Che cos'è una "fattura aperta"?

Le fatture " Fatture aperte " e " Fatture chiuse " sono termini spesso utilizzati in ambito aziendale e contabile.

Ma cosa sono esattamente? Perché sono importanti? E quali tipi di fatture aperte ci sono?

Ci sono molti fattori che influenzano lo stato delle fatture. Spieghiamo i punti di differenza e come potresti influenzarli.

Apri definizione fattura

Una fattura aperta (nota anche come fattura in sospeso ) è semplicemente una fattura emessa dal venditore/fornitore ma non ancora pagata (o pagata interamente) dall'acquirente/cliente.

Una fattura è considerata una fattura chiusa una volta che è stata completamente elaborata e pagata.

Il pagamento delle fatture può rimanere aperto per una serie di motivi, alcuni positivi e altri negativi. Discuteremo alcuni di questi più avanti.

Ma prima, diamo un'occhiata un po' più da vicino alle fatture.

Cosa sono le fatture?

Al suo livello più elementare, una fattura (a volte nota come fattura o scheda ) è un documento che dettaglia i costi e i termini di pagamento dei servizi o dei prodotti venduti.

Viene inviato dal venditore /servizio/fornitore all'acquirente /utente del servizio ed elenca le informazioni di entrambe le parti. Stabilisce anche quando e dove è dovuto il pagamento. Questi sono i termini di pagamento.

La stessa parola "fattura" risale originariamente alla metà del XVI secolo. ' Invoy ', che deriva dalla parola francese ' envoyer ', che era usato per significare ' inviare '.

Nell'inglese moderno, una fattura è tecnicamente una " fattura di vendita " per il venditore e una " fattura dell'acquirente " per l'acquirente.

Perché le fatture contano

Le fatture non solo descrivono gli acquisti e le transazioni senza intoppi, ma forniscono anche dettagli utilizzati per pagare le tasse o risolvere controversie commerciali.

Il monitoraggio delle fatture è una parte importante del lavoro di contabilità clienti (o del tuo reparto contabilità).

Un processo di fatturazione mal organizzato influirà negativamente sul tuo flusso di cassa e ti renderà incline a perdere fatture in sospeso.

Anche il modo in cui emetti le fatture è importante.

Ad esempio, l'invio di fatture consolidate può aiutarti a semplificare la vita al reparto contabilità dei tuoi clienti. Questo può in definitiva favorire la fidelizzazione dei clienti e pagamenti puntuali.

Migliora il processo di elaborazione delle fatture con l'automazione

L'elaborazione delle fatture prevede più passaggi, inclusi processi di approvazione, pagamenti, sollecito (invio di promemoria su fatture aperte) e fatture di note di credito (note che indicano le modifiche apportate ai valori delle fatture).

Puoi risparmiare molto lavoro a te stesso (o al tuo reparto contabilità fornitori) automatizzando molti di questi passaggi.

5 motivi per una fattura aperta

Ci sono molte ragioni per cui le aziende possono avere fatture aperte. Di seguito sono riportati cinque dei più comuni.

1. Pagamento parziale

I pagamenti parziali delle fatture potrebbero verificarsi in modo imprevisto o accidentale.

Ad esempio, molte aziende lavorano su progetti in cui non richiedono un unico pagamento per un servizio o un ordine.

Chiedono invece parte del pagamento in anticipo e il resto a fine progetto.

Questo tipo di transazione può verificarsi per una serie di motivi. È particolarmente utile quando i servizi di un'azienda si svolgono per un periodo prolungato: entrambe le aziende saranno quindi consapevoli che l'incentivo viene rimosso se tutti i pagamenti precedono il completamento dei lavori.

Potrebbe anche essere dovuto al fatto che il valore totale finale del progetto potrebbe essere difficile da stimare nella fase iniziale della cooperazione, oppure i servizi precisi da fornire in seguito dipendono dalla prima esecuzione.

2. Errore in fattura

Potrebbe essersi verificato un problema con alcune informazioni sulla fattura, come il numero della fattura, le voci, le coordinate bancarie e persino la data indicata, ecc.

Nella maggior parte dei casi, il reparto contabilità del tuo cliente ti avviserà semplicemente dell'errore, che potrai quindi correggere e restituire.

In molti casi, ciò causerà un ritardo nell'invio dei pagamenti.

3. Accordo contestato

In altre situazioni, potrebbe verificarsi una fattura aperta perché il cliente è insoddisfatto dei servizi resi o addirittura contesta il rispetto dell'accordo commerciale.

In questo scenario, un reparto contabilità potrebbe essere stato incaricato solo di pagare l'importo totale. O forse c'è stato un errore di comunicazione tra le aziende e uno sconto sul saldo finale è stato promesso da un venditore.

In alcune situazioni, il fornitore può già aspettarsi e concordare quanto dovuto in fattura. In altri, potrebbero aver bisogno di prendere provvedimenti per una controversia.

4. Tempo di elaborazione del reparto contabilità

Ogni azienda è diversa. Il reparto contabilità dell'azienda con cui lavori potrebbe richiedere più tempo per elaborare e trasferire fondi rispetto ad altri.

Questo può lasciarti con una fattura aperta più a lungo del previsto. In qualità di venditore, l'unico vero modo per affrontare questo problema è contattare il cliente e tenere traccia della fattura.

Il sollecito, o sollecito automatico, è un metodo per tenere traccia dei conti da pagare. Puoi anche richiedere al cliente di avvisarti quando la tua fattura aperta diventa una fattura chiusa.

5. Tempo di elaborazione del pagamento

A differenza del pagamento diretto in contanti, la consegna elettronica dei pagamenti per gli acquisti richiede tempo.

La durata di ciascun pagamento dipende dal fornitore di elaborazione dei pagamenti e dall'importo che viene pagato.

Nella maggior parte dei casi, i bonifici bancari sono istantanei.

Tuttavia, le banche possono ritardare alcune transazioni, soprattutto se si tratta di un importo significativo o relativamente insolito per quella società. Questo fa semplicemente parte della due diligence delle banche e non è motivo di allarme.

Anche il tempo necessario per elaborare un pagamento aumenterà se si tratta di un pagamento internazionale.

Conclusione

Le fatture aperte sono più comuni di quanto si possa pensare.

Le fatture stesse sono tecnicamente sempre fatture aperte o fatture chiuse. Puoi anche assegnare intenzionalmente una fattura aperta all'account di un cliente per fornire flessibilità con i pagamenti e ottenere un vantaggio rispetto alla concorrenza.

Tuttavia, in pratica, le fatture aperte sono generalmente il risultato di un problema con il processo di pagamento o di un accordo di pagamento parziale.

Possono verificarsi per una serie di motivi, inclusi errori, controversie o problemi di elaborazione dei pagamenti.

Il miglioramento delle best practice per l'elaborazione delle fatture è un modo per ridurre la probabilità di fatture aperte indesiderate, così come l'automazione.

Padroneggiando il controllo delle fatture aperte, puoi migliorare il flusso di cassa della tua attività. A lungo termine, questo è alla base del successo e della crescita della tua attività.