Che cos'è un sistema telefonico virtuale e come funziona?

Man mano che i datori di lavoro si spostano per abbracciare il lavoro a distanza, uno dei maggiori ostacoli è il loro sistema telefonico aziendale. I vecchi sistemi telefonici sono incompatibili con questa nuova normalità. I membri del team non sono in ufficio per rispondere alle chiamate, né hanno necessariamente accesso a un telefono fisso.

Il passaggio al lavoro remoto e distribuito significa che le aziende hanno bisogno di un sistema telefonico virtuale in modo da non essere vincolate da una rete fissa fisica

Quindi, puoi gestire la tua attività da un sistema telefonico virtuale? È troppo difficile da configurare? Quali caratteristiche dovrei cercare? Tratteremo tutto questo e altro in questa guida completa.

• Che cos'è un sistema telefonico virtuale?
• Come funziona un sistema telefonico virtuale ?
• Qual è la differenza tra un sistema telefonico virtuale e un PBX?
• Vantaggi dell'utilizzo di un sistema telefonico virtuale
• Lista di controllo dell'acquirente per il tuo prossimo sistema telefonico virtuale
• Domande frequenti sul sistema telefonico virtuale

Che cos'è un sistema telefonico virtuale?

Un sistema telefonico virtuale è una piattaforma di comunicazione che consente di effettuare e ricevere chiamate tramite Internet e il cloud, anziché tramite una linea fissa fisica. Un sistema telefonico virtuale consente agli utenti di effettuare e ricevere chiamate su un'app desktop, un telefono cellulare o telefono fisso, il tutto da un unico numero di telefono aziendale.

Il motivo principale per cui le aziende spostano il proprio sistema telefonico sul cloud è sfruttare le funzionalità avanzate che solo un sistema telefonico virtuale può fornire. Consente alle aziende di tutte le dimensioni di aumentare la produttività e far crescere il proprio team.

I fornitori di sistemi telefonici virtuali mantengono un'infrastruttura di comunicazione scalabile per gli utenti. Questi provider mantengono un'infrastruttura di comunicazione scalabile per gli utenti. Oltre al servizio telefonico VoIP stesso, implementano funzionalità avanzate come messaggi di testo SMS, numeri di telefono aziendali e trascrizione di messaggi vocali.

In poche parole, un sistema telefonico virtuale è un modo conveniente per mantenere connesso l'intero team. Una nuova ricerca suggerisce che quasi il 40% delle aziende ha membri del team che lavorano in remoto. Avrai bisogno di un sistema telefonico che funzioni dentro e fuori dall'ufficio.

Come funziona un sistema telefonico virtuale?

Un sistema telefonico virtuale collega le chiamate tra i numeri di telefono gratuiti e locali e gli utenti . Prima che il tuo telefono squilli, accade un sacco di magia tecnologica. Ma la cosa più importante da ricordare è che la tua azienda non deve mantenere le linee o il centralino: il provider del sistema telefonico virtuale lo fa per te!

Questi sistemi telefonici virtuali funzionano gestendo tutta l'infrastruttura di telecomunicazioni e le relazioni con la Rete Telefonica Commutata Pubblica, meglio nota come PSTN. Questo è solo per la connettività.

Il tuo sistema telefonico virtuale funziona utilizzando Voice over Internet Protocol (VoIP ), il che significa che la connessione del telefono avviene tramite la connessione Internet, anziché tramite linee telefoniche cablate. Converte le tue telefonate dall'audio analogico con i codec VoIP per ottenere una qualità di chiamata superiore. Esiste al centro di un sistema telefonico virtuale, indipendentemente dal tipo di telefono che stai chiamando da allora.

Per prestazioni ottimali, i provider VoIP creano una rete ridondante di data center. In caso di maltempo, le comunicazioni effettuano automaticamente il failover su altri server senza perdere un colpo.

Allo stesso modo, un sistema telefonico virtuale non termina nel tuo edificio. Esiste su Internet. Puoi inoltrare facilmente le chiamate dal telefono dell'ufficio al cellulare. Puoi lavorare da una caffetteria e rispondere alle chiamate sul tuo computer. Se ti stai prendendo una pausa, puoi indirizzare le chiamate a un altro collega o persino ricevere i tuoi messaggi vocali in un'e-mail.

