Che cos'è la pianificazione degli scenari? Perché dovresti preoccuparti e cosa devi sapere

Secondo l'Hype Cycle di Gartner, alla pianificazione degli scenari mancano meno di due anni per raggiungere un livello di utilizzo stabile e coerente per gli istituti di istruzione superiore (contenuto completo disponibile per i clienti Gartner). Se la tua piccola impresa deve ancora implementare questa metodologia di gestione, ti consigliamo di salire a bordo presto.

Se non conosci la pianificazione degli scenari, questa guida ti copre. E per darti un aiuto in più, abbiamo creato un modello per aiutarti con la pianificazione dello scenario.

La pianificazione degli scenari è una metodologia di gestione che aiuta le organizzazioni ad acquisire una previsione strategica prevedendo e analizzando i possibili risultati. Ai fini di questa guida, uno scenario è una narrazione su come potrebbe essere il futuro, creata attraverso un processo inteso a incoraggiare il pensiero strategico.

La pianificazione degli scenari è importante perché offre alle organizzazioni l'opportunità di ideare e "testare il futuro" una varietà di strategie aziendali, valutare i rischi e prepararsi a prendere decisioni chiave in previsione e/o durante i periodi di incertezza.

Un concetto simile alla pianificazione degli scenari è la pianificazione delle emergenze, che le organizzazioni possono utilizzare per aiutarle a orientarsi in caso di cambiamenti improvvisi. La pianificazione degli scenari aiuta le aziende a prevedere cambiamenti più graduali, come una perdita di entrate o gli effetti estesi della pandemia di COVID-19.

Se gli ultimi anni hanno insegnato qualcosa ai leader delle piccole imprese, è che non possiamo prevedere il futuro. Nessuno prevedeva che nel 2020 l'economia si sarebbe fermata bruscamente, ristoranti e negozi fisici sarebbero stati costretti a chiudere e i dipendenti avrebbero iniziato a lavorare da casa in massa.

Avanti veloce fino al 2022 e l'incertezza è diventata la nuova normalità, con l'emergere di nuove varianti di COVID, disordini politici e la catena di approvvigionamento globale in crisi. Ora che i leader delle piccole imprese sanno di aspettarsi l'imprevisto, i vantaggi della pianificazione degli scenari sono più chiari che mai.

La pianificazione degli scenari offre ai leader delle piccole imprese l'opportunità di scambiare idee su possibili scenari con dipendenti e parti interessate e trasformare tali informazioni e raccomandazioni in una risorsa a cui l'azienda può fare riferimento in futuro. La compilazione di un modello di pianificazione degli scenari, come quello riportato di seguito, è un modo in cui le PMI possono progettare scenari e calcolare risposte efficaci e attuabili:

Scarica ora: modello di pianificazione dello scenario [download gratuito]

La pianificazione degli scenari è più efficace quando è collaborativa, quindi prendi in considerazione l'idea di organizzare un seminario di pianificazione degli scenari in cui i dipendenti lavorano in team per immaginare gli scenari e compilare il modello di conseguenza. Potresti anche prendere in considerazione l'idea di invitare le parti interessate a partecipare o sollecitare il loro contributo tramite un colloquio, che è un suggerimento tratto dallo Scenario Planning Playbook di Gartner (contenuto completo disponibile per i clienti Gartner).

La pianificazione degli scenari avvantaggia qualsiasi organizzazione vulnerabile al cambiamento. Sebbene la pandemia di COVID-19 non sia l'unico motivo per cui le aziende stanno prendendo in considerazione la pianificazione degli scenari, è un evento catalizzatore che ha rivelato la necessità di essere preparati a qualsiasi situazione.

L'istruzione superiore, le risorse umane e la pianificazione della comunità/sviluppo immobiliare sono tre di questi esempi di aree che trarrebbero vantaggio dalla pianificazione degli scenari in generale, ma in particolare alla luce della crisi sanitaria globale e delle sfide che ha presentato.

Istruzione superiore

Non si può negare che la pandemia di COVID-19 abbia ridisegnato il panorama dell'istruzione superiore. Solo negli Stati Uniti, le iscrizioni sono diminuite del 5,1% mentre l'84% degli studenti universitari ha spostato le proprie classi online.

