La guida per principianti alle e-mail transazionali

Un'e -mail transazionale è un'e-mail inviata da un'azienda a un singolo destinatario, di solito dopo che una transazione o un'azione specifica è stata eseguita da quel destinatario.

Le aziende utilizzano le e-mail transazionali per inviare informazioni vitali a utenti e clienti in diverse fasi del percorso dell'acquirente.

In questa guida per principianti, daremo un'occhiata alle e-mail transazionali ed esploreremo i diversi tipi utilizzati dalle aziende di successo per offrire esperienze straordinarie ai clienti.

E-mail transazionali ed e-mail di marketing: qual è la differenza?

Prima di approfondire i tipi di e-mail transazionali, spieghiamo come si confrontano con le nostre e-mail di marketing tradizionali o e-mail promozionali.

A differenza delle newsletter e delle e-mail in blocco, le e-mail transazionali vengono sempre attivate dall'azione del singolo destinatario, solitamente correlata alle notifiche dell'account, all'attività del prodotto o alle transazioni commerciali. Ad esempio, questa azione potrebbe essere l'acquisto in un negozio online, la richiesta di reimpostazione della password, l'invito di un membro del team o qualcos'altro.

Le e-mail transazionali sono necessarie per facilitare transazioni importanti o condividere informazioni critiche richieste dal destinatario. Per questo motivo, le aziende non devono ottenere il consenso per inviare e-mail transazionali.

Al contrario, devi sempre ottenere il consenso per inviare e-mail di marketing al tuo pubblico. L'invio di e-mail di marketing a persone che non hanno esplicitamente accettato di ricevere messaggi promozionali da parte tua è considerato messaggio non richiesto ed è contrario alla maggior parte delle leggi sulla posta elettronica in circolazione, come CAN-SPAM e GDPR.

Per questo motivo, non sei autorizzato a vendere o promuovere i tuoi prodotti o servizi nelle tue e-mail transazionali. Le e-mail inviate con l'obiettivo di promuovere la tua attività o generare entrate sono considerate e-mail di marketing.

Come regola generale, è sempre meglio separare le e-mail transazionali dalle e-mail di marketing. Ecco perché quando crei un account con Encharge, noterai che le due categorie di email predefinite sono "Email di marketing" ed "Email transazionali":

Google fa anche un ulteriore passo avanti in questa separazione e consiglia di utilizzare indirizzi e-mail e domini diversi per ogni tipo di e-mail.

Un'altra differenza essenziale da considerare è che, a differenza delle e-mail promozionali, le e-mail transazionali non richiedono un collegamento di annullamento dell'iscrizione. Tuttavia, ci sono alcuni avvertimenti che tratteremo verso la fine di questo post. Quindi continua a leggere.

Tipi di email transazionali

Ora che abbiamo una buona conoscenza delle e-mail transazionali, specialmente se confrontate con le e-mail di marketing, è tempo di guardare alcuni esempi.

Avvisi sull'utilizzo dell'account

Per molte aziende, i loro abbonamenti sono limitati all'utilizzo, a seconda del livello. Ad esempio, se disponi di uno strumento di verifica e-mail, forse il livello iniziale consente solo la verifica di 250 e-mail.

Quando viene raggiunta tale soglia, il modo più semplice per informare l'utente è tramite un'e-mail di avviso dell'account, qualcosa come questo esempio.

Naturalmente, questo è solo un esempio. Ci sono molte ragioni per cui potresti voler inviare una notifica relativa a un account. Ad esempio, ci sono più utenti legati a un account e l'amministratore ha modificato le credenziali di accesso. L'invio di un'e-mail transazionale attivata da questa modifica al resto degli utenti è un modo semplice e veloce per mantenere tutti aggiornati.

Email del carrello abbandonate

Le e-mail del carrello abbandonate potrebbero sembrare un po' promozionali e, in tutta onestà, potrebbero esserlo. Ma sono anche attivati ​​dalle azioni di un utente. O, invece, mancanza di azione per un certo tempo.

