Che cos'è un telefono VoIP e come funziona?

Cos'è un telefono VoIP?

Un telefono VoIP è qualsiasi telefono che effettua e riceve chiamate tramite Internet. Invece di un tradizionale telefono "cablato" che utilizza fili di rame a connessione diretta per fornire il servizio telefonico, un telefono VoIP offre maggiore mobilità, interoperabilità e connettività.

Ci sono due grandi differenze tra i telefoni VoIP e i telefoni tradizionali. Il primo è che un telefono VoIP funzionerà indipendentemente da dove ti trovi. Finché disponi di Internet, sarai in grado di effettuare e ricevere chiamate senza essere legato a un posto. E la seconda differenza è che tecnicamente non hai nemmeno bisogno di un telefono per effettuare chiamate. Puoi effettuare una chiamata da un'app sul tuo computer.

Quali sono i vantaggi di un telefono VoIP?

Ci sono molte funzionalità chiave del VoIP che possono aiutarti a semplificare la tua attività, tra cui:

• Installazione e configurazione facili
• Ridimensionamento facile
• Numeri di telefono virtuali che seguono te e i tuoi dipendenti
• La tecnologia supporta la tecnologia precedente
• Ampia disponibilità e implementazione economica
• Semplice integrazione con altre applicazioni software.
• Gamma di opzioni del dispositivo
• Configurazione perfetta su connessioni Internet esistenti

Tipi di telefoni VoIP

Telefoni rigidi VoIP

I telefoni rigidi sono come i telefoni tradizionali in quanto si trovano sulla scrivania o in una sala conferenze. È possibile utilizzare i telefoni rigidi per:

• Chiamate dirette
• Teleconferenze
• Accesso alla segreteria
• Comunicazioni tramite telefoni, cuffie , Bluetooth e vivavoce

Softphone VoIP

I softphone sono telefoni virtuali che risiedono in un'app su un dispositivo (come un computer, un tablet o uno smartphone). Funzionano proprio come un telefono fisso, ma anziché un telefono fisico, effettui chiamate da un'app.

Come funzionano i telefoni VoIP

In passato, i telefoni erano cablati a un PBX (Private Branch Exchange) locale . Questa macchina ingombrante gestirebbe tutto l'instradamento e garantirebbe che ogni chiamata raggiungesse la destinazione corretta. Le funzionalità del telefono VoIP superano di gran lunga quelle disponibili sui vecchi sistemi PBX.

Poiché i telefoni VoIP funzionano elaborando le chiamate telefoniche da Internet o dal cloud, la tecnologia utilizza il cablaggio di rete di computer esistente o il Wi-Fi per accedere alle reti telefoniche.

Non sono più necessari cavi o scatole per utilizzare il servizio telefonico VoIP aziendale! Ora puoi rispondere a una chiamata ovunque tu abbia Internet, anche da un'app sul tuo computer, e il tuo numero di telefono può rimanere lo stesso di prima, quindi non ci sono spese per cambiarlo.

Quindi, qualunque sia il dispositivo telefonico scelto dalla tua azienda, puoi collegarlo al sistema telefonico VoIP in modo semplice e semplice. Basta collegare i telefoni e chiedere al tuo team tecnico di configurare il sistema nel modo più adatto alle tue esigenze particolari.

Se utilizzi un sistema telefonico VoIP di Nextiva, stai utilizzando il miglior servizio telefonico aziendale disponibile oggi.

Correlati: 7 passaggi per configurare un sistema telefonico VoIP a casa o in ufficio

Quali sono i vantaggi di un telefono VoIP?

Molte delle caratteristiche di un servizio telefonico VoIP parlano da sole:

• Facile installazione e configurazione su connessioni Internet esistenti.
• Numeri di telefono virtuali che seguono te e i tuoi dipendenti.
• Usa la tua connessione Internet esistente. Altri telefoni aziendali richiedono un cablaggio in rame dedicato separato dalla connessione di rete del computer.
• Collegamento agli account utente o ai numeri di telefono. Ti consentono di passare da una chiamata simultanea all'altra su un determinato account.
• Semplice integrazione con altre applicazioni software, come Microsoft Teams
• Offri alle aziende un facile accesso alle funzionalità avanzate di posta vocale.
• Gamma audio di qualità superiore (il doppio di quella tradizionale).
• Può essere configurato per PoE. Ciò significa che ottengono l'alimentazione tramite il cavo di rete Ethernet anziché un adattatore di alimentazione tradizionale. Ciò si traduce in un minor numero di trasformatori che devono essere collegati alle prese multiple dell'ufficio.