L'istruzione superiore è un'area in cui gli amministratori non solo hanno dovuto agire rapidamente per mitigare gli effetti a breve termine della pandemia, ma anche sviluppare strategie che ne affrontassero gli impatti a lungo termine. Verso la fine del semestre primaverile 2020, i leader della Purdue University Fort Wayne (PFW) si sono impegnati in un processo di pianificazione dello scenario di tre settimane per determinare se potevano riaprire in sicurezza il campus e mantenere un ambiente a basso rischio per l'istruzione di persona durante il 2020 -anno scolastico 2021. Hanno riunito 22 task force composte da 140 docenti e personale per valutare i pro ei contro di otto diversi scenari. Grazie ai loro sforzi di collaborazione, il campus PFW è rimasto aperto per l'intero anno scolastico 2020-2021.

Il Dr. Jeffrey Malanson, Direttore della Pianificazione Strategica e dell'Implementazione presso PFW, attribuisce alla pianificazione dello scenario il merito di aver offerto a docenti e personale opportunità di fornire input e anche per il modo in cui ha consentito alla leadership di agire in base a tale input per creare un cambiamento sociale significativo. Uno di questi risultati dell'iniziativa di pianificazione strategica di PFW è PFW Prepared, un sito Web che fornisce a studenti, docenti e personale dati su casi, quarantena e vaccinazioni regolarmente aggiornati.

PFW è un ottimo esempio di come gli istituti di istruzione superiore possono implementare la pianificazione degli scenari. Poiché i college e le università continuano a navigare tra l'apprendimento a distanza e le interruzioni della vita del campus, la pianificazione degli scenari dovrebbe essere implementata come un'iniziativa continua.

Risorse umane

Secondo l'Istituto di certificazione delle risorse umane (HRCI), un'efficace pianificazione dello scenario dipende da una forza lavoro futura preparata. E chi è più attrezzato per assumere un ruolo guida nello sviluppo di strategie proattive per la forza lavoro rispetto ai professionisti delle risorse umane?

Carla Patton, Director of People di RAPP, afferma: "È importante che le risorse umane pensino fuori dagli schemi, studino le tendenze e analizzino ciò che sta accadendo nel mondo che potrebbe influenzare il posto di lavoro e i suoi dipendenti". Tra queste tendenze c'è una diffusa carenza di talenti che ha influenzato gli sforzi di reclutamento in tutto il paese. Quando abbiamo chiesto a 300 reclutatori di valutare la difficoltà di trovare, attrarre e reclutare persone in cerca di lavoro su una scala da uno (per niente difficile) a sette (estremamente difficile) nell'ambito del nostro sondaggio sulla strategia di reclutamento del 2021, la maggioranza (65%) scegli un cinque o superiore.

La pianificazione degli scenari può essere utilizzata come parte del processo di pianificazione strategica delle risorse umane, che Gartner definisce come il modo in cui i leader delle risorse umane pianificano i rischi e le opportunità aziendali assegnando priorità e allocando le risorse alle iniziative delle risorse umane. La pianificazione degli scenari può aiutare i professionisti delle risorse umane a determinare le esigenze di personale attuali e future attraverso lo sviluppo di più scenari.

Secondo l'Ufficio per la gestione del personale degli Stati Uniti, l'aspetto narrativo della pianificazione degli scenari offre alle aziende un modo più qualitativo per considerare i risultati futuri per la propria forza lavoro piuttosto che guardare semplicemente le tendenze sulla base di dati quantitativi.

La pianificazione degli scenari può aiutare i professionisti delle risorse umane consentendo loro di considerare come le condizioni future influenzeranno la loro organizzazione, valutare le ramificazioni per la loro forza lavoro e i requisiti di competenza e sviluppare strategie per colmare il divario di competenze, tra le altre cose.

Pianificazione comunitaria e sviluppo immobiliare

Secondo un rapporto del 2021 del Wantman Group (WGI), i tradizionali processi di pianificazione della comunità non sono stati progettati per gestire le incertezze critiche. Anche prima della pandemia, le comunità di tutto il mondo hanno assistito a "cambiamenti straordinari su più fronti, dal torrente di tecnologie dirompenti agli eventi climatici da record".

Come sono mancati i tradizionali processi di pianificazione? I trasporti convenzionali e la pianificazione dell'uso del territorio hanno guardato alle tendenze passate per prevedere il futuro. I pianificatori regionali hanno misurato il traffico e la domanda di alloggi utilizzando i dati dei modelli passati di crescita e migrazione. Ma questi processi stavano prendendo in considerazione solo dati quantitativi che non riflettevano i significativi cambiamenti culturali avvenuti negli ultimi due anni.

