10 modi per terminare un'e-mail per ottenere la risposta desiderata

1. Coltivare una relazione
2. Mostrare gratitudine
3. Invio di un promemoria
4. Anticipare le cose buone a venire
5. Infrangere la norma
6. Personalizzare la tua approvazione
7. Finendo con una domanda
8. Richiesta di un incontro
9. Finali e-mail professionali brevi e concisi
10. Firme e-mail semi-professionali

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Hubspot Email Marketing - Piattaforma di automazione del marketing
4. MailerLite - Generatore di pagine di destinazione
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Indipendentemente dal fatto che tu stia inviando un'e-mail a clienti, colleghi o dipendenti, il modo in cui chiudi un'e-mail ha un impatto importante sul fatto che tu ottenga o meno la risposta che desideri.

Invece di digitare la stessa e-mail di approvazione in tutti i tuoi messaggi (ad es. cordiali saluti, sinceramente, i migliori auguri, ecc.), devi adattare ogni finale a seconda del contesto della tua e-mail.

Perché questo è importante? Una corretta approvazione non solo indicherà la fine del messaggio, ma lascerà anche il lettore con una grande impressione e lo motiverà ad agire . Ad esempio, potresti terminare la tua e-mail con una domanda che richiede al destinatario di rispondere invece di semplicemente mettere da parte l'e-mail dopo averla letta.

In questo articolo, esaminiamo alcuni dei modi migliori per terminare un'e-mail professionale per ottenere una risposta da una varietà di target diversi.

Ma prima, ecco alcune best practice da tenere a mente quando crei le tue chiusure e-mail.

• Formatta i finali in base al tipo di pubblico: formatta i finali delle e-mail in base al tipo di pubblico con cui stai comunicando, ad esempio clienti B2C e B2B nuovi e ricorrenti, colleghi professionisti, manager o dirigenti e altri.
  
  
• Usa finali brevi e concisi: esistono alcune tattiche universali per terminare un'e-mail che puoi utilizzare indipendentemente dall'obiettivo, ma assicurati solo che i finali siano sempre brevi e concisi.
  
  
• Sii diretto con le tue intenzioni: se desideri inviare un promemoria, una nota di congratulazioni o esprimere gratitudine, assicurati di essere molto diretto con le tue intenzioni per evitare malintesi.
  
  
• Offri agli utenti una varietà di modi per connettersi: pratica una buona gestione dei canali creando firme e-mail che offrono agli utenti una varietà di modi per connettersi con il tuo marchio su piattaforme diverse, come social media, e-mail, telefono, sito Web, ecc. Come parte di riconoscimento del marchio, assicurati di utilizzare un creatore di logo per creare un logo professionale, condividere lo slogan della tua attività, ecc.
  
  
• Controlla sempre l'ortografia: indipendentemente da quanto sia sincera la chiusura della tua e-mail, le persone che leggono la tua e-mail non crederanno che tu abbia fatto uno sforzo reale per scriverla se è piena di errori di battitura. Inoltre, le e-mail piene di errori non ispirano molta fiducia nei tuoi destinatari sulla tua capacità di essere dedicato e orientato ai dettagli in caso di ulteriore collaborazione.

Suggerimento professionale: usa uno strumento come Grammarly per controllare l'ortografia prima di inviare e-mail.

• Organizza riunioni con i membri del team per discutere di e-mail

Quando crei un nuovo finale di e-mail o qualsiasi altra parte di un'e-mail, è sempre meglio che altre persone la guardino prima di inviarla.

Riunendo i membri del tuo team o dipendenti in tutta l'azienda per esaminare e discutere insieme l'e-mail, puoi avere un'idea migliore del fatto che sia davvero perfetto come avresti pensato inizialmente.

Un'ottima cosa da considerare quando si tengono questi incontri è ospitarli virtualmente. Ciò consente a tutti di distanziarsi socialmente e garantisce che i lavoratori remoti e ibridi siano in grado di partecipare.

Inoltre, puoi utilizzare il software di registrazione dello schermo del computer durante la riunione per registrare ciò che tutti hanno detto.

