Che cos'è la telefonia cloud e come funziona? (+ 7 vantaggi per la tua attività)

Vuoi che il tuo sistema telefonico costi meno e faccia di più? Probabilmente ti sei imbattuto nella telefonia cloud e vuoi sapere se può aiutare il tuo caso d'uso specifico.

Se stai discutendo del passaggio dal tuo attuale servizio telefonico aziendale alla telefonia cloud, sei nel posto giusto. In questa guida tratteremo tutto ciò che devi sapere, compresi gli elementi essenziali della telefonia cloud, come funziona, i vantaggi che offre alla tua azienda e come scegliere il tuo provider di telefonia cloud.

Saltiamo subito dentro.

Cos'è la telefonia cloud?

La telefonia cloud è un sistema telefonico che funziona tramite la tua connessione Internet. È anche nota come soluzione PBX ospitata basata su VoIP. Ti aiuta a spostare il servizio telefonico aziendale nel cloud.

La telefonia cloud semplifica le comunicazioni aziendali e cresce con la tua azienda. Che tu stia aprendo nuovi uffici, assumendo lavoratori remoti o espandendo i tuoi team interni, la telefonia cloud renderà l'espansione semplice ed economicamente vantaggiosa.

La telefonia cloud è un tipo di Unified Communications as a Service (UCaaS). UCaaS è un modello di comunicazione unificato, il che significa che riunisce diversi sistemi di comunicazione e strumenti di collaborazione. Con la telefonia cloud, non solo sposterai le tue telefonate nel cloud, ma le collegherai anche alle riunioni video, alla messaggistica istantanea, al CRM e ai processi aziendali a tutti i livelli.

Come parte della tua piattaforma UCaaS, la telefonia cloud collegherà meglio i tuoi team e renderà i tuoi dipendenti più concentrati, coinvolti e soddisfatti nei loro ruoli. È un dato di fatto, uno studio condotto da CMBR per Cisco ha concluso che quasi 8 dipendenti su 10 sperimentano livelli di produttività migliorati grazie alle funzionalità di lavoro remoto, come chat di gruppo e videoconferenze.

Come funziona la telefonia cloud?

La telefonia cloud funziona tramite un fornitore di servizi VoIP. Quando componi il numero di telefono che desideri chiamare, il tuo fornitore di servizi gestisce l'instradamento. Converte i segnali vocali analogici in pacchetti di dati e li trasmette tramite la connessione Internet. È così che collega il tuo telefono alla persona che stai chiamando.

Da parte tua, sostituiresti i singoli interni telefonici con un telefono fisso VoIP . Invece di connetterti a una linea fissa, collega i tuoi telefoni alla rete esistente. Puoi anche utilizzare un softphone o un'app installata sul tuo computer, tablet o smartphone. In entrambi i casi, chiami da un'interfaccia moderna e facile da usare e stabilisci una chiamata in una frazione di secondo.

Poiché la telefonia cloud viene eseguita nel cloud, puoi gestire il tuo sistema telefonico aziendale tramite un dashboard online per il controllo completo sui numeri di telefono, l'inoltro delle chiamate, l'aggiunta di nuovi utenti e altro ancora.

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Telefonia cloud vs PBX tradizionale: qual è la differenza?

Per i tuoi dipendenti, gli utenti finali del tuo sistema telefonico, le cose potrebbero non sembrare molto diverse tra il telefono cloud e il PBX tradizionale. Quando guardiamo sotto il cofano, troveremo una storia completamente diversa.

Come vedrai nella sezione successiva, la telefonia cloud elimina la necessità di apparecchiature fisiche. Il tuo personale può comunicare tra loro e con i tuoi clienti utilizzando qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Possono farlo ovunque sia possibile utilizzare il Wi-Fi o una connessione Internet 4G.

Dal punto di vista della tua azienda, iniziare con la telefonia cloud è semplice. Invece di un processo complesso e costoso per connettersi alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN) , tutto ciò di cui hai bisogno è un fornitore di servizi VoIP e una connessione a banda larga affidabile.

Il PBX tradizionale presenta una sfida molto più impegnativa, sia nell'avvio che nel mantenimento del servizio telefonico. Ecco perché:

Innanzitutto, c'è il costo e lo sforzo di installazione. Un operatore telefonico deve visitare la tua sede e installare apparecchiature fisse, e finirai per pagare sia il lavoro che l'attrezzatura.

È inoltre necessario mantenere la configurazione tecnica dell'apparecchiatura Private Branch Exchange (PBX) nella propria sede. Se qualcosa si surriscalda, si rompe o diventa obsoleto, devi ripararlo o sostituirlo. Non solo è costoso, ma priva il tuo team di produttività e concentrazione.

