Che cos'è la scrittura tecnica? Definizione ed esempi

È facile dare per scontata una buona scrittura tecnica. Se eseguite bene, le comunicazioni tecnologiche fanno sembrare strumenti complessi facili da usare e mantenere. Ma quell'impiallacciatura lucida è il risultato di abilità di alto livello e duro lavoro.

Che cos'è la scrittura tecnica? Continua a leggere per una definizione ed esempi.

Cosa fa uno scrittore tecnico?

La scrittura tecnica, chiamata anche comunicazione tecnica, trasmette informazioni sulla tecnologia in modo chiaro e comprensibile. Alcuni scritti tecnici servono un pubblico specializzato e utilizzano una terminologia industriale di alto livello. Alcuni documenti si rivolgono a un pubblico generale riducendo informazioni complesse.

Questo tipo di scrittura è uno strumento di comunicazione cruciale per molti settori, dallo sviluppo del software alla produzione. È presente in tutti gli aspetti delle operazioni di un'azienda, dai piani aziendali alla gestione dei progetti.

Tipi di scrittura tecnica

Le aziende tecnologiche e i produttori di prodotti creano molti tipi di documenti. Alcuni, come i manuali utente e le guide di avvio rapido, sono familiari al grande pubblico. Altri tipi di scritti tecnici, come casi di studio e white paper, non sembrano affatto tecnici ed è questo che li rende preziosi.

Di seguito troverai un'introduzione alle categorie di contenuti più comuni, insieme a esempi di scrittura tecnica per aiutarti a immaginarle.

Documentazione del prodotto

Chiamata anche documentazione tecnica, la documentazione del prodotto è ciò che la maggior parte delle persone immagina quando immagina una scrittura tecnica. Spiega come funziona il prodotto e/o come usarlo, due obiettivi molto diversi per lo scrittore tecnico.

Manuali di prodotto

Un manuale del prodotto, a volte chiamato manuale dell'utente o del proprietario, è una panoramica completa di un prodotto tecnico. Se scritto bene, è l'unico documento di cui un utente ha bisogno per lavorare con un prodotto quotidianamente.

Se possiedi un'auto, probabilmente hai un esempio di manuale del prodotto nel vano portaoggetti. I manuali per l'utente dell'auto descrivono ogni componente a cui un conducente dovrebbe accedere, dagli pneumatici al sistema di segnalazione della diagnostica di bordo (OBD). Includono anche istruzioni per la manutenzione a casa come il controllo della pressione dei pneumatici:

1. Rimuovere il tappo della valvola del pneumatico.
   2. Premere la punta del manometro dei pneumatici sulla valvola del pneumatico.
   3. Leggere la pressione utilizzando le gradazioni del manometro.
   4. Se la pressione di gonfiaggio dei pneumatici non è al livello consigliato, regolare la pressione. Se aggiungi troppa aria, premi il centro della valvola per sgonfiare.
   5. Dopo aver completato la misurazione e la regolazione della pressione di gonfiaggio dei pneumatici, applicare acqua saponata alla valvola e verificare la presenza di perdite.
   6. Riposizionare il tappo della valvola del pneumatico.1

I manuali delle auto sono progettati per i consumatori. Pertanto, usano il linguaggio quotidiano e diagrammi non tecnici. Un manuale del prodotto progettato per un utente industriale avrebbe un aspetto molto diverso.

Mentre un manuale del consumatore dovrebbe essere privo di gergo, un manuale industriale può utilizzare una terminologia che un professionista capirebbe:

Collegare la linea di scarico a un sistema di abbattimento con portata sufficiente, se richiesto dal processo. Le pompe DRYVAC verranno spente a causa della sovrappressione se il sistema di abbattimento è troppo piccolo.2

Gli utenti di questa pompa per vuoto industriale capirebbero la terminologia. Non c'è bisogno di definizioni.

Guide utente

Le persone spesso discutono sulla differenza tra un manuale e una guida, anche all'interno dell'industria della comunicazione tecnica. Il consenso generale è che una guida è un termine più ampio, che comprende qualsiasi tipo di documentazione didattica destinata all'utente.

