Come utilizzare QuickBooks: migliora la tua attività nel 2022

QuickBooks è tra i programmi di contabilità più conosciuti per le piccole imprese nel 2022. Non importa se stai cercando di abbandonare l'approccio della contabilità manuale, i tuoi fogli di calcolo si sono trasformati in un'idra senza testa o richiedono un alternativa al tuo attuale sistema, QuickBooks è la scelta ideale; senza bruciarti un in tasca.

In questo articolo, spiegheremo le basi di ciò che QuickBooks può fare e il modo in cui opera per farti conoscere i molti modi in cui può farti risparmiare tempo e tenere traccia dei tuoi rapporti finanziari.

cos'è QuickBooks?

Creato tramite Intuit, QuickBooks è un software di contabilità che offre software di contabilità sia online che basati su desktop insieme a quelli basati su cloud che elaborano il pagamento di fatture aziendali e altre spese. QuickBooks si rivolge principalmente alle piccole e medie imprese. La sua facilità d'uso e la capacità di segnalare rendono QuickBooks popolare tra coloro che lo utilizzano.

In che modo Quickbooks può avvantaggiare la tua attività

Essendo uno dei marchi più riconoscibili nel campo dei software di contabilità, è d'obbligo iscriversi a QuickBooks aumenta notevolmente le possibilità che qualsiasi altro software che la tua azienda potrebbe utilizzare, come il software CRM (CRM), si collegherà ad esso e migliorerà i processi . Al momento, QuickBooks offre due offerte speciali. Puoi testare il programma gratuitamente per 30 giorni o iscriverti e ricevere uno sconto del 50% sui primi 3 mesi.

Ecco alcuni altri modi in cui QuickBooks può aiutare la tua azienda.

Bilancio a portata di mano

È facile accedere a tutti i rendiconti finanziari comunemente utilizzati, come lo stato patrimoniale, il conto profitti e perdite (P&L), i rendiconti finanziari e le dichiarazioni dei redditi presentati. Puoi stampare una copia di questi rendiconti finanziari al tuo commercialista e quindi inviarla quando presenti la domanda, nonché invitarli a esaminare i rendiconti finanziari senza disporre di un account di accesso o di una password per l'account.

Gestione delle scorte

Se stai vendendo scorte, rintracciarle, inserire le informazioni nell'apposito conto spese e quindi calcolare il reddito imponibile alla conclusione dell'anno fiscale può essere estremamente difficile da gestire manualmente.

QuickBooks aiuta automatizzando tutto. Ad esempio, quando ricevi il pagamento per qualsiasi articolo nel tuo inventario, il conto spese corretto verrà aggiornato e riportato automaticamente nel tuo reddito imponibile.

Tassazione facile

Per vari motivi, il tempo delle tasse è una fonte dei periodi più stressanti e stressanti. QuickBooks semplifica la tua azienda calcolando automaticamente le tue spese e entrate quando si verificano.

Anche per le buste paga, un enorme carico fiscale, l'imposta viene calcolata automaticamente ad ogni ciclo.

Stampa una copia di tutti i dettagli necessari al tuo commercialista per preparare la tua dichiarazione dei redditi. Quindi, puoi spedirglielo rapidamente.

Come usare QuickBooks

I proprietari di piccole imprese generalmente utilizzano QuickBooks per gestire la fatturazione, pagare le bollette e monitorare il flusso di cassa. Crea inoltre rapporti finanziari mensili e di fine anno e prepara imposte trimestrali o annuali per le imprese. Alcuni titolari di attività commerciali gestiscono autonomamente QuickBooks, mentre altri scelgono di assumere un contabile esterno o interno.

1. Crea e tieni traccia delle fatture

È possibile fare fatture velocemente e poi stamparle o inviarle ai tuoi clienti. QuickBooks terrà traccia delle entrate e dell'importo che ogni cliente ti deve. Puoi vedere il numero di fatture in sospeso, noto anche con il nome dei tuoi conti fornitori (A/R) e il numero di giorni scaduti quando esegui un rapporto A/R sull'invecchiamento. Di seguito è riportato un esempio di rapporto sull'invecchiamento A/R che puoi scaricare da QuickBooks Online:

2. Tieni traccia di fatture e spese

QuickBooks tiene traccia delle tue spese e fatture automaticamente con l'aiuto del tuo istituto finanziario e di un account di carta di credito QuickBooks per garantire che tutte le tue spese siano registrate e classificate. Se devi tenere traccia della transazione in contanti o con assegni a mano, puoi tracciare la transazione direttamente in QuickBooks in pochi minuti.

È anche possibile aggiungere fatture a QuickBooks non appena arrivano in modo che QuickBooks ti aiuti a monitorare i pagamenti futuri o A/P. Puoi assicurarti di effettuare i pagamenti in tempo generando un account A/P. Il rapporto ti darà informazioni sulle bollette scadute e quelle scadute. Ecco un esempio di rapporto A/P di QuickBooks:

3. Stampa i rendiconti finanziari per la tua azienda

Se gestisci tutto il tuo flusso di cassa e le uscite all'interno di QuickBooks, puoi generare rendiconti finanziari che offrono informazioni preziose sull'andamento della tua attività. Inoltre, i prestatori in genere richiedono rendiconti finanziari quando si cerca un prestito o una linea di credito non garantiti per piccole imprese.

