Cos'è un centralino? La guida definitiva ai sistemi di scambio di filiali private

Man mano che la tua azienda si espande da una startup a una fiorente attività con dipendenti, vorrai fornire connettività telefonica al tuo personale. Per fare ciò, ti ritroverai a ricercare sistemi PBX (Private Branch Exchange).
In questa guida, analizziamo tutti gli elementi essenziali che devi sapere sulle moderne soluzioni PBX. Anche se non hai mai gestito un PBX prima d'ora, sarai in grado di passare alle parti che ti interessano.

Cos'è un centralino?

Un PBX è l'acronimo di Private Branch Exchange, che è una rete telefonica privata che consente agli utenti di parlare tra loro. Diversi componenti hardware lavorano in tandem per fornire connettività alla rete telefonica.
Un PBX gestisce la rete telefonica interna di un'azienda. Un sistema PBX gestisce il routing e le funzioni di chiamata avanzate per le chiamate in entrata e in uscita.

La configurazione di un PBX non è un compito da poco. Un'azienda richiede l'aiuto di uno o più amministratori di sistema con decenni di esperienza nel settore delle telecomunicazioni. Avresti anche bisogno dello spazio fisico per posizionare il sistema PBX in ufficio, come un armadio o una sala server.
Per apprezzare meglio le caratteristiche e i vantaggi di un PBX di livello commerciale, dobbiamo prima parlare del sistema telefonico in generale.

Diventare Operatore Telefonico con PBX

Il sistema telefonico tradizionale è noto come Plain Old Telephone System o POTS in breve. Si basa sul doppino intrecciato dalla compagnia telefonica locale all'edificio. POTS è semplice, affidabile e non è cambiato molto in 140 anni.
I fornitori di servizi telefonici connettono le chiamate con altri utilizzando la rete telefonica pubblica commutata ( PTSN ) sul protocollo ISDN ( Integrated Services Digital Network ). La PSTN consente a un cliente Verizon di chiamare un cliente AT&T e di effettuare chiamate patch a livello locale.
Fornire un servizio telefonico a un'azienda può essere costoso. Una tipica bolletta telefonica aziendale tradizionale può facilmente essere di migliaia ogni mese solo per un centinaio di linee.
Ci deve essere un modo migliore.

Un PBX consente a un'azienda di gestire un sistema telefonico interno e di utilizzare meno linee telefoniche della compagnia telefonica. I migliori sistemi PBX possono gestire la posta vocale, gli assistenti automatici e i messaggi registrati. Ciò include anche le estensioni telefoniche per tutti i membri dell'azienda.

Il PBX basato su cloud ha riprogettato il modo in cui le aziende gestiscono le chiamate telefoniche, offrendo un aggiornamento significativo rispetto alle limitazioni del passato. Prima, i PBX erano proprietari e molto difficili da mantenere.

Oggi, i sistemi PBX si sono evoluti parecchio. Non più in debito con la compagnia telefonica locale, le chiamate vengono effettuate utilizzando la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol). Invece delle linee analogiche, il trunking SIP può stabilire la connettività a una frazione del costo.

Vuoi saperne di più su Voice over IP? La nostra guida per principianti al VoIP ti aiuterà a capire i dettagli del VoIP.

I sistemi PBX consentono ai leader IT di mantenere i propri dispositivi esistenti con una dorsale completamente digitale assegnando numeri di telefono aziendali diversi a diversi interni. In alternativa, un PBX cloud combina il meglio dei due mondi con un'implementazione del sistema telefonico completamente gestita.

Ora che conosciamo lo scopo di un Private Branch Exchange, scopriamo i vantaggi di un moderno PBX per le comunicazioni aziendali.

Vantaggi del sistema PBX per le aziende

Non capita tutti i giorni che le aziende desiderino specificamente configurare il proprio sistema telefonico . Deve esserci qualcosa per loro per spostare il loro servizio telefonico nel cloud .
Le aziende grandi e piccole godono delle straordinarie capacità di un PBX. Ecco i motivi principali per cui le aziende utilizzano un PBX:

