Che cos'è una nota di credito (e come funziona)?

Le note di credito sono una parte importante della fatturazione. In molti paesi, sono anche un requisito legale.

In un mondo ideale, non si verificherebbero mai errori o problemi con ordini e fatture...

Ma come tutti sappiamo, negli affari, le circostanze e gli ordini cambiano molto. Le note di credito ci aiutano a gestire questo e mantenere una chiara registrazione contabile.

Che cos'è una nota di credito?

Una nota di credito (a volte nota come nota di credito ) è un documento simile a una ricevuta emesso quando le fatture o gli ordini presentano errori o devono semplicemente essere modificati.

Può essere utilizzato per l'intero o parziale valore di una fattura. Il suo scopo è correggere il record di credito tra le parti senza eliminare una fattura esistente e crearne una nuova.

Aiuta a mantenere una sequenza di fatture e un audit trail accurati.

Una nota di credito è un rimborso?

Una nota di credito è simile, ma non esattamente uguale, a un rimborso. Una nota di credito è sia un riconoscimento che una prova del credito dovuto, mentre un rimborso è un rimborso diretto del credito.

È anche più probabile che una nota di credito significhi implicitamente ulteriori transazioni tra le due parti, mentre un rimborso no.

Le note di credito vengono emesse per una serie di motivi pratici. Questi non sono necessariamente correlati a problemi di qualità, sebbene possano includerli. I rimborsi vengono generalmente emessi per motivi più semplici di insoddisfazione per servizi o beni.

Qual è la differenza tra una nota di credito e una nota di debito?

Le note di credito e di debito sono simili ma non uguali. La differenza principale è che le note di credito vengono emesse dal venditore, mentre le note di debito (a volte chiamate note di debito ) vengono emesse dall'acquirente.

Le note di debito vengono generalmente inviate prima della ricezione di una fattura, mentre le note di credito vengono inviate perché è stata ricevuta una fattura.

Il primo rappresenta anche una formale richiesta di credito al venditore (che potrebbe ancora contestarlo), ma il secondo significa riconoscimento del credito dovuto da parte del venditore.

Perché e quando viene utilizzata una nota di credito?

Una nota di credito può essere emessa prima o dopo il pagamento. La tempistica riflette in quale momento del processo di fatturazione si verifica il problema.

Di solito viene rilasciato per uno dei seguenti motivi:

Errore di fattura

Può trattarsi semplicemente di un prezzo errato indicato sulla fattura, di prodotti o ordini errati o di un errore relativo allo sconto o all'IVA.

Errore nell'ordine

Se l'ordine del cliente è danneggiato o errato. Questo può variare da un ordine totalmente sbagliato a semplicemente alcuni problemi minori con esso.

Cambio d'ordine

Sia per motivi interni (es. decisioni gestionali) che esterni (es. decisioni del cliente dell'acquirente), un acquirente può modificare o annullare un ordine già pagato o effettuato.

Insoddisfazione del cliente

Le aspettative dei clienti potrebbero non corrispondere a ciò che ricevono. Forse un prodotto è stato elencato o descritto in modo errato dal venditore o non ha soddisfatto le aspettative di qualità.

Uno scenario di esempio di emissione di una nota di credito

Construction Co. ha appena ordinato tre grandi camion a pianale ribassato dal loro fornitore abituale, Truck Ltd. Una fattura automatizzata per un importo di $ 150.000 è stata emessa da Truck Ltd e inviata a Construction Co.

Sfortunatamente, l'importo della fattura non riportava lo sconto del 10% promesso dal personale di vendita di Truck Ltd..

Prima che qualcuno avesse rilevato l'errore, il pagamento viene effettuato con successo dal team di contabilità di Construction Co. (che non era a conoscenza del problema dello sconto). Truck Ltd. realizza il proprio errore poco dopo ed emette una nota di credito per l'importo pagato in eccesso da Construction Co ($ 15.000).

La nota di credito viene registrata anche internamente da entrambe le parti in modo che i loro conti siano in pareggio. La prossima volta che Construction Co effettua un acquisto da Truck Ltd., la nota di credito viene riscattata con la fattura: $ 15.000 vengono sottratti dal totale del credito.

Come si emette una nota di credito?

Le note di credito vengono emesse da e verso i reparti contabili, ovvero attraverso gli stessi canali vengono emesse le fatture regolari.

Di solito sono direttamente associati a una fattura specifica, quindi è meglio tenerli nelle stesse catene di posta elettronica di quelle (se il tuo software di contabilità lo consente).

A volte possono essere collegati a una fattura futura (come nell'esempio sopra). Quest'ultimo scenario si verifica quando è più conveniente perché si verificano regolarmente più transazioni tra le parti.

Note di credito in contabilità

Il modo esatto in cui inserisci le note di credito nei tuoi conti dipende dal sistema di contabilità utilizzato.

Nella contabilità in partita unica, il valore della nota di credito deve essere semplicemente registrato sul conto di un cliente. Nella contabilità in partita doppia è registrato sia come credito tra i crediti in conto che come debito tra i ricavi.

Quali informazioni dovresti includere su una nota di credito?

Le informazioni su una nota di credito dovrebbero essere simili a quelle elencate in una fattura. Ciò comprende:

• Dettagli del contatto
• Dettagli della data
• Numero di fattura correlato
• Termini e condizioni di pagamento

Una nota di credito può avere una data di scadenza?

Le note di credito hanno date di scadenza. Questo sarà elencato nei loro termini di pagamento. Il destinatario di solito ha 12 mesi per esaurire il saldo del credito.

Conclusione

Una nota di credito è uno strumento essenziale per mantenere chiaro il processo di contabilità della tua azienda.

Senza di essa, una fattura originale dovrebbe essere cancellata e un'altra fattura emessa al suo posto in caso di problemi. Ciò creerebbe confusione nei processi di contabilità e revisione contabile.

Le note di credito vengono emesse per una serie di motivi. Questi vanno da un errore sull'importo della fattura elencato all'insoddisfazione dei clienti per il loro acquisto.

Sono prove che le autorità di condotta finanziaria spesso richiedono (anche nel Regno Unito). Rappresentano anche un'importante garanzia che i fondi dell'acquirente verranno recuperati.

Come documenti, non sono dissimili dalle fatture. Una differenza è che possono essere emessi prima o dopo l'elaborazione di un pagamento.