Come trovare il miglior magazzino per la tua attività di e-commerce

Benvenuto da Chez Stephen! Hai una prenotazione per questa sera? Per favore, sorseggia un drink nell'area del bar: avremo le tue rastrelliere e i contenitori pronti per te in men che non si dica.

Gli hotel hanno valutazioni. I ristoranti hanno la Guida Michelin. Ma nessuno ha scritto un libro sugli standard di magazzino. Non puoi sfogliare le pagine della Good Warehouse Guide e avere un'idea immediata di cosa aspettarti.

È casuale. È incoerente. È molto vario. Di conseguenza, non esiste un unico percorso per trovare il miglior magazzino. Si tratta di rintracciare l'opzione che si avvicina di più alla posizione, al servizio e al prezzo desiderati.

Allora, da dove inizi? Questo è stato il dilemma che ho dovuto affrontare quando ho iniziato la mia ricerca, e che è stato ben riassunto facendo schiantare la mia auto a noleggio nel mezzo di una foresta svedese in rotta verso un magazzino (ne parleremo più avanti).

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Molto più che grandi capannoni

Senti 'magazzino' e pensi: 'Grande capannone. Riceve roba. Memorizza roba. Invia roba. Facile.' Mi sono subito reso conto che il mio know-how di magazzino era gravemente carente.

Come per le aziende di tutti i settori, molti magazzini sono resistenti ai cambiamenti e, per mantenere le cose senza intoppi, si attengono a regole molto rigide. Per il dropshipping (che è quello che inizialmente pensavo di fare) e la personalizzazione, dovrebbe essere un magazzino particolarmente flessibile e lungimirante.

Senza una fonte affidabile di consigli, devi adottare un approccio che in seguito si rivelerà proattivo o scattergun. Dipende solo da come va bene.

Come un detective che non ha trovato nulla di interessante sulla scena del crimine, ho iniziato ad affidarmi alla mia rete per potenziali indizi. Mi sono anche reso facile contattarmi tramite i social media nella speranza che qualsiasi spirito affine, altrettanto proattivo e con una mentalità digitale nel settore del magazzino, trovasse la sua strada verso di me.

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Come costruire le tue conoscenze e iniziare la tua ricerca

• Inizia a dedicare 30 minuti ogni giorno a fare i conti con l'acquisto di spazio in magazzino e ciò di cui hai bisogno da un magazzino

• Lanciati in un'inevitabile successione di ricerche su Google
• Contatta colleghi o colleghi: crea un gruppo Slack come cassa di risonanza
• Apri i tuoi DM su LinkedIn e sui social aziendali e dì alle persone cosa stai cercando
• Usa i gruppi di Facebook, i forum aziendali e i gruppi di imprenditorialità locali per ampliare la tua ricerca e ottenere consigli

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Entrare in contatto con i magazzini

Hai presente in un film quando vedi un personaggio trascinato da un interesse amoroso e ti chiedi perché non si limitano a cogliere l'allusione? Non volevo un magazzino che avrebbe giocato duro per ottenere.

Ho iniziato a inviare e-mail a diversi magazzini per vedere se avrebbero risposto e quanto tempo ci sarebbe voluto. Se un magazzino mi ha dato un numero di telefono dove potevo contattarli per una chat, sembrava un segnale positivo che sarebbe stato facile contattarli se qualcosa fosse andato storto più avanti. Tutto questo faceva parte del processo di audizione, anche se non lo sapevano o non gli importava! Quando un magazzino rispondeva, organizzavo una chiamata.

Un magazzino era in ritardo di oltre 30 minuti per la nostra discussione iniziale. La persona si è scusata e ha detto tutte le cose giuste, ma quei primi incontri hanno plasmato la mia opinione. Se un'azienda di logistica consente a qualcuno di essere in ritardo di 30 minuti per una riunione, come posso essere sicuro che le mie consegne saranno gestite in tempo?

Alcuni magazzini erano fantastici, ma i loro modi di operare non funzionavano per quello di cui avevo bisogno. Solo pochi hanno posto il tipo di domande che hanno creato l'impressione di essere veramente interessati a far funzionare i loro servizi per me. Una coppia ha seguito la nostra chiamata via e-mail anche se ci eravamo resi conto che non eravamo la persona giusta in questa occasione, cosa che ho apprezzato.