Le e-mail del carrello abbandonate sono un ottimo esempio di e-mail transazionali perché hanno aiutato le aziende a reindirizzare il cliente e completare la conversione.

Dai un'occhiata a questa e-mail di carrello abbandonata da Pacsun. Fa sapere al cliente che ci sono ancora articoli nel carrello online e lo informa persino che gli articoli che desidera potrebbero non essere lì per sempre. Questo spinge il cliente a completare l'acquisto.

Nota importante: a seconda della giurisdizione locale, le e-mail di abbandono del carrello potrebbero essere considerate e-mail di marketing, quindi assicurati di ricontrollarlo se intendi evitare il collegamento di annullamento dell'iscrizione o inviare e-mail di abbandono del carrello a contatti non richiesti.

Email di conferma

Una delle e-mail transazionali, se non la più comune, è l'e-mail di conferma. L'idea alla base di questa email è relativamente semplice. È un messaggio di conferma inviato direttamente alla posta in arrivo del destinatario dopo che ha eseguito un'azione.

Ad esempio, è possibile inviare un'e-mail di conferma ai nuovi iscritti dopo la registrazione alla newsletter.

Dai un'occhiata a questo esempio. Quando l'utente si iscrive alla newsletter BuzzFeed per gatti, riceve questa e-mail di conferma.

Questo è un ottimo esempio del motivo per cui e-mail come questa sono così utili. Puoi vedere il grande pulsante CTA in rosso, proprio al centro, che consente all'utente di confermare di essere una persona reale. Questo è utile per BuzzFeed in questo caso perché non perderà tempo e denaro inviando la propria newsletter ad account falsi o inattivi.

Inoltre, e-mail di conferma come questa consentono all'utente di evitare frodi. Se qualcuno si è iscritto a questa newsletter senza che il proprietario dell'account lo sappia, questo è il modo più rapido e semplice per scoprirlo.

Se procedi a inviare e-mail non richieste all'utente reale senza conferma, è probabile che la tua e-mail finisca nella cartella spam. Più persone ti aggiungono alla loro cartella spam, maggiore sarà il tuo tasso di reclami per spam. Maggiore è il tasso di reclami per spam, maggiore è la probabilità che la tua e-mail attivi filtri antispam e il circolo vizioso continua. La morale della favola, manda una mail di conferma ogni tanto.

Email di cambio password

Ci siamo stati tutti. Devi cambiare la tua password per qualsiasi motivo, fai la richiesta e un'e-mail viene inviata alla tua casella di posta.

Questa è una tipica email transazionale. Richiede una richiesta da parte dell'utente da inviare e non è direttamente promozionale.

Se dai una rapida occhiata a questa email di Airbnb, noterai qualcosa di importante. Questo messaggio di reimpostazione della password fornisce tutte le informazioni necessarie all'utente fin dall'inizio.

Se qualcuno o qualcosa sta tentando di hackerare il tuo account, ti consente di sapere tutto e ti dà la possibilità di esaminare il tuo account per attività sospette.

Sarebbe facile consentire a chiunque di modificare la propria password direttamente sul sito Web principale, ma non sarebbe molto sicuro. Le e-mail di reimpostazione della password offrono un ulteriore livello di protezione per l'utente, il tutto senza essere scomodo. In effetti, questo è lo standard per qualsiasi modifica relativa alla password per la maggior parte delle aziende.

Email di conferma dell'ordine

I messaggi e-mail di conferma dell'ordine sono comuni nel mondo dell'eCommerce, ma sono anche diventati un modo per i negozi fisici di ridurre le proprie spese riducendo i costi della carta.

Le email di conferma dell'ordine sono molto più di una ricevuta digitale. Nella maggior parte dei casi, forniscono informazioni sulla spedizione, un messaggio di ringraziamento e talvolta anche una sezione per l'upselling, se applicabile.

