Cos'è la comunicazione aziendale e perché ne hai bisogno?

Il modo in cui comunichiamo con gli altri è una parte così abituale di noi che raramente ci fermiamo a pensarci. Questo si traduce anche in comunicazione d'impresa. Le organizzazioni, dopo tutto, non sono entità senza volto, ma gruppi di persone reali.

Una comunicazione efficace influisce sui processi, sull'efficienza e su ogni livello di un'azienda.

In questa guida tratteremo tutto ciò che devi sapere per impostare un processo di comunicazione aziendale di successo.

• Cos'è la comunicazione d'impresa? La definizione
• Tipi di comunicazione d'impresa
• Metodi di comunicazione d'impresa
• Problemi che una comunicazione aziendale efficace può risolvere
• Come impostare il processo di comunicazione aziendale

Cos'è la comunicazione d'impresa? La definizione

La comunicazione aziendale è il processo di condivisione delle informazioni tra le persone all'interno del luogo di lavoro e all'esterno di un'azienda.

Una comunicazione aziendale efficace è il modo in cui dipendenti e management interagiscono per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Il suo scopo è migliorare le pratiche organizzative e ridurre gli errori. È importante lavorare sia sulle tue capacità comunicative che sui processi comunicativi per ottenere una comunicazione aziendale efficace.

L'importanza della comunicazione d'impresa risiede anche in:

• Presentare opzioni/nuove idee imprenditoriali
• Fare progetti e proposte (scrittura commerciale)
• Esecuzione di decisioni
• Raggiungere accordi
• Invio ed evasione degli ordini
• Vendita riuscita
• Incontri efficaci
• Fornire feedback a dipendenti e clienti

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Tutte le attività organizzate in un'azienda dipendono dal processo di comunicazione aziendale e dalla tua strategia di comunicazione. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dalla comunicazione manageriale alla comunicazione tecnica con i fornitori.

E una volta che la comunicazione diventa poco chiara, i sistemi principali dell'azienda rischiano di andare in pezzi. I dati mostrano che il 60% dei professionisti della comunicazione interna non misura le comunicazioni interne. I potenziali motivi includono non sapere da dove iniziare, i passaggi successivi o come calcolare il ROI.

Perché la comunicazione aziendale è importante?

Una forte strategia di comunicazione in un'azienda si tradurrà probabilmente in un maggiore coinvolgimento dei dipendenti. E le aziende con dipendenti connessi sul posto di lavoro hanno registrato un picco di produttività fino al 25%.

Le aziende con una forza lavoro impegnata registrano una crescita del 19,2% del reddito operativo in un periodo di 12 mesi. Quelli con punteggi di coinvolgimento bassi guadagnano il 32,7% in meno.

Quanto più successo avresti se avessi un migliore coinvolgimento dei dipendenti?

E come garantire un processo di comunicazione aziendale che lo renda possibile?

Tipi di comunicazione d'impresa

Per prima cosa distinguiamo i principali tipi di comunicazione in un'organizzazione tipica.

In primo luogo, abbiamo la comunicazione aziendale interna .

La comunicazione aziendale interna può essere:

• Comunicazione verso l' alto: qualsiasi comunicazione che proviene da un subordinato a un manager. O da un'altra persona nella gerarchia organizzativa.
• Comunicazione verso il basso/Comunicazione manageriale : tutto ciò che proviene da un superiore a un subordinato.
• Comunicazione laterale/Comunicazione tecnica : comunicazione interna o interdipartimentale tra colleghi

Poi, c'è la comunicazione aziendale esterna .

La comunicazione aziendale esterna è qualsiasi messaggio che lascia il tuo ufficio e il personale interno. Implica trattare con clienti, fornitori o qualsiasi cosa che influisca sul tuo marchio.

Puoi ordinare tutta la comunicazione in questo spettro in quattro tipi di comunicazione aziendale.

1. Ottenere e ricevere istruzioni e incarichi sia verso l'alto che verso il basso. Ciò include una delega effettiva da una persona all'altra. La maggior parte dei problemi negli affari inizia con comunicazioni poco chiare in quest'area.
2. Condivisione e discussione di informazioni, inclusa la condivisione di informazioni che avviene durante le riunioni. Quando la comunicazione fallisce in quest'area, le attività vengono eseguite in modo improprio o non vengono eseguite affatto.
3. Dare feedback, correzioni e disciplina alle persone che ti segnalano in modo che possano avere le conoscenze e gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere meglio il proprio lavoro. Fornire feedback efficaci e fruibili è un'abilità chiave per chiunque ricopra una posizione di leadership. Anche la comunicazione non verbale e il linguaggio del corpo giocano un ruolo qui.
4. Riunioni e discussioni di problem solving e decisionali. Queste sono considerate tra le discussioni più importanti per qualsiasi organizzazione. Ciò implica un pensiero critico più elevato e una migliore tecnologia di comunicazione.
5. Le pubbliche relazioni possono anche essere considerate una forma di comunicazione esterna importante per la tua strategia di comunicazione.