Tornando indietro e rivedendo i commenti e le critiche dei tuoi colleghi dopo la riunione, puoi essere sicuro di integrare tutti i loro feedback in modo efficace nella bozza finale dell'e-mail.

Ora che hai un'idea precisa di alcune delle migliori pratiche più importanti per scrivere finali di posta elettronica efficaci, ecco i 10 modi per terminare un messaggio di posta elettronica per ottenere la risposta giusta .

Li ho classificati in base alle tue intenzioni:

1. Coltivare una relazione

Una delle prime cose da fare prima di decidere il miglior finale di posta elettronica da utilizzare è determinare che tipo di relazione hai con il destinatario.

Ad esempio, quando contatti un perfetto sconosciuto, devi sembrare formale senza sembrare troppo rigido.

Tuttavia, se hai avuto una relazione lunga e piacevole con il corrispondente, essere troppo formale probabilmente danneggerebbe quella relazione. In tal caso, dovresti aggiungere un'e-mail di approvazione più familiare e calda.

Se non sei sicuro di quanto devi essere formale, prendi spunto dall'altra persona che invia le e-mail. Controlla se preferiscono mantenere le cose professionali o se usano un registro più informale e fai lo stesso.

Ecco alcuni ottimi esempi per porre fine alle e-mail che alimentano una relazione:

• Continua a combattere la buona battaglia.
• Resta fantastico!
• Apprezzo tutto quello che fai!
• Finché non avrò tue notizie, spero che tu stia bene.

Un altro ottimo modo per coltivare la relazione è includere il "messaggio PS" con un collegamento a contenuti brandizzati come i corsi che hai creato su piattaforme di corsi online , podcast su directory di podcast, un collegamento a un meme condiviso di recente su Facebook, una promozione di TikTok coinvolgente l'ultimo prodotto offerto dal tuo marchio e molto altro ancora.

Invece di lasciare un'impressione positiva nella mente dei tuoi iscritti, puoi anche dare loro qualcosa per interagire più intimamente con il tuo marchio mentre sono ancora in quella mentalità. Questa è un'ottima tattica per creare ambasciatori del marchio e marketer evangelici.

Dai un'occhiata all'esempio seguente che mostra la fine di un'e-mail progettata per coltivare una relazione con un cliente.

fonte: Rightinbox

Questa e-mail offre un valore immenso al destinatario, un modo collaudato per mostrare ai tuoi clienti che li apprezzi e supportare i loro sforzi per raggiungere i loro obiettivi. Con finali come questi, è facile vedere come i tuoi clienti possono essere persuasi a intraprendere l'azione desiderata.

2. Mostrare gratitudine

Mostrare gratitudine nelle tue e-mail è un ottimo modo per migliorare i tuoi tassi di risposta. Tutti apprezzano essere ringraziati, ma non usare questi tipi di chiusure se il risultato che desideri non è certo, altrimenti potrebbe sembrare che tu sia imponente o invadente.

Ecco alcuni esempi tipici di chiusure e-mail che trasmettono gratitudine:

• Grazie per la tua considerazione: questo è un finale specifico del contesto per quando ricevi una sorta di assistenza.
• Ottimo lavoro con te: usa questo tipo di e-mail finale per concludere una parte della tua collaborazione e creare una base per una possibile corrispondenza futura.
• Grazie in anticipo per la collaborazione: usa questo solo se sei ragionevolmente sicuro di ricevere una risposta positiva.

L'uso di un'e-mail che termina come un modo per comunicare o sottolineare la gratitudine al destinatario è un'ottima opzione in qualsiasi ambiente professionale. Secondo gli studi, le e-mail che terminano con qualche variazione di "grazie" ottengono tassi di risposta superiori del 62% rispetto a quelle senza.

fonte: Boomarangapp

3. Invio di un promemoria

Per la maggior parte, le persone scansionano le e-mail per i punti principali e se devi inviare un promemoria, assicurati di riassumere i tuoi punti principali ed evidenziare l'invito all'azione, come negli esempi seguenti:

• Non dimenticare di [azione specifica]
• Ancora una volta, per favore [azione desiderata]
• Solo un rapido promemoria per [invito all'azione]

Ricorda solo di mantenerlo breve e al punto. I finali delle email più brevi sono più efficaci e hanno dimostrato di avere un tasso di risposta più elevato, come evidenziato dall'immagine qui sotto:

fonte: Snov.io

4. Anticipare le cose buone a venire

Come hai visto finora, le e-mail di approvazione possono raddoppiare come efficaci inviti all'azione , in particolare quando si termina l'e-mail con una domanda.

