SMS VoIP: come funziona, migliori pratiche e principali fornitori

Quando devi entrare in contatto con i clienti che non rispondono alle tue chiamate, deve esserci un modo migliore per raggiungerli. Allo stesso modo, potrebbe essere necessario un piano di riserva per presentarsi ai potenziali clienti o avvisare i dipendenti che non rispondono o non possono rispondere al telefono.

In queste situazioni, gli SMS Voice over Internet Protocol (VoIP) entrano in gioco. Puoi inviare un messaggio di testo tramite il servizio VoIP aziendale , ricevere messaggi alle persone giuste e allo stesso tempo rispettare la conformità.

Continua a leggere per scoprire come inviare SMS dal tuo numero VoIP, come funziona e come utilizzarlo esattamente.

Cos'è il SMS VoIP?

Gli SMS VoIP sono un metodo per inviare e ricevere messaggi SMS tramite il numero di telefono fornito da un provider VoIP. Potrebbe trattarsi di un telefono fisso o di un numero verde. Puoi utilizzare il tuo servizio VoIP esistente (o nuovo) per inviare e ricevere messaggi di testo sullo stesso sistema delle telefonate aziendali.

Non è necessario prendere in mano un dispositivo mobile o avere un cellulare aziendale dedicato. Hai solo bisogno delle funzionalità SMS e MMS abilitate dal tuo servizio VoIP aziendale.

Come funzionano gli SMS VoIP

Gli SMS VoIP funzionano utilizzando un numero di telefono virtuale. Puoi assegnare questo numero a un utente o a un gruppo di utenti e abilitare i messaggi di testo tramite una connessione Internet, come Wi-Fi.

Quando gli utenti devono inviare un messaggio di testo, aprono semplicemente l'app di chat del team e aggiungono un numero di telefono o scelgono un contatto esistente. Quando qualcuno risponde, lo stesso utente o gruppo di utenti viene avvisato.

Dietro le quinte, il tuo sistema VoIP utilizza la stessa tecnologia che utilizzerebbe per effettuare una telefonata o inviare un messaggio istantaneo. I pacchetti di informazioni (messaggi di testo, immagini, video, ecc.) vengono instradati dal tuo sistema cloud al numero di cellulare del destinatario.

Vuoi saperne di più sulla tecnologia alla base degli SMS VoIP?

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Differenze tra SMS e MMS

Short Message Service (SMS): funzione di messaggistica di testo disponibile dal 1992 per messaggi di testo normale lunghi fino a 160 caratteri inviati agli utenti di telefoni cellulari. Quando la maggior parte delle persone si riferisce più comunemente ai messaggi di testo, si riferisce alla messaggistica basata su SMS.

️ Servizio di messaggistica multimediale (MMS): gli MMS sono stati introdotti nel 2002, basandosi sulle funzionalità SMS consentendo agli utenti di telefoni cellulari di inviare immagini, clip audio, video e limiti di caratteri più ampi nei loro messaggi. Gli MMS supportano file di piccole dimensioni fino a 300 KB praticamente su tutti gli smartphone attuali.

Modi per utilizzare insieme VoIP e SMS

Esistono molti modi in cui puoi utilizzare gli SMS VoIP e non esistono regole rigide e veloci su quando non puoi utilizzare questo servizio. Abbiamo evidenziato scenari comuni in cui puoi trarre vantaggio dalla funzionalità di messaggistica VoIP.

1. Assistenza clienti

Quando hai bisogno che i clienti forniscano foto o informazioni aggiuntive per i casi di supporto, chiedere loro di scattare una foto, inviarla alla loro email, scaricarla e caricarla su un collegamento di supporto è un processo che richiede tempo. Il cliente che ha chiesto aiuto ora sta facendo tutto il lavoro pesante e si sente frustrato. Invece, potresti inviare loro un collegamento via SMS in modo che possano caricare direttamente la foto.

Questa funzione di messaggistica VoIP utilizza la stessa tecnologia della chiamata a cui sei connesso, garantendo un'esperienza fluida per i tuoi clienti.

C'è anche il grande vantaggio di poter inviare foto tramite MMS. Quando gli ingegneri sul campo, ad esempio, sono sul posto con un cliente, possono inviare foto direttamente agli ingegneri tecnici per diagnosticare i problemi, eliminando la necessità di riportare un'apparecchiatura in ufficio e riducendo i tempi complessivi di riparazione.

2. Follow-up del potenziale cliente

Il tasso di risposta medio per il marketing via SMS arriva fino al 45%. Si tratta di un dato significativo rispetto al tasso di risposta per l'email marketing del 6% e alla conversione delle chiamate a freddo del 2%.