Sul front-end, gli utenti ottengono un sacco di nuove funzionalità per lavorare e collaborare in modo efficace. Dal momento in cui arriva una chiamata in entrata, puoi instradarla a un assistente automatico, che a volte viene chiamato albero del telefono. Possono anche scambiare messaggi di testo con i clienti dalla stessa piattaforma del loro servizio telefonico aziendale .

I fissi funzionano in modo molto diverso. Sei confinato ovunque la compagnia telefonica lo installa. La connettività può essere stabilita solo tramite connessioni cablate. Inoltre, non puoi ignorare i pedaggi in aumento e le tariffe mensili. VoIP ti consente di effettuare chiamate ovunque tu abbia accesso a Internet: funziona bene con un segnale Wi-Fi potente.

I sistemi telefonici virtuali consentono a te e al tuo team di trarre vantaggio da una maggiore affidabilità, una migliore qualità delle chiamate e una vasta gamma di funzionalità avanzate per lavorare meglio.

Qual è la differenza tra un sistema telefonico virtuale e un PBX?

Se non stai già utilizzando un sistema telefonico virtuale, potresti utilizzare una configurazione di Private Branch Exchange (PBX). Non è elegante, ma funziona.

Un Private Branch Exchange (PBX) è un sistema telefonico tradizionale che utilizza segnali analogici. I sistemi telefonici virtuali convertono i segnali analogici in digitali e li trasmettono attraverso Internet. Entrambi forniscono funzionalità del telefono, ma in modi diversi.

Vantaggi dell'utilizzo di un sistema telefonico virtuale

Non tutti i sistemi telefonici aziendali sono uguali. Hai bisogno di più del servizio telefonico standard. Ecco perché un sistema telefonico virtuale è l'opzione preferita per le piccole imprese e le imprese.

1. Installazione semplice

Uno dei principali vantaggi di un sistema telefonico virtuale è che è facile da configurare e utilizzare.

I sistemi telefonici tradizionali sono difficili da configurare. È necessario attendere che un installatore esegua i cavi e tagli i fori in tutto l'ufficio. Durante questo periodo, il tuo team non sarà in grado di effettuare o ricevere telefonate. Puoi permetterti di fermare gli affari?

Un sistema telefonico virtuale funziona ovunque tu abbia una connessione Internet ad alta velocità. Poiché l'hardware del telefono è opzionale, puoi iniziare subito. E quando ricevi i tuoi telefoni VoIP, tutto ciò che devi fare è collegarli. Questo è tutto.

Il servizio telefonico VoIP di Nextiva è ideale per i dipendenti remoti e in ufficio. Puoi configurarlo da solo senza bisogno di IT: è così facile.

2. Costi inferiori

Troppo spesso le aziende pagano per le soluzioni e non le utilizzano al meglio. Ciò si traduce in molti sprechi. Un sistema telefonico virtuale ti consente di selezionare la giusta combinazione di funzioni e linee che funzionano per te.

Sia che tu abbia bisogno di un sistema telefonico completo per ufficio o di un piano telefonico per piccole imprese , otterrai il massimo dal virtuale.

Il sistema telefonico virtuale di Nextiva fornisce una sostituzione diretta per diverse app aziendali sin dal primo giorno. Non dimenticare che risparmierai fino al 65% rispetto ai tradizionali sistemi telefonici. Le funzionalità integrate ti fanno risparmiare ancora di più. Abbasserai i tuoi costi con queste funzionalità premium incluse:

• Assistenti automatici e saluti personalizzati
• Tieni musica e messaggi di conforto
• Instradamento automatico delle chiamate in base all'orario di lavoro
• Inoltro di chiamata a diverse estensioni e posizioni telefoniche
• Registri dettagliati delle chiamate in entrata e in uscita
• ID chiamante gestito per mantenere privato il tuo numero di cellulare
• Registrazione delle chiamate per la formazione del personale
• Chiamate internazionali convenienti

Tutte queste caratteristiche rendono un sistema telefonico virtuale un'opzione eccellente per ogni azienda. È un'opzione economica per le piccole imprese. Inoltre, contiene tutte le funzionalità di chiamata di cui le aziende hanno goduto per anni.

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3. Numeri di telefono su richiesta

Se hai un team remoto, è probabile che i loro numeri di telefono abbiano tutti prefissi diversi e prefissi incoerenti, rendendo la comunicazione un ostacolo. Se è una sfida per te, immagina come lo è per i tuoi clienti.

I sistemi telefonici virtuali offrono al tuo team un'identità professionale per aumentare di livello le loro conversazioni. Hai la possibilità di utilizzare un numero verde, scegliere un numero locale o anche nessun numero diretto. Dipende tutto da te.