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La tua prima chiamata con un magazzino

Oltre a creare quelle prime impressioni, la tua chiamata iniziale con un magazzino riguarda l'ottenimento di quante più informazioni possibili nel più breve tempo possibile. Una cosa che non ho mai apprezzato prima di iniziare questo processo è che nessuno mette ciò che non può o non vuole fare sul proprio sito web. Quindi, anche se hai amato tutto ciò che hai visto su un particolare magazzino, ottieni sempre la conferma delle cose di cui hai bisogno.

Per me, questo è spesso correlato a domande sull'imballaggio. Potrei avere un imballaggio di marca? Che cos'è "l'imballaggio"? È solo il nastro? È la scatola reale?

Ho anche avuto una curva di apprendimento ripida con Incoterms, la serie di termini commerciali standard che definiscono chi è responsabile di cosa in ogni fase del processo di spedizione. Non avevo idea di come funzionassero.

Quando ho capito che gli Incoterms potevano rendere la compagnia di spedizioni responsabile di qualsiasi rischio fino alla porta del magazzino e che la mia assicurazione avrebbe coperto solo l'interno del magazzino, ho avuto incubi sui prodotti bagnati dalla pioggia che stavano fuori dal magazzino per tutto il fine settimana. A quel punto, ho fatto in modo che tutti i magazzini mi spiegassero il loro uso degli Incoterms con un livello di complessità che avrebbero potuto scegliere quando ne discutevano con un bambino di cinque anni.

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8 cose che devi sapere su qualsiasi magazzino

Dalle mie esperienze fino ad ora, per avere un'istantanea immediata di qualsiasi magazzino per un utile confronto like-for-like, le risposte a queste domande saranno utili:

1. Per cosa stai pagando?

Non esiste un pacchetto di servizi di magazzino standard, quindi cosa ottieni?

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2. Dove si trova il magazzino?

Ricontrolla questo perché potrebbe avere implicazioni per le tue tasse e la tua logistica.

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3. Quali sono gli accordi di intermediazione marittima e di importazione?

Scopri se tu o il magazzino siete responsabili di questo. Se è il magazzino, chiedi un tariffario.

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4. Quali Incoterm vengono utilizzati?

In base a quali Incoterms verrà spedito il tuo inventario e cosa succede in caso di singhiozzo con una spedizione? Leggi e rileggi i tuoi Incoterms.

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5. Come vengono calcolati i prezzi di stoccaggio?

Alcuni magazzini addebitano il prezzo per contenitore, altri per metro quadrato e altri per pallet. Scopri come verrà addebitato il tuo spazio di archiviazione.

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6. Come vengono calcolate le spese per il kitting, il prelievo e l'imballaggio dei prodotti?

Quando e come ti verrà addebitato lo spostamento di ogni prodotto all'interno e all'esterno del magazzino?

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7. Quali sono i requisiti del codice a barre?

Di cosa ha bisogno il magazzino per immagazzinare e prelevare i tuoi prodotti e questo corrisponderà al tuo approccio con i codici a barre?

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8. Quali accordi per il servizio clienti sono in atto?

Il magazzino mantiene una linea di comunicazione aperta e come verrebbero risolte le controversie?

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Visita qualsiasi magazzino stai considerando

Quando gestisci un negozio di e-commerce con il suo stack tecnologico, annunci digitali, community online e logistica di terze parti, è facile dimenticare che la tua attività non esiste solo attraverso uno schermo.

Il magazzino è un'area in cui la tua attività dipende da persone reali che svolgono bene il proprio lavoro. Vale la pena investire le spese di viaggio per garantire che un magazzino appaia e funzioni come il tipo di luogo in cui vuoi essere responsabile dei tuoi prodotti.

Sfortunatamente, è stato durante una di queste visite che ho litigato con un dissuasore su una bellissima strada secondaria svedese in rotta verso il Valhall Logistik, chiamato in modo spaventosamente appropriato. La mia auto a noleggio ha chiamato i servizi di emergenza, ma fortunatamente sono uscito illeso per visitare il magazzino. Come molti dio norreni, io (quasi) morii e andai nel Valhalla.

