Che cos'è la comunicazione interna? Cosa hai bisogno di sapere

Per qualsiasi organizzazione, una forte strategia di comunicazione interna manterrà tutti sulla stessa pagina e stabilirà la precedenza di un ambiente collaborativo. Questo crea unità di squadra e fa sentire i dipendenti apprezzati.

Cos'è la comunicazione interna ? È inclusione. È prendersi cura dei propri dipendenti e farli sentire apprezzati per quello che fanno ogni giorno. Questa è la chiave del tuo successo. Il punto di una forte strategia di comunicazione è unire la tua forza lavoro nel suo messaggio, in modo che lavori insieme come una squadra e per alimentare il coinvolgimento dei dipendenti. Se ti prendi cura dei tuoi dipendenti, il successo seguirà.

"I clienti non vengono prima. I dipendenti vengono prima. Se ti prendi cura dei tuoi dipendenti, loro si prenderanno cura dei clienti." - Richard Branson , fondatore di The Virgin Group.

Le aziende con dipendenti impegnati sono il 21% più redditizie perché i loro dipendenti sono il 17% più produttivi, secondo uno studio Gallup.

La produttività aumenta perché i tuoi dipendenti sono appassionati del proprio lavoro e del luogo in cui lavorano. È una semplice regola pratica che tutti i dirigenti devono capire e non dovrebbe sorprendere. Supportare i dipendenti porta a una migliore produttività, che porta a maggiori profitti. Fai del tuo meglio per supportare i tuoi dipendenti.

La responsabilità di un'azienda è di servire il cliente. La responsabilità della leadership è di servire la propria gente in modo che la propria gente possa servire meglio il cliente. Se i leader non riescono a servire prima i loro dipendenti, il cliente e l'azienda ne risentiranno.

— Simon Sinek (@simonsinek) 29 marzo 2018

Per supportare i tuoi dipendenti, devi attuare le giuste pratiche culturali. Le persone all'interno dell'organizzazione devono sapere che la collaborazione è un must. Le persone dovrebbero lavorare insieme, incoraggiarsi a vicenda, scambiarsi idee e ascoltare le prospettive di persone diverse.

Devono anche avere gli strumenti giusti davanti a loro. Il software di comunicazione e collaborazione è fondamentale per la comunicazione interna. Assicurati di fornire ai dipendenti strumenti che utilizzeranno effettivamente e addestrali in modo appropriato su di essi in modo che non abbiano barriere o ostacoli.

"Credo fermamente che qualsiasi strumento che migliori la comunicazione abbia effetti profondi in termini di come le persone possono imparare gli uni dagli altri". - Bill Gates , co-fondatore di Microsoft.

C'è un chiaro vantaggio nella comunicazione interna in qualsiasi organizzazione, ma cos'è la comunicazione interna? E come puoi implementarlo?

Significato della comunicazione interna

Che cos'è la comunicazione interna?

La comunicazione interna è il sistema di processi e supporto culturale sul posto di lavoro che spinge i dipendenti a rimanere connessi, informati e collaborare tra loro.

Le comunicazioni interne devono far parte della tua cultura aziendale affinché i dipendenti capiscano che la collaborazione non è solo accolta ma incoraggiata. La tua strategia di comunicazione interna richiede gli strumenti giusti che abbiano senso per la tua organizzazione specifica e i suoi processi. Ad esempio, se la tua organizzazione è completamente remota, deve rispettare rigide normative di conformità e lavora a livello internazionale in diversi fusi orari, richiederà strumenti e criteri diversi rispetto a un'organizzazione che non lo fa.

Una strategia di comunicazione interna unisce la tua forza lavoro, crea lavoro di squadra e fa parte della tua cultura aziendale. Dare valore ai tuoi dipendenti, incoraggiarli a lavorare insieme e coinvolgerli nel processo decisionale, porta a una cultura aziendale più forte e a risultati migliori.

I vantaggi di una grande comunicazione interna

Una forte strategia di comunicazione interna avvantaggia i tuoi dipendenti facendoli sentire coinvolti, apprezzati e più connessi al loro lavoro.

Ma cos'è la comunicazione interna all'organizzazione?

È un modo per aumentare la produttività. Con tutti i tuoi dipendenti sulla stessa pagina, lavorando insieme e sentendosi più apprezzati e connessi al loro lavoro, saranno più produttivi.