Dopo aver parlato con un potenziale cliente o quando un visitatore web ha scaricato una risorsa, inviagli un messaggio di testo invece di alzare il telefono o aggiungerlo alla tua prossima campagna email. Quando riattacchi dopo una telefonata, seleziona il contatto dalla rubrica e inizia a digitare il tuo SMS personalizzato. Non è necessario alcun software speciale: solo la tua app VoIP .

Ciò non solo si tradurrà in un tasso di apertura più elevato (dopotutto leggiamo tutti i nostri testi), ma offrirà anche al destinatario la possibilità di fare clic su un collegamento per saperne di più sulla tua offerta o servizio.

3. Promemoria degli appuntamenti

Se avessi il potere di diminuire il numero degli appuntamenti mancati, lo accoglieresti a braccia aperte, vero?

Una cosa è che i clienti o i pazienti prenotino gli appuntamenti, un'altra è che si presentino. Puoi utilizzare gli SMS VoIP per l'automazione o per inviare promemoria manuali una settimana, un giorno o un'ora prima di un appuntamento, diminuendo la probabilità di mancata presentazione.

Quando sei in una chiamata dal vivo con un paziente e prenoti l'appuntamento successivo, riduci la probabilità che si annoti l'ora o la data sbagliata inviando un SMS durante la chiamata.

Allo stesso modo, puoi semplificare i passaggi per prenotare appuntamenti ripetuti. Quando un paziente ha bisogno di prenotare un nuovo appuntamento regolarmente, puoi inviargli un collegamento via SMS in modo che possa scegliere l'orario dell'appuntamento. Risparmi tempo nell'effettuare chiamate che non si connettono e i pazienti possono programmare gli appuntamenti secondo i loro tempi.

4. Rispondi al messaggio dopo le chiamate perse

Quante volte ti è capitato di ricevere notifiche di chiamata persa per poi richiamare e non rispondere nessuno? Il rinvio telefonico o il tennis della segreteria telefonica, come lo si chiami , sono improduttivi.

Può anche darsi che tu non sappia da chi proviene la chiamata persa. Quindi, rispondi alla chiamata, nessuno risponde e tu non ne sei più saggio.

Puoi invece inviare un messaggio di conferma di aver perso la chiamata e invitare il chiamante a richiamare agli orari suggeriti. Potresti avere un intervallo tra le 13:00 e le 14:00 oppure potresti essere contattabile solo durante il turno di notte.

Oppure, se sei impegnato con un'altra chiamata, invia un SMS per dire che sei attualmente impegnato e li richiamerai non appena ne avrai la possibilità. Puoi anche impostare le risposte automatiche in modo che quando perdi una chiamata, il chiamante riceve automaticamente un messaggio di testo.

Limitazioni nell'utilizzo della messaggistica SMS con numeri VoIP

Come tutte le tecnologie, ci sono alcune limitazioni di cui devi essere consapevole.

Ecco sei cose da considerare quando decidi se gli SMS VoIP sono adatti alla tua piccola impresa o impresa:

• Limiti di velocità degli SMS : non è possibile inviare un numero illimitato di messaggi di testo.
• Funzionalità SMS: non tutti i fornitori di servizi VoIP supportano la funzionalità SMS.
• File di grandi dimensioni: immagini o video di grandi dimensioni superiori a 1 MB non sono supportati.
• Limiti di caratteri: i messaggi con più di 160 caratteri vengono suddivisi in più messaggi.
• Codici brevi SMS: i codici brevi SMS potrebbero non essere sempre supportati.
• Consenso del destinatario: le aziende devono conservare registrazioni del consenso per l'invio di messaggi di testo per scopi commerciali, come campagne di marketing.

Vantaggi degli SMS VoIP

Sebbene possano esserci alcune limitazioni nell'utilizzo della messaggistica SMS con numeri VoIP, i vantaggi superano tali limitazioni.

I principali vantaggi includono la fornitura di un'esperienza cliente migliore e più personalizzata e l'introduzione di un approccio multicanale ai processi di vendita e supporto. Allo stesso tempo, aumenti la produttività ottenendo risultati uguali o migliori con meno chiamate e clic.

• Maggiore soddisfazione del cliente : follow-up e semplificazione dei processi di supporto, vendita e appuntamento introducendo un formato scritto insieme a un canale di comunicazione verbale.
• Testi di gruppo semplificati per il personale : invia messaggi uno-a-molti invece di informare i colleghi su problemi o offerte uno alla volta.
• Assistenza clienti personalizzata : integrazione con CRM, sistemi di ticketing o qualsiasi software con API aperte per personalizzare le offerte e utilizzare informazioni come nomi di clienti, nomi di aziende e prodotti esistenti nei messaggi.
• Miglioramento del coinvolgimento nelle vendite : avvia la prospezione in uscita con un tasso di coinvolgimento elevato.
• Costi di comunicazione inferiori : invia messaggi in massa per ottenere lo stesso risultato di più chiamate effettuate a singoli individui.