Se è necessario impostare numeri di telefono mirati a livello regionale, è possibile. È un ottimo modo per aumentare il successo delle tue campagne di chiamata .

Indipendentemente dal caso d'uso, il tuo team può sempre utilizzare il numero di telefono preferito. L'instradamento avanzato delle chiamate può indirizzare le chiamate al proprio dispositivo mobile, alla segreteria telefonica o a un'altra persona, se lo si desidera.

La privacy è fondamentale per un sistema telefonico virtuale. I tuoi dipendenti possono nascondere il loro ID chiamante per effettuare e ricevere chiamate di lavoro senza rivelare i numeri di cellulare. Inoltre, crittografa le telefonate per la massima sicurezza VoIP .

4. Opzioni flessibili del dispositivo

I sistemi telefonici cablati richiedono che il tuo team risponda alle chiamate tramite un telefono fisso. Questo è tutto. Con Voice over IP, il tuo team può comunicare da una varietà di dispositivi.

I sistemi telefonici virtuali adottano standard aperti e universali. Questa interoperabilità significa che puoi ricevere chiamate da qualsiasi dispositivo basato su IP, anziché solo da un telefono fisso. I dispositivi di esempio includono:

• Softphone desktop o laptop
• iPad e Tablet
• Telefoni per conferenze
• App Android o iOS
• Telefoni VoIP senza fili

Questi standard ti consentono di combinare e abbinare l'hardware giusto per il tuo individuo. Un dirigente ha esigenze diverse rispetto a un rappresentante di supporto. Questi dispositivi si basano sul protocollo SIP (Session Initiation Protocol) per chiamate aziendali affidabili.

La parte migliore? La nostra ricerca ha dimostrato che il 59% dei professionisti aziendali utilizza già almeno tre dispositivi durante il lavoro. Non è necessario acquistare alcuna attrezzatura aggiuntiva. Funziona con i dispositivi di comunicazione che già utilizzi.

5. Instradamento intelligente delle chiamate

Gestisci le telefonate in arrivo con facilità e indirizzale alle persone giuste. Se il tuo team è accessibile solo tramite cellulare, sai già quanto sia frustrante trasferire le chiamate. I fornitori di servizi di telefonia virtuale eliminano questa seccatura.

Innanzitutto, puoi indirizzare le telefonate aziendali al tuo numero principale tramite un operatore automatico. Questa funzione consente ai chiamanti di scegliere il reparto o la persona che desiderano contattare. Ogni azienda dovrebbe avere questa configurazione.

In secondo luogo, puoi impostare l'inoltro di chiamata automatico in base all'orario di lavoro. Se disponi di un servizio di risposta, puoi modificarlo in base al tuo programma da un'interfaccia semplice e intuitiva.

Terzo, il tuo team ha il controllo della propria disponibilità. Gli utenti possono regolare l'inoltro o inviare i chiamanti alla segreteria telefonica. Questo controllo accurato sul servizio telefonico aumenta la soddisfazione dei clienti e le vendite.

Per esigenze aziendali più impegnative, non cercare oltre un call center basato su cloud . Ti consente di sfruttare funzionalità avanzate come il routing basato sulle competenze, l'intelligenza artificiale, l'accodamento delle chiamate e la risposta vocale interattiva (IVR) per gestire qualsiasi volume di chiamata. È anche tutto virtuale!

Per saperne di più: Tecnologia di telelavoro: il toolkit essenziale per il lavoro a distanza

6. Analisi e reportistica affidabili

Quali giorni della settimana sono più affollati? Che aspetto ha il volume delle chiamate durante le vacanze? Abbiamo bisogno di assumere più agenti? È possibile rispondere a queste domande solo con analisi e reportistica delle chiamate in tempo reale.

Questi dashboard possono aiutarti a gestire il volume delle chiamate e collegarle ai risultati aziendali. Storicamente, solo le organizzazioni di dimensioni aziendali disponevano di queste capacità. Ora, le piccole imprese possono utilizzare l'analisi per scalare.

I sistemi telefonici virtuali rendono questi dati facili e accessibili. È fondamentale se gestisci agenti di call center. Puoi migliorare le revisioni individuali delle prestazioni della squadra . Non è necessario tenere traccia manualmente del loro tempo né microgestire il loro tempo sui telefoni.

E, la parte migliore: puoi visualizzare rapporti in tempo reale e analisi delle chiamate tramite una connessione Internet su qualsiasi dispositivo. Tu e il tuo team sarete sulla stessa pagina.