Di quali metodi di comunicazione aziendale ha bisogno la mia azienda?

La risposta dipende in gran parte dalle dimensioni e dalle preferenze della tua attività. Non esiste una soluzione valida per tutti. Una cosa è certa: ti preparerai al successo utilizzando solo i metodi di comunicazione aziendale di cui hai bisogno e che utilizzerai effettivamente.

Per esempio:

Vuoi una bacheca del forum, quindi tu e il tuo staff trascorrete settimane a trovare la soluzione migliore e a configurarla.
Dopo un po', impari che nessuno lo sta usando perché ottengono le risposte più rapidamente dal loro team o dai documenti. Una soluzione non necessaria ti è costata tempo e denaro preziosi.
Oppure installi un sistema di videoconferenza di qualità, quando in realtà hai solo bisogno di un sistema telefonico aziendale affidabile per gestire le tue riunioni a distanza.
Ogni azienda utilizzerà la comunicazione basata sul web. Tutti gli altri metodi, tuttavia, dipenderanno dalle circostanze individuali dell'azienda. Prenditi il ​​tempo per considerare consapevolmente il valore di ciascuno per la tua situazione unica.

Problemi che una comunicazione aziendale efficace può risolvere

Una comunicazione aziendale chiara ed efficace è fondamentale per consentire a team, dipendenti, manager e dirigenti di svolgere il proprio lavoro e adempiere alle proprie responsabilità.
Senza i processi e gli strumenti giusti in atto, il flusso di informazioni viene interrotto e le persone rimangono all'oscuro. Ciò può portare a gravi conseguenze per l'azienda, da dipendenti e clienti insoddisfatti a mancati profitti.
Il flusso trasparente delle informazioni è un ovvio obiettivo generale di un processo di comunicazione aziendale. Ma quali sono alcuni problemi più profondi che una comunicazione aziendale di successo risolve?

1) Sovraccarico di posta elettronica e mancanza di produttività e chiarezza quotidiane

In molti luoghi di lavoro, le persone sono semplicemente sopraffatte dal numero di messaggi che ricevono in un solo giorno. Nel suo libro Message Not Received, Phil Simon ha affermato che una persona media riceve da 120 a 150 e-mail al giorno.
Perdiamo facilmente o trascuriamo completamente un'informazione cruciale. Con un sistema di comunicazione aziendale in atto, le aziende possono ridurre le distrazioni digitali e creare spazio per idee e pensiero.

2) Silos di comunicazione orizzontali e verticali

Spesso i team e i dipartimenti non si scambiano informazioni essenziali. Altre volte, non c'è un modo semplice per contattare un responsabile di reparto quando c'è un problema all'interno di un team. Questi silos si formano facilmente e spesso senza che nessuno se ne accorga, ma possono essere facilmente risolti con un piano di comunicazione in atto.

3) Scarsa comunicazione con i dipendenti remoti

Il lavoro a distanza è qui per restare. Il rapporto sullo stato del lavoro a distanza di Buffer mostra che la stragrande maggioranza dei dipendenti vorrebbe lavorare da remoto almeno per una parte del tempo.
Elencano la collaborazione e la comunicazione tra le prime tre difficoltà quando si tratta di lavorare in remoto, dimostrando il valore dei giusti sistemi di comunicazione in atto.
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4) Turnover dei dipendenti/Basso coinvolgimento dei dipendenti

Perdere le persone ideali della tua organizzazione mette a rischio la tua capacità di servire i clienti. È anche costoso.
Perdere un dipendente può costare fino al doppio del loro stipendio annuo, ma quando le aziende comunicano in modo efficace, hanno il 50% di probabilità in più di riportare livelli di fatturato inferiori alla media del settore.