1. Gestisci e completa le chiamate in base a un programma specifico e pre-programmato. È possibile scegliere la direzione della "diramazione" e impostare le proprie regole nell'albero della rete PBX. Gli operatori possono limitare o consentire le chiamate internazionali secondo necessità per evitare costi elevati.
2. Trasferisci facilmente le chiamate tra utenti e reparti. Stabilisci e mantieni connessioni senza interrompere le chiamate. È possibile trasferire le chiamate in modo efficace tramite un trasferimento a caldo o un trasferimento a freddo. In ogni caso, puoi trasferire le chiamate in modo affidabile.
3. Personalizza i saluti con messaggi registrati, inclusa la scelta della musica per la tua attività. Questa funzione è un modo fantastico per avvisare i clienti di un problema di vendita o servizio.
4. Gestisci un call center per aiutarti a gestire un team di vendita o un reparto di assistenza clienti. Anche se costoso, un PBX può trattenere le chiamate in entrata e in uscita in una coda in base ai suoi limiti fisici. Un PBX basato su cloud può gestire più chiamanti e distribuirli alle persone o ai team desiderati.
5. Connetti più uffici con lo stesso sistema telefonico in modo che i dipendenti possano parlare tra loro. Invece di gestire sistemi telefonici separati, utilizzeresti un PBX per gestire questo instradamento delle chiamate.

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Oggi, le aziende mirano a configurare il proprio PBX come un sistema telefonico cloud con funzionalità PBX gestite in molte sedi e utenti. Questo approccio consente la massima flessibilità a un prezzo accessibile.

Tipi di sistemi telefonici PBX

I sistemi telefonici PBX esistono in alcune varietà diverse per adattarsi a qualsiasi esigenza aziendale. Poiché le applicazioni aziendali sono migrate nel cloud, anche i PBX sono migrati.

Ecco alcune delle principali differenze a colpo d'occhio:

Ci sono alcune opzioni da considerare per il tuo PBX: ospitato, on-premise e ibrido.

PBX ospitato

Un PBX ospitato è anche chiamato Cloud PBX, Virtual PBX o IP PBX. È spesso incluso come parte di una piattaforma di comunicazioni unificate che consente di collegare e instradare linee interne ed esterne in un unico sistema.

Con un sistema PBX ospitato, puoi gestire i telefoni dei tuoi dipendenti dal tuo browser web. Poiché è ospitato nel cloud anziché su un server fisico, quasi tutti i dispositivi in ​​qualsiasi parte del mondo con una connessione Internet possono utilizzare il sistema, inclusi computer, telefoni cellulari e telefoni IP.

Basta collegare dispositivi nuovi o esistenti e il gioco è fatto. Puoi regolare le funzionalità PBX come il trasferimento delle chiamate, la registrazione delle chiamate, la trascrizione dei messaggi vocali, l'instradamento delle chiamate, gli operatori automatici, la risposta vocale interattiva (IVR), la musica di attesa, l'inoltro delle chiamate e altro ancora da un portale online.

E puoi volare attraverso la configurazione online in pochi minuti, non in settimane. Poiché gestisci direttamente questo PBX basato su cloud, tutti i dispositivi sono sotto il tuo controllo. La manutenzione è inclusa nel costo mensile, quindi non devi dipendere da un consulente o da un professionista IT interno per risolvere i problemi.

La maggior parte dei moderni sistemi IP PBX offre funzionalità aggiuntive che non troverai con i sistemi di rete fissa. Ad esempio, un centralino VoIP può connettersi al software CRM della tua azienda, instradare le chiamate in arrivo ai telefoni cellulari, gestire chiamate in conferenza di grandi dimensioni e integrarsi con altri canali di comunicazione come SMS o videoconferenza.

Ancora meglio, un PBX basato su cloud è più conveniente di un sistema on-premise. Le sue funzionalità vengono aggiornate regolarmente e non sarà necessario dedicare tempo alla configurazione e alla manutenzione dell'infrastruttura di rete.

PBX locale

Un PBX locale è un sistema di comunicazione interno per la gestione delle chiamate in entrata e in uscita. È il metodo tradizionale utilizzato da generazioni ed è essenzialmente una versione automatica del centralino manuale.

I sistemi PBX on-premise richiedono un server on-site e il cablaggio manuale a ciascun telefono aziendale. Ciò si traduce in un costo iniziale relativamente elevato di circa $ 1.000 per linea, oltre a costi di manutenzione (consulenza) occasionali in corso.

I sistemi PBX on-premise una volta erano l'unica opzione, ma oggi sono limitati e proibitivi per la maggior parte delle aziende. La tecnologia di base su cui sono stati costruiti i sistemi PBX, i telefoni fissi, sta diventando meno rilevante ogni anno. E un sistema PBX tradizionale è privo di molte delle funzionalità avanzate che avrai con un moderno sistema telefonico aziendale.

Sono anche più vulnerabili alle minacce alla sicurezza. Secondo la FCC , alcune truffe telefoniche prendono di mira personale innocente che utilizza sistemi PBX legacy per inoltrare costose chiamate internazionali.

In qualità di imprenditore, la domanda che vuoi porsi è: "Il nostro PBX produce il massimo valore ogni anno? Stiamo spendendo troppo per gestirlo? Per quanto riguarda l'ammortamento delle risorse, i sistemi PBX on-premise sono costosi da mantenere, ridimensionare e configurare.

