Cosa rende uno stack tecnologico finanziario vincente?

Ciò che metti nel tuo stack tecnico finanziario abiliterà il tuo team. Il toolkit giusto può fare la differenza tra successo e fallimento: vuoi informazioni corrette velocemente e non vuoi che il tuo tecnico sia un ostacolo per portare a termine il lavoro. Abbiamo parlato con Johan Strid, direttore di FP&GA presso Juni, per scoprire cosa costituisce lo stack tecnologico del team finanziario e cosa dovresti includere quando crei il tuo.

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Come costruire lo stack tecnologico giusto per la tua azienda

Mappare le tue esigenze aziendali è la chiave per costruire uno stack tecnologico finanziario di successo. Il tipo di azienda con cui lavori e la sua complessità influenzeranno direttamente il software in cui dovresti investire.

Stai gestendo un'organizzazione semplice se hai esigenze contabili semplici e una struttura di entità legale, ad esempio una persona giuridica che vende uno o due prodotti. Dovresti scegliere una soluzione che soddisfi tale esigenza, che sia facile da configurare e che sia più conveniente per la tua azienda. Man mano che cresci, dovrai soddisfare più processi e richiedere più funzionalità.

In confronto, stai osservando uno stack tecnologico completamente diverso se hai diverse entità, molti prodotti diversi, diversi flussi di entrate o più valute. Avrai bisogno di una soluzione più avanzata, che richiederà più tempo per l'implementazione e sarà più complessa da eseguire, ma alla fine ti offrirà una gamma più completa di funzionalità per soddisfare le tue esigenze.

In breve, ciò che renderà il tuo stack tecnologico vincente è individuale per la tua attività. Ecco la nostra opinione su cosa includere in uno stack tecnologico nelle diverse fasi di un'azienda e cosa abbiamo nel nostro.

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Gestisci i processi quotidiani con ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) è un software che gestisce i processi quotidiani raccogliendo e organizzando le informazioni aziendali chiave per soddisfare le esigenze contabili. L'ERP è essenziale per un'azienda in crescita in quanto riunisce in un unico posto le informazioni finanziarie provenienti da tutta l'azienda. Comprendere come funziona l'azienda nei diversi reparti è fondamentale per una pianificazione finanziaria di successo e il tuo ERP può aiutarti in questo.

Utilizziamo Oracle NetSuite perché si adatta meglio alle nostre esigenze come scale-up complesso. Potresti beneficiare di un ERP come Quickbooks, Xero nel Regno Unito o Fortnox in Svezia se hai esigenze aziendali più semplici.

Il tuo ERP è il cuore del tuo stack tecnologico finanziario, indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda. Man mano che la tua azienda cresce, prendi in considerazione l'acquisto di un ERP che si integri con altri componenti del tuo stack tecnologico, come la contabilità fornitori e il software FP&A, per rendere più gestibile la condivisione e la centralizzazione dei dati. Un ERP può supportare la gestione dell'inventario, la gestione degli ordini e la fatturazione dei clienti, sia nell'ERP stesso che integrandosi con altri strumenti.

Tieni presente che il software ERP in genere non è progettato per la visualizzazione e l'analisi. Potresti voler introdurre un secondo software, come una soluzione FP&A, se questa è una necessità significativa.

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Guarda al futuro con FP&A

La pianificazione e l'analisi finanziaria (FP&A) è essenziale nella gestione delle finanze di un'azienda, ancora di più nell'attuale clima economico.

Come semplice azienda, potrebbe essere sufficiente scaricare i tuoi dati, unirli in Excel e costruire su di essi. Tuttavia, se desideri beneficiare dell'automazione, delle maggiori capacità di previsione e di una maggiore visualizzazione, potresti voler investire nel software FP&A.

La giusta tecnologia può aiutarti a gestire i tuoi dati e utilizzarli per modellare scenari futuri per la tua azienda. Come con la maggior parte dell'automazione finanziaria, il giusto software FP&A può aiutarti a liberare tempo dalla gestione manuale dei tuoi dati e consentirti invece di concentrarti sull'analisi.

Abbiamo scelto Pigment, che offre reporting, visualizzazione e modellazione senza soluzione di continuità insieme a funzionalità di collaborazione. Ci aiuta anche a combinare i dati del nostro ERP con le metriche di altre fonti. Quando selezioni un software FP&A, cercane uno che si integri con le altre tue piattaforme per offrirti un flusso di lavoro continuo di dati da analizzare e con cui lavorare.

L'attrazione principale di un ottimo strumento FP&A è la modellazione. Vuoi vedere la tua storia finanziaria, come appare al momento e come potrebbe apparire in futuro in base a diversi scenari.

Un tipico caso d'uso che trae vantaggio da FP&A è il lavoro sul budget. Con lo strumento giusto, puoi visualizzare i dati storici insieme alle viste lungimiranti del tuo modello. Inoltre, puoi invitare colleghi di diversi team a fornire input sulle opinioni durante la formazione del budget. L'aspetto collaborativo e l'unica fonte di verità limitano gli errori e rendono il processo più efficiente.

Uno strumento FP&A può anche aiutare a visualizzare le finanze con tabelle o viste specifiche, utile per i team con esigenze su misura che vogliono vedere i propri dati in un certo modo.

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Gestisci i conti da pagare su larga scala

La contabilità fornitori (AP) è in genere qualcosa che gestisci nel tuo ERP. Ma ci sono integrazioni o funzionalità che puoi cercare che semplificheranno il processo.

Tenere traccia dei conti da pagare su larga scala può richiedere tempo e impegno, che aumentano man mano che un'azienda cresce o le offerte di prodotti si diversificano. Con l'aumentare del volume delle fatture dei fornitori, aumenta anche il carico di lavoro. Il software di contabilità fornitori in grado di automatizzare il processo è un ottimo strumento da aggiungere al tuo stack tecnologico.