Un centralino telefonico tradizionale rende le vostre telefonate, soprattutto quelle interurbane, più costose. Offre funzionalità di chiamata di base, che possono essere una seccatura se desideri utilizzare funzionalità avanzate come audio HD, posta vocale a e-mail o analisi delle chiamate.

Se la tua azienda è in crescita, ti consigliamo di aprire nuove sedi, aggiungere più linee telefoniche o introdurre opzioni di lavoro remoto. I sistemi PBX tradizionali non sono facilmente scalabili perché aggiungono più apparecchiature, manutenzione e costi. Inoltre, non rappresentano un'opzione conveniente per i dipendenti che viaggiano per lavoro e desiderano rimanere produttivi perché il loro numero di telefono è legato a un telefono fisso da scrivania.

Un sistema PBX tradizionale può essere una buona opzione per le piccole aziende le cui esigenze aziendali cambiano raramente e che non intendono espandersi. Ma se vuoi crescere e assicurarti che la configurazione del tuo telefono non ti rallenti, adorerai la flessibilità offerta dal VoIP.

Vantaggi della telefonia cloud

Cosa significa per la tua azienda un problema al tuo sistema telefonico? Puoi perdere un cliente, non rispettare una scadenza importante o licenziare un dipendente a causa di un problema di comunicazione.

Non è una sorpresa. Il modo in cui lavoriamo è diventato dinamico e diversificato e abbiamo bisogno della tecnologia per stare al passo.

Se vuoi essere sicuro di non perdere mai un cliente, un dipendente o la tua tranquillità a causa di problemi di comunicazione, ecco i vantaggi della telefonia cloud che vorrai conoscere.

1) Implementazione semplice e veloce

L'implementazione della telefonia cloud non richiede infrastrutture in loco. Questo vantaggio significa che puoi diventare operativo in pochi giorni, potenzialmente anche entro un giorno.

Non è necessaria l'attesa di un tecnico, nessuna installazione di linee telefoniche, nessun ritardo e nessun lungo processo di assunzione di un dipendente a tempo pieno per configurare il tuo nuovo sistema di telefonia. Il tuo provider di telefonia cloud si prende cura di tutto. Otterrai subito numeri di telefono virtuali e accesso ad una dashboard che ti permetterà di gestire l'intero servizio telefonico.

2) Riduzione dei costi di gestione del sistema telefonico aziendale

Esistono molti modi in cui i servizi di telefonia cloud ti faranno risparmiare denaro. Puoi risparmiare fino al 65% sulla bolletta telefonica tradizionale. La telefonia cloud salva la tua azienda da contratti di manutenzione, minuti di chiamata limitati, numeri di telefono locali e verdi restrittivi e dal pagamento di servizi SMS aziendali separati.

Con la telefonia cloud non ci sono costi di manutenzione o fatture impreviste. E se sei alle prese con il bootstrap e desideri iniziare al minor costo possibile, puoi saltare l'acquisto di telefoni VoIP e utilizzare laptop con cuffie tramite un'app softphone.

3) Funzionalità di chiamata robuste e potenti

Non stiamo parlando solo di funzionalità che sembrano buone sulla carta. Le funzionalità di chiamata avanzate fornite con la telefonia cloud ti consentono di lavorare in modo intelligente, essere efficace e concentrarti sulle attività giuste al momento giusto. Puoi evitare attività manuali e ripetitive e intensificare la collaborazione del team e l'assistenza clienti.

Ecco alcune delle funzionalità di gestione delle chiamate più preziose della telefonia cloud:

• Operatore automatico , che consente al chiamante di raggiungere il team giusto.
• Inoltro di chiamata , che indirizza le chiamate in entrata in base a criteri predefiniti.
• Advanced Interactive Voice Response (IVR) , un approccio più conversazionale al servizio clienti automatizzato.
• Inoltro di chiamata , per poter inoltrare le chiamate a qualsiasi telefono fisso o cellulare.
• Videoconferenze e condivisione dello schermo per riunioni remote produttive.
• Numeri verdi , che consentono ai clienti di raggiungerti da rete fissa senza costi aggiuntivi.
• Numeri locali , così puoi stabilire una presenza locale dove vuoi.
• La registrazione delle chiamate è sicura e affidabile, così puoi mantenere un servizio di qualità.
• Contact center , che consente al team di assistenza clienti di risolvere le domande più rapidamente.

Ancora meglio, otterrai queste funzionalità insieme alla qualità delle chiamate audio e video HD. Questo è un enorme vantaggio per i team remoti. Non c'è niente di peggio nella vita di una teleconferenza dal suono scadente.

