Collaborazione aziendale: sistemi da implementare e strumenti da utilizzare

Messaggi ed e-mail senza risposta. Scadenze incombenti. Notifiche infinite. Giorni di arretrato da recuperare.

Un ambiente di lavoro moderno incoraggia certamente l’eccellenza, il duro lavoro, la perseveranza e contributi unici. Si basa sul lavoro di squadra, sulla creatività e sull'essere sempre attivi per collaborare a soluzioni nuove e uniche.

Ma, a quanto pare, dozzine di app, strumenti e piattaforme su diversi dispositivi portano al burnout i manager e i loro team, e le grandi aziende distribuite finiscono per soffrirne di più.

In altre parole, vuoi continuare a fare il miglior lavoro possibile, ma stai affogando in troppi strumenti di collaborazione disparati. Esiste una soluzione: un approccio di collaborazione aziendale che ti consente di gestire progetti, condividere informazioni, collaborare in tempo reale e promuovere un ambiente di lavoro felice, tutto in una volta.

Questa guida ti guiderà attraverso i sistemi e le piattaforme di collaborazione aziendale e il modo più efficiente per implementarli nella tua azienda.

Che cos'è la collaborazione aziendale?

La collaborazione aziendale è un sistema per la comunicazione, la collaborazione, la gestione dei progetti e la condivisione delle informazioni tra i dipendenti di grandi aziende, indipendentemente dalla loro ubicazione.

È ciò che rende facile per i team lavorare insieme verso gli obiettivi e i risultati desiderati senza barriere, silos o burocrazia. Accelera il modo in cui le cose vengono fatte.

Ad esempio, invece di chiamarsi o inviarsi e-mail tra colleghi per definire una sequenza temporale del progetto, possono affidarsi a uno strumento di gestione del progetto per discutere e impostare scadenze e traguardi. E invece di consegnare un documento a mano o tramite e-mail, i membri del team possono utilizzare un sistema di condivisione file per farlo in modo più efficiente.

La collaborazione aziendale semplifica i processi aziendali incorporandoli nel tuo stack tecnologico e funziona per tutti i tipi di grandi organizzazioni, compresi i luoghi di lavoro moderni che desiderano sfruttare al meglio il lavoro ibrido o remoto.

I vantaggi della collaborazione aziendale includono:

• Miglioramento della condivisione delle informazioni e del trasferimento delle conoscenze: la condivisione delle conoscenze, compresi i dettagli del progetto, i dati dei clienti e le versioni corrette dei file, funziona senza problemi perché è disponibile un sistema che sposta facilmente le informazioni da una persona all'altra.
• Lavoro di squadra e gestione dei progetti migliorati: qualsiasi lavoro che deve essere svolto ha risultati finali, tempistiche, dipendenze e aspettative chiare, quindi i membri del team non solo possono fare brainstorming insieme ma anche amplificare il lavoro degli altri (piuttosto che ostacolarlo).
• Maggiore produttività ed efficienza: non esiste modo migliore per aumentare la produttività che rendere sempre disponibili documenti, brief di progetto, conversazioni tra team e un ricco contesto. In questo modo, tutti possono lavorare al meglio e velocemente.
• Maggiore coinvolgimento e morale dei dipendenti: non sorprende che, quando le persone ottengono i sistemi e le condizioni giusti per supportare il loro lavoro efficiente e di grande impatto, sono più felici sul lavoro e si sentono motivate a continuare a dare il meglio di sé.

Quali sistemi costituiscono la collaborazione aziendale?

Una collaborazione eccellente nelle grandi aziende si basa su molto di più che implementare software di collaborazione aziendale e finirla lì. Ecco i sistemi che vorresti mettere in atto:

Linee guida chiare per la comunicazione

Avere protocolli chiari su come e quando utilizzare canali di comunicazione specifici è il fondamento di un sistema di collaborazione aziendale. Stabilisce aspettative chiare e previene problemi di comunicazione, ritardi, confusione e frustrazione.

Cosa richiede una telefonata o una videochiamata? Qual è l'ideale per una chat veloce su Slack rispetto a un'e-mail più lunga? Le linee guida di comunicazione sono effettivamente istruzioni per ciascun canale di comunicazione interna che includono:

• Metodi di comunicazione : testo, audio e riunioni virtuali .
• Casi d'uso : ad esempio check-in quotidiani o chat relative ai progetti.
• Tempi di risposta previsti , ad esempio entro la fine della giornata o entro 48 ore.
• Livelli di urgenza : ovvero cosa può attendere rispetto a ciò che ha un impatto immediato.