Se pensi che la tua organizzazione abbia già una forte cultura, ripensaci.

Solo il 27% dei dipendenti statunitensi crede fermamente nei valori della propria azienda, secondo Gallup. Ciò significa che la grande maggioranza dei dipendenti statunitensi non si sente appassionata della missione della propria organizzazione. Non hanno un forte legame con il loro lavoro o il marchio per cui lavorano. È probabile che la tua forza lavoro non sia sulla stessa pagina.

Sebbene questa statistica possa aprire gli occhi, rappresenta anche un'opportunità. Se la tua forza lavoro è alla pari con gli altri là fuori, pensa a quanto potrebbe essere più produttiva con solo alcuni piccoli miglioramenti alla tua strategia di comunicazione interna.

Migliori comunicazioni interne

Per migliorare la comunicazione interna, è necessario disporre dei giusti strumenti di comunicazione interna. Le applicazioni cloud consentono agli utenti di collaborare e comunicare da qualsiasi luogo. Potresti modificare un documento in tempo reale, condividere file e parlare faccia a faccia tramite chat video.

Ci sono molti strumenti là fuori che ti permettono di fare quasi tutto e sta a te trovare quelli giusti per risolvere i problemi della tua organizzazione specifica. Ciò che consente alla tua strategia di comunicazione interna di prosperare dipende dagli strumenti e dalla cultura. Scegliere gli strumenti giusti è una parte importante di questo, e dipende da te e dai tuoi colleghi, così come costruire la giusta cultura.

Ogni persona che lavora nella tua organizzazione ha un enorme impatto sulla tua cultura aziendale, soprattutto se lavori in una piccola impresa. È estremamente importante tenerlo a mente durante il processo di assunzione. Assumi persone che corrispondono ai valori del tuo marchio. Coinvolgi persone che collaborano, vogliono sinceramente imparare e sono appassionate di ciò che fa la tua organizzazione. Questo è esattamente ciò che rende una buona assunzione per il tuo posto di lavoro.

Le comunicazioni interne portano a un ambiente di lavoro migliore

Che cos'è la comunicazione interna? Significa una migliore cultura del posto di lavoro.

Se infondete i vostri valori culturali nel processo di assunzione, dopo un po' alla fine avrete un gran numero di dipendenti che si adattano esattamente a ciò che state cercando di costruire. Sarà più facile vendere alle persone i tuoi valori se le assumi sapendo che sono una buona coppia.

Quando i tuoi dipendenti accettano la missione della tua azienda, alimenta il coinvolgimento dei dipendenti nella tua organizzazione. Ciò porta a una maggiore produttività poiché sono più connessi al proprio lavoro e più appassionati del tuo marchio. E ciò porta a una migliore redditività.

In effetti, i team altamente coinvolti tendono a mostrare una redditività maggiore del 21% rispetto alle controparti non impegnate. E quando i team sono molto coinvolti, mostrano più energia, passione e scopo accresciuti e tendono a essere più creativi nella risoluzione dei problemi.

Quando sono più connessi alla tua organizzazione, è meno probabile che se ne vadano.

Vantaggi per la comunicazione interna e il coinvolgimento dei dipendenti

Ci sono una serie di ragioni per cui desideri una comunicazione forte e un coinvolgimento dei dipendenti in tutta la tua organizzazione e le comunicazioni interne ne sono un grande motore.

Secondo un white paper pubblicato da Robert Walters, il 74% dei professionisti si sente demotivato quando si trova in un'organizzazione quando si trova in una condizione culturale scarsa e il 47% ha affermato di avere difficoltà a lavorare in modo efficace. Un schiacciante 69% di quei dipendenti vuole lasciare il lavoro il prima possibile.

Ma quando i dipendenti sono apprezzati e si sentono come se fossero una parte apprezzata del team, ha un effetto opposto. Secondo Salesforce, i dipendenti che sentono che la propria voce viene ascoltata hanno una probabilità 4,6 volte maggiore di sentirsi responsabilizzati e svolgere il proprio lavoro al meglio.

I dipendenti coinvolti sono guidati e appassionati di ciò che fanno. Credono nella loro organizzazione e nel loro ruolo in essa e vogliono fare del loro meglio. Quando hai un intero team di persone che la pensano così, accadono solo cose belle.

