Come automatizzare le e-mail di follow-up del tuo webinar per una maggiore partecipazione e conversione

Il tuo ultimo webinar è stato un enorme successo o un completo flop? Hai ricevuto centinaia di partecipanti o solo una manciata di loro (3 dei quali erano membri del tuo team)?

Se stai lottando per attirare spettatori per i tuoi webinar, potremmo avere la risposta giusta per te.

Le e-mail di follow-up del webinar sono fondamentali se desideri un webinar di successo.

Seriamente, se non hai e-mail di follow-up o non le invii con il contenuto o la frequenza corretti, interrompi qualsiasi altra preparazione del webinar.

Pensaci.

A quanti webinar ti sei iscritto negli ultimi sei mesi, ne immagino alcuni.

Ora, a quanti hai partecipato, non molti, immagino?

Ecco perché?

1. Vedi i webinar gratuiti come non preziosi (ce ne sono semplicemente troppi).
2. Secondo FindStack, la maggior parte delle persone si registra per un webinar 8 giorni prima dell'evento. Sì, senza una buona e-mail di follow-up, ci dimentichiamo di partecipare.
3. Devi sentire che sarà gratificante, e la maggior parte non lo fa.

Anche le pagine di registrazione al webinar più accattivanti, per quanto allettanti, devono essere seguite sia prima che dopo il webinar per avere successo.

La tariffa del partecipante sarà scarsa in caso contrario.

Ma non temere.

In questo articolo, stai per imparare come evitarlo.

Imparerai le migliori tecniche di lead nurturing da utilizzare, sia prima che dopo il webinar, e ti mostreremo anche come rivolgerti a coloro che non hanno partecipato.

Quando avrai finito di leggere, avrai modelli di email per webinar collaudati e saprai tutto sull'utilizzo di follow-up email automatizzati per rendere il tuo webinar un successo.

Entriamo.

Come si scrive un'e-mail di follow-up per un webinar?

Il processo alla base della scrittura di e-mail per il tuo webinar dipende dal fatto che tu stia prendendo di mira i partecipanti pre o post-webinar.

Sono entrambi essenziali ma richiedono approcci completamente diversi alle tue e-mail.

Ad esempio, le e-mail pre-webinar si concentrano sulla partecipazione dei tuoi contatti, con l'intenzione di motivarli, ricordarli e incoraggiarli a presentarsi.

Le e-mail post-webinar, d'altra parte, consistono nel prendere di mira due segmenti diversi.

1. Partecipanti
2. Non partecipanti.

Sia pre, post, partecipanti e non partecipanti sono importanti, quindi ne discuteremo tutti. Ma prima, iniziamo con le email pre-webinar.

Pre-webinar

Email di invito al webinar

Prima di poter iniziare a inviare e-mail di follow-up del webinar, devi invitare le persone a partecipare e prenotare il tuo webinar.

Il seguente modello funziona bene:

Opzioni oggetto:

• [Webinar esclusivo] Scopri come (ottenere il vantaggio più importante)
• Invito al webinar
• (Invito al webinar dal vivo) Sei interessato a (risolvere un problema)

Corpo dell'e-mail:

Ecco un ottimo esempio di Jason Swenk:

Email di conferma webinar

Hai la tua pagina di compressione impostata e pronta per accettare le registrazioni. Una volta che un lead si registra, inizia la sequenza di e-mail.

La prima e-mail da inviare è l'e-mail di conferma del webinar.

Invii questa email subito dopo che il lead si è registrato al webinar. È un approccio semplice, ma che devi trattare con la massima importanza.

In genere inizi a registrare circa 7-10 giorni prima dell'evento, quindi è importante dire al tuo abbonato di aggiungere il link del webinar ai segnalibri e aggiungere la data e l'evento ai loro calendari online preferiti.

Opzioni oggetto :

• [Conferma] Il tuo link al webinar e informazioni importanti
• [Conferma] Link al tuo webinar
• [Conferma] Congratulazioni, sei registrato.

