Quando hai bisogno di uno strumento di gestione delle risorse digitali

"Quando ho bisogno di uno strumento di gestione delle risorse digitali?" non è una domanda prioritaria per la maggior parte dei content marketer... ma dovrebbe esserlo.

Come stai monitorando tutti i contenuti che stai creando per la tua azienda? Ciò include post di blog, video, eBook, white paper, infografiche, schede tecniche, case study, meme e così via. Inoltre, come stai monitorando tutte le risorse, come foto d'archivio o musica, che sono state utilizzate per produrre quel contenuto?

In Act-On, abbiamo pulito la nostra libreria di contenuti per un po' di tempo. Di recente, abbiamo scelto di lavorare con un fornitore di gestione delle risorse digitali (DAM) in grado di inventariare e tenere traccia di tutti i nostri contenuti, oltre a renderli prontamente disponibili per i nostri team di vendita in base alle loro attuali esigenze con i potenziali clienti.

In questo episodio del podcast Rethink, Karrie Sundbom, Senior Manager per i contenuti di Act-On, intervista Cathy McPhillips su quando i professionisti del marketing dovrebbero prendere in considerazione l'adozione di uno strumento di gestione delle risorse digitali.

Cathy è vicepresidente del marketing presso il Content Marketing Institute, dove guida gli sforzi di marketing per tutte le proprietà di CMI, dal Content Marketing World alla rivista CCO . Puoi seguirla su Twitter @cmcphillips.

Goditi la conversazione e speriamo che tu riceva uno o due suggerimenti da portare alla tua attività.

Karrie Sundbom : Puoi dirmi qualcosa in più su di te, su CMI e sul tuo ruolo lì?

Cathy McPhillips : Beh, innanzitutto, grazie mille per avermi ospitato. Siamo partner di Act-On da diversi anni ed è bello incontrare alcune delle persone all'interno della tua azienda. Sono stato con CMI per circa cinque anni. E dirigo il nostro fantastico team di marketing. E il mio obiettivo quotidiano è aumentare i nostri abbonati e-mail e lavorare per convincere le persone a partecipare ai nostri eventi di persona, in particolare, Content Marketing World. Il nostro team si occupa di tutto, dai social, alla gestione della community, allo sviluppo del pubblico e all'automazione del marketing, PR e media, e mi concentro anche personalmente sul sito Web contentmarketingworld.com, la nostra strategia di marketing per ciascuna delle nostre proprietà ben oltre il Content Marketing World. Abbiamo l'istruzione, la nostra università CMI, abbiamo un altro evento, abbiamo una rivista, quindi abbiamo molto da fare. E in un certo senso sovrintendo un team di specialisti di marketing in tutte quelle diverse aree.

Karrie : Sembra che tu abbia decisamente le mani impegnate lì e sembri toccare quasi ogni parte del marketing che penso influenzerà le cose di cui parleremo oggi, ovvero la gestione delle risorse digitali. Siamo super eccitati. Il nostro team è registrato per Content Marketing World a settembre. Hai qualche anticipazione su cosa possiamo aspettarci? Qualcosa che puoi condividere?

Cathy : Ti aspetta una tale sorpresa. È la mia settimana preferita dell'anno. È l'anno in cui prevediamo che circa 4.000 esperti di marketing provenienti da oltre 70 paesi verranno a Cleveland, Ohio. Ed è un evento così straordinario. È come una grande riunione di famiglia e adoriamo vedere tutti quelli con cui abbiamo parlato tutto l'anno da tutto il mondo. E quando vedi solo che le persone si vedono e si abbracciano a questi orsi, è come: "È così bello vederti!" È un evento così fantastico. Con 4.000 persone penseresti che sia così grande, ma è davvero un evento così grande e piccolo in molti, molti modi.

Karrie : Sono davvero entusiasta perché oggi parliamo di alcune cose a me vicine e care, e un punto dolente su cui ho lavorato per un paio d'anni qui ad Act-On. E questa è la gestione delle risorse digitali. Puoi solo dare una breve spiegazione di cosa si tratta?

Cathy : Sono nella tua barca. Ho lavorato su questo con i membri del nostro team per un certo numero di anni. Non sono l'esperto nella gestione delle risorse digitali, ma sono un utente e ho imparato così tanto durante il processo che ho trovato molto utile. Per una definizione, sono andato da uno dei nostri amici, il team di Widen, e definiscono DAM come la gestione, l'organizzazione e la distribuzione di risorse digitali, come video, immagini e file creativi, da un hub di contenuti centrale. Quindi, potenzialmente avere un modo sistematico per archiviare, organizzare e trovare e riutilizzare i tuoi contenuti e le tue risorse.

