Cos'è l'RMA: perché un'azienda di eCommerce ne ha bisogno?

Qual è esattamente la definizione di un sistema RMA?

RMA sta per sistema di autorizzazione alla restituzione del prodotto è un approccio alla gestione dei resi nel negozio online. In genere consiste in un modulo di reso che i clienti compilano e il motivo alla base del reso. Quindi produce documenti (come l'etichetta dell'imballaggio) per velocizzare il reso del cliente. Il sistema RMA ti consente inoltre di tenere traccia dei resi inserendo nuovamente gli articoli idonei nel tuo negozio e aiutandoti a monitorare l'impatto finanziario dei rimborsi sulle vendite totali.

Che cos'è un numero RMA?

Un numero RMA si riferisce al numero che un'azienda assegna a un ordine specifico per consentire un reso. Il numero viene utilizzato per tenere traccia degli articoli quando vengono elaborati. Inoltre, consente al magazzino di aggiornare il software di gestione dell'inventario nel magazzino (o un programma ERP) (vedi cos'è l'ERP) ogni volta che scansiona il numero al momento del suo arrivo. Prendi nota dei vantaggi che offre ERP.

I numeri RMA sono particolarmente utili per le aziende che offrono servizi di riparazione e manutenzione di restituzione. I resi che gestiscono devono essere gestiti nello stesso modo in cui vengono ricevuti e dopo la loro partenza. Ciò implica che il monitoraggio è fondamentale per garantire che nulla vada perso e che gli articoli non si mescolino con le consegne di nuovi prodotti.

Come si configura il sistema RMA?

Un sistema RMA è un modulo integrato o una funzionalità all'interno della piattaforma per la stragrande maggioranza dei software di acquisto online che è completamente funzionale. Dovrai definire condizioni specifiche per i tuoi resi, come ad esempio:

• Il numero di giorni in cui un prodotto può essere restituito
• Opzioni di rimborso per gli acquirenti (ad es. cambio di contanti, credito in negozio)
• Motivi che il cliente può scegliere per la restituzione dell'articolo (articolo rotto, taglia errata, ecc.)

Se non stai utilizzando una piattaforma di e-commerce tradizionale, puoi cercare nel tuo negozio di plug-in CMS per individuare ciò che stai cercando.

Perché un negozio eCommerce dovrebbe avere un sistema RMA?

La fidelizzazione dei clienti è fondamentale per il successo di molte aziende. Le aziende SaaS che vendono prodotti come software per telefoni basati su cloud e strumenti di collaborazione hanno l'obiettivo centrale. È anche vitale per le aziende di e-commerce, ma. Migliorare la soddisfazione del cliente è il modo in cui queste aziende possono ottenere un ritorno su misura. L'effetto a catena positivo di ciò è una linea di fondo più sana.

Niente scoraggia un acquirente da un marchio più velocemente di un'esperienza negativa durante la restituzione di un articolo. Un consumatore deve fare di tutto per restituire un prodotto, il che crea una brutta impressione. Inoltre, se i resi scivolano attraverso le lacune e il negozio non offre un cambio o un rimborso, è ancora più imbarazzante. Ecco perché avere un sistema RMA è così importante.

Crea una base di clienti fedeli

La restituzione dei prodotti è un aspetto essenziale del modo in cui opera il tuo negozio online. Dobbiamo ammettere che è impossibile realizzare prodotti impeccabili. Ci sono alcuni errori nel processo di produzione e questi articoli non vengono inviati ai clienti nel momento sbagliato. Tuttavia, informare i clienti che accetteremo la merce danneggiata e forniremo un rimborso può aiutare a costruire una base di clienti solida e duratura.

Riduci il tempo

La gestione manuale dei resi caso per caso può essere difficile e richiedere molto tempo senza una procedura formalizzata, ed è esattamente il lavoro svolto da un programma RMA. Pertanto, i sistemi RMA di solito contengono un RMA in sé. Potrebbe essere interpretato come una forma di scartoffie che il cliente deve compilare per giustificare il proprio reso, un'etichetta di reso stampata direttamente ai clienti e un sistema di back-end automatizzato che si collega al software di inventario.