Simile alla pianificazione strategica delle risorse umane, la pianificazione degli scenari aggiunge un elemento qualitativo tanto necessario ai metodi di pianificazione più tradizionali utilizzati dagli sviluppatori immobiliari nei loro piani e progetti di progetto. Aiuta le parti interessate e i partecipanti al processo di pianificazione della comunità a concentrarsi sulla probabilità di determinate tendenze, nonché sul livello di rischio di determinate aree geografiche o popolazioni per un evento come inondazioni o altri eventi meteorologici estremi.

L'immagine sopra è tratta dalla Highwoods Preserve Parkway a Tampa, in Florida: "The Future-Proof Roundabout". Questo faceva parte di uno sforzo di riprogettazione dell'intersezione in cui WGI ha escogitato diversi scenari di volume di traffico per determinare la progettazione ottimale e quanta crescita futura potrebbe ospitare la rotatoria.

La pianificazione degli scenari può aiutare i pianificatori della comunità e gli sviluppatori immobiliari, risultando in un piano tangibile, una politica o un design del prodotto supportato da ricerche sia quantitative che qualitative. Può anche aiutare i team a sottoporre a test di stress i progetti esistenti immaginando scenari multipli e futuri alternativi.

Dopo gli ultimi due anni, i vantaggi della pianificazione degli scenari sono diventati più evidenti non solo per le PMI, ma anche per i fornitori di software. Ecco alcuni sistemi che supportano questa metodologia:

Software CRM

Il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) consente l'interazione con i clienti, il supporto e la gestione delle relazioni. Sebbene la pianificazione degli scenari non sia una caratteristica tipica delle piattaforme CRM, alcuni fornitori offrono una funzionalità di modellazione degli scenari che consente agli utenti di progettare ed esplorare scenari basati sulle tendenze economiche e sociali. Chiedi a un rappresentante se questo è qualcosa che la loro piattaforma offre prima di acquistare il software CRM o sfoglia il nostro database per saperne di più.

Software per la gestione finanziaria

Il software di gestione finanziaria viene utilizzato per monitorare e analizzare la stabilità finanziaria delle organizzazioni, nonché per fare previsioni sulle loro future prestazioni finanziarie. Le funzionalità includono strumenti di pianificazione finanziaria, previsione, budgeting, pianificazione degli scenari, consolidamento e collaborazione.

Software per la gestione del rischio

Il software di gestione del rischio aiuta le organizzazioni a misurare i livelli di rischio nei progetti e nei processi in corso e a generare approfondimenti significativi e piani d'azione per mitigare il rischio. Il software offre strumenti per documentare le attività di corporate governance, rischio e conformità, oltre a garantire che questi elementi siano allineati con gli obiettivi aziendali.

La pianificazione dello scenario richiede un notevole impegno di tempo e fatica. C'è anche la realtà che, mentre pianifichiamo lo scenario per affrontare le incertezze, i fattori che influiscono sui piani possono cambiare da un giorno all'altro. Ciò significa che la pianificazione dello scenario dovrebbe essere un'iniziativa continua e non solo un'attività di brainstorming una tantum.

Se la tua azienda non è ancora in grado di impegnarsi nella pianificazione degli scenari, ecco alcune alternative:

Tieni riunioni regolari del team: anche se non stai escogitando possibili scenari, è comunque una buona idea incontrarsi regolarmente con i dipendenti e le parti interessate per discutere lo stato della tua attività. Questi incontri saranno anche una buona opportunità per fare un brainstorming su eventuali dubbi in arrivo, sia che si tratti di ottenere forniture per un progetto imminente o di discutere di come la tua azienda vuole gestire l'applicazione delle linee guida sulla salute pubblica nella tua zona.

Parla con i colleghi del tuo settore: quando sviluppi relazioni con i proprietari di piccole imprese simili, puoi scambiare idee l'uno con l'altro e scoprire come stanno rispondendo alle difficoltà.

Risparmia per una giornata piovosa: mentre la pianificazione dello scenario può aiutarti a elaborare le specifiche di un evento che si traduce in una perdita di entrate, è una buona idea investire in un fondo di emergenza, se puoi, in modo che la tua azienda abbia qualcosa da ripiegare se subisce un colpo finanziario.

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Metodologia di indagine

Sondaggio sulla strategia di reclutamento di Capterra 2021

Il Capterra Recruiting Strategy Survey è stato condotto nel luglio 2021. Abbiamo raccolto 300 risposte da lavoratori con responsabilità di reclutamento presso datori di lavoro statunitensi. L'obiettivo di questo sondaggio era scoprire quanto le aziende stanno lottando con il reclutamento e le assunzioni e quali soluzioni hanno preso in considerazione per migliorare i risultati di reclutamento e assunzione.