Ecco un esempio di linee guida che semplificano la comunicazione e definiscono barriere chiare per ciascun canale:

Collaborazione interdipartimentale

La vera collaborazione aziendale avviene su scala più ampia e non solo all'interno di ciascun team. In effetti, il suo vantaggio più grande è la capacità di abbattere i silos. In questo modo, tutti possono lavorare per raggiungere obiettivi aziendali generali anziché solo obiettivi isolati del team.

La collaborazione interdipartimentale è il modo in cui iniziativa, abilità, creatività ed eccezionale capacità di risolvere problemi si uniscono. I progetti collaborativi rendono un’azienda nel suo insieme più grande della somma delle sue parti. È il modo in cui i team uniscono i loro sforzi per creare risultati che non avrebbero potuto ottenere da soli.

Ad esempio, una campagna di marketing può coinvolgere un team di annunci a pagamento, un team di contenuti e un team di designer. Invece di prendere ciascuno il brief iniziale e seguirlo nel proprio silo, un approccio migliore è promuovere la collaborazione attraverso check-in, aggiornamenti sui progressi, contributi e traguardi comuni.

Invece di iterare una volta che tutti hanno completato il proprio lavoro, c'è spazio per l'iterazione anticipata e un risultato finale migliore.

Cicli di feedback regolari

Nessun sistema di comunicazione aziendale è perfetto fin dall'inizio e, in una grande azienda come la tua, la sfida è ancora più grande.

Ecco perché vale la pena stabilire cicli di feedback ricorrenti e sempre attivi che consentano ai dipendenti di condividere pensieri ed esperienze attraverso la comunicazione e la collaborazione. L'obiettivo è scoprire dove incontrano i colli di bottiglia e gli ostacoli che impediscono loro di lavorare in modo efficiente e di fornire il loro lavoro migliore.

L’accesso a cicli di feedback regolari alimenterà inoltre il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, ne incoraggerà lo sviluppo e la crescita e promuoverà una cultura dell’innovazione, delle idee e dell’inclusione.

Alcuni modi in cui puoi incorporare cicli di feedback nel tuo sistema di collaborazione includono:

• Sondaggi : sia sempre aperti che per casi d'uso e periodi specifici
• Comuni – online e/o di persona
• Caselle di suggerimenti : online e/o in ufficio
• Incontri individuali ricorrenti : tra i manager e i membri del loro team

Cultura della “porta aperta”.

Per completare i cicli di feedback regolari, crea il massimo senso di trasparenza incoraggiando i dipendenti di tutti i livelli a sollevare questioni o idee specifiche per la comunicazione.

Ciò significa che ogni manager e leader si rende disponibile ad ascoltare preoccupazioni e punti di difficoltà quando si tratta di comunicazione e collaborazione.

Non solo ridurrai e previeni la frustrazione dovuta alle lacune comunicative, ma favorirai anche la fiducia, rafforzerai il lavoro di squadra, mostrerai trasparenza e creerai un senso di rispetto reciproco. Ciò sostiene il bene superiore di tutti i dipendenti e dell’azienda nel suo insieme.

Riconoscimento dei leader della collaborazione

Che tu sia un principiante della collaborazione aziendale o cerchi modi per migliorare dopo mesi o anni di implementazione, una cosa è vera: non esiste collaborazione a livello aziendale senza persone sul campo che agiscono come sostenitori e promotori della collaborazione.

Quando un dipendente facilita una comunicazione e un lavoro di squadra efficaci e ottimizzati, dovresti evidenziarlo e premiarlo.

Ciò mostrerà agli altri membri del team, così come agli altri dipartimenti, come questi sforzi di collaborazione supportano l'obiettivo finale. Non solo: incoraggerà anche gli altri a fare lo stesso per i rispettivi team e per quelli con cui spesso lavorano.

15 piattaforme di collaborazione aziendale da esplorare

Sei pronto a valutare strumenti e app di collaborazione aziendale? Ecco i tipi di piattaforme principali da tenere a mente e le funzionalità di cui avrai bisogno.

Piattaforme di condivisione e collaborazione di documenti

Se hai mai dovuto capire quale versione del file è la più recente (chi non l'ha fatto?), conosci già i vantaggi di una piattaforma di condivisione di documenti.