Questa e-mail di conferma dell'ordine di Chewy è un ottimo esempio. In poche parole, forniscono un riepilogo dettagliato di tutto ciò che è stato ordinato, le informazioni sulla spedizione, un numero di assistenza clienti e persino alcune GIF creative con il nome della loro azienda.

È importante disporre tutto in modo coerente e chiaro in modo che i clienti non vengano confusi o sopraffatti in alcun modo. Per la longevità di questa interazione, questa email servirà da riferimento. Fallo bene!

E-mail di feedback

Le email di feedback non sono sempre necessarie ma potrebbero rivelarsi cruciali per la tua crescita.

Pensa all'ultima volta che hai avuto un'esperienza positiva o negativa con un marchio. Volevi farglielo sapere, vero? Le e-mail di feedback forniscono quella piattaforma per gli utenti.

Airbnb come azienda prospera grazie al feedback degli utenti. Se un ospite della casa è stato cattivo, il proprietario può scrivere una recensione e impedire all'affittuario di essere cattivo altrove. Allo stesso modo, se il proprietario è stato cattivo, l'affittuario può scrivere una recensione in modo che altri potenziali affittuari sappiano in cosa si stanno cacciando.

Questo esempio specifico richiede al destinatario dell'e-mail di compilare un sondaggio per migliorare il proprio servizio.

Ci sono 2 elementi importanti qui.

• L'e-mail è breve e dolce.
• L'invito all'azione è facilmente visibile e chiaro.

Quando chiedi a qualcuno di fare di tutto per fornire una recensione o un feedback di qualsiasi tipo, è importante evitare qualsiasi tipo di attrito. Rendi chiare le tue intenzioni (forse anche dalla riga dell'oggetto), ringraziali per il loro supporto e fornisci loro un modo semplice e veloce per farla finita.

Se non sei soddisfatto del tuo tasso di completamento del sondaggio, puoi provare a evitare parole disattivate come "sondaggio" e "feedback". Questo è ciò che il copywriter Momoko Price ha fatto per Petdoors.com per aumentare il tasso di risposta ai sondaggi.

Email di riattivazione

A volte perdiamo clienti e a volte tornano. Spesso basta una rapida riattivazione (o una spintarella) piuttosto che integrarli dal passaggio 1.

Dai un'occhiata a questo esempio di riattivazione di Duolingo.

Potresti pensare a te stesso che questa è un'e-mail di marketing generica inviata in blocco e la verità è che potrebbe esserlo. Ma soddisfa anche i requisiti per essere un'e-mail transazionale.

Come fai a sapere se un account è inattivo? È innescato dalla quantità di tempo che qualcuno ha o non ha trascorso utilizzando la piattaforma o altri tipi di attività (o la mancanza, quindi). Puoi utilizzare Encharge per creare un segmento di utenti inattivi e inviare automaticamente l'e-mail di riattivazione non appena qualcuno entra in quel segmento.

Il vantaggio più significativo dell'utilizzo di un'e-mail come questa è che mantiene il tuo marchio nella parte posteriore della mente dell'utente. Se trascorrono troppo tempo lontano, possono dimenticarti di te. A meno che, ovviamente, non continui il ciclo di nutrimento con e-mail di riattivazione.

La parte migliore è che non devi limitarti alle e-mail. Puoi riattivare i clienti passivi con annunci Facebook e persino messaggi SMS. Nel flusso di esempio seguente, aggiungiamo persone inattive a un pubblico di retargeting di Facebook se non riescono ad aprire la tua email di riattivazione (e le rimuoviamo dal pubblico, non appena tornano attive):

Email di doppio opt-in

Un double opt-in si verifica quando un utente si iscrive, diciamo, a una newsletter via e-mail. Ciò richiede loro di compilare le informazioni del sito per inviare loro la newsletter, in genere, un nome e un indirizzo e-mail.

Il double opt-in entra in gioco quando invii un'e-mail a quell'utente chiedendo ulteriore conferma, come questo esempio di seguito.