Caratteristiche del telefono VoIP

Ora diamo un'occhiata a un tipico telefono VoIP ed esaminiamo le sue funzioni e caratteristiche. Questa è una descrizione generale, ma useremo un diagramma di un telefono Poly. Quindi le funzioni specifiche e le posizioni dei pulsanti differiranno leggermente con altri modelli.

Dovrai comprendere l'ampia gamma di opzioni per fare la scelta migliore per la tua attività.

1) Tasti di linea

• Solitamente questi pulsanti si accendono per ricordare quando c'è una chiamata in attesa o parcheggiata su quella linea.
• Un modo semplice per identificare il numero di linee disponibili su questo telefono, conta questi pulsanti.
• Spesso questi pulsanti possono anche essere programmati con l'accesso di selezione rapida ai tuoi clienti importanti.

2) Tab reversibile

Si ribalta in un gancio che consente di appoggiare il telefono su una parete senza che il ricevitore cada.

3) Relatore

Da dove proviene il suono quando si è in modalità vivavoce. La qualità dell'altoparlante di un telefono è importante per una comunicazione efficace.

4) Tasto Indietro

Consente di tornare al menu precedente premendo un solo pulsante.

5) Chiave di trasferimento

Consente di inviare il chiamante al telefono di un altro utente.

• Diverso dall'inoltro di chiamata in quanto è progettato per essere utilizzato dopo che qualcuno ha risposto al telefono.
• Trasferimento a caldo: consente di mettere in attesa il chiamante mentre si controlla il destinatario del numero di destinazione.
• Trasferimento cieco: consente di inviare la chiamata al nuovo dispositivo senza prima verificare se risponderanno.

6) Messaggi

Questo pulsante consente di accedere rapidamente alla posta vocale in attesa.

• Ti invia alla tua segreteria telefonica dove puoi accedere a tutte le funzionalità avanzate della segreteria telefonica VoIP.

7) Tieni

Funzione simile ai pulsanti di attesa che tutti conosciamo e amiamo.

8) Tasti del volume

Su = più forte, giù = più debole

9) Tastierino numerico

La disposizione standard dei numeri utilizzata per la composizione.

10) Tasto muto

Utilizzato per disattivare il microfono in modo da poter fare un rapido commento confidenziale o se si desidera preparare un espresso durante una teleconferenza.

11) Tasto vivavoce

Chiamate in conferenza improvvisate e vivavoce per il multitasking.

12) Tasto cuffia

Passa all'auricolare se in dotazione.

13) Porta USB

Consente di utilizzare un auricolare USB o collegare un'unità flash.

14) Tasto casa

A volte, mentre cerchi tra le opzioni sul tuo telefono, avrai bisogno di una scorciatoia per tornare all'inizio.

15) Tasti di navigazione/tasto di selezione

Usali per navigare nel display, come un mouse o un joystick.

• Le indicazioni corrispondono ai menu sullo schermo: su/giù per scorrere i contatti, sinistra/destra per scegliere opzioni come un tipo di suoneria per ciascun contatto, ecc.

16) Tasti soft

Questi tasti cambieranno funzione in base al contesto di ciò che stai facendo attualmente. Di solito il display ti dirà cosa può fare per te.

Di seguito è riportato un elenco di opzioni generalmente disponibili che potresti visualizzare sul display per il softkey.

Queste opzioni vengono visualizzate quando il telefono è attivo (quando il telefono è sganciato o è impegnato in una chiamata).

• Trasferimento
• Trasferimento cieco
• Conferenza
• Parco
• Ricomponi
• Directory
• Chiamata rapida

Vengono visualizzati quando il telefono è inattivo (quando il telefono è agganciato).

• Ricomponi
• Directory
• Risposta alla chiamata
• Deviazione di chiamata Attiva / Disattiva
• Non disturbare
• Ultima chiamata ricevuta
• Chiamate perse
• Chiamata rapida
• I tasti software sono dinamici. Possono essere programmati per svolgere funzioni diverse se si sta effettuando una chiamata rispetto a se la chiamata è inattiva

17) Slot di sicurezza

Consente di collegare un cavo di sicurezza e bloccare il dispositivo su una scrivania (sul retro del telefono).

