3 modi per raccogliere feedback sulla tua ricerca di software

Il feedback dei colleghi è fondamentale per scegliere il software aziendale giusto: scopri come raccogliere il feedback con questi suggerimenti.

Le organizzazioni adottano nuovi software per risolvere un problema. Affinché ciò accada, è necessario trovare il software giusto per soddisfare le proprie esigenze. Tuttavia, un cambiamento nel software interesserà molte persone nella tua organizzazione, non solo gli utenti diretti. Quindi è importante ricevere feedback durante la ricerca del prodotto giusto.

Anche se potresti già avere un elenco ristretto di opzioni software, non saltare il feedback dei tuoi colleghi. Ricevendo input all'inizio del processo, è più probabile che tu trovi il prodotto giusto. E alla fine, ti sentirai più sicuro e soddisfatto dell'acquisto del tuo software.

Scopri come ottenere il feedback dei colleghi sulla tua ricerca di software con questi suggerimenti.

3 modi per includere i colleghi nella tua ricerca di software

1. Tratta la selezione del software come uno sport di squadra

È importante identificare tutti i team che saranno interessati da una modifica del software e includere i colleghi di quei gruppi nel processo decisionale.

Potrebbe sembrare un collo di bottiglia in un processo in cui la leadership, o chiunque sia responsabile della decisione finale di acquisto, può in definitiva prendere una decisione senza input esterni. Ma se non raccogli l'input del team, rischi di selezionare il software sbagliato o di affrontare una dura battaglia per l'adozione.

Per lo meno, hai bisogno di un campione di persone che utilizzeranno il software ogni giorno, una persona finanziaria, qualcuno della leadership, qualcuno con esperienza tecnica e qualcuno del tuo team legale. Parleremo più avanti di ciò che ciascuno di questi ruoli può apportare alla conversazione.

2. Attenersi a 3-5 opzioni software per evitare il sovraccarico

C'è un fenomeno noto come "paralisi della scelta", che si riduce a: non dare alle persone troppe scelte o si disimpegneranno e non sceglieranno nulla. Lo stesso principio si applica per ottenere feedback sul software dal tuo team.

Dai loro da tre a cinque opzioni invece di 20. Eviterai la paralisi della scelta e prenderai una decisione prima piuttosto che dopo. Probabilmente riceverai anche feedback più ricchi, dal momento che il tuo team avrà più tempo per commentare in modo approfondito alcune opzioni rispetto a molte.

Per iniziare a creare la tua lista, accedi a Capterra e salva i tuoi prodotti preferiti dalla nostra directory del software.

Se hai difficoltà a restringere l'elenco, prova la nostra funzione di confronto: trova la categoria del tuo software su Capterra, fai clic sulla casella di controllo "Aggiungi al confronto" sui prodotti specifici che stai considerando, quindi fai clic su "Confronta ora" per ottenere una panoramica consolidata per un confronto dei prodotti più efficiente.

3. Personalizza le tue discussioni per ogni pubblico

Persone provenienti da team diversi necessitano di informazioni diverse su ciascuna opzione software in relazione ai loro ruoli. E poiché diversi team portano le proprie competenze, vorrai che queste prospettive siano rappresentate nel feedback che raccogli.

Ecco una ripartizione di ciò che i diversi gruppi potrebbero voler sapere e di ciò che possono offrire:

La finanza chiederà quanto costerà il software e quali sono le spese di manutenzione associate a ciascuna opzione. Possono condividere informazioni sul budget del software a breve e lungo termine.

• Cosa condividere: indica il prezzo di ciascuna opzione software, il costo della manutenzione o dei potenziali aggiornamenti, il numero di utenti pagati per il software e qualsiasi altro costo che la tua azienda potrebbe dover affrontare per adottare ciascuna opzione.
• Cosa chiedere: assicurati di lasciare questa discussione con una chiara comprensione del budget disponibile per il software ora e se è probabile che tale budget cambi nei prossimi anni. Dovresti anche chiedere alla finanza le loro preferenze di pagamento (ad es. vogliono che tu paghi annualmente, il che può significare che ottieni uno sconto dal fornitore del software, o mensilmente per distribuire i costi nel tempo).

L'ufficio legale vorrà sapere se il software ha un track record di conformità alla sicurezza dei dati e rispetto dei contratti con i clienti. Possono evidenziare qualsiasi linguaggio relativo a cui prestare attenzione durante le trattative contrattuali.

• Cosa condividere: portare dettagli su come il software interagisce e archivia i dati, quali sono i suoi standard di sicurezza dei dati e se è conforme o meno alle normative statali degli Stati Uniti e al GDPR nel Regno Unito (tra le altre legislazioni pertinenti).
• Cosa chiedere: questo team può aiutarti a prepararti per cosa chiedere al fornitore durante le negoziazioni contrattuali. Possono anche fornire informazioni sulle bandiere rosse che cercano nei contratti.

La leadership chiederà se le opzioni software selezionate semplificheranno i processi, renderanno il lavoro più efficiente, aiuteranno a raggiungere gli obiettivi aziendali e risolveranno problemi specifici.

• Cosa condividere: assicurati che la leadership comprenda ciò che le opzioni software che hai selezionato possono e non possono fare. Non costringerli a guadare informazioni: porta loro i pro e i contro di alto livello, i costi e i potenziali miglioramenti aziendali risultanti.
• Cosa chiedere: la leadership può aiutarti a capire le loro priorità per il nuovo software, il che può aiutarti a restringere la tua lista e, in definitiva, a selezionare la tua prima scelta. Dovresti chiedere se si preoccupano di più dei costi o delle funzionalità, nonché della loro versione a lungo termine per la tecnologia in azienda.

Gli utenti vorranno sapere in che modo queste opzioni software li aiuteranno a svolgere il proprio lavoro, nonché come cambieranno i processi attuali. Possono fornire informazioni dettagliate su quali funzionalità sono essenziali e quali vorrebbero avere nel software attuale.

• Cosa condividere: porta un elenco di pro e contro per le diverse funzionalità disponibili con ciascuna soluzione, insieme a informazioni su come le funzionalità facilitano la produttività.
• Cosa chiedere: scopri tutti i punti deboli che il tuo team deve affrontare attualmente, perché non disponi di un software o perché il tuo software attuale non è la soluzione migliore. Chiedi agli utenti di condividere ciò che vorrebbero ottenere da una nuova soluzione. Per domande specifiche da porre al tuo team durante il confronto del software, segui questa guida alla conversazione.

Gli esperti tecnici possono parlare di problemi relativi a compatibilità, integrazioni e implementazione. Possono anche fornire informazioni sulle specifiche tecniche delle opzioni software.

• Cosa condividere: porta informazioni sulle integrazioni indispensabili per altri software attualmente in uso. Dovresti anche definire se le opzioni software che stai considerando sono basate su cloud o on-premise.
• Cosa chiedere: se non sei esperto nei dettagli tecnici delle opzioni del software, chiedi un riepilogo delle informazioni tecniche chiave. Dovresti anche chiedere informazioni su eventuali problemi di implementazione che prevedono.

La raccolta di feedback significativi dal tuo team porta a migliori decisioni di acquisto di software

L'acquisto di software, sebbene sia un grande risultato, non è il traguardo. Il vero obiettivo è una transizione di successo all'implementazione e all'utilizzo del nuovo software.

Affinché la transizione abbia successo, è essenziale ottenere il consenso del team prima di acquistare il software. Ottenere un feedback preliminare all'inizio del processo, utilizzando questi tre suggerimenti, semplificherà il buy-in e l'adozione del software lungo la strada.