2. Professionalità. Puoi aspettarti che un buon consulente faccia cose come inviare una richiesta di proposta (RFP) professionale a potenziali fornitori.
3. Fiducia. Sebbene il percorso del consulente possa costare di più rispetto alla decisione interna, avrai la certezza di sapere che hai utilizzato un esperto per trovare il sistema di database della chiesa giusto per la tua chiesa.

contro

1. Costo. Dovrai pagare un consulente per i loro servizi.
2. Pregiudizio invisibile. Il consulente può apportare i propri pregiudizi al processo di selezione, ad esempio rapporti amichevoli con fornitori specifici.
3. Scopo. Seguendo il percorso del consulente, potresti escludere alcuni fornitori più piccoli che non dispongono di un reparto proposte per rispondere alle richieste di offerta.

Raccomandazione: se puoi permetterti di assumere un consulente esperto, questo approccio è eccellente. L'azienda o l'individuo che tieni dovrebbe avere una conoscenza aggiornata del mercato e delle migliori opzioni disponibili. La loro conoscenza di diversi fornitori e sistemi può aiutarti a evitare i sistemi di prelievo basati esclusivamente su come si sentiva il tuo team in merito ad alcune interazioni con un addetto alle vendite.

Abbiamo ricevuto più richieste di offerta da un paio di gruppi consolidati che offrono questo servizio, tra cui Ministry Business Services e Enable Ministry Partners.

Una scelta informata è una buona scelta

Sia che tu scelga alla fine di lasciare questa importante decisione a una sola persona, a un comitato interno o a un consulente di terze parti, definire le aspettative in anticipo è la chiave per selezionare un sistema di database della chiesa che servirà bene la tua chiesa negli anni a venire.

Per uno sguardo ancora più approfondito al processo coinvolto nella selezione di un sistema di gestione della chiesa, vedere A Process for Choice a Web-based Church Management System: a Case Study di Wallis C. Metts, Jr. Ph.D.

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