Che aspetto ha il processo di comunicazione interna oggi?

La tua strategia di comunicazione interna potrebbe richiedere un cambiamento nei processi aziendali. Devi incoraggiare una comunicazione aperta con i tuoi dipendenti. Fai sapere loro che le loro voci contano essendo aperti alle loro idee.

È inoltre necessario riconoscere i dipendenti per il lavoro che svolgono. Piccole cose come un'e-mail a livello aziendale o un messaggio Slack che evidenzia una persona o un team di persone possono fare molto. Così puoi vantarti dei tuoi dipendenti su una piattaforma di advocacy dei dipendenti, dove i loro colleghi possono condividere la buona parola con i loro social network.

Vuoi creare un ambiente in cui le persone sappiano di essere apprezzate, le loro voci e i loro successi contano e hanno spazio libero per condividere idee con i colleghi e il management.

Valuta la strategia attuale e identifica le barriere

Cosa ti impedisce di implementare questa cultura aziendale? Forse non è una barriera culturale. Forse non hai gli strumenti giusti in atto. Questo è un problema comune, soprattutto per i dipendenti remoti.

Vuoi identificare la differenza tra dove vuoi essere e dove sei ora. Cosa ti trattiene? Cosa stai facendo ora che non è in linea con dove vuoi andare?

Identificare queste barriere di comunicazione interna è il primo passo per ribaltarle. Chiedi ai tuoi dirigenti e manager di far sapere all'organizzazione che vuoi che i dipendenti chiedano aiuto gli uni agli altri e ai manager. Vuoi che i dipendenti condividano idee tra loro. Incoraggiali a farlo e metti in atto i tuoi processi e la tua strategia di comunicazione.

Pianificare una strategia di comunicazione interna migliorata

Per coinvolgere le persone in un ambiente di lavoro più collaborativo, è necessario comunicare loro ciò che stai cercando di realizzare e fare in modo che le persone nella tua organizzazione siano esempi dell'obiettivo.

Se il tuo posto di lavoro è molto isolato e le persone non tendono ad aiutarsi a vicenda oa collaborare, l'introduzione di strumenti di comunicazione interna sarà un grande scossone per la tua cultura aziendale. Vuoi comunicare la tua strategia di comunicazione interna dall'alto verso il basso. Chiedi al tuo team esecutivo di far sapere ai dipendenti la direzione in cui ti stai muovendo e fai in modo che le persone influenti in tutta la tua azienda si assumano fin dall'inizio.

Se i dipendenti non si sentono ancora a proprio agio con il cambiamento di un ambiente collaborativo e comunicano più spesso quando i dirigenti lo incoraggiano, lo saranno quando vedranno persone influenti sul posto di lavoro fare di più. Il cambiamento sarà più accettato dai dipendenti quando vedranno altri dipendenti farlo.

Incoraggiare i reparti a tenere incontri individuali settimanali tra i dipendenti e i loro manager per incoraggiare la trasparenza e il lavoro di squadra. Questo non dovrebbe essere un incontro di revisione delle prestazioni. Invece, dovrebbe essere un modo per lavorare insieme, rimanere sulla stessa pagina e rimbalzare le idee a vicenda.

I dipartimenti e l'organizzazione nel suo insieme dovrebbero avere riunioni aperte con il resto del dipartimento e il resto dell'organizzazione, rispettosamente, dove i dipendenti conosceranno gli obiettivi, come sta andando il dipartimento o l'organizzazione, le iniziative future e altro ancora.

Essere trasparenti fa sentire i dipendenti inclusi e crea una forte connessione tra il dipendente e l'organizzazione.

Buy-in da tutte le squadre

La comunicazione aziendale interna non è segmentata per dipartimento. Non è segmentato per tipi di persone. È qualcosa che vuoi che tutta la tua azienda faccia. Questo è il motivo per cui hai bisogno che tutta la tua azienda faccia il buy-in.

Devi lavorare con i leader di ogni dipartimento per far loro sapere cosa stai cercando di realizzare e aderire alle loro richieste. Se desideri che le persone lavorino insieme e collaborino all'interno dell'organizzazione, l'introduzione della tua iniziativa è un ottimo punto di partenza.