Ancora più importante, una guida per l'utente non deve essere un documento tecnico lungo e dettagliato. Può essere un video didattico mirato a una funzione particolare o un inserto che spiega i pulsanti del tuo nuovo orologio.

Un esempio è la guida rapida, che troverai nella confezione al dettaglio della maggior parte dell'elettronica di consumo. Oggi, molte guide di avvio rapido sono ricche di illustrazioni e includono solo il testo se necessario. Altri includono istruzioni di base accanto a illustrazioni, come in questa guida per Ninja Coffee Bar:

• Ruotare il serbatoio dell'acqua in senso antiorario e rimuoverlo per un facile riempimento.
• Riempire con acqua fresca filtrata fino alla linea della caraffa, contrassegnata all'esterno del serbatoio dell'acqua. Auto-iQ conosce la giusta quantità d'acqua da prelevare per le dimensioni e la preparazione che scegli. Prima di preparare la birra, assicurati sempre che il serbatoio dell'acqua sia riempito al di sopra della linea di riempimento minima per la dimensione desiderata.
• Ruotare il serbatoio dell'acqua in senso orario per bloccarlo in posizione.3

Nota che la guida non spiega come riparare il serbatoio o cosa fare se la tua caffettiera non funziona. Per questo, avresti bisogno del manuale completo del prodotto.

Documentazione API

La documentazione dell'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) è ovunque nel mondo iperconnesso di oggi.

Un'API è un insieme di funzioni e istruzioni che consente a un programma di comunicare con un altro. Dietro l'opzione "paga con PayPal" nel tuo negozio online preferito c'è un'API. Alimenta la funzione "accesso con Facebook" che semplifica l'accesso su varie app.

Affinché le API funzionino, gli sviluppatori devono inserire queste interazioni nel loro codice. La documentazione dell'API guida lo sviluppatore attraverso tale processo. Fornisce inoltre suggerimenti per la risoluzione dei problemi, informazioni sulla progettazione dell'esperienza utente e istruzioni per la risoluzione dei problemi degli utenti.

Poiché è progettata per sviluppatori e programmatori, la documentazione dell'API è altamente tecnica. Gli autori di API dovrebbero avere un background in software o codifica.

Documentazione del processo

La documentazione del processo è un insieme di istruzioni dettagliate e dettagliate per l'esecuzione di un'attività. È diverso dalla documentazione del prodotto, che illustra come utilizzare o riparare un elemento tecnico. Al contrario, la documentazione del processo descrive le procedure di lavoro. Ecco alcuni esempi.

Documenti di procedura operativa standard

I documenti della procedura operativa standard (SOP) definiscono le aspettative di un'organizzazione rispetto a un processo specifico. Possono anche essere chiamati istruzioni di lavoro standard, standard aziendali o documenti politici.

La documentazione SOP è disponibile in più forme, tra cui:

• Liste di controllo delle operazioni
• Istruzioni illustrate
• Diagrammi di flusso
• Video con sceneggiatura

Più tecnico è il processo, più dettagliato sarà il documento SOP. Considera questo documento che descrive le procedure di sicurezza per un tornio in un'officina meccanica universitaria:

Prima di avviare il tornio, assicurarsi che il lavoro del mandrino abbia il centro della tazza incastonato [sic]; coda, calcio e poggiautensili sono fissati saldamente; e c'è spazio adeguato per il materiale rotante. 4

Documenti come questi richiedono una conoscenza approfondita della procedura. Lo scrittore può acquisire tale conoscenza dall'esperienza diretta del settore, dalle interazioni con esperti in materia o dal tempo pratico con il prodotto.

Contorni dei processi aziendali

Questo tipo di documentazione del processo potrebbe essere meno tecnico, sebbene potrebbero essere necessarie conoscenze tecniche a seconda di ciò che è coinvolto.

Ad esempio, un avvio di software può creare documentazione di processo per organizzare il processo di sviluppo. Il documento descriverebbe cosa succede in ogni fase, dalla pianificazione al rilascio.

Le pianificazioni dei test sono un tipo comune di documentazione di processo per gli sviluppatori di software. Creano un piano graduale per testare il software, incluso chi è responsabile di quale fase e quale attrezzatura è necessaria.