In questo modo saprai che non ci sono file aggiornati casualmente archiviati sull'unità locale di qualcuno: tutto risiede nello stesso posto, a disposizione di qualsiasi parte interessata per accedere alla versione del file più recente ogni volta che ne ha bisogno. Le piattaforme di condivisione file sono anche piattaforme di collaborazione, il che significa che potete lavorare tutti sullo stesso documento e tenere traccia delle modifiche in tempo reale senza sovrascrivere il duro lavoro di qualcun altro.

Quando si sceglie una piattaforma di condivisione e collaborazione di documenti, considerare quanto segue:

• Google Workspace è senza dubbio la piattaforma di condivisione file più conosciuta per aziende e privati, il che la rende facile da implementare e adottare. Il suo più grande vantaggio è la facilità di navigazione e collaborazione nei suoi sottoprodotti, come Google Drive e Google Docs.
• Dropbox Business è una soluzione di archiviazione cloud che ti consente di condividere, sincronizzare e collaborare su file in modo sicuro, inclusi computer, dispositivi mobili e qualsiasi browser web. Dropbox è ottimo per tutti i tipi di formati, inclusa la modifica di PDF e video.
• OneDrive for Business è un'altra nota piattaforma di condivisione e collaborazione di file. La sua versione aziendale offre un controllo approfondito della versione e delle autorizzazioni e si integra con soluzioni di comunicazione interna.

Piattaforme di comunicazione e collaborazione

Dove hanno effettivamente luogo le vostre comunicazioni in tempo reale (messaggistica istantanea, videoconferenze, chiamate e social network)?

Se lasci le cose al caso, alcuni dipendenti sceglieranno SMS e FaceTime, mentre altri potrebbero preferire SMS e videochiamate WhatsApp.

Una collaborazione efficace si basa su strumenti di comunicazione a cui tutti si rivolgono per impostazione predefinita. È dove possono essere sicuri di trovare sempre la persona giusta o di trovare la risposta alla loro domanda. Invece di sprecare tempo ed energie per trovare e scegliere l’opzione giusta, le persone possono lanciarsi direttamente nella collaborazione di squadra.

Ecco le soluzioni migliori per le piattaforme di comunicazione e collaborazione:

• Nextiva è una piattaforma di comunicazione connessa che riunisce i team. Funziona immediatamente con ogni dispositivo che utilizzi per lavoro e ti offre chiamate, SMS, videoconferenze, chat di gruppo e condivisione di file. È pensato per i team remoti, ibridi e in sede che desiderano funzionalità potenti e semplici da usare.
• Slack è uno strumento di collaborazione online per team remoti. Puoi usarlo per comunicare tramite messaggi di testo, video e chiamate vocali, nonché tramite chat di gruppo. Sono incluse la condivisione di file e le integrazioni.
• Microsoft Teams è l'app di collaborazione in team di Microsoft. Unisce la chat sul posto di lavoro con riunioni, archiviazione di file e integrazioni di terze parti ed è realizzato sia per la comunicazione interna che esterna.

Strumenti di gestione del progetto

Non importa la dimensione della tua azienda, la gestione delle attività è il modo in cui le cose vengono svolte. E per questo, hai bisogno di uno strumento che ti permetta di definire i progetti e le loro tempistiche , suddividerli in attività, tenere d'occhio le scadenze, assegnare e delegare attività e gestire le dipendenze tra loro.

Assicurati che lo strumento che scegli ti consenta di personalizzare dashboard e visualizzazioni, come calendari o bacheche Kanban, e di aggiungere facilmente file, commenti e contesto specifici del progetto.

Considera questi strumenti di gestione del progetto:

• Asana è un software di gestione dei progetti versatile, facile da usare e pronto per l'azienda. Semplifica non solo la creazione di progetti e la definizione di scadenze, ma anche l'impostazione di automazioni e regole personalizzate per ridurre il lavoro noioso e ripetitivo.
• Monday.com è uno strumento di gestione dei progetti per le grandi organizzazioni che desiderano funzionalità professionali. Offre funzionalità avanzate di monitoraggio del tempo e collaborazione, nonché integrazioni premium, reporting avanzato e approfondimenti sulle prestazioni.
• ClickUp è una piattaforma di gestione dei progetti orientata alla sicurezza. La sua conformità HIPAA e GDPR ti consente di tenere traccia dei progetti che includono dati sensibili tra team e sedi senza il timore di compromessi.