Le persone possono essere resistenti al cambiamento. Ad esempio, potresti avere un'organizzazione che utilizza AOL Instant Messenger per uno strumento di collaborazione nonostante sia tramontato anni fa e non sia stato popolare per quasi due decenni. Se funziona ancora internamente a un'organizzazione che ha molti dipendenti che hanno avuto il proprio lavoro dai giorni di gloria di AIM, allora potrebbero ancora utilizzarlo.

L'introduzione di un nuovo strumento di comunicazione come Slack sarebbe un grande shock per queste persone. Riesci a immaginare di saltare da AIM a Slack? È un'interfaccia completamente diversa e ci sono molte più funzionalità. Alla gente potrebbe non piacere usarlo all'inizio e alcuni potrebbero anche non provarci.

Devi lavorare con queste persone per convincerle ad accettare, invece di dare loro un nuovo strumento e aspettarti che inizino a usarlo regolarmente da soli.

Forse ci sono strumenti specifici che gli piacciono più di altri. Forse ci sono obiettivi che vogliono modificare. Qualunque siano le loro richieste e idee, ascoltale e pensaci seriamente, ma aiutali anche ad accettare nuove idee.

Scegli e definisci gli strumenti

In molti casi, la tua strategia di comunicazione riguarda i tuoi strumenti. Ma cos'è la comunicazione interna e quali sono gli strumenti che puoi utilizzare per migliorarla?

Gli strumenti che consentono ai dipendenti di lavorare insieme facilmente e consentono la collaborazione sono ottimi strumenti di comunicazione interna. Se le persone della tua organizzazione non possono collaborare facilmente a causa dei limiti di uno strumento che hai a disposizione, dovresti prendere in considerazione la possibilità di sostituire quello strumento.

Esistono molte applicazioni cloud che possono aiutare con le tue attività di comunicazione interna, sia che tu sia una forza lavoro remota o tutte sotto lo stesso tetto. Microsoft Teams e Slack sono entrambi ottimi per la messaggistica, mentre Zoom, Skype e Cisco Webex, tra gli altri, aiutano con conversazioni e presentazioni faccia a faccia tramite chat video.

Puoi collaborare in molti modi con Microsoft Office 365 o G Suite di Google Cloud. E ci sono una miriade di app tra cui scegliere per lavorare con gli altri in tempo reale sulla modifica di pagine Web, video, lavorare con i contatti dei clienti e altro ancora.

In termini di aiutare i dipendenti a rimanere sulla stessa pagina e mantenere i tuoi messaggi in linea nella tua forza lavoro, gli strumenti di difesa dei dipendenti come GaggleAMP sono un ottimo modo per rafforzare i tuoi sforzi di comunicazione interna.

Utilizzando i canali di comunicazione interni, puoi avere discussioni e condividere contenuti in un giardino recintato che nessuno al di fuori della tua organizzazione può vedere. Tuttavia, se al Gaggle Manager (quello che ci piace chiamare i nostri amministratori) piace il contenuto condiviso da un dipendente, può raccogliere quel post e suggerirlo a tutti i dipendenti o selezionare gruppi da condividere esternamente sulle loro piattaforme di social media.

Questo è un grande vantaggio nella tua strategia di comunicazione interna. Sarai in grado di vedere quali contenuti i dipendenti pensano che tutti nell'organizzazione dovrebbero condividere. Col tempo, avrai un'idea migliore dei tipi di contenuti che piacciono ai dipendenti, così potrai suggerire i post che gli piacciono per renderli più attivi sui social media. Avrai anche un tempo molto più semplice per la cura dei contenuti poiché ti suggeriranno i contenuti.

Che cos'è la comunicazione interna? È ascoltare gli altri dipendenti, mettere tutti d'accordo e collaborare alle iniziative.

Valutazione frequente

La tua strategia di comunicazione interna non è mai completa.

Arriverai a un punto in cui ne sarai felice e avrai realizzato ciò che volevi, ma devi continuare. Assicurati che rimanga parte dei tuoi sforzi di assunzione in tutta l'organizzazione. Assicurati che funzioni ancora bene in ogni reparto e in tutta l'organizzazione.

Ogni tanto vuoi controllare come funzionano queste aree e altre ancora. Alla fine, vedrai un cambiamento nella tua cultura, nell'atteggiamento dei tuoi dipendenti, nella produttività e nei profitti dalla comunicazione interna.