Karrie : Nella mia mente, penso che l'abbiamo fatto basandoci sui contenuti. Ma ora che lo dici, tutte le nostre risorse, come le nostre risorse del logo, tutte le nostre risorse visive, i nostri modelli, dovrebbero vivere nello stesso posto. La gestione delle risorse digitali esiste da un po' di tempo? questa è una cosa nuova?

Cathy : Beh, questa è la terminologia ora. Ma penso che sia un po' come il termine "content marketing". È in circolazione da molto tempo, ma penso che con la crescita del termine e l'enorme quantità di contenuti là fuori, molti esperti di marketing abbiano pensato che fosse ora di organizzare le nostre risorse e di essere più intelligenti riguardo ai nostri contenuti. Così sono nati i DAM. E penso che non ci sia niente di peggio che creare questo contenuto epico e usarlo o distribuirlo solo una volta perché non ne tieni traccia come dovresti. E penso che sia in un certo senso come tutto sia diventato questa cosa nuova.

Karrie : Hai fatto quello che stavamo facendo noi, ovvero fogli di calcolo Excel e Google Drive, fino a quando non abbiamo implementato uno strumento di recente? Come avete gestito voi ragazzi e come pensate che altre aziende su tutta la linea stiano gestendo i loro contenuti e altre risorse?

Cathy : Ho parlato con una serie di soluzioni e le persone in quelle soluzioni. E quando dico che abbiamo usato Excel, Google Drive, Dropbox e ora stiamo usando Box, loro ridono e dicono: "beh, è ​​normale". Questo è quello che stanno facendo molte persone. Questo è un ottimo primo passo per implementare un DAM. Perché se sai già come vuoi organizzare i tuoi contenuti, sei molto più vicino a determinare quale soluzione è giusta per te.

Entrare e dire "abbiamo bisogno di un DAM" senza parlare con ogni membro del tuo team per vedere come vogliono usare il sistema non è sicuramente il modo giusto per farlo. Quindi penso che il modo in cui tu ed io lo stiamo facendo possa sembrarci inefficiente, ma probabilmente è un primo passo straordinario per arrivare dove vuoi essere.

Karrie : Sono d'accordo. Come te, abbiamo una cartella Box, abbiamo Google Drive, abbiamo fogli di calcolo Excel e cerchiamo di condividerli con quante più persone possibile. Ma sembra proprio che, qualunque cosa facciamo, nessuno sia mai riuscito a trovare il contenuto, anche se a noi sembra piuttosto organizzato. È un problema che hai affrontato anche tu, e forse uno dei punti dolenti che ti ha spinto a promuovere il tuo interesse nella ricerca di uno strumento DAM è forse la mancanza di capacità per le persone di trovare ciò che stanno cercando ‒ tu invii sempre roba, sempre la stessa roba?

Catia : Giusto. Penso che siamo diventati dei maestri su come cercare all'interno di Dropbox o e-mail. Ma le cose che digito per trovare effettivamente un contenuto che sto cercando, è una ricerca davvero strana. Il modo in cui ho saputo che avrebbe funzionato davvero è molto divertente. Ma per qualcun altro trovare quello che sto cercando sarebbe davvero difficile per loro. Quindi, io posso trovare la mia roba e tu puoi trovare la tua roba, ma se qualcun altro sta cercando di trovarla, allora è solo una perdita di tempo. A volte, quando scrivo un post sul blog per il blog Content Marketing World e voglio trovare un'immagine di un relatore di Content Marketing World 2015, sto dicendo: "OK, fammi pubblicare il mio programma, hanno parlato su Mercoledì, mercoledì pomeriggio, ok...' E mi siedo lì e clicco su tutte queste foto. Ed è come, ci deve essere un modo più semplice per farlo.

Ho il mio sistema, ma non è efficiente. E il tempo è denaro. Anche se stiamo facendo un investimento piuttosto consistente per ottenere un DAM, nel tempo, si spera, sarà un lavaggio e quindi un risparmio di denaro.

Karrie : Assolutamente. E hai menzionato qualcosa che avevi fatto, che è un controllo dei contenuti. È un buon primo passo? Forse qualcuno che non ha nemmeno un foglio di calcolo Excel, forse per iniziare in quel modo, ma crea un controllo e in qualche modo elenca tutto in un foglio di calcolo?