Centralino telefonico ibrido

Un PBX ibrido adatta un sistema PBX locale per l'utilizzo con la telefonia VoIP. Utilizza una tecnologia chiamata trunking SIP per fornire un servizio vocale per il sistema PBX della tua azienda. Questo servizio vocale multicanale è disponibile senza modificare altre funzionalità PBX. Man mano che la tua azienda cresce, aggiungi più canali senza dover installare il cablaggio richiesto da un sistema on-premise.

Per le aziende che non possono permettersi una revisione completa, la creazione di un PBX ibrido con un provider di trunk SIP di prim'ordine è un'opzione degna. Fornisce al tuo PBX una nuova scalabilità e minori costi di comunicazione con lo stesso hardware.

Nonostante questi vantaggi, tuttavia, i sistemi ibridi sono ancora limitati dai requisiti di un PBX on-premise. Richiedono configurazione anticipata, spazio sul server e costi di manutenzione IT continui. Sebbene sia una buona opzione per la transizione di un sistema legacy alla tecnologia VoIP, poche aziende trarrebbero vantaggio dall'installazione di un nuovo sistema ibrido.

Confronto PBX: On-Prem e Hosted PBX

Confrontare i sistemi PBX locali e in hosting può aiutarti a fare la scelta giusta per la tua azienda. Che tu stia ricercando sistemi PBX per te o per un cliente, puoi riconoscerne i vantaggi a colpo d'occhio.

Ora, diamo un'occhiata ai vantaggi e agli svantaggi di ogni tipo di PBX.

Pro e contro del PBX locale

Pro e contro del PBX ospitato nel cloud

Per le startup, le piccole imprese e le imprese nel 2023 e oltre, un PBX ospitato è il modo preferito per configurare il servizio telefonico per la tua azienda. Ti risparmierai un sacco di stress e budget.

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Come scegliere il tipo di PBX giusto per la tua azienda

Se stai decidendo quale sistema PBX utilizzare, il modo migliore per iniziare è esaminare il sistema che già possiedi.

Per le organizzazioni con un sistema PBX in sede esistente, potrebbe avere senso investire in un sistema ibrido. Ciò adatterà l'hardware del tuo PBX esistente per utilizzare il VoIP, con conseguente migliore qualità delle chiamate, sicurezza e funzionalità avanzate.

Per le aziende che iniziano da zero senza un sistema telefonico, un sistema ospitato è una scelta chiara. È progettato per il lavoro moderno e dispone di funzionalità per il lavoro remoto e scalabilità quasi infinita.

Le aziende che optano per un PBX ospitato o un sistema ibrido con trunking SIP possono ridurre i costi delle telecomunicazioni del 60%.

C'è un motivo per cui si prevede che le comunicazioni basate su cloud crescano a un tasso di crescita annuo composto del 13% fino al 2031. È un sistema moderno che aiuta a portare le comunicazioni delle piccole imprese nel 21° secolo.

Quando scegli un provider VoIP, cerca queste funzionalità.

• Affidabilità. Un PBX moderno è inutile se è offline. Lo standard del settore prevede un tempo di attività del 99,99% o superiore e, a seconda del piano, è spesso possibile ottenere un accordo sul livello di servizio (SLA) che garantisce il tempo di attività.
• Costo. Scegli un fornitore che offra piani che si adattano al tuo budget.
• Sicurezza. Cerca un fornitore con monitoraggio e audit 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 7 giorni su 7, 365 giorni l'anno, come la certificazione SOC 2 o ISO/IEC 27001. Prendi in considerazione funzionalità aggiuntive come la crittografia delle chiamate.
• Flessibilità. I sistemi moderni funzionano con telefoni fissi VoIP fisici e softphone che puoi utilizzare su computer o smartphone.
• Supporto. Se qualcosa va storto, hai bisogno di una squadra di cui ti puoi fidare. Nextiva ha un'assistenza clienti pluripremiata e una soddisfazione del cliente del 94% .

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Adatta un PBX alla tua azienda, non il contrario

Indipendentemente dal PBX che scegli, dovresti sforzarti di assicurarti che soddisfi le esigenze della tua azienda. Il modo in cui lavoriamo è cambiato così tanto in due decenni. Il tuo PBX non dovrebbe stare al passo con te?

Uno degli aspetti fondamentali qui è che non puoi decidere solo in base al prezzo dell'adesivo di un sistema telefonico aziendale.

Valuta la traiettoria di crescita della tua azienda e la gamma di comunicazioni interne ed esterne. Nessuno conosce la tua attività meglio di te.