Motori di ricerca aziendali

Il software di ricerca aziendale ti consente di trovare l'informazione esatta quando ne hai bisogno. Può essere archiviato in database, documenti, siti Web, app, intranet e altro ancora.

Ai fini della produttività, il processo di ricerca e il recupero dei risultati di ricerca corretti devono avvenire senza intoppi e in pochi istanti, il che rende il motore di ricerca aziendale un elemento fondamentale della collaborazione e del lavoro efficiente.

Queste sono alcune delle migliori opzioni per i motori di ricerca aziendali:

• Glean è una soluzione di ricerca aziendale dinamica e basata sull'intelligenza artificiale. Utilizza indizi di contesto, comportamento e linguaggio per fornire i risultati più pertinenti e personalizzati, orgoglioso della facilità di integrazione nei tuoi sistemi.
• Guru è un sistema per trovare informazioni su qualsiasi app che utilizzi. Può anche individuare lacune nella conoscenza e persino duplicare la conoscenza per facilitare la gestione delle informazioni. Guru combina la ricerca AI aziendale, l'intranet e un wiki aziendale in un'unica piattaforma.
• AlphaSense è una piattaforma di market intelligence per grandi aziende e istituti finanziari. La sua soluzione AI indicizza ed effettua ricerche nei contenuti pubblici e privati ​​per potenziare il tuo processo decisionale.

Intranet

La tua intranet è la libreria di informazioni e risorse della tua azienda. Include risorse di formazione, flussi di lavoro e processi aziendali, aggiornamenti e annunci, politiche, struttura organizzativa, un elenco di dipendenti e altro ancora.

Una intranet ben gestita offre ad ogni dipendente chiarezza e un punto di riferimento. Aiuta i dipendenti a eccellere nel loro lavoro. È difficile immaginare un'azienda che non abbia bisogno di una intranet, ma coloro che lavorano in più sedi, fusi orari, turni e stili di lavoro ne hanno maggiormente bisogno.

Per creare un hub accessibile di conoscenze e risorse aziendali, è possibile utilizzare uno dei seguenti:

• Confluence è un portale Intranet per la condivisione della conoscenza. Viene fornito con modelli per diversi casi d'uso e controlli sulla privacy che mantengono i tuoi dati al sicuro. Puoi integrare Confluence con migliaia di app di terze parti.
• Blink è una soluzione intranet per i lavoratori in prima linea. È facile da usare e risponde alle esigenze e alle sfide specifiche dei lavoratori in prima linea e dei lavoratori chiave, con contenuti, conversazioni e contatti disponibili con un solo tocco. È l'ideale per i dipendenti in movimento.
• Simpplr è una soluzione software intranet sociale. È uno strumento moderno per le organizzazioni aziendali che desiderano migliorare il coinvolgimento e la comunicazione dei dipendenti, spesso definito "Instagram per il posto di lavoro".

Come le comunicazioni unificate migliorano la collaborazione aziendale

Una strategia di collaborazione aziendale è stratificata ed è piuttosto un’impresa.

Ma esiste una soluzione che si adatta perfettamente alle complessità della comunicazione tra decine di sedi e centinaia o migliaia di dipendenti: le comunicazioni unificate.

Le comunicazioni unificate - e, per estensione, le comunicazioni unificate come servizio ( UCaaS ) - uniscono il telefono basato su Internet con le comunicazioni e la collaborazione in tempo reale in una piattaforma di comunicazione completa.

È così che i dipendenti possono fare qualsiasi cosa, dalla realizzazione di progetti interni all'offerta di un fantastico supporto clienti da un'unica piattaforma, indipendentemente da dove lavorano.

Vantaggi per le imprese

Ci sono cinque vantaggi fondamentali che ti aspettano dall'altra parte dell'adozione delle comunicazioni unificate.

Comunicazione semplificata

Pensa a questo scenario estenuante:

Contatta un collega tramite Slack per chiedergli informazioni su un problema che stai affrontando. Ti rispondono su WhatsApp mentre si recano a una riunione e ti chiedono di inviare via email il file con cui stai lottando. Dopo averlo fatto, ti chiamano sul telefono dell'ufficio per discutere le possibili soluzioni.

