Cos'è il software CLM e ne hai bisogno?

Cos'è il CLM?

CLM sta per gestione del ciclo di vita del contratto. È il processo di gestione dei contratti dall'inizio alla fine, da quando vengono redatti e negoziati per la prima volta, fino a quando vengono firmati, eseguiti e quindi rinnovati o annullati.

Il ciclo di vita della gestione del contratto implica aspetti come tenere traccia delle scadenze, assicurarsi che tutte le parti rispettino i termini e gestire eventuali modifiche o problemi che si presentano lungo il percorso.

Cos'è il software CLM?

Il software CLM è uno strumento utilizzato dai team di vendita per semplificare e automatizzare le varie fasi della gestione dei contratti.

Una soluzione efficace per la gestione del ciclo di vita del contratto può aiutare te e il tuo team a:

• Migliorare l'efficienza

• Semplificare le operazioni di vendita

• Riduci i rischi legali per la tua azienda

• Migliorare la conformità da entrambe le parti

• Migliorare la collaborazione

• Ottimizzare la performance del contratto

Il software di gestione del ciclo di vita del contratto aiuta il tuo team a realizzare tutte queste cose in fasi specifiche.

Fasi della gestione del ciclo di vita del contratto

Il processo di gestione del ciclo di vita del contratto segue un ordine logico. Il miglior software CLM include funzionalità che ti aiutano a passare in modo efficiente da una fase a quella successiva.

Creazione del contratto

Ciò comporta la stesura dei termini e delle condizioni del contratto, spesso con modelli, linguaggio standard o requisiti specifici. Questa fase può comportare la collaborazione tra le varie parti interessate dell'azienda, inclusi i dipartimenti legale, di approvvigionamento, di gestione del prodotto, di vendita e altri.

Negoziazione e approvazione

Una volta preparata la bozza iniziale, tutte le parti coinvolte possono negoziare per raggiungere termini reciprocamente accettabili. Questa fase prevede discussioni, revisioni e finalizzazione dell’accordo. Le parti interessate possono approvare i termini durante la negoziazione o semplicemente approvare il contratto al momento della finalizzazione.

Esecuzione del contratto

Una volta che il contratto è stato negoziato e approvato, viene firmato da tutte le parti tramite firma elettronica, che lo rende legalmente vincolante.

Archiviazione e organizzazione

I contratti devono essere archiviati e organizzati in modo sicuro per un facile accesso. Ciò di solito comporta una sorta di sistema di gestione dei documenti digitali, accessibile a tutte le parti e tutte le parti interessate.

Gestione degli obblighi

Durante tutto il ciclo di vita della gestione del contratto, tutte le parti devono adempiere ai propri obblighi come indicato nell'accordo. Il software CLM aiuta a monitorare e gestire questi obblighi, garantendo che entrambe le parti rispettino i propri impegni contrattuali.

Emendamenti e rinegoziazione

A volte, potrebbe essere necessario modificare i contratti a causa di cambiamenti nelle circostanze o nei requisiti. Il software CLM può facilitare il processo di gestione delle modifiche e delle rinegoziazioni, garantendo che tutte le modifiche siano adeguatamente documentate.

Rinnovo o risoluzione

Verso la fine della durata del contratto, il software CLM può fornire promemoria e notifiche per le date di rinnovo o di risoluzione. Successivamente le parti coinvolte possono valutare il successo del contratto e decidere se rinnovare, rinegoziare o risolvere l'accordo.

Analisi e Reporting

Il software CLM può generare report su prestazioni contrattuali, conformità, rischi e altri parametri chiave. Queste informazioni possono aiutare te e il tuo team a prendere decisioni informate sui contratti futuri e a migliorare il processo complessivo di gestione del ciclo di vita del contratto.

Hai davvero bisogno del software CLM?

Gli strumenti di gestione del ciclo di vita dei contratti sono ideali per i team di vendita di grandi dimensioni che generano un numero elevato di contratti per più servizi. È progettato per contratti e processi più complessi.

Inoltre, maggiore è il numero delle parti interessate coinvolte nel tuo CLM, più semplice sarà il processo da parte del software CLM. Oltre ai team di vendita, altre parti interessate possono includere:

• Dipartimenti legali

• Dipartimenti finanziari

• Team acquisti e procurement

  

• Squadre operative

• Amministratori e gestori del contratto

Ma per le aziende con team di vendita più agili e contratti più semplici, il software CLM potrebbe essere uno strumento troppo potente e complesso. Ciò potrebbe anche significare che stai spendendo più del necessario.