Cathy : Stiamo esaminando tutti i nostri contenuti per vedere cosa è rilevante, cosa è sempreverde, cosa è obsoleto, e guardando e dicendo, quelli obsoleti ‒ sono abbastanza sempreverdi da poter aggiornare alcuni punti chiave e ripubblicarli? È così obsoleto che non vale nemmeno più la pena alzarsi? Dove possiamo reindirizzare quell'URL? Le cose sono etichettate correttamente? Stiamo rifacendo tutte le nostre categorie in questo momento, costruendo una nuova tassonomia. La nostra tassonomia attraversa il nostro sito Web, che attraversa i post del nostro blog, che attraversa le nostre e-mail. Se le cose che stiamo facendo provengono dalle stesse categorie e ci prepariamo a implementare il DAM, abbiamo già stabilito le nostre categorie. E questo dovrebbe essere un movimento molto pulito nel DAM.

Qualcuno potrebbe dire di mettere tutto nel DAM e poi farlo in quel modo. Ma mi sento solo perché abbiamo così tanti contenuti, perché dovremmo usare lo spazio e pagare per lo spazio per farlo se non lo useremo effettivamente tutto a lungo termine?

Karrie : Giusto. È proprio come una pulizia dell'armadio, essenzialmente, prima di ottenere i tuoi bellissimi nuovi organizzatori. Pulisci le cose che non vuoi rimettere dentro.

Catia : Giusto. Metti quelle pile sul tuo prato davanti dove tieni, risparmi e vendi. Quindi, questo è il modo in cui l'abbiamo fatto.

Karrie : Che tipo di cose dovrebbero essere coinvolte quando selezioni uno strumento?

Cathy : Penso che una delle cose importanti per noi fosse fondamentalmente assicurarci che ogni membro del nostro team che avrebbe utilizzato il DAM fosse in grado di ottenere ciò di cui aveva bisogno. I nostri contenuti sono il nostro bene più prezioso. E in molte aziende è la stessa cosa. Abbiamo esaminato molti scenari diversi sull'organizzazione, la gestione e l'utilizzo dei contenuti, per assicurarci che tutti fossero in grado di ottenere ciò di cui avevano bisogno.

Karrie : Ci sono altre buone pratiche oltre a ottenere il consenso delle parti coinvolte a cui puoi pensare?

Cathy : Penso che sia stato davvero importante per noi parlare con molti di loro. Stavo parlando con delle persone e ce n'erano alcune che dicevano semplicemente "non siamo lo strumento giusto per te", cosa che ho pensato fosse meravigliosa.

Karrie : Mentre concludiamo un po' qui, per le persone che forse non sono ancora pronte per uno strumento formale di gestione delle risorse digitali, oltre al tagging, c'è qualcos'altro - come la tassonomia - che puoi consigliare loro di fare per prepararsi quando potrebbe essere pronto per uno strumento più formale?

Cathy : Direi solo molta documentazione. I fogli di calcolo hanno funzionato per noi per: siamo in attività da 10 anni e utilizziamo i fogli di calcolo. E funzionano. Il solo fatto di avere il tuo sistema e che tutto il tuo intero team utilizzi lo stesso sistema è di grande aiuto fin dall'inizio.

Karrie : Abbiamo parlato molto oggi. Ho informazioni davvero fantastiche e utili che so che porterò con me. Come possono le persone saperne di più su CMI?

Cathy : Ci troviamo su www.contentmarketinginstitute.com. Ci sono alcune dozzine di noi nel team CMI e, vediamo, abbiamo una rivista bimestrale, Chief Content Officer Magazine. Abbiamo la nostra università CMI, che è trimestrale – abbiamo periodi di iscrizione trimestrali. Il prossimo è a giugno. Organizziamo tre webinar gratuiti al mese. Abbiamo post giornalieri sul blog a cui puoi iscriverti. E molto di più.

E il nostro grande evento di punta è Content Marketing World. Succede a settembre a Cleveland. La maggior parte di ciò che abbiamo sul nostro sito Web è gratuito. Anche se le persone non possono venire all'evento quest'anno, ci sono molti altri modi in cui ci piacerebbe entrare in contatto con esperti di marketing che la pensano allo stesso modo. Quindi, apprezzo molto che tu mi abbia ospitato oggi. Adoriamo lavorare con voi ragazzi.

Karrie : Grazie, Cathy. Apprezzo il tuo tempo. E so che, parlando per me e per il nostro team, siamo entusiasti di incontrarti di persona a settembre all'evento.

Cathy : Anch'io.