Utilizziamo Fast Four, un'integrazione AP per NetSuite. Fast Four automatizza la gestione delle fatture dei fornitori scansionando i loro dettagli utilizzando l'OCR, che converte un'immagine di testo in un altro formato. La traduzione di una fattura in un documento che il nostro ERP può comprendere riduce il rischio di errori e fa risparmiare tempo prezioso che altrimenti verrebbe speso per l'inserimento manuale delle informazioni. Fast Four offre anche un migliore controllo fornendo una matrice di approvazione per le approvazioni delle fatture dei fornitori. Ogni fattura viene approvata da una o più persone senior a seconda della natura, del dipartimento o degli importi.

Prima di scegliere come gestire la contabilità fornitori, devi scegliere il tuo ERP. Se sei un'azienda più piccola che utilizza un ERP come Xero o Fortnox e hai un piccolo volume di fatture, è relativamente semplice gestirle lì. Tuttavia, per le aziende con una soluzione ERP più complessa, l'utilizzo di un OCR per tradurre le fatture ridurrà il carico di lavoro manuale.

La chiave per utilizzare con successo uno strumento OCR per gestire i conti da pagare è organizzare correttamente i dati anagrafici nel tuo ERP. A complemento di ciò, crea buoni processi durante l'onboarding di un fornitore per aiutare a ottenere le informazioni bancarie e fiscali corrette sulla fattura, consentendo un flusso di lavoro regolare.

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Comprendi le prestazioni con la business intelligence

La business intelligence (BI) ti aiuta a identificare le tendenze nei dati. Il software BI è uno strumento prezioso, ma se gestisci una piccola operazione, puoi iniziare scegliendo una soluzione semplice.

Un'azienda può avere dati diversi provenienti da molte fonti. Un software che riunisce tutto questo in informazioni utili può aiutarti con l'analisi dei dati. Se utilizzato correttamente, il software BI è un ottimo modo per comprendere in modo completo le prestazioni, dalla catena di fornitura alle vendite.

Utilizziamo Metabase per gestire la business intelligence, che ci aiuta a visualizzare i dati e creare dashboard di facile comprensione condivisi in tutta l'azienda.

Juni Insights è un altro modo per vedere i tuoi dati di e-commerce. Dal flusso di cassa e dalla spesa pubblicitaria all'analisi di Amazon e Shopify, Juni può fungere da unica fonte di verità per tutte le tue finanze di e-commerce per aiutarti a prendere decisioni migliori.

Sebbene sia possibile modellare e creare visualizzazioni lungimiranti, la maggior parte degli strumenti di business intelligence in genere non è progettata per questo. Invece, un buon strumento di business intelligence ti aiuterà a guardare le tendenze dei dati attuali e a tenere traccia degli obiettivi. Se hai esigenze di modellazione finanziaria complesse, dovresti prendere in considerazione uno strumento FP&A.

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Riempi gli spazi vuoti con Excel

Excel non deve essere sottovalutato. È un punto fermo per ogni team finanziario, indipendentemente dalla fase di crescita in cui ti trovi.

Per i team più piccoli, Excel può essere uno strumento sufficiente per FP&A e un ottimo complemento per il tuo ERP. Per i team più grandi, è ancora versatile e ideale per un'immersione profonda nei tuoi numeri. Dall'FP&A alla gestione delle spese, Excel può avere il suo posto nel tuo stack tecnologico.

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Semplifica la gestione dei contratti

I contratti sono essenziali per le operazioni quotidiane, ma la loro gestione non deve essere complicata.

Puoi gestire facilmente i contratti manualmente se gestisci un'attività più piccola. Man mano che un'azienda cresce, cresce anche il numero di parti interessate che devono seguire i processi legali adeguati. Avere uno strumento per semplificare i flussi di lavoro e coordinare le parti interessate può far risparmiare tempo e facilitare la collaborazione.

PandaDoc ci semplifica la creazione, la gestione e la firma dei contratti. È facile condividere documenti e ottenere firme digitali. Avere una libreria di modelli di contratto semplifica la collaborazione e la conformità.

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Migliora la gestione del flusso di cassa con Juni

Juni è progettato per aiutare i team finanziari ad aumentare la visibilità e migliorare la produttività con un maggiore controllo. Le nostre carte virtuali, i conti multivaluta e le integrazioni contabili e pubblicitarie ti offrono una visione unificata delle tue finanze. Inoltre, ottieni una maggiore visibilità del flusso di cassa e delle transazioni con approfondimenti e strumenti di analisi. Ottieni il controllo delle tue transazioni con impostazioni di notifica personalizzate e revisioni delle transazioni assegnando carte ai gestori. Juni può aiutarti ad aumentare il tuo flusso di cassa con il cashback su tutte le tue spese idonee e ad accedere a un capitale flessibile con termini estesi*.

Qualunque cosa tu scelga per il tuo stack tecnologico, le tue esigenze aziendali sono la cosa più importante da considerare. Man mano che la tua attività si evolve, è essenziale valutare continuamente se la tua tecnologia funziona ancora per te o se devi investire in nuovi programmi. Dopotutto, la tecnologia è lì per facilitare il tuo lavoro e semplificarti il ​​lavoro.

*Attualmente disponibile solo per le società registrate nel Regno Unito. L'idoneità, la linea di credito e l'aumento della linea di credito sono soggetti a domanda, revisione e circostanze finanziarie. Termini di pagamento garantiti di 37 giorni, con un massimo di 60 giorni disponibili. Si applicano termini e condizioni.