18) Schermo

Questo varierà tra i modelli; ora ci sono molti dispositivi con touch screen a colori.

• Lo schermo di un telefono VoIP di solito mostra tutte le informazioni di cui l'utente ha bisogno. Ciò può includere cose come ora, data, tasti funzione, messaggistica globale, chiamate parcheggiate, ecc. (Tutto ciò che il telefono pensa tu voglia sapere).
• I telefoni di fascia alta utilizzano touch screen come gli smartphone che possono sostituire alcuni o tutti i pulsanti del dispositivo.

19) Indicatore di messaggio in attesa

Una semplice luce per farti sapere "Hai la posta"

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Configurazione del telefono

Invece dei connettori telefonici RJ-11 a 6 pin, i telefoni VoIP si collegano a jack RJ-45 a 8 pin. Questi numeri RJ non sono nomi di droidi ma in realtà sono i connettori utilizzati dal tuo computer per connettersi a Internet.

Sia RJ-11 che RJ-45 sembrano molto simili. Per la persona media, questi connettori sarebbero semplicemente chiamati "jack telefonici" o "cavi ethernet". Ma in realtà servono a due scopi diversi.

RJ-11 è progettato per collegare telefoni analogici, mentre RJ-45 è progettato per collegare reti. Per saperne di più sulla differenza tra analogico e VoIP, leggi il nostro post sul blog su VoIP e PSTN .

La maggior parte dei telefoni VoIP necessita solo di una connessione di rete o di un router . Alcuni modelli più recenti potrebbero non aver bisogno di cavi e possono connettersi alla rete semplicemente tramite WiFi.

Guarda il fondo di questo telefono! Nessun mistero qui. Collega il cavo di rete, il jack di alimentazione e il gioco è fatto!

Ora il bonus. Dai un'occhiata alla seconda porta. È possibile collegare un altro telefono e collegare due telefoni insieme alla stessa presa a muro di rete. Ciò significa che non dovrai avere a che fare con fasci di cavi disordinati e di grandi dimensioni che corrono verso i router sotto la scrivania.

Assicurati di utilizzare i cavi corretti, tuttavia, in modo da poter ottenere velocità di connessione adeguate.

Per le specifiche esatte sui diversi cavi disponibili, fare riferimento alla tabella seguente.

Confronto delle specifiche del cavo di rete

Era una pratica diffusa utilizzare i vecchi cavi CAT-5 standard quando è iniziata la rivoluzione dei computer, ma ora quei cavi più vecchi non sono in grado di gestire velocità più elevate. L'aggiornamento a un minimo di CAT-5e, o meglio ancora CAT-6, risolverà questo problema.

Leggi la designazione della categoria sul lato del cavo per scoprire se i cavi e i ponticelli sono adeguati per la tua attuale infrastruttura.

Confronta i telefoni VoIP

Ora che hai capito meglio sia come funziona il VoIP che cosa possono fare per migliorare le comunicazioni aziendali, è tempo di selezionare un modello di telefono.

Questo può spesso diventare un compito arduo quando ti rendi conto che ci sono centinaia di dispositivi tra cui scegliere e più di una dozzina di marchi.

Per semplificare il processo decisionale, Nextiva ha assemblato un grafico che mostra i telefoni più popolari sul mercato. Tutti questi modelli sono stati testati e rivisti e ciascuno è stato confrontato con i più elevati standard del settore.

Ricorda, però, che sono disponibili innumerevoli altri modelli (alcuni con funzionalità più avanzate o linee aggiuntive). Ecco un elenco più completo dei migliori telefoni VoIP aziendali.

Tieni presente che se hai bisogno di un telefono per conferenze di lavoro, verrà gestito nella sezione successiva.

Recensione video del Nextiva X-885

Confronta i telefoni per conferenze VoIP

Un telefono per audioconferenza differisce da un telefono fisso in quanto è ottimizzato sia per l'ascolto che per l'invio della migliore qualità audio in un ambiente di gruppo (come un tavolo da sala conferenze).

I telefoni per conferenze sono progettati con una configurazione del microfono omnidirezionale.

Tuttavia, non c'è una grande differenza funzionale tra un telefono desktop e un telefono per conferenze. Se impari a usarne uno, puoi facilmente usare l'altro.