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4) Flessibilità e scalabilità del tuo sistema telefonico

La telefonia cloud renderà la crescita senza soluzione di continuità. Più nello specifico, una soluzione VoIP ti consentirà di aggiungere più utenti in pochi clic.

Con il PBX tradizionale, dovresti pagare un extra ogni volta che assumi un nuovo dipendente e desideri assegnargli una linea telefonica. Il telefono fisso necessita di cablaggio, la cui configurazione può richiedere del tempo. La tua crescita porterà sempre ritardi e costi aggiuntivi se fai affidamento su un sistema telefonico in loco.

Un PBX basato su cloud non è solo scalabile, ma è anche semplice da gestire. Non è necessario essere un esperto IT. Ad esempio, se il volume delle chiamate aumenta rapidamente durante i periodi di maggior traffico dell'anno, è possibile aggiungere e rimuovere facilmente linee. Ciò ti aiuterà a mantenere la tua esperienza cliente grazie a un sistema flessibile che puoi facilmente personalizzare in base al cambiamento delle esigenze della tua azienda.

5) Maggiore mobilità

Le aziende stanno passando sempre più spesso alle opzioni di lavoro remoto nel lungo periodo. I sistemi telefonici ospitati sono la risposta perfetta a questa tendenza.

I tuoi dipendenti possono accedere alle linee telefoniche aziendali ovunque si trovino, purché dispongano di una connessione Internet. Non si tratta solo di rispondere alle telefonate; possono accedere alla propria segreteria telefonica e impostare o modificare l'instradamento delle chiamate mentre sono in movimento.

La telefonia cloud è la soluzione ideale per le aziende che abbracciano il lavoro remoto, hanno uffici satellite o hanno più sedi.

6) Semplificare il lavoro con comunicazioni integrate

Le comunicazioni cloud ti aiutano a archiviare e accedere a ogni informazione su un'unica piattaforma.

Quando utilizzi sistemi separati per chiamate e riunioni, hai note e dettagli importanti in troppi posti. Appunti del computer, fogli di calcolo, post-it, quaderni e l'elenco potrebbe continuare. Trovare le interazioni passate può richiedere anni e buttare tutti fuori dal flusso.

La telefonia cloud consolida tutto in un'unica interfaccia utente. Puoi usarlo per collaborare con i colleghi, gestire i clienti, analizzare dati in tempo reale, raccogliere feedback e portare avanti progetti importanti.

Porterai il flusso di lavoro della comunicazione aziendale a un'unica fonte di verità e ti muoverai in modo efficiente durante la giornata. Niente più interruzioni frustranti o perdite di tempo nella ricerca di informazioni cruciali.

7) Affidabilità e resilienza superiori

Puoi permetterti di non essere disponibile per i tuoi clienti? Se succede qualcosa alla rete elettrica, quali sono le conseguenze per la tua attività? Un problema di cablaggio, un surriscaldamento o un piccolo temporale possono mettere a dura prova la tua comunicazione e la tua reputazione.

Le affidabili soluzioni di telefonia cloud garantiscono un tempo di attività del 99,999%, così puoi continuare a lavorare indisturbato, qualunque cosa accada. Dispone inoltre di ridondanza integrata; in caso di jitter o problemi simili, le tue chiamate rimangono online e hai sempre un backup da utilizzare.

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Come scegliere un fornitore di telefonia cloud

Se stai cercando di passare a una soluzione di telefonia cloud, ecco cosa devi considerare quando valuti le tue opzioni.

Qualità del servizio e comprovata affidabilità

Elevati tempi di attività e affidabilità sono un must. Il tuo provider di telefonia cloud deve fornire un servizio ridondante con data center ridondanti. Funzionalità e prezzi interessanti non sono nulla se i tuoi telefoni non funzionano.

Quale tempo di attività offre il provider? Possono garantire la disponibilità del servizio telefonico? Controlla la pagina di stato del tuo provider. Per Nextiva, puoi controllare status.nextiva.com .

L'elevata disponibilità è possibile utilizzando data center posizionati strategicamente negli Stati Uniti. Tutti sono dotati di gruppo di continuità e dispongono di connessioni di rete in fibra ottica gigabit.

Puoi anche controllare le fonti di social media come Twitter e Facebook per ottenere un quadro imparziale dell'affidabilità di ciascun fornitore. Cercare il marchio su Twitter con la “@” prima del nome ti aiuta a superare tutte le menzioni del marchio.

Oltre a ciò, ti consigliamo di assicurarti che il tuo provider offra un monitoraggio della rete 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in modo che i problemi possano essere segnalati e risolti prima che incidano sulla tua attività.