5) Servizio clienti scadente

Se c'è una scarsa comunicazione in un'organizzazione, accadono due cose quando si tratta del servizio clienti. In primo luogo, i dipendenti con ruoli a contatto con i clienti non avranno le informazioni di cui hanno bisogno. In secondo luogo, i clienti percepiranno un basso morale dei dipendenti e avranno un'esperienza negativa.
In effetti, uno studio ha rilevato che il miglioramento dell'atteggiamento dei dipendenti ha un impatto sulla soddisfazione del cliente, che si traduce quindi in un aumento delle entrate.

Qual è l'importanza della comunicazione non verbale negli affari?

La comunicazione non verbale copre così tanto terreno, dalle espressioni facciali al tono in un'e-mail. Considerando che la stragrande maggioranza della comunicazione aziendale avviene in modo asincrono (che significa qualsiasi cosa diversa da un incontro 1-1, faccia a faccia) tramite e-mail, task board di gestione dei progetti o chat... quasi tutta la nostra comunicazione aziendale può essere considerata non verbale. Pertanto, è incredibilmente importante lavorare anche sulla tua comunicazione non verbale.

Il miglior consiglio? Leggi qualcosa ad alta voce prima di premere "invia". Questo è un buon controllo intestinale per ascoltare come viene trasmesso il tuo messaggio.

5 passaggi per impostare il processo di comunicazione aziendale

Un solido processo di comunicazione aziendale è essenziale per la felicità dei tuoi dipendenti e clienti. In definitiva, questo porta alla stabilità finanziaria.
Un rapporto ha rilevato che il 29% dei dipendenti ritiene che gli attuali strumenti di comunicazione interna non funzionino.
Ecco alcuni dei motivi che hanno elencato:

Informazioni irrilevanti, esclusione, disonestà e mancanza di accesso alle informazioni chiave sono qualcosa che probabilmente anche la tua stessa forza lavoro ha sperimentato.
Uno studio di Salesforce ha rilevato che l'86% di dirigenti, dipendenti ed educatori considera una comunicazione inefficiente la causa dei fallimenti sul posto di lavoro.
Non possiamo più ignorare l'importanza del lavoro di squadra e della chimica e il loro impatto sulla produttività, il coinvolgimento e l'advocacy dei dipendenti. Ecco i passaggi che puoi seguire per garantire un processo di comunicazione aziendale di successo.

1) Verifica il tuo attuale stato di comunicazione aziendale e fissa degli obiettivi

Indipendentemente dalla fase della tua attività, hai bisogno di un piano di comunicazione aziendale in atto.
Tuttavia, lo renderai più utile se ti concentri sulle aree che richiedono il maggiore miglioramento in questo momento e in seguito ti fai strada verso tutte le altre aree.
Ad esempio, questi potrebbero essere alcuni dei motivi per cui la tua comunicazione deve essere rivista:

• Bassa soddisfazione dei dipendenti o alto turnover
• Output inferiori alle attese in tutta l'azienda
• Crescita rapida che porta a perdere di vista le informazioni
• Mancanza di trasparenza delle informazioni a causa del lavoro a distanza

Potresti sperimentare più di uno di questi o uno scenario completamente diverso. Identificalo e fissa gli obiettivi per il tuo processo di comunicazione aziendale sulla base di esso. Ad esempio, i tuoi obiettivi possono includere:

• Uno specifico turnover o tasso di soddisfazione dei dipendenti
• Tasso di soddisfazione del cliente
• Numero di progetti completati
• Numero di interazioni tra i reparti

...e altro ancora.

2) Identificare i gruppi principali nella tua organizzazione e le loro relazioni reciproche

Esamina la struttura della tua organizzazione e tutti i gruppi coinvolti nella sua capacità di funzionare.
Prendi nota di ogni gruppo che richiede informazioni per funzionare. Questo dovrebbe includere:

• Classificazione orizzontale , ovvero reparti (operazioni, marketing, design, risorse umane, vendite, assistenza clienti, finanza e altro)
• Classificazione verticale : professionisti in team, team leader, responsabili di reparto, dirigenti
• Gruppi esterni : clienti, fornitori, partner e altro

Da qui, considerando il lavoro che fanno su base continuativa ei risultati attesi da loro. Traccia il modo in cui devono comunicare per portare a termine il loro lavoro.
A seconda delle dimensioni della tua azienda, questo potrebbe essere un compito impegnativo, quindi concediti un sacco di tempo. Alcune delle principali domande a cui rispondere sono:

• Quali squadre e persone devono parlare con chi quotidianamente? Che dire settimanale, bisettimanale e mensile?
• Quale comunicazione avviene solo quando c'è una crisi in corso ?
• In che modo i manager e i team leader mantengono i progressi nei loro dipartimenti? Come funziona la segnalazione?
• Esiste una libreria di conoscenze che ha il potenziale per ridurre riunioni e conversazioni non necessarie?
• Quali progetti e processi richiedono l'approvazione di altre persone nell'azienda? Come vengono richieste e agevolate le approvazioni?