Corpo dell'e-mail:

Ecco un fantastico esempio di conferma del webinar di DoodleWarriors. Nota la sezione Ps che menziona la gif gratuita, invitando inoltre le persone a partecipare al webinar:

Primo promemoria (5 giorni prima)

La prossima è la prima email di promemoria che dovresti inviare circa cinque giorni prima del webinar.

Ancora un altro semplice approccio come mostra il seguente modello:

Opzioni oggetto:

• [Promemoria webinar] Il nostro appuntamento è tra cinque giorni
• [Promemoria webinar] Non vuoi perdere questo evento
• [Promemoria webinar] Mancano 5 giorni

Corpo dell'e-mail:

Secondo promemoria (1 giorno prima)

Invia la seconda email di promemoria di follow-up 24 ore prima dell'inizio del webinar.

Questa e-mail è simile alla prima di promemoria, ma con un po' più di entusiasmo aggiunto.

Opzioni oggetto:

• [Promemoria webinar] Ci vediamo domani
• [Promemoria webinar] Ti piacerà questo
• [Promemoria webinar] Promemoria amichevole su domani

Corpo dell'e-mail:

Promemoria finale (60 – 10 minuti prima)

Invia l'e-mail finale 10-60 minuti prima dell'inizio del webinar.

Questa e-mail è la tua ultima possibilità di ottenere la partecipazione del tuo lead, quindi aggiungi un tocco di urgenza e lancia un annuncio a sorpresa.

Opzioni oggetto:

• [Promemoria webinar] Stiamo per iniziare
• [Promemoria webinar] A partire da 30 minuti
• [Promemoria webinar] L'evento live inizierà a breve

Corpo dell'e-mail:

Riassumendo: e-mail pre-webinar

La sequenza di e-mail di cui sopra ti aiuterà a far sì che più partecipanti si presentino dal vivo. Inoltre, è una buona idea mostrare loro cosa impareranno nel webinar: questo li aiuterà a mantenerli motivati ​​a guardare l'evento.

Il seguente esempio di Ryan Levesque è un ottimo modo per farlo. Fornisce vantaggi tangibili che rimarranno nella mente dell'abbonato.

Guarda:

Dedica un po' di tempo a creare le e-mail e a configurarle nel tuo editor di posta elettronica, e non dimenticare di automatizzare e personalizzare le tue e-mail di follow-up per aumentare i tuoi tassi di apertura (spiegheremo come farlo verso la fine del articolo, quindi rimanete sintonizzati!)

Post webinar

Passiamo ora alle e-mail post-webinar.

Ci sono 2 sezioni: una per coloro che hanno partecipato e una per coloro che non hanno mai partecipato.

Entrambi sono importanti per aumentare il tasso di conversione.

On24 segnala che il tasso medio di conversione delle presenze per un webinar è del 58% e la partecipazione media è del 48%.

Quindi, dovrai lavorare con le e-mail di follow-up del tuo webinar a:

1. Aumenta il tuo tasso di conversione
2. Aumenta il tuo tasso di partecipazione

Cominciamo con quelli che hanno partecipato al webinar.

Grazie per aver partecipato all'e-mail del webinar (1 giorno dopo il webinar)

La prima e-mail post-webinar è l'e-mail di ringraziamento per la partecipazione. In questa e-mail, dici grazie per esserti presentato dal vivo e informi i partecipanti della replica.

Il seguente modello funziona alla grande.

Opzioni oggetto:

• [Replay webinar] Ecco la tua registrazione
• [Riproduzione webinar] Registrazione e domande
• [Riproduzione webinar] Registrazione e messaggio rapido

Corpo dell'e-mail:

E-mail di domande e risposte (3 giorni dopo il webinar)

Questa email risponderà ad alcune domande e risposte sull'offerta speciale che stavi vendendo sul tuo webinar.

Opzioni oggetto:

• Annuncio di domande e risposte Plus
• Le tue domande hanno risposto
• Chiariamo le cose.