Poiché si tratta di documenti interni, tendono ad essere altamente tecnici, come in questo esempio di prototipo di registrazione al corso:

Lo scopo dell'assemblaggio del prototipo architettonico era quello di testare la fattibilità [sic] e le prestazioni dell'architettura selezionata. È fondamentale che tutte le interfacce di sistema e sottosistema siano testate, nonché le prestazioni del sistema in questa fase iniziale. Il test della funzionalità e delle caratteristiche del sistema non sarà condotto sul prototipo.5

Il piano include anche descrizioni delle attività, date cardine e un elenco di risultati finali.

Contenuti di vendita e marketing

Le aziende dipendono da scrittori tecnici per aiutare a vendere i loro prodotti. Gli sviluppatori comprendono i dettagli delle caratteristiche e delle capacità di un prodotto. I team di vendita e marketing devono comunicare queste caratteristiche in modo allettante.

Gli scrittori tecnici possono colmare questa lacuna. Possono prendere documentazione di prodotto altamente tecnica, comprese specifiche dettagliate e renderla rilevante per un potenziale acquirente. Ciò richiede una conoscenza delle migliori pratiche di vendita e una comprensione della tecnologia coinvolta.

Le risorse di marketing più brevi come le descrizioni dei prodotti sono solitamente il dominio del copywriter. Ma quando il contenuto è più approfondito e richiede descrizioni più dettagliate delle funzioni del prodotto, è necessario uno scrittore tecnico per svolgere il lavoro.

Fogli bianchi

I white paper sono rapporti approfonditi o articoli tecnici su un punto dolente comune o un problema del settore. Sono istruttivi e persuasivi, di solito incentrati sui prodotti di un'azienda come soluzione comprovata al problema.

Le aziende producono white paper per dimostrare competenza e leadership di pensiero. Un white paper deve essere studiato a fondo e ricco di informazioni preziose, inclusi fatti e statistiche che vanno oltre l'ovvio.

La maggior parte dei lettori di white paper ha familiarità con il settore in questione. Si aspettano che il materiale offra loro una nuova visione di un problema e vada più in profondità di un tipico articolo online.

Abili scrittori tecnici possono offrire quella profondità mantenendo il pezzo leggibile e interessante. Un white paper tecnico è denso di fatti, ma dovrebbe comunque coinvolgere il lettore con una narrativa coerente. Ad esempio, questo white paper spiega i vantaggi di una nuova tecnologia che risolve efficacemente i problemi del software:

Poiché le sonde sono scritte in C o Java, è possibile scrivere sonde per eseguire qualsiasi operazione che questi linguaggi possono fare, incluso chiamare funzioni nella propria applicazione, chiamare funzioni in applicazioni di terze parti o applicazioni condivise, persino esaminare e modificare i registri del computer. Ciò significa che è possibile esaminare o modificare il contenuto dei buffer, ottenere e impostare proprietà, attivare eccezioni o condizioni di errore, raccogliere statistiche sui tempi, avviare thread e processi e così via. 6

Scrivere un white paper come questo richiede conoscenze tecniche e la capacità di presentare tali conoscenze in modo conciso. Anche i professionisti della tecnologia interagiscono meglio con una storia rispetto a un elenco di specifiche tecniche. Un buon white paper tecnico raggiunge questo obiettivo.

Casi studio

I casi di studio mostrano come il prodotto di un'azienda ha risolto un problema o soddisfatto un'esigenza. Raccontano la storia del viaggio di un cliente dall'inizio alla fine, a partire dal punto dolente che lo ha portato alla soglia dell'azienda sponsor. La struttura copre:

• Una descrizione del problema
• Altre soluzioni tentate dal cliente e perché non hanno funzionato
• Cosa ha portato il cliente all'azienda sponsor
• Come l'azienda ha affrontato il problema
• Risultati misurabili
• Perché la soluzione ha funzionato

I casi di studio sono rivolti a potenziali clienti con problemi simili. Se scritto bene, il case study aiuta il lettore a vedere come potrebbero trarre vantaggio dai prodotti o servizi dell'azienda.