Come minimo, queste risposte dovrebbero darti un'idea della quantità necessaria di e-mail, messaggi, chiamate, riunioni e documenti affinché tutto avvenga nel periodo di tempo designato.

3) Definire metodi di comunicazione

Successivamente, scegli i metodi di comunicazione in linea con i tuoi obiettivi di comunicazione aziendale, nonché le interazioni tra i gruppi principali della tua azienda.
Esamina l'elenco dei metodi di comunicazione di cui abbiamo discusso in precedenza e assicurati di aggiungere quelli esclusivi per la tua azienda:

• Comunicazione via web
• Riunioni telefoniche
• Videoconferenza
• Incontri faccia a faccia
• Rapporti e documenti ufficiali
• Presentazioni
• Forum e FAQ
• Sondaggi
• Attività di gestione del cliente

Quali di questi sono essenziali affinché la tua organizzazione raggiunga i suoi obiettivi? Che cosa è facoltativo e potrebbe riscontrare resistenza nell'adozione? Quali creano il rischio di aggiungere troppi strumenti e dovrebbero essere semplificati?
Sii realistico riguardo alle tue esigenze specifiche.
Ad esempio, una startup di cinque persone in cui tutti lavorano nello stesso ufficio probabilmente si concentrerà su:

• Comunicazione via web
• Incontri faccia a faccia
• Gestione dei clienti

Un'azienda di 50 persone completamente remota investirà più risorse in:

• Telefono e videoconferenza
• Organizzazione dei documenti per essere in grado di tracciare diligentemente i loro processi

Una grande impresa globale probabilmente utilizzerà tutti i metodi di comunicazione elencati e disporrà di team dedicati per molti di essi.

4) Scegli gli strumenti giusti

Non esiste un manuale che definisca quali strumenti siano assolutamente i migliori per ogni scopo.
Gmail contro Outlook. Google Drive contro Dropbox. Slack contro Nextiva Chat.
Le battaglie continuano, ma la tua scelta dipende interamente dalle tue preferenze e dalla tua forza lavoro.
Anche se non possiamo darti un elenco di strumenti software e lasciarti in pace, possiamo condividere questi suggerimenti quando si tratta di selezionare gli strumenti giusti:

• Usa l'archiviazione cloud per conservare documenti importanti e altri dati. Abilita la sincronizzazione e il backup automatici per evitare errori umani e dimenticare di salvare manualmente le informazioni su di esso.
• Utilizza un'unica piattaforma per e-mail e calendari.
• Usa un unico strumento per i messaggi di chat. Ad esempio, se alcune persone utilizzano Slack e altri Hangouts nella loro Gmail, creerà attrito e rallenterà la comunicazione.
• Implementa un sistema telefonico VoIP affidabile e facile da usare se molte delle tue riunioni si svolgono in remoto.
• Sviluppare linee guida editoriali e di marca che descrivano in dettaglio il tono di voce e l'uso degli elementi del marchio. In questo modo, tutta la comunicazione è unificata, internamente ed esternamente.

5) Documentare il processo

Infine, prendi nota di tutto ciò che fai durante questa configurazione e trasformalo in un documento condiviso visibile all'intera organizzazione.
In questo modo, ogni dipendente può fare riferimento a un piano di comunicazione sviluppato intenzionalmente e decidere l'azione migliore per la situazione in cui si trova.
Il documento aiuterà anche i nuovi dipendenti a comprendere facilmente tutti gli strumenti e le migliori pratiche di comunicazione.
Puoi creare un promemoria del calendario ricorrente per te e il tuo team per rivedere il documento una volta al trimestre. In questo modo, ti assicurerai che il piano serva ancora al suo scopo migliore e lo aggiorni se necessario.

Canali di comunicazione aziendale

Quando la comunicazione aziendale avviene effettivamente, è verbale o scritta.

La comunicazione avviene in molte forme: verbale o scritta, di persona o in remoto, ma è fondamentale per la felicità dei dipendenti sul posto di lavoro.

Nessuno di questi è migliore o peggiore per la tua azienda da solo e dipende interamente dal contesto.