Processo formalizzato

Quando qualcuno restituisce qualcosa che viene restituito, quando qualcuno restituisce qualcosa, il software lo aggiungerà al tuo inventario il prima possibile in modo che i tuoi record riflettano il reso. Calcolerà quindi i costi di spedizione e la perdita a profitto e ricavo, il che ti consentirà di capire come il ritorno influisca sul tuo bilancio.

Migliori pratiche per la creazione di una procedura RMA

Annunciare di avere la procedura RMA e utilizzarne tutti i vantaggi sono idee completamente diverse. Una procedura RMA può essere semplice come richiedere una ricevuta per restituire l'articolo. Tuttavia, se il tuo sistema informatico rileva il numero di serie dell'articolo, genera un'etichetta di reso e pianifica il ritiro presso la porta dell'acquirente, la tua azienda sarà in grado di ridurre i costi associati alla gestione dei resi. Questo è un esempio delle migliori pratiche per la restituzione dell'autorizzazione alla merce. Diamo un'occhiata ad altre pratiche principali che dovrebbero essere incluse nell'azienda per garantire la tua procedura RMA e come gestisci il reso fisico.

Processi fisici e contabili separati

Quando un articolo viene consegnato e lo ricevi, sei tentato di assicurarti di contrassegnarlo come credibile. Tuttavia, è importante distinguere tra gli articoli restituiti per motivi diversi e quelli restituiti per il rimborso o il credito. Ad esempio, se la spedizione arriva alla struttura, alcuni articoli potrebbero richiedere l'elaborazione per garantire l'estrazione di metalli riciclabili, mentre alcuni potrebbero dover essere sostituiti. Se riesci a fare questa distinzione, ridurrai le possibilità di commettere errori durante il processo RMA.

Dividi le responsabilità

Invece di consentire ai membri del personale di emettere credito al consumo al momento della restituzione della merce, il magazzino dovrebbe implementare un sistema automatico. Inoltre, ciò consente ai dipendenti di controllare l'inventario nel magazzino e reindirizzare l'articolo secondo necessità, soprattutto quando qualsiasi componente del processo di registrazione dei dati RMA non è corretto.

Qualità dell'articolo restituito

I consumatori possono avere diversi motivi per restituire un prodotto. Potrebbe essere danneggiato, vecchio o richiamato, una taglia errata, un colore scomodo o un'istanza di rammarico dell'acquirente. Non è il motivo del cliente per la restituzione del prodotto che determinerà il futuro dell'articolo; è lo stato del prodotto.

Inoltre, una volta che l'articolo è stato consegnato al centro per i resi, i dipendenti devono comprendere in che modo le condizioni del reso influiscono sulla vita dell'articolo. Quando il prodotto è imbattibile, l'articolo deve essere rimosso. In altri casi, potrebbe essere riciclato e consegnato a un altro cliente. Inoltre, le persone coinvolte nell'elaborazione di una richiesta di RMA, soprattutto quando si prevede che al consumatore venga concesso un credito, devono sapere perché è stata restituita. Alla fine, questo determinerà la fase successiva del percorso del consumatore, come il cambio, l'accredito su un acquisto imminente o la scelta dell'articolo sostitutivo.

Aspettatevi merce RMA prima dell'arrivo

Supponiamo che venga concessa una RMA, in particolare nei casi in cui il processo RMA è automatizzato. In tal caso, una struttura che lo sta ricevendo è tenuta ad anticipare e prepararsi al suo arrivo in anticipo. Ad esempio, le informazioni di tracciabilità per gli articoli contrassegnati con i chip di identificazione a radiofrequenza (RFID) devono essere presenti nel sistema prima della consegna dell'articolo. Questo aiuta a evitare messaggi di errore di sistema e oggetti smarriti.

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