Passa una settimana e corri in tondo cercando di trovare qualcosa che assomigli a una conversazione completa sul problema che hai avuto.

Esiste un modo migliore: una piattaforma di comunicazione unificata che combina chat, voce, video e condivisione di file in modo da poter ottenere immediatamente informazioni complete su qualsiasi attività, progetto o problema su cui hai lavorato.

Collaborazione migliorata

Abbattendo i silos di comunicazione e portando progetti, file e messaggi su un'unica piattaforma, rimuovi anche gli ostacoli al lavoro di squadra e al progresso.

Invece di ripetere: "Puoi ricordarmi dove trovare quel documento?" oppure "A cosa stai lavorando di nuovo questa settimana?" check-in, libererai le capacità mentali dei dipendenti per l'interazione, i contributi e i progressi in tempo reale.

Produttività migliorata

L'attenzione dei dipendenti è preziosa. Una recente ricerca ha rilevato che il passaggio tra app e schede, ovvero il cambio di contesto, costa ai lavoratori circa quattro ore a settimana, ovvero circa il 9% del loro tempo annuale di lavoro.

Più grande è la tua azienda, più costosa diventa la perdita. Riduci il tempo impiegato nella ricerca dell'informazione giusta, della persona giusta o dell'intero contesto unificando il tuo kit di strumenti di comunicazione e collaborazione.

Maggiore accessibilità

Gestire l'accesso dei dipendenti ai sistemi giusti è difficile anche quando si lavora tutti in un'unica sede. Aggiungete a ciò il lavoro remoto o i dipendenti che viaggiano spesso e sarete destinati a guadagnare un paio di mal di testa ogni settimana.

Le comunicazioni unificate offrono un facile accesso e gestione delle autorizzazioni per i dipendenti, indipendentemente dal luogo in cui si trovano o dal dispositivo da cui lavorano. Con UCaaS, anche il loro smartphone si trasforma in uno strumento potente per qualunque cosa stiano lavorando.

Costi ridotti

La maggior parte delle soluzioni UCaaS sostituiscono diverse app aziendali a pagamento. Pensa al prezzo che paghi ogni trimestre o anno per chat di team, gestione dei progetti, helpdesk e telefoni aziendali.

Consolida le tue piattaforme di comunicazione con prezzi UCaaS semplificati, solitamente per utente al mese, con livelli pratici e opzioni di aggiornamento/downgrade disponibili ad ogni ciclo di fatturazione.

Caratteristiche principali

Ecco le funzionalità UCaaS che lo rendono la direzione ideale per la collaborazione aziendale:

• Interfaccia unificata: non dovrai più saltare tra una dozzina di strumenti desktop, app mobili e schede del browser. Accedi ogni giorno a un'unica piattaforma e dashboard per soddisfare tutte le tue esigenze di comunicazione e collaborazione.
• Gestione della presenza: ti chiedi se una persona è online? Qual è il loro fuso orario? Che dire del loro orario di lavoro o della disponibilità per una videochiamata per risolvere un problema complesso? UCaaS ti consente di visualizzare la disponibilità dei tuoi colleghi per qualsiasi tipo di comunicazione di cui hai bisogno in quel momento.
• Integrazione perfetta: vuoi continuare a utilizzare il tuo CRM, l'helpdesk e il calendario digitale e farlo senza problemi? Le soluzioni di comunicazione unificata si integrano con prodotti come Salesforce, Zendesk, Google Calendar e molti altri, così puoi lavorare senza interruzioni.
• Funzionalità di mobilità: lavora ovunque tu voglia. Il tuo computer da scrivania e il tuo telefono ufficiale non sono più la base: la tua base diventa ovunque tu abbia un dispositivo mobile e un accesso Internet stabile. Esegui riunioni, condividi file e prendi decisioni ovunque.

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Per un'esperienza di collaborazione unificata, scegli Nextiva

Linea di fondo? La tua grande azienda, i grandi team e i grandi obiettivi hanno bisogno di un modo a prova di bomba per collaborare e comunicare. Senza di esso, sei sulla buona strada per bruciare i tuoi dipendenti e perdere opportunità di crescita.

La soluzione migliore è UCaaS, il modo migliore per aggiungere velocità, flussi di lavoro semplificati e una potente collaborazione al modo in cui svolgi le tue attività. La nostra raccomandazione, ovviamente, è Nextiva.

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