La comunicazione scritta è ottima per mantenere una traccia cartacea delle decisioni e delle azioni prese, nonché per mettere insieme strategie e piani in atto. Le interazioni verbali consentono la generazione istantanea di idee e un flusso di pensieri più aperto.

Questi sono i metodi di comunicazione aziendale applicabili ad alcuni o a tutti gli scenari di cui sopra:

1) Comunicazione via web

Ciò include i canali di comunicazione quotidiana come e-mail e applicazioni di messaggistica istantanea (come Slack, Hangouts o persino Nextiva Chat).

I vantaggi di e-mail e messaggi risiedono nella capacità di condurre conversazioni private in un ambiente d'ufficio affollato, oltre a condividere un messaggio con molte persone, da poche a centinaia, tutte in una volta.

2) Riunioni telefoniche

I telefoni hanno eliminato l'ostacolo della posizione all'esecuzione di riunioni produttive e in rapido movimento. Consente un migliore scambio di idee grazie alla comunicazione non verbale (tono di voce) rispetto alla comunicazione scritta. I sistemi telefonici cloud possono accelerare l'onboarding e la collaborazione generale del team.

3) Videoconferenza

Gli ottimi sistemi di videoconferenza consentono alle persone in sedi remote di organizzare riunioni il più vicino possibile alle riunioni di persona. Fanno un passo avanti le riunioni telefoniche.

4) Incontri faccia a faccia

Le riunioni di persona possono aiutare un'azienda a portare avanti rapidamente le idee. La ricerca mostra che le riunioni di persona generano più idee rispetto alle riunioni virtuali.

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Tuttavia, avere un'agenda solida come una roccia è essenziale per riunioni efficaci. Il 46% dei dipendenti abbandona raramente o mai una riunione sapendo cosa dovrebbe fare dopo.

5) Rapporti e documenti ufficiali

La documentazione delle attività che hanno un impatto su altre persone e dipartimenti è una parte cruciale di un sistema di comunicazione aziendale ben oliato.

La possibilità di fare riferimento a un documento scritto in qualsiasi momento riduce la possibilità di confusione o disaccordo e fornisce ulteriore chiarezza nella comunicazione.

6) Presentazioni

Le presentazioni supportate da report e presentazioni PowerPoint sono spesso il modo in cui vengono condotte le riunioni con gruppi più grandi.

Questi sono ottimi per condividere nuove idee in un modo che crei spazio per domande ed eventuali chiarimenti.

7) Forum e FAQ

Un'area interna dove i dipendenti possono fare riferimento alle domande più frequenti sui vari argomenti dipartimentali e per farne di nuove che li rendano più produttivi e aggiornati su una materia.

8) Sondaggi

Sia i sondaggi interni che quelli dei clienti sono un modo ideale per raccogliere feedback e valutazioni su argomenti importanti. I sondaggi facilitano un ciclo salutare di miglioramenti supportati dal feedback e aprono un canale di comunicazione tra tutti i livelli all'interno di un'organizzazione.

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9) Attività di gestione del cliente

Questo può includere qualsiasi attività di relazione con i clienti. Gli esempi includono il supporto tramite chat dal vivo, i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), il processo di onboarding dei clienti, le recensioni dei clienti e altro ancora.

Il successo della tua azienda inizia con la comunicazione

Una cattiva comunicazione comporta troppi rischi per un'organizzazione da contare.

Un'ottima comunicazione, tuttavia, offre un'opportunità per un eccezionale coinvolgimento dei dipendenti e dei clienti. Crea chiarezza, risultati più significativi e crescita dei ricavi e dei profitti.

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Sia che tu disponga di un sistema di comunicazione aziendale o che tu debba ancora stabilirne uno, ricorda di:

• Imposta e rivedi i tuoi obiettivi di comunicazione come azienda in base allo stato attuale della comunicazione nella tua azienda
• Identifica tutti i soggetti coinvolti nei processi che fanno svolgere alla tua azienda il proprio lavoro, giorno dopo giorno
• Analizzare i loro bisogni per comunicare tra loro e identificare i metodi che rendono possibile il flusso di informazioni
• Cerca gli strumenti e le piattaforme più appropriati che consentiranno i metodi che hai identificato
• Condividi questa configurazione in modo trasparente con l'intera organizzazione

Di conseguenza, vedrai persone felici e produttive entusiaste di lavorare su progetti e creare risultati significativi a beneficio di tutte le persone coinvolte.

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