È molto simile all'e-mail di conferma, ma richiede esplicitamente all'utente di confermare l'abbonamento due volte.

Questo è vantaggioso per due motivi. Uno, proprio come molte altre e-mail in questo elenco, fornisce quel livello di sicurezza aggiuntivo. Ma la seconda ragione potrebbe non essere così ovvia.

Il secondo e probabilmente il motivo principale per cui le aziende utilizzano le e-mail double opt-in è perché consente all'azienda che invia la newsletter di sapere che l'utente è interessato.

Pensa a quei fastidiosi messaggi che ricevi quando vuoi eliminare un file sul tuo computer. Ti chiedono sempre se sei sicuro perché fornisce un momento di riflessione in modo da poter decidere se vuoi davvero eliminare quel file o se è stato un incidente.

Notifiche di attività dell'app

Se stai utilizzando uno strumento di chat come Slack o Discord, potresti aver ricevuto un'e-mail che ti informava di tutti i messaggi più recenti che ti sei perso mentre sei lontano dal computer.

Tali notifiche sono utili per assicurarti di essere in cima alle tue conversazioni importanti come i messaggi del team.

La maggior parte di queste app ti consente di scegliere quali notifiche e-mail ricevere. Ad esempio, potresti voler ricevere una notifica solo quando qualcuno ti menziona.

Avvisi e rapporti

Alcuni prodotti e servizi consentono di sottoscrivere avvisi specifici o rapporti ricorrenti.

Questo è il riassunto quotidiano che ricevo da Asana, che mi ricorda convenientemente tutti i compiti che sono dovuti per la giornata:

Un altro ottimo esempio viene dal popolare strumento SEO Ahrefs. Lo strumento ti consente di impostare vari tipi di avvisi relativi alla salute e alla crescita del tuo traffico organico. Nell'esempio seguente, Ahrefs mi informa sui backlink appena guadagnati al nostro sito:

Email di fatturazione e ricevuta

Le aziende inviano ricevute e fatture via e-mail. Queste e-mail transazionali informano i clienti di un pagamento scaduto o di pagamenti andati a buon fine. Di solito, l'e-mail viene fornita con una fattura allegata o un collegamento che porta a una pagina di fattura stampabile a fini fiscali.

Le email transazionali necessitano di un'opzione di annullamento dell'iscrizione?

I collegamenti di annullamento dell'iscrizione forniscono un modo rapido e indolore ai destinatari delle e-mail per interrompere la ricezione di e-mail che non desiderano. Detto questo, una tale funzione è necessaria per le e-mail transazionali?

Per prima cosa esploriamo ciò che le leggi sulla posta elettronica hanno da dire al riguardo.

A differenza delle e-mail di marketing, le e-mail transazionali sono esenti da CAN-SPAM.

La legge CAN-SPAM afferma esplicitamente che:

“Se il messaggio contiene solo contenuto commerciale, il suo scopo principale è commerciale e deve essere conforme ai requisiti di CAN-SPAM. Se contiene solo contenuto transazionale o relazionale, il suo scopo principale è transazionale o relazionale. In tal caso, potrebbe non contenere informazioni di routing false o fuorvianti, ma è altrimenti esente dalla maggior parte delle disposizioni della legge CAN-SPAM”.

Quando si tratta del GDPR e delle email transazionali, le regole sono meno ovvie:

Con GDPR, puoi inviare e-mail transazionali senza consenso se esiste un legittimo interesse a inviare le e-mail . Ad esempio, se utilizzi le tue e-mail per comunicare informazioni critiche ai tuoi utenti e clienti, significa che hai un interesse legittimo.

In altre parole, secondo le leggi sulla posta elettronica, le tue email transazionali non richiedono un link di cancellazione.

Detto questo, è una buona idea includere il link di annullamento dell'iscrizione nelle tue email transazionali?