Correlati: tecnologia e tendenze del call center che ogni leader aziendale deve conoscere nel 2020

7. Maggiore collaborazione in team

È qui che la gomma incontra la strada per i team remoti. Il tuo team remoto deve rispondere prontamente alle domande. Non puoi lasciare che i progetti vengano sospesi a causa di interruzioni della comunicazione.

Invece di destreggiarti tra più app di messaggistica e comunicazione, ne hai una. Invece di chiamare un collega, puoi inviare loro un breve messaggio di testo. È meno formale di un'e-mail e anche più veloce. Inoltre, non esegue il ping di tutti gli altri nell'app di gestione dei progetti.

Le conferenze audio e video sono un punto fermo di qualsiasi sistema telefonico virtuale. Puoi riunire il tuo team in un clic e fornire l'accesso per chi non dispone di una forte connessione VoIP. Per ulteriori guadagni di produttività, puoi centralizzare i tuoi progetti e la collaborazione in team all'interno di Cospace .

Non è solo per il tuo team interno. Puoi impostare una linea di conferenza dedicata per i tuoi clienti in modo che possano ottenere il coinvolgimento pratico di cui hanno bisogno. Questi spazi di lavoro virtuali promuovono un approccio collaborativo alla comunicazione aziendale.

Lista di controllo dell'acquirente per il tuo prossimo sistema telefonico virtuale

Può essere un po' opprimente pensare di aggiornare il tuo sistema telefonico. È più facile di quanto pensi. Ecco i nostri consigli per aiutare a selezionare il sistema telefonico giusto.

• Accreditamento - Il sistema telefonico aziendale soddisfa gli standard del settore? PCI, HIPAA e SOC 2 sono esempi di accreditamenti affidabili.
• Affidabilità - Qualche tempo di inattività recente nell'ultimo anno o due? Controlla la loro pagina di stato e Downdetector per indicazioni sui tempi di attività del mondo reale. Cerca un tempo di attività del 99,999% o migliore.
• Funzionalità - Questo è il più grande. Identifica le funzionalità di cui hai bisogno rispetto a quelle che desideri. Sono disponibili centinaia di funzioni VoIP. Anticipa le tue esigenze nei prossimi due anni.
• Configurazione - Determina se puoi configurare il tuo servizio telefonico da solo o avrai bisogno di un installatore? Riesci a essere operativo senza alcun impatto sulle operazioni di routine?
• Supporto - Qual è la disponibilità e il costo aggiuntivo del supporto. Come puoi ottenere aiuto (telefono, e-mail, chat)?
• Reputazione - Dai un'occhiata alle loro recensioni online. GetVoIP e G2 sono buone fonti da controllare. Alla maggior parte degli utenti piace il proprio servizio di telefonia virtuale?
• Costo - Il costo è quasi sempre un fattore, quindi chiarisci le tariffe mensili, gli addebiti una tantum e i componenti aggiuntivi. Considera anche i risparmi sui costi derivanti dall'eliminazione del tuo PBX in sede.
• Hardware : puoi selezionare telefoni VoIP pronti per l'uso e farli spedire al tuo team? Proviene da un produttore rispettabile?

Per risparmiare tempo, ottieni un preventivo personalizzato per il servizio telefonico aziendale da Nextiva. Questo preventivo dettagliato ti aiuta a essere informato per fare la scelta giusta.

Sappiamo già che un sistema virtuale offre più vantaggi rispetto ai fissi. Seguendo questo elenco di controllo, puoi concentrarti sul servizio ai clienti ovunque lavori il tuo team.

Domande frequenti sul sistema telefonico virtuale

Di seguito abbiamo risposto alle domande più comuni sui sistemi telefonici virtuali. Naturalmente, se hai domande più specifiche, faccelo sapere !

Qual è il miglior sistema telefonico virtuale?

Su nove sistemi telefonici virtuali, US News & World Report ha valutato Nextiva al primo posto. Nextiva ha ottenuto il punteggio più alto in termini di prestazioni, affidabilità, gamma di funzionalità e assistenza clienti. Inoltre, Nextiva è il sistema telefonico più votato elencato su GetVoIP da oltre 1.600 recensioni dei clienti.

Scopri altre recensioni su Nextiva . Non sorprende che sia stato valutato il migliore.

Come si configura un sistema telefonico virtuale?