Ma puoi anche raggiungere questo obiettivo utilizzando gli esempi seguenti per aumentare le tue possibilità di ottenere una risposta favorevole.

• Non vedo l'ora di connetterti presto: questo tipo di finale è l'ideale se non sei sicuro di quale mezzo probabilmente utilizzerai per comunicare in futuro.
• Sono entusiasta di lavorare con te su [progetto specifico]: questo finale di email mostra ai potenziali clienti che sei seriamente intenzionato a lavorare con loro.
• Sperando in un posto nel tuo calendario: se devi ancora iniziare a collaborare, questa e-mail di chiusura è perfetta per mostrare il tuo entusiasmo ai potenziali clienti senza affrettarli o infastidirli.

Questo tipo di finale aumenta le possibilità che il destinatario dell'e-mail si concentri sul progetto o sull'attività imminente in un modo più positivo, rendendo più probabile che ti ricontatterà con una risposta favorevole.

5. Infrangere la norma

Se ti senti a tuo agio nel rompere la norma, allora potresti apprezzare chiudi e-mail umoristici che possono fungere da strumento convincente per aumentare i tassi di risposta.

Ecco alcuni modi divertenti per terminare un'e-mail:

• Questo messaggio è stato composto al 100% da elettroni riciclati
• Grazie, mi vedrò fuori
• Digitato con grandi pollici su un piccolo telefono

fonte: Brafton

Qualsiasi cosa tu possa fare per deviare dalle norme e dalle convenzioni servirà a rendere il tuo messaggio più memorabile per il destinatario. A sua volta, ciò contribuirà a migliorare le tue possibilità di ricevere una risposta da loro.

6. Personalizzare la tua approvazione

La maggior parte delle persone utilizza i modelli di posta elettronica per risparmiare tempo e automatizzare molti dei propri processi di marketing e vendita .

Se fai lo stesso, assicurati di implementare almeno un po' di personalizzazione nelle tue campagne e-mail.

Questo può essere semplice come utilizzare un segno di approvazione che ti consente di aggiungere il nome del destinatario. È stato dimostrato che l'utilizzo del nome di qualcuno in un'e-mail crea fiducia e aiutalo a ricordare meglio la tua conversazione.

In alternativa, utilizza un modello in cui puoi aggiungere un messaggio personalizzato e/o un invito all'azione affinché il lettore esegua qualche tipo di azione.

Puoi anche personalizzare i finali delle tue email in base al tempo di invio, come negli esempi seguenti:

• Buon fine settimana (per le e-mail inviate il venerdì).
• Spero che il tuo fine settimana stia andando bene (per le e-mail inviate il sabato o la domenica).
• Godetevi le vostre vacanze!

Quando personalizzi i tuoi messaggi di posta elettronica, comunica al lettore che li apprezzi. Mostra loro che tieni abbastanza da conoscere il loro nome, compleanno, preferenze, ecc.

Qualunque sia il dettaglio della loro vita che puoi utilizzare per far sentire i destinatari come dei VIP invece di una semplice e-mail nel tuo database, ti aiuterà a stimolare il coinvolgimento e ottenere una risposta favorevole da loro.

7. Finendo con una domanda

Oltre ad aggiungere un invito all'azione ai tuoi chiudi e-mail, puoi anche aggiungere una domanda alle ultime frasi della tua e-mail. Poiché questa è l'ultima cosa che il destinatario dell'e-mail leggerà, sarà la più fresca nella sua mente.

Puoi capitalizzare ulteriormente su questo includendo qualcosa che spingerà il lettore ad agire.

Ad esempio, potresti iniziare con una domanda che rivela le loro esigenze o obiettivi (rilevanti per l'argomento discusso nell'e-mail) e quindi aggiungere una chiamata affinché provino i tuoi prodotti o servizi (come soluzione perfetta al loro problema).