I modelli mostrati di seguito sono tra i più apprezzati sul mercato. Ciascuno è dotato di funzionalità standard come vivavoce e selezione rapida. Per informazioni su funzionalità e funzionalità aggiuntive, fare riferimento alla tabella seguente.

Di che tipo di telefono VoIP ha bisogno la mia azienda?

Alla fine, non puoi sbagliare con nessuno di questi dispositivi popolari. Noterai che ognuno di questi offre le funzionalità che ti aspetteresti da un sistema telefonico.

Ecco i requisiti principali da considerare prima di scegliere un dispositivo:

1. Guarda i marchi. Ci sono nomi di cui ti fidi più di altri? Pensa alla longevità e alle prestazioni passate.
   • Poly è il leader globale quando si tratta di un coinvolgimento produttivo ed efficace con colleghi, partner, clienti e potenziali clienti. Non puoi guardare a una soluzione VoIP seria senza includere la loro linea di prodotti nel tuo processo decisionale.
   • Cisco è il grande nome nelle reti aziendali e nell'infrastruttura Internet e un altro protagonista nel regno dell'hardware VoIP .
   • Panasonic è uno dei principali innovatori mondiali nei sistemi aziendali di telefonia VoIP. La loro reputazione per la produzione di dispositivi elettronici di qualità risale a decenni fa.
   • VTech è il più grande produttore mondiale di telefoni cordless ed è noto per i suoi giocattoli educativi elettronici.
2. Cerca il numero di apparizioni di riga. Quante linee deve essere in grado di gestire ogni dispositivo della tua azienda? Alcuni membri del team avranno bisogno di molte più di due righe.
3. Usi le cuffie? Che tipo di connettore hanno? Un RJ-9 è un tipo familiare di connettore per telefoni, ma è meno popolare. Le cuffie di oggi utilizzano USB per la connettività. Se hai bisogno del Bluetooth, assicurati che il tuo dispositivo lo supporti. Alcuni dispositivi richiedono un dongle da USB a Bluetooth che potrebbe non essere incluso.
4. Pronto per Power over Ethernet (PoE)? La maggior parte dei dispositivi ora supporta PoE, ma assicurati di disporre degli adattatori di alimentazione poiché la maggior parte dei dipendenti che lavorano da casa non dispone di apparecchiature di rete compatibili con PoE.
5. Non dimenticare l'affidabilità. Il telefono riceve regolarmente aggiornamenti di sicurezza? I telefoni VoIP che ricevono questi aggiornamenti tendono a fornire un servizio telefonico VoIP molto più affidabile rispetto ai dispositivi che necessitano di firmware consegnato a mano. (Suggerimento: molti, molti dispositivi connessi a Internet non vengono mai aggiornati.)

Poiché i telefoni per audioconferenza VoIP hanno uno scopo e una funzione leggermente diversi in ufficio, ci sono alcuni fattori aggiuntivi da considerare per quanto riguarda i telefoni per audioconferenza:

1. Notare l'opzione per andare senza fili. Molte sale conferenze non dispongono di una presa di rete al centro del tavolo. Se vuoi evitare di far passare un altro cavo, questa potrebbe essere una scelta importante per il tuo dispositivo.
2. Anche il Bluetooth potrebbe essere importante. Soprattutto se hai bisogno di aumentare il suono per qualcuno con problemi di udito e non renderlo sgradevole per gli altri nella stanza.
3. Il display è più lontano dall'utente, quindi un display leggibile illuminato potrebbe fare la differenza.
4. È importante notare la reputazione di qualità che ogni marchio rappresenta e guardare la valutazione del servizio clienti.
5. Infine, l'opzione macchina per caffè/espresso non è ancora disponibile su nessun modello. Forse dovremmo iniziare una campagna di scrittura?

Conclusione

Ci sono molte scelte al momento dell'acquisto e della configurazione del servizio VoIP aziendale. Assicurarti di avere il miglior provider VoIP, telefoni e funzionalità ti dà più sicurezza per gestire la tua attività.

Non deve essere difficile. In effetti, configurare un sistema telefonico virtuale è così semplice che puoi configurarlo da solo.

La buona notizia è che non sei solo in questo viaggio e ci sono professionisti che ti guideranno lungo il percorso. Lascia che gli specialisti VoIP di Nextiva ti aiutino a selezionare il sistema telefonico perfetto per la tua azienda. Inoltre, controlla cosa dicono i nostri clienti sul nostro servizio di telefonia VoIP.