Ciò non significa che non dovresti utilizzare il software CLM. Ma potresti stare meglio con uno strumento più semplice come Proposify.

Confronto tra i software CLM

Sebbene Proposify non sia un software CLM, condivide con esso diverse funzionalità.

Processo di gestione dei contratti coerente e ripetibile

L'utilizzo del software facilita un processo di gestione dei contratti coerente e ripetibile standardizzando modelli, flussi di lavoro e processi di approvazione. Ciò garantisce uniformità nella creazione, esecuzione e monitoraggio dei contratti, portando a una maggiore efficienza, conformità e mitigazione del rischio.

Gestione dei ruoli e dei permessi

La gestione dei ruoli e delle autorizzazioni consente a te e al tuo team di controllare l'accesso ai dati e alle funzionalità sensibili del contratto in base ai ruoli e alle responsabilità dell'utente. Ciò garantisce che solo il personale autorizzato possa visualizzare, modificare o approvare i contratti, migliorando la sicurezza e la riservatezza e promuovendo la responsabilità durante l'intero ciclo di vita del contratto.

Libreria dei contenuti

Tutte le parti interessate possono accedere alle risorse relative ai contratti in un'unica libreria di contenuti, comprese immagini, tabelle dei prezzi e snippet utilizzati per creare e aggiornare i contratti.

Firme elettroniche giuridicamente vincolanti

L'utilizzo del software per CLM elimina la necessità di firme scritte a mano, accelerando il processo di conclusione del contratto. E sebbene il software CLM utilizzi firme elettroniche, queste sono ancora giuridicamente vincolanti.

Campi e variabili personalizzati

Alcuni campi e variabili personalizzati sono applicabili a tutti i contratti, indipendentemente da ciò che coprono. Ciò include informazioni come informazioni sull'organizzazione, nomi dei firmatari e politiche di risoluzione del contratto. Il software consente a queste informazioni di inserirsi automaticamente nei contratti.

Sicurezza di livello mondiale

Sia Proposify che la maggior parte dei software CLM sono protetti con crittografia a 256 bit di livello bancario e crittografia della password unidirezionale. Ciò garantisce che i tuoi potenziali clienti si sentano sicuri che i loro dati privati ​​siano protetti.

Integrazioni con sistemi CRM

Sono possibili integrazioni software con strumenti come Salesforce, Hubspot e altri software di gestione aziendale.

E poi Proposify ha alcune funzionalità che lo distinguono dal software CLM standard.

Più facile da usare

Proposify è meno complesso del software CLM, quindi è più facile da configurare, apprendere e utilizzare. Ciò facilita l'adozione da parte del team di vendita.

Conveniente

Poiché è una tecnologia più semplice, Proposify è meno costoso del software CLM. È uno strumento efficace quanto il software CLM, ma è più conveniente.

Maggiore personalizzazione visiva

Proposify offre modelli di contratto robusti e singoli componenti visivi che possono essere incorporati nei documenti per personalizzarli e renderli più efficaci.

Può essere utilizzato come software di proposta

È qui che Proposify brilla davvero. Ottieni controllo e visibilità sui processi di proposta e abbinali al processo di gestione del ciclo di vita del contratto per una potente soluzione di vendita end-to-end.

Nella tabella di marcia di Proposify sono presenti anche piani di espansione per aggiungere strumenti specifici di gestione del ciclo di vita del contratto per diventare una soluzione software CLM più completa.

Prendi il controllo dei tuoi contratti

Se arrivi alla conclusione che il software CLM è più del necessario, opta per un'opzione più semplice: Proposify. Ti guiderà in modo efficiente attraverso il processo di gestione del ciclo di vita del contratto e fornirà molte delle stesse funzionalità del software CLM.

Ancora più importante, offre vantaggi che il software CLM non offre, come costi inferiori, configurazione e utilizzo più semplici e maggiore personalizzazione visiva.

Scopri di più su come Proposify ti offre visibilità end-to-end e controllo del processo di gestione dei contratti per aiutarti a chiudere le trattative in modo più rapido ed efficiente.