Corpo dell'e-mail:

Dai un'occhiata all'esempio qui sotto: è del One Ten One Hundred e ti mostra come usano la posta elettronica per annunciare una sessione di domande e risposte:

Puoi copiare questo approccio se desideri che il follow-up dell'e-mail di domande e risposte sia un po' più visivo.

Webinar di prossima chiusura dell'offerta (5 giorni dopo il webinar)

L'e-mail di chiusura dell'offerta è l'e-mail finale inviata a coloro che hanno partecipato ma non hanno ancora acquistato.

Opzioni oggetto:

• Chiamata finale: chiusura oggi
• Ultima possibilità: prendi il tuo posto
• Stiamo staccando la spina: agisci ora.

Corpo dell'e-mail:

Sequenza e-mail per indirizzare coloro che non hanno partecipato

L'ultima serie di follow-up e-mail post-webinar è per gli abbonati che non partecipano.

Poco più della metà di tutti coloro che si sono registrati non si presenteranno per vedere il tuo webinar in diretta.

Per qualsiasi motivo, non dicono mai di ascoltare quello che avevi da dire.

Tuttavia, c'è ancora la possibilità di recuperare alcuni di loro con una campagna e-mail comportamentale mirata specificamente a loro.

I moderni software di automazione della posta elettronica come Encharge ti consentono di inviare una serie di e-mail di risposta automatica a coloro che eseguono un comportamento specifico.

Per esempio:

Se un lead ha fatto clic sul pulsante Acquista ora ma non l'ha mai acquistato, puoi impostare le cose, in modo che venga inviata una serie di e-mail automatiche mirate ai motivi per cui probabilmente non ha mai acquistato.

E con i webinar, se un lead viene registrato ma non si presenta mai, puoi indirizzarlo con e-mail automatizzate per cercare di convincerlo a guardare il replay (spiegheremo come farlo tra un po').

Questo è ciò che faranno i seguenti modelli, ma prima dovrai segmentare il tuo pubblico.

Segmentare il tuo pubblico

Puoi segmentare il tuo pubblico (lead, clienti, ecc.) in molti modi, ma a vantaggio di questo articolo, ci concentreremo sull'attività e sul comportamento della posta elettronica.

Imposti determinate condizioni che attivano una risposta.

Se un lead si è registrato per il webinar ma non si è mai presentato, puoi segmentarlo per essere preso di mira con una serie di e-mail.

Una volta attivato il trigger, le e-mail vengono inviate.

Puoi utilizzare i seguenti modelli per inviare all'elenco segmentato di coloro che non hanno mai visto il webinar.

Email 1. Siamo spiacenti di non aver potuto inviare l'email del webinar (inviare 1 giorno dopo il webinar)

Opzioni oggetto:

• Ti sei perso il webinar (ecco un replay)
• Replay del webinar (sensibile al tempo)
• Replay del webinar solo per te

Corpo dell'e-mail:

Email di chiusura del webinar (2 giorni dopo il webinar)

Opzioni oggetto:

• Il tempo sta finendo (ecco il replay)
• Replay sensibile al tempo: guarda oggi
• Replay webinar (tempo scaduto)

Corpo dell'e-mail:

L'esempio seguente mostra come Teachable scrive un'e-mail di follow-up con urgenza, vantaggi e anche collegandosi al replay del webinar:

Chiamata finale (3 giorni dopo il webinar)

L'e-mail di chiamata finale è l'ultima e-mail che invii alle non docce nella sequenza.

Opzioni oggetto:

• Chiudere il replay in poche ore (agisci ora)
• Chiamata finale: Replay del webinar in chiusura
• Ultima possibilità (Guarda il webinar Replay ora)

Corpo dell'e-mail:

Se non stai mostrando una replica del webinar ma ne avrai un'altra dal vivo, guarda il seguente esempio di email di AdsAccelerator.

Offrono all'abbonato un'altra possibilità di guardare l'evento dal vivo mentre accade. Puoi inviare automaticamente un'e-mail come questa ai non-docce utilizzando il tuo software di automazione della posta elettronica.