Come i white paper, i casi di studio richiedono scrittori che comprendano il settore, il problema e la soluzione. Lo scrittore deve comprendere il processo ed essere in grado di identificare i punti importanti, come in questo esempio:

Contemporaneamente alla migrazione dell'applicazione, DPS ha progettato e distribuito un ambiente Azure Cloud per ospitare i server di dominio, stampa e file del client. Sebbene questa soluzione fosse in Azure, DPS l'ha progettata per includere backup appropriati e soluzioni di ripristino di emergenza. Anche il passaggio al cloud di Azure è stato semplice perché l'ambiente Azure è stato creato e testato mentre il personale utilizzava il proprio sistema locale.7

Questo contenuto altamente tecnico dimostra il valore del servizio in modo conciso e significativo. Il lettore si allontana confidando nell'esperienza e nella capacità dell'azienda sponsor di risolvere il suo problema.

Proposte e richieste di proposte

Quando un'azienda ha un progetto imminente, il processo di proposta la aiuta a trovare il partner giusto. La società che gestisce il progetto emetterà una richiesta di proposte (RFP), che descrive il progetto e il suo scopo. Questo esempio richiede a un appaltatore una valutazione del rischio per la sicurezza dei sistemi informativi:

Si prevede che una valutazione avrà luogo ogni anno, con la valutazione iniziale che copre l'intero SSP (18 gruppi di controllo). Questa valutazione iniziale utilizzerà i test di penetrazione eseguiti nel primo trimestre del 2020. Le successive valutazioni annuali includeranno un sottoinsieme identificato dei gruppi di controllo contenuti nell'SSP per consentire il completamento di una valutazione completa del gruppo di controllo in un periodo di 3 anni. Il test di penetrazione si svolgerà annualmente come parte delle valutazioni in corso. Questo è un approccio preferito, con la presentazione del fornitore che specifica la soluzione proposta.8

Il pubblico di una RFP è ben informato, quindi il documento può essere altamente tecnico. Se un lettore si sente qualificato per candidarsi, risponde alla RFP con proposte dettagliate. Le proposte di successo includono:

• Piani per soddisfare le esigenze del richiedente
• Vantaggi della scelta del proponente
• Un elenco dei servizi offerti e dei relativi costi

La proposta è un documento convincente. Deve guadagnare la fiducia del potenziale cliente e presentare l'azienda proponente come la migliore scelta possibile.

Spesso un'azienda tecnica dovrà proporre i propri servizi a un cliente di un altro settore. La proposta deve dimostrare competenza senza intimidire o confondere il lettore. Uno scrittore tecnico è qualificato in modo univoco per questo compito impegnativo.

Ricerche e Rapporti

Gli scrittori tecnici lavorano anche con ricercatori accademici in campi come la scienza, l'ingegneria e la medicina. Questi professionisti sono esperti nei loro campi ma potrebbero non essere abili nel comunicare ciò che sanno.

Gli scrittori tecnici sono esperti nella sintesi di materiale complesso di alto livello. Leggono i risultati dei ricercatori e usano ciò che imparano per produrre contenuti informativi chiari. Tali contenuti possono apparire in riviste accademiche o essere orientati verso un pubblico di destinazione più generale.

Ad esempio, i college e le università spesso riferiscono sulla ricerca chiave di docenti o studenti. Gli scrittori tecnici possono descrivere quel lavoro in un modo che i lettori non tecnologici capiscano senza "sminuirlo" o perdere l'impatto di scoperte impressionanti. Ecco un esempio di una nuova pinza robotica del Massachusetts Institute of Technology:

La pinza è costituita da due dita flessibili a raggi di alette che si adattano alla forma dell'oggetto con cui entrano in contatto. Le dita stesse sono assemblate con materiali plastici flessibili realizzati su una stampante 3D, che è piuttosto standard nel campo. Tuttavia, le dita tipicamente utilizzate nelle pinze robotiche morbide hanno montanti trasversali di supporto che corrono per tutta la lunghezza dei loro interni, mentre Liu e Adelson hanno scavato la regione interna in modo da poter creare spazio per la loro fotocamera e altri componenti sensoriali.9

Gli scrittori possono anche aiutare le aziende tecnologiche a descrivere il loro lavoro a un pubblico aziendale. Gli scrittori tecnici possono comunicare quel lavoro in un modo che ottenga finanziamenti e mantenga i progetti nel radar di un dirigente.