Puoi creare i tre rendiconti finanziari principali utilizzando QuickBooks con pochi clic

• Rapporto profitti e perdite
• Relazione di bilancio
• Rendiconto finanziario

4. Tieni traccia del tempo e delle spese dei dipendenti

I dipendenti e i subappaltatori possono registrare il proprio tempo durante il giorno oppure un dipendente può inserire il proprio tempo settimanale quando il dipendente compila un foglio presenze manuale. Qualsiasi orario inserito e assegnato ai clienti può essere aggiunto alla fattura successiva per il cliente. Ogni spesa inserita potrebbe essere designata per la fatturazione e assegnata al cliente. Come il tempo, le spese fatturabili saranno accessibili per essere aggiunte alla prossima fattura del cliente. Non è necessario il componente aggiuntivo del libro paga per tenere traccia dei motivi del tempo di fatturazione dei dipendenti.

5. Libro paga

Il libro paga è un'area su cui non dovresti essere sciatto facendolo manualmente. Errori nel calcolo delle buste paga potrebbero comportare sanzioni severe e dipendenti insoddisfatti. QuickBooks offre una funzione di buste paga, che può calcolare ed elaborare le buste paga tutte le volte che vuoi. Quando inserisci il tempo del dipendente nel modo sopra descritto, non sono solo le ore che vengono accreditate sulle tue fatture, ma vengono anche inviate al libro paga. Quindi, hai la certezza che anche i tuoi dipendenti saranno considerati una fattura per un cliente ogni volta che fatturerai.

5. Tieni traccia dell'inventario

QuickBooks terrà traccia dell'importo e del prezzo dei tuoi articoli. Quando vendi l'inventario, QuickBooks può allocare una parte del tuo inventario a COGS. (COGS) istantaneamente che è un conto spese che diminuisce i tuoi guadagni. Questa è una parte essenziale del calcolo del reddito imponibile ed è una seccatura da eseguire manualmente. QuickBooks può anche ricordarti di acquistare azioni automaticamente quando i livelli di inventario sono inferiori.

Di seguito è riportato un esempio di rapporto di riepilogo della valutazione dell'inventario proveniente da QuickBooks Online. Questo rapporto elenca i nomi degli articoli dell'inventario, la quantità in magazzino, il costo medio e il loro valore totale

6. Semplificare le tasse

Una delle cose che QuickBooks può offrire alla tua attività su piccola scala è ridurre il carico fiscale. Preparare la dichiarazione dei redditi è la difficoltà maggiore per preparare le spese e le entrate. Se utilizzi QuickBooks durante ogni anno, tutto ciò che devi fare quando arriva l'ora delle tasse è assicurarti di stampare quei dati finanziari. Ancora meglio, con QuickBooks Online, puoi invitare il tuo commercialista ad accedere al tuo account in modo che possa esaminare i tuoi dati finanziari e stampare tutte le informazioni necessarie per preparare la tua dichiarazione dei redditi.

7. Accetta pagamenti online

Uno dei metodi più efficaci per aumentare la liquidità è dare ai clienti la possibilità di pagare la fattura online. È possibile aggiungere QuickBooks Payments (precedentemente chiamato Intuit Merchant Services) in modo che i clienti possano pagare direttamente dalla fattura che ricevono via e-mail. QuickBooks Payments è simile ad altri servizi commerciali. Ma, poiché è completamente integrato in QuickBooks, la transazione, gli addebiti per le carte di credito e un deposito in contanti vengono tutti registrati automaticamente quando si verificano.

8. Scansione delle ricevute

Un altro fattore importante per rendere la preparazione delle tasse un compito facile è mantenere le ricevute organizzate in QuickBooks. Tutti gli abbonati QuickBooks Online possono scaricare gratuitamente l'app QuickBooks sul proprio smartphone, scattare un'immagine della ricevuta e caricarla su QuickBooks Online in pochi minuti. Non ci saranno ulteriori scontrini smarriti o collegamenti di ricevute con transazioni bancarie trasferite. QuickBooks ti consente di collegare una ricevuta alla transazione bancaria a cui corrisponde. È possibile caricare una quantità illimitata di ricevute in QuickBooks Online poiché le ricevute vengono salvate nel cloud insieme ai tuoi dati personali.

9. Tieni traccia del chilometraggio

Molti dipendenti e lavoratori autonomi utilizzano i loro veicoli personali per motivi di lavoro. Ciò consente un'agevolazione fiscale di 58,5 centesimi per ogni miglio fino al 2022. Per poter beneficiare della detrazione, dovrai tenere un registro che includa le date, il chilometraggio e il motivo del tuo viaggio.

QuickBooks Online lo rende incredibilmente semplice. La sua applicazione mobile utilizzerà il GPS del tuo telefono per rilevare il momento in cui ti trovi in ​​un veicolo in movimento. Dopodiché, puoi esaminare i tuoi viaggi, contrassegnarli come aziendali o personali e dichiararli fatturabili a un cliente. Le spese chilometriche fatturabili verranno automaticamente aggiunte alla fattura successiva che preparerai per il cliente.

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