Come impostare e-mail di follow-up webinar automatizzate

In questa sezione condivideremo una guida passo passo sull'impostazione di e-mail di follow-up automatiche per i tuoi webinar.

Prima di iniziare con la guida vera e propria, ci sono 2 aspetti critici che devi considerare:

• Lo strumento di automazione del marketing che utilizzerai.
• Il tipo di webinar che desideri eseguire.

Scelta di uno strumento di automazione del marketing per le e-mail di follow-up del tuo webinar

Alcune piattaforme webinar sono dotate della possibilità di inviare e-mail automatizzate. Tuttavia, queste e-mail non saranno così solide o facili da modificare come quelle che puoi impostare in uno strumento di marketing e-mail o automazione del marketing dedicato.

Oltre a ciò, con uno strumento dedicato per le e-mail, ottieni la flessibilità per creare percorsi di follow-up avanzati. Cose come: inviare nuovamente l'e-mail a persone che non hanno aperto.

Ultimo ma non meno importante, puoi vedere le tue metriche di coinvolgimento e-mail (come aperture e clic) per le tue e-mail webinar, insieme al resto della tua comunicazione e-mail.

Se decidi di utilizzare una piattaforma di automazione del marketing per le tue e-mail webinar, devi esaminare attentamente se la piattaforma può integrarsi con il tuo strumento webinar.

Quando si tratta di integrazioni, ci sono 4 opzioni:

Integrazioni webinar native

Alcune piattaforme webinar supportano integrazioni native con i principali strumenti di email marketing come Mailchimp e ActiveCampaign.

Lo svantaggio qui è che uno strumento per webinar non può supportare tutte le piattaforme di email marketing/autoresponder disponibili, quindi il tuo strumento di posta elettronica potrebbe non essere supportato. In tal caso, devi esaminare una delle altre 2 opzioni.

Zapier

Piattaforme di connessione come Zapier (o una delle sue alternative più economiche come Integrately o Pabbly Connect). Quasi tutti gli strumenti di email marketing e webinar hanno un'integrazione Zapier, quindi questa opzione sarà disponibile in quasi tutti i casi.

Lo svantaggio è che se esegui webinar ad alto volume, Zapier può diventare piuttosto costoso rapidamente.

Webhook

I webhook sono uno standard universale per l'invio di informazioni tra strumenti. È gratuito, veloce e altamente affidabile (spesso più affidabile delle integrazioni native e di Zapier). Se desideri utilizzare questa opzione, devi assicurarti che sia lo strumento webinar che lo strumento di email marketing supportino i webhook. Più specificamente, lo strumento webinar deve essere in grado di inviare webhook e lo strumento di posta elettronica deve essere in grado di riceverli. Suggerimento: Encharge ha una potente integrazione con Webhook che ti consente di ricevere webhook.

L'unico inconveniente dei webhook è che alcune piattaforme webinar li offrono come componenti aggiuntivi a pagamento o li rendono disponibili sui loro piani di livello superiore. Anche in questo caso, i webhook sono generalmente molto più economici di Zapier poiché non paghi per ogni richiesta di webhook.

API

Questa è la più avanzata e flessibile delle 4 opzioni. Se lo strumento di posta elettronica e la piattaforma webinar supportano entrambi le API per la connessione dei dati, puoi assumere uno sviluppatore per creare l'integrazione. Sfortunatamente, questo metodo richiede la codifica, quindi non c'è modo di farlo funzionare se sei una persona non tecnica.

Indipendentemente dall'opzione che decidi di scegliere, devi valutare le azioni disponibili supportate dallo strumento webinar. In altre parole, quali azioni può inviare lo strumento webinar allo strumento di email marketing?

Queste azioni verranno utilizzate per attivare e-mail automatizzate, aggiungere tag e segmentare il tuo pubblico nella piattaforma di automazione del marketing.

Ecco un elenco di alcune delle azioni critiche a cui devi prestare attenzione quando valuti lo strumento webinar:

• Registrati al webinar
• Ha partecipato al webinar
• Perso il webinar
• È disponibile la replica del webinar
• Il replay del webinar sta per scadere
• 48 ore prima del webinar
• 24 ore prima del webinar
• 6 ore prima del webinar
• 1 ora prima del webinar
• Inizia il webinar
• Partono prima...
• Rimangono fino a...