Nonostante la mia esperienza di pre-morte, il viaggio è valso la pena (Valhall è ora il mio magazzino dell'UE). Costruire un rapporto con le persone che immagazzineranno le tue merci è fondamentale.

Quando hai la tua lista personale di magazzini, organizza una visita e presta molta attenzione a:

• Condizioni di lavoro : il personale è soddisfatto e ha accesso a sufficienti strutture di illuminazione, ventilazione e igiene?
• Sicurezza : il magazzino mantiene le sue promesse di sicurezza e può fornire documentazione a dimostrazione di queste salvaguardie?
• Management : parla direttamente con il personale senior per ottenere risposte alle tue domande e avere un'idea di come fanno affari

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Valuta i contendenti

Ora puoi iniziare a restringere la ricerca. Potresti fare un semplice elenco di pro e contro o creare un foglio di calcolo. Il mio approccio è stato quello di utilizzare un sistema a semaforo, valutando ogni aspetto del magazzino come rosso, giallo o verde in base alle mie esigenze.

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Verde

Tutti i sistemi vanno! Non sono sicuro che esista un magazzino che fornisce verde su tutta la linea. Se lo trovi, esaminalo attentamente perché sarei molto sospettoso. Secondo la mia esperienza, un magazzino con un paio di difetti auto-riconosciuti è probabilmente più genuino.

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Giallo

Un avvertimento. Qualcosa non va. Forse c'è una mancanza di tecnologia in uso. Forse il magazzino non può fare imballaggi di marca. A tre gialli, saprò che questo non è il magazzino giusto per i miei affari e andrò avanti.

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Rosso

Mezz'ora di ritardo. Strutture scadenti. Personale scontento. Prodotti mal conservati. Nessuna sicurezza. Nessun altro cliente! Qualsiasi cosa preoccupante che ti porti direttamente al "no" ottiene un rosso.

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Leggere e rileggere il contratto di locazione del magazzino prima di firmare

Quando pensi di aver trovato il tuo magazzino e di essere pronto per firmare un contratto, leggilo. Poi leggilo di nuovo. E un'ultima volta per essere sicuro.

Questo non è un pop-up di cookie o un contratto telefonico di 12 mesi. È un documento che stabilisce gli obblighi di un ingranaggio importante nella tua attività di e-commerce (e i tuoi obblighi nei loro confronti). Non firmare per impostazione predefinita.

1. Scorri ed evidenzia tutto ciò che non capisci
2. Leggi di nuovo in modo più approfondito: chiedi al magazzino chiarimenti su tutto ciò che ancora non ricevi
3. Leggi una terza volta con il vantaggio del chiarimento e del contesto aggiuntivi

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Se qualcosa nel contratto è diverso da quello che era stato discusso o da ciò di cui hai bisogno, questo è il momento di alzarlo. Puoi negoziare i termini del contratto. Il magazzino è libero di dire sì o no; sei libero di portare il tuo inventario altrove.

Quando sei soddisfatto dell'accordo di magazzino, chiedi sempre una consulenza legale professionale prima di firmare.

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Preparati ad accedere con un magazzino

Questo è il processo che ho seguito. Ora sei pronto per iniziare a trovare il magazzino dove alloggerai le tue merci! Ricorda:

• Fai la tua ricerca : costruisci le tue conoscenze, crea connessioni e inizia a porre domande
• Visita i magazzini : non c'è sostituto per vedere un magazzino in funzione e avere un'idea del luogo
• Prendi sul serio i contratti : assicurati che i servizi che ti aspetti dal tuo magazzino siano presenti nelle scartoffie
• Fidati del tuo istinto : l'intuizione è importante
• Tieni i tuoi appunti : risparmierai molto tempo se in futuro avrai bisogno di un magazzino nuovo o aggiuntivo

Qual è la bandiera rossa del magazzino più grande che hai incontrato? Quali sono le principali considerazioni nella tua ricerca di un magazzino? Fammi sapere inviando un'e-mail a [email protected].

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