L'importanza della scrittura tecnica di qualità

Gli scrittori tecnici sono essenziali nel mondo iperconnesso di oggi. Insegnano alle persone come usare la loro elettronica preferita e rendono i macchinari utilizzabili per il pubblico a cui sono destinati.

Per le aziende, gli scrittori tecnici sono intermediari essenziali tra sviluppatori e pubblico. Le loro capacità di scrittura tecnica mettono i prodotti nelle mani degli utenti e ne aumentano l'usabilità, rendendolo più prezioso per i consumatori e l'azienda. Considera questi importanti vantaggi:

Successo utente affidabile

La documentazione di qualità aiuta gli utenti a raggiungere i propri obiettivi, riducendo la confusione e la necessità di chiedere aiuto. Invece di perdere tempo a capire come funziona qualcosa, l'utente può completare il proprio compito in modo rapido e preciso. Gli utenti si sentono più efficaci, il che migliora la reputazione del prodotto e migliora la commerciabilità.

Supporto tecnico meno costoso

Quando gli utenti possono utilizzare un prodotto in modo indipendente, trascorrono meno tempo al telefono con il produttore o lo sviluppatore. Ciò consente di risparmiare denaro da entrambe le parti. L'utente fa le cose più velocemente e l'azienda perde meno del suo budget di supporto per la risoluzione dei problemi. Quel denaro può invece andare verso l'innovazione di nuove funzionalità o l'avanzamento del successo dei clienti.

Record di sicurezza più forti

La documentazione del prodotto include spesso raccomandazioni e avvertenze sulla sicurezza. Aiutano i professionisti della produzione e del magazzino a utilizzare in sicurezza macchinari complessi, riducendo la probabilità di lesioni. Quando sono efficaci, questi avvisi di sicurezza riducono le costose cause legali e le richieste di risarcimento dei lavoratori.

Gli avvisi di sicurezza aiutano anche le aziende di consumo a evitare azioni legali e cattiva stampa. Ecco un esempio di avviso per i consumatori dal manuale di istruzioni RAV4 Prime 2021:

Azionare l'alzacristallo elettrico, il tettuccio apribile o il tettuccio panoramico dopo aver verificato che non vi sia alcuna possibilità per i passeggeri di avere parti del corpo impigliate nel finestrino o nel tettuccio apribile o nel tettuccio apribile panoramico. Inoltre, non permettere ai bambini di azionare la chiave meccanica. È possibile che bambini e altri passeggeri rimangano intrappolati nell'alzacristallo elettrico o nel tettuccio apribile o panoramico.10

Avvisi come questi tengono le famiglie al sicuro.

Pubblico più vasto e vendite migliori

Sai che il tuo prodotto può trasformare la vita degli utenti. Gli scrittori tecnici trasmettono quel messaggio con il massimo impatto, aiutandoti a raggiungere più clienti.

Nuove idee realizzate

Investitori e dirigenti non finanziano le specifiche tecniche. Finanziano i vantaggi per gli utenti che ispirano gli acquisti. Gli scrittori tecnici possono descrivere i progetti in un modo che risuona con un pubblico non tecnico, aiutando gli sviluppatori a ottenere finanziamenti.

Tecnologia complessa semplificata

Indipendentemente dal progetto, gli scrittori tecnici eliminano il mistero dalla tecnologia. Scorrono le specifiche e i rapporti, estraendo le informazioni importanti per acquirenti e finanziatori. Comunicando tali informazioni in un modo che i lettori possano comprendere, gli autori di tecnologia fanno sentire i prodotti più accessibili e rafforzano le connessioni con i clienti.

Trovare i migliori scrittori tecnici

Un abile scrittore tecnico vale il loro peso in oro, ma non sono sempre facili da trovare. Le aziende possono passare ore a esaminare curricula per posizioni interne o controllare i portafogli di liberi professionisti. Quel tempo è molto meglio speso per promuovere prodotti innovativi o fare vendite.

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