Più azioni puoi utilizzare, più personalizzate saranno le e-mail di follow-up del tuo webinar.

Il tipo del tuo webinar

La seconda cosa che vuoi considerare prima di iniziare ad automatizzare le e-mail del webinar è il tipo effettivo di webinar.

Esistono 2 tipi comuni di webinar:

• Webinar dal vivo una tantum: webinar standard che fai a una data e un'ora prestabilite.
• Webinar automatizzati, noti anche come "sempreverdi", webinar preregistrati a cui i lead possono iscriversi su base continuativa.

Ogni tipo di webinar richiede una configurazione di automazione della posta elettronica completamente diversa. Quindi esaminiamo ciascuno separatamente.

Come impostare le email per un webinar dal vivo in Encharge

I webinar live standard sono molto più facili da configurare.

Devi semplicemente selezionare il segmento giusto a cui inviare le e-mail (ad esempio, "Iscritto al webinar" o "Non ho partecipato") e inviare e-mail a tempo fisso a quel segmento prima e dopo la data e l'ora del webinar.

Segmentazione degli utenti del webinar

Il modo in cui segmenterai il pubblico del webinar dipenderà da come invii i dati del webinar allo strumento di posta elettronica (vedi la sezione precedente).

In Encharge, segmenterai in base a dati o eventi sul campo. Ad esempio, passerai tutti i dati del webinar a Encharge tramite un webhook e mapperai i campi appropriati al profilo della persona in questo modo:

Automatizzare le email

Una volta che hai i dati in Encharge e puoi segmentare, devi creare un flusso.

È possibile creare un flusso che inizia con il passaggio Time Trigger. Ad esempio, se il tuo webinar inizia a mezzogiorno del 10 novembre e desideri inviare un'e-mail 30 minuti prima dell'inizio del webinar, imposterai il passaggio Time Trigger in questo modo:

E il flusso per inviare l'e-mail in questo modo:

Quindi, puoi preparare un flusso con tutte le e-mail pre e post-webinar come questa:

Come impostare un webinar sempreverde con Encharge: un esempio di vita reale

I webinar automatizzati o sempreverdi sono relativamente più complessi da impostare in termini di e-mail.

Di seguito esamineremo come Doodle Warriors automatizza le e-mail per il loro webinar evergreen di masterclass.

Per prima cosa: quale strumento per i webinar sta utilizzando Doodle Warriors?

Stanno usando Stealth Seminar — Stealth Seminar è una potente piattaforma per webinar automatizzati che ha un solido supporto per Webhook e diverse funzionalità avanzate come la possibilità per i partecipanti di scegliere l'ora del webinar (essenzialmente emulando un webinar dal vivo).

Elenco dei webhook supportati in Stealth Seminar:

I Doodle Warriors utilizzano i webhook del seminario Stealth per automatizzare le loro e-mail in Encharge. Hanno creato 6 flussi di automazione per il webinar:

Tieni presente che puoi raggruppare tutte le tue automazioni in un unico flusso. Tuttavia, questo metodo offre loro maggiore flessibilità ed è più facile da organizzare, soprattutto quando si utilizzano le cartelle in Encharge.

Esaminiamo alcuni dei flussi che hanno impostato.

Iscritta alla Masterclass di Ritratto

Poiché Stealth Seminar supporta vari webhook per i loro webinar, è semplicissimo attivare e-mail in base alle azioni delle persone.

In questo flusso, Doodle Warrior invia un'e-mail quando qualcuno conferma un'e-mail:

Stanno usando il webhook registrato da Stealth Seminar con il nostro passaggio Ricevi webhook.

Una parte fondamentale di questa configurazione è mappare tutti i dati webhook ai campi in Encharge. È possibile creare campi personalizzati per i campi dati richiesti e mapparli nel passaggio.