Puoi configurare un sistema telefonico virtuale in soli quattro passaggi:

1. Scegli un piano telefonico aziendale.
2. Assegna i tuoi numeri di telefono.
3. Registra i tuoi saluti telefonici.
4. Inizia a effettuare e rispondere alle chiamate.

Per ulteriori informazioni, leggi la nostra guida per configurare il tuo servizio di telefonia virtuale .

Quali numeri di telefono posso utilizzare su un sistema telefonico virtuale?

Un sistema telefonico virtuale supporta tutti i numeri di telefono assegnati che possiedi. Per utilizzare il numero di telefono aziendale esistente, dovrai trasferirlo tramite un processo noto come porting . Sono necessarie circa 1-4 settimane, a seconda dell'attuale operatore telefonico.

Puoi anche scegliere un numero di telefono virtuale quando aggiungi o modifichi le estensioni del telefono. Allo stesso modo, puoi utilizzare o eliminare questi numeri di telefono se non li desideri più.

Puoi anche utilizzare i numeri verdi con un sistema telefonico virtuale, ma il trasferimento richiede un po' più di tempo. Verificare con il proprio provider VoIP i requisiti di portabilità.

Quanto costa un sistema telefonico virtuale?

Il costo di un sistema telefonico virtuale varia da $ 17 a $ 80 al mese per utente, a seconda delle funzionalità. I telefoni fissi VoIP costano tra $ 75 e $ 350 ciascuno in base alle loro capacità.

A differenza dei sistemi telefonici tradizionali, non ci sono contratti di servizio, costi IT, interruzioni meteorologiche e hardware obsoleto da mantenere. Le aziende possono risparmiare fino al 65% sui costi di comunicazione aziendale.

Quali sono le caratteristiche principali di un sistema telefonico virtuale?

Esistono centinaia di funzionalità in un sistema telefonico virtuale, ma ecco le principali funzionalità per gli utenti aziendali:

1. App mobili e desktop
2. Gestione avanzata delle chiamate
3. Instradamento dinamico delle chiamate
4. Rifiuto di chiamata anonimo
5. Assistente automatico
6. Messaggistica testuale
7. Analisi delle chiamate
8. Inoltro chiamata
9. Conferenza con un clic
10. Fedeltà E911

Dai un'occhiata all'elenco di oltre 40 funzionalità VoIP che dovresti conoscere.

È possibile utilizzare un sistema telefonico virtuale a casa?

Un sistema telefonico virtuale può essere utilizzato da casa e in ufficio senza alcun hardware da configurare. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet per effettuare e ricevere telefonate dalla tua linea aziendale. Quasi tutte le connessioni via cavo e DSL possono supportare le esigenze di un moderno sistema telefonico VoIP.

I sistemi di telefonia virtuale offrono ai dipendenti remoti la libertà di lavorare ovunque utilizzando solo il proprio laptop, dispositivo mobile o telefono fisso. Clienti e colleghi non noteranno alcuna differenza. Abbinalo al tuo CRM per aumentare ulteriormente la produttività e il flusso di lavoro.

Segui la nostra pratica guida su come configurare il VoIP per vedere quanto può essere facile.

Le startup possono utilizzare un sistema telefonico virtuale?

Le aziende in fase iniziale trarranno il massimo vantaggio da un sistema telefonico virtuale. Man mano che aggiungi ruoli di vendita e assistenza, devi assicurarti che il tuo team sia accessibile e disponibile per le riunioni di gruppo. Le startup possono aggiungere e regolare funzionalità per soddisfare le proprie esigenze aziendali, come l'inoltro delle chiamate, il monitoraggio delle chiamate e la registrazione delle chiamate.

Curioso di quante linee telefoniche hai bisogno ? È più di quanto potresti pensare.

Il miglior sistema telefonico virtuale è qui

Il modo in cui lavoriamo è cambiato. Anche quando tutti torneranno in ufficio, vorrai davvero tornare a un sistema telefonico limitato e obsoleto? Non è probabile.

Il tuo team è pronto per farti selezionare un sistema telefonico realizzato per i dipendenti remoti. Non hai tempo per i giochi o per condividere GIF. Ne hai bisogno per gestire le chiamate in arrivo con la massima affidabilità. Deve anche essere semplicissimo da usare per tutti.

Nextiva è all'avanguardia dal 2008. Ecco perché US News ci ha classificato come il servizio telefonico numero 1 a livello nazionale. Forniamo alle aziende una piattaforma di comunicazione all-in-one che cresce con loro.

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