La risposta breve è No a meno che tu non sappia davvero cosa stai facendo. Spieghiamo perché:

Utenti e clienti potrebbero perdere informazioni critiche

Se consenti ai tuoi utenti di annullare l'iscrizione alle e-mail transazionali, potresti danneggiare gravemente l'esperienza complessiva del cliente.

Immagina che qualcuno annulli l'iscrizione alle tue e-mail transazionali e torni al tuo sito Web per richiedere la reimpostazione della password pochi giorni dopo. Sfortunatamente, non saranno in grado di reimpostare la password. Ecco perché generalmente non consigliamo di includere un link di annullamento dell'iscrizione nelle e-mail transazionali.

In Encharge, per impostazione predefinita, le persone non possono annullare l'iscrizione alle tue email transazionali. Quindi, se desideri inviare e-mail transazionali con un link di annullamento dell'iscrizione, dovresti aggiungere le e-mail transazionali in una categoria di e-mail diversa.

Fornire un link di annullamento dell'iscrizione nelle e-mail transazionali potrebbe confondere le persone

Alcune e-mail transazionali come la reimpostazione della password e le conferme contengono inviti all'azione critici. L'inclusione di un link di annullamento dell'iscrizione nella stessa e-mail può distrarre il destinatario e confonderlo su ciò che gli viene richiesto.

Detto questo, potrebbero esserci alcuni motivi per cui desideri specificamente aggiungere un pulsante di annullamento dell'iscrizione alle tue e-mail transazionali. Ma, ancora una volta, fallo solo se sei sicuro che ciò non influirà sulle tue operazioni utente critiche.

Puoi ridurre il tuo tasso di spam

Essere messo nella cartella spam è un grosso problema. Più alto è il tuo tasso di spam, più è probabile che finirai nello spam di tutti, indipendentemente dal fatto che ti spostino lì o meno manualmente. Fornire un modo rapido e semplice per annullare l'iscrizione potrebbe aiutare a ridurre i reclami per spam.

Evita la frustrazione del cliente

Oltre a essere rinchiuso nella prigione dello spam, l'invio di e-mail a volte fa solo impazzire le persone. Anche se non inviano una segnalazione di spam, le e-mail possono semplicemente lasciare l'amaro in bocca al destinatario.

Invece di includere un pulsante di annullamento dell'iscrizione che impedisce al destinatario di ricevere e-mail da te, puoi utilizzare un centro preferenze e-mail che consente loro di annullare l'iscrizione a un tipo specifico di e-mail transazionali. In questo modo, rendendo la comunicazione più pertinente e riducendo la frustrazione.

È un modo per ricevere feedback

Potrebbe essere difficile pensare a qualcuno che non voglia mai più sentirti come feedback, ma lo è davvero. Se hai un'enorme percentuale di cancellazioni dall'iscrizione, allora potrebbe essere il momento di capire perché. Forse le tue email non sono utili? Forse stanno confondendo? Ci sono tanti motivi per cui le persone vorrebbero annullare l'iscrizione. Anche in questo caso, il centro delle preferenze di annullamento dell'iscrizione può tornare utile qui: puoi monitorare da quali categorie di posta elettronica le persone annullano l'iscrizione più spesso.

Conclusioni e da asporto

Se non conosci le e-mail transazionali o l'email marketing in generale, spero che questa guida per principianti ti serva bene. Tuttavia, se non sei nuovo a questo argomento e ti sei ancora trovato qui, ti incoraggio vivamente a considerare tutto ciò che è stato discusso sopra.

Con le e-mail transazionali, la chiave non deve essere promozionale. Certo, le e-mail sono perfette per l'upselling, il cross-selling e per fornire sconti dove necessario, ma tutto ciò viene buttato fuori dalla finestra quando parliamo di e-mail transazionali.

Le e-mail transazionali continuano a svolgere un ruolo fondamentale nel fornire esperienze utente straordinarie, quindi assicurati di sfruttarle il più possibile.

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