Nota come i Doodle Warriors stanno mappando l'evento (nome dell'azione), il titolo del webinar e altre informazioni utili. Utilizzerai i dati di questo campo per creare segmenti o come tag di unione dinamici nelle tue e-mail (vedi sotto).

I dati dinamici del webinar vengono quindi utilizzati nell'e-mail di conferma come tag di unione. In questo modo, Doodle Warriors può inviare e-mail uniche per il webinar evergreen:

Ultimo ma non meno importante, nota come usano l'azione Aggiungi tag per taggare le persone che si sono registrate per il webinar. I tag sono un modo semplice per tenere traccia dei tuoi utenti e creare segmenti pertinenti.

Replay disponibile – Masterclass di ritratto

Un'altra parte interessante dell'e-mail di follow-up del webinar della masterclass di Doodle Warriors è il flusso di ripetizione del webinar.

I Doodle Warriors stanno inviando 2 e-mail per i replay dei webinar, creando urgenza notificando all'utente che hanno rispettivamente 48 e 24 ore per guardare il replay.

Per quel trigger di flusso, stanno usando il webhook Replay Available da Stealth Seminar.

Ed ecco la mail:

Segmentazione avanzata dei webinar

Grazie ai potenti webhook di Stealth Seminar e alla funzione Receive Webhook di Encharge, Doodle Warriors è in grado di creare segmenti avanzati. Ad esempio, tutte le persone che hanno visto meno dell'85% del webinar.

Per raggiungere questo obiettivo, i Doodle Warriors utilizzano il webhook "Rimangono fino a..." del seminario Stealth e il passaggio Aggiungi tag in Carica in questo modo:

Quindi, si tratta solo di creare un segmento con quel tag:

Utilizzando quel segmento, possono rivolgersi a quasi 10.000 persone che hanno lasciato presto e creare campagne altamente personalizzate sul ciclo di vita dei clienti.

Statistiche e suggerimenti sulle email di follow-up del webinar

Suggerimenti e statistiche specifici per i follow-up e-mail del webinar possono aiutarti con tassi di apertura e conversioni.

Essere consapevoli di loro è essenziale per qualsiasi azienda che utilizza i webinar:

1. Personalizza le tue email: un recente articolo su Linkedin afferma che il 36% delle persone desidera che le aziende offrano loro un approccio più personalizzato e, allo stesso tempo, il 74% afferma di essere frustrato quando le email non sono personalizzate.
2. La maggior parte delle registrazioni ai webinar avviene di martedì.
3. La segmentazione del tuo pubblico è essenziale per inviare e-mail di follow-up al webinar efficaci.
4. Il 73% dei marketer B2B afferma che i webinar producono i lead migliori.
5. Il 65% degli host di webinar afferma che le campagne di email marketing automatizzate sono la migliore strategia per promuovere i webinar.
6. Testare la divisione A/B delle righe dell'oggetto dell'e-mail.
7. Circa il 29% delle persone si registra per un webinar il giorno dell'evento, quindi assicurati di inviare il promemoria del webinar il giorno dell'evento

La linea di fondo sulle e-mail di follow-up del webinar

I webinar sono un ottimo modo per ottenere contatti e clienti per la tua azienda: non c'è dibattito.

Più persone guardano il tuo webinar, migliore sarà la tua conversione delle vendite.

Più della metà delle tue registrazioni al webinar non si presenterà all'evento dal vivo, quindi il targeting dei non partecipanti è un must assoluto. Inoltre, con tassi di conversione delle vendite medi intorno al 10-15%, anche l'idea di non prendere di mira i non acquirenti che hanno partecipato al webinar è impensabile.

Devi semplicemente prenderli di mira tutti.

Stai lasciando soldi sul tavolo altrimenti.

Le e-mail di follow-up del webinar sono i migliori strumenti di marketing con cui devi lavorare insieme al tuo webinar.
Utilizza i modelli forniti, combinati con servizi di automazione della posta elettronica comportamentale come Encharge, e osserva il miglioramento dei tassi di conversione e di vendita.