Ad esempio, " Hai problemi con il processo di onboarding del software? ”, oppure “ Hai bisogno di aiuto per aumentare il tuo tasso di conversione? "

Ecco un esempio di tale e-mail che termina da Hunter.io:

fonte: Hunter.io

Questo tipo di domande aumenta la probabilità che il destinatario dell'e-mail risponda al tuo messaggio invece di terminare semplicemente l'e-mail con un finale normale, come " Cordiali saluti ".

8. Richiesta di un incontro

Ogni volta che hai bisogno di informazioni o risposte dai tuoi destinatari e-mail, tieni presente che la maggior parte delle persone scansiona le e-mail invece di leggere ogni singola frase.

Questo è il motivo per cui è importante assicurarsi che le informazioni importanti siano evidenziate per facilitare la trasmissione del messaggio in modo da ottenere la risposta desiderata.

Un ottimo modo per farlo è aggiungere un "PS ". linea per ribadire il tuo punto. Quando chiedi un incontro , assicurati di includere queste due cose importanti:

• Cosa c'è in loro per loro - quale valore otterranno
• Il breve lasso di tempo che stai chiedendo

Ad esempio, " PS Il nostro servizio può aumentare il traffico del tuo sito Web fino al 27% in soli 30 giorni. Bastano 15 minuti con me e te ne andrai con una solida strategia. "

L'utilizzo di un'e-mail che termina in questo modo quando si richiede un incontro aumenterà le possibilità di ottenere la risposta giusta.

9. Finali e-mail professionali brevi e concisi

Non vacillerai mai con finali di e-mail brevi e concisi come quelli negli esempi seguenti:

• Migliore: questo è un segno di approvazione breve e dolce, universalmente riconosciuto.
• Saluti: non puoi mai sbagliare con questa semplice approvazione via e-mail.
• Cordiali saluti/Cordiali saluti: questo è l'ideale se hai bisogno di suonare un po' più professionale.
• Cordiali saluti: anche se un po' arcaico, questo è ancora un segno di approvazione professionale che puoi utilizzare per qualsiasi e-mail.
• Come sempre: questo finale di email assicura ai tuoi destinatari che la tua relazione rimane invariata, dando loro un senso di stabilità.

Questo tipo di finale mostra al destinatario che la tua relazione è calda, professionale e stabile. È un ottimo modo per mettere a proprio agio qualcuno e rendere più probabile che risponda in modo altrettanto caloroso e professionale.

10. Firme e-mail semi-professionali

Oltre agli esempi descritti sopra, puoi anche utilizzare firme semiprofessionali per e- mail. Si tratta di chiusure perfettamente adeguate e funzionano particolarmente bene se la fine della tua email non dipende molto dal contesto del messaggio o dal tipo di relazione che hai con il destinatario.

Ecco alcuni esempi di firme universali per e-mail che sono neutre ma comunque piacevoli.

• Grazie!: Questo finale semi-professionale è ottimo per strappare e-mail in cui hai richiesto qualcosa ai destinatari.
• Saluti!: Questa approvazione universale è appropriata nelle situazioni in cui hai già stabilito un legame con il destinatario dell'e-mail.
• Più tardi!: un'altra approvazione casuale che è meglio utilizzare su persone che già conosci, altrimenti rischi che la tua approvazione venga interpretata erroneamente.

Più la tua relazione è casuale con il destinatario dell'e-mail, più appropriato è utilizzare firme e-mail come queste.

Secondo gli studi, questi tipi di finali sono estremamente efficaci, secondi solo ai finali di e-mail che trasmettono gratitudine, come mostra il grafico seguente:

fonte: Cience

Conclusione

Ecco qua. 10 modi per concludere le tue e-mail professionali e ottenere la risposta giusta dai destinatari in ogni situazione.

D'ora in poi, puoi inviare firme personalizzate a diversi scenari e persone invece della stessa firma generica. E, a meno che tu non invii e-mail di massa, come e-mail di sensibilizzazione a freddo, ecc., Questo è qualcosa che sarà molto apprezzato dai destinatari delle tue e-mail.

A voi. Quali altri finali di posta elettronica usi per ottenere la risposta giusta dai destinatari? Condividi nei commenti qui sotto!