Sicurezza e conformità del settore

Il passo successivo è assicurarsi che il fornitore di telefonia cloud soddisfi gli standard di settore. Ecco alcune certificazioni da ricercare:

• Conformità HIPAA : servizi vocali e fax vitali per i fornitori di servizi sanitari.
• ISO/IEC 20071 : lo standard globale per le risposte alle minacce alla sicurezza.
• Conformità PCI : gestisci in tutta sicurezza i pagamenti con carta di credito.
• Conformità SOC 2 : piani di risposta agli incidenti per proteggere la privacy e l'integrità dei dati.

Un'altra cosa da verificare è se il tuo fornitore preferito garantisce la crittografia delle chiamate. Le chiamate crittografate ti consentono di utilizzare Transport Layer Security (TLS) e Secure Real-time Transport Protocol (SRTP) per garantire una sicurezza di alto livello in ogni chiamata .

Funzionalità e integrazioni

Quali sono le esigenze aziendali che soddisferai aggiungendo la telefonia cloud al tuo toolkit? È qui che entrano in gioco le funzionalità e le integrazioni del sistema telefonico.

Effettui molte chiamate in uscita o ricevi molte chiamate in entrata? Hai più sedi aziendali? I tuoi clienti sono negli Stati Uniti o a livello internazionale? Queste sono alcune delle tante domande da considerare quando si esaminano le funzionalità della telefonia cloud. Parla con potenziali fornitori di servizi e scopri come possono soddisfare le tue esigenze aziendali.

Dovrai anche considerare come un nuovo sistema telefonico funzionerà nelle routine e nei flussi di lavoro esistenti dei tuoi dipendenti.

Hai bisogno che il tuo sistema telefonico si integri con il tuo software di gestione dei progetti? E il tuo CRM? Quanto è facile implementare e mantenere la configurazione del sistema telefonico? Ancora una volta, queste sono le domande a cui pensare quando si cercano potenziali fornitori di servizi.

Il vero costo di proprietà

I prezzi spesso sembrano ottimi sulla carta. Quindi, quando inizi a utilizzare il servizio, ricevi una fattura inaspettata e scomoda che non assomiglia per niente a quella che hai visto al momento della registrazione.

Cerca prezzi trasparenti che delineino tutto ciò che è incluso nelle tariffe e tutto ciò per cui dovrai pagare un extra. Conferma le specifiche dei prezzi come:

• Il numero di utenti che avrai nel tuo piano.
• Piani di pagamento mensili o annuali (e sconti), se disponibili.
• Sono necessarie attrezzature necessarie per il corretto funzionamento del servizio?
• Flessibilità per modificare i piani al variare delle tue esigenze.
• Costi per chiamate in entrata e in uscita (su numeri urbani e verdi).
• Funzionalità opzionali aggiunte à la carte.
• Tasse obbligatorie, supplementi e altre tasse.

Assicurati che i prezzi che rivedi non lascino nulla di intentato. La nostra pagina dei prezzi fornisce piena trasparenza su ciò che è e non è incluso in ciascuna opzione di servizio telefonico.

Assistenza clienti veloce ed efficiente

Infine, assicurati che il team di assistenza clienti del tuo fornitore possa aiutarti quando ne hai bisogno.

Esamina le loro opzioni di supporto. Sono disponibili nella chat dal vivo? Puoi chiamarli? È necessario attendere 24 ore o più prima di ricevere una risposta via email?

Quindi, considera le risposte che ottieni alle tue domande. Tengono conto della tua situazione specifica o sono generici? Il rappresentante dell'assistenza si sta prendendo il tempo necessario per comprendere il problema? È facile porre domande di follow-up?

Puoi testare l'assistenza clienti di un fornitore effettuando una prova gratuita, ma puoi anche farti un'idea solida contattandoti anche come potenziale cliente. Questo ti darà una solida idea di come il tuo fornitore può aiutarti a far crescere e migliorare il tuo intero sistema di comunicazione per molti mesi e anni a venire.

Sposta il tuo sistema telefonico sulla telefonia cloud

La telefonia cloud ridurrà i costi di comunicazione, migliorerà la produttività e aumenterà la tua resilienza. Funziona anche come un'unica fonte di verità per le comunicazioni aziendali.

Otterrai i maggiori vantaggi se scegli un fornitore di telefonia cloud affidabile e testato sul campo. Il servizio di telefonia cloud di Nextiva costa solo $ 19,95 per utente al mese per funzionalità che miglioreranno l'intera attività.

Non crederci sulla parola; Le recensioni di Nextiva parlano da sole! Se sei alla ricerca di un nuovo sistema telefonico, non cercare oltre.