Come impostare gli SMS VoIP

Segui questi quattro passaggi per iniziare a inviare SMS dal numero di telefono della tua attività:

Passaggio 1. Scegli un provider VoIP.

Innanzitutto, devi scegliere un fornitore di servizi telefonici VoIP. Assicurati che abbiano esperienza con i clienti che utilizzano sistemi telefonici VoIP e servizi SMS. Se hai già un provider VoIP, chiedi se hanno clienti di esempio che utilizzano anche l'opzione SMS.

Se non disponi di un provider VoIP e stai attualmente valutando la possibilità di passare da un sistema telefonico tradizionale al cloud, questo è il momento perfetto per assicurarti di passare a un unico provider sia per le tue esigenze di chiamata che di SMS.

Passaggio 2. Ottieni un nuovo numero o mantieni quello esistente.

Dopo aver scelto un fornitore, è il momento di pensare ai numeri di telefono. Hai due scelte qui:

1. Utilizza un nuovo numero virtuale : ricevi una nuova linea telefonica per le tue campagne outbound.
2. Trasferisci il tuo numero di telefono esistente : mantieni il tuo numero attuale spostandolo tra le reti (potrebbero essere necessarie alcune settimane per la configurazione).

La portabilità del numero implica chiedere al tuo vecchio provider di rilasciare il numero dalla sua infrastruttura e al tuo nuovo provider di migrarlo nella sua. A seconda della cronologia del tuo numero di telefono e di dove risiede attualmente, ciò potrebbe accelerare o ritardare il processo. Assicurati di parlare con il tuo nuovo fornitore quando ti prepari a mantenere un numero esistente.

Passaggio 3. Completa la registrazione di 10 DLC.

Il prossimo passo è completare la registrazione di 10 DLC. Si tratta di un codice lungo di 10 cifre che si riferisce a un numero di telefono personalizzato di 10 cifre designato per comunicazioni aziendali e applicazioni di messaggistica di testo.

L'utilizzo di tale numero, tuttavia, comporta norme di conformità. Le aziende devono ottenere l'approvazione del Registro delle campagne prima di poter inviare messaggi. Il processo di registrazione dei 10 DLC è composto da due parti:

• Registrazione del marchio : le aziende devono identificarsi presso le reti di operatori.
• Registrazione alla campagna : le aziende devono fornire esempi dei messaggi che inviano e dimostrare che i consumatori hanno scelto di ricevere i loro messaggi di testo.

Una volta configurato 10DLC, puoi iniziare a inviare SMS dalla tua linea VoIP.

Passaggio 4. Inizia a inviare SMS dal tuo sistema VoIP.

Nell'app Nextiva, vai a Messaggi e segui le seguenti istruzioni:

• Tocca SMS, quindi + .
• Selezionare i contatti dall'elenco dei contatti o immettere i numeri di telefono nel campo A.
• Aggiungi più destinatari per creare un messaggio SMS di gruppo.
• Premi l'icona della graffetta a sinistra del campo di testo per inviare un'immagine (JPG, PNG, BMP o GIF inferiore a 1 MB) o un file audio (.mp3, .wav o .mp4).
• Inserisci il tuo messaggio e premi Invia .

Prova il miglior provider VoIP per le aziende

Sia che tu voglia migliorare il servizio clienti o ridurre il tasso di appuntamenti mancati, gli SMS VoIP sono la soluzione perfetta sia per le piccole imprese che per le imprese.

Quando cerchi un provider di servizi di messaggistica VoIP, hai bisogno di qualcuno che sia stato lì e lo abbia fatto. Nextiva ha rapporti con tutti i principali fornitori di servizi telefonici, quindi i messaggi di testo vengono consegnati in modo affidabile e da un'interfaccia semplice.

Scegliendo Nextiva sia per gli SMS aziendali che per il VoIP, beneficerai di:

• Trascrizioni dei messaggi vocali : ricevi un'e-mail o un messaggio SMS con una trascrizione accurata dei messaggi vocali.
• Messaggi di testo aziendali : scambia messaggi di testo SMS con clienti e membri del team dal tuo desktop o dall'app mobile.
• Integrazioni di app : sincronizza le comunicazioni aziendali con i più diffusi strumenti CRM, assistenza clienti e collaborazione in team.

In questo modo, l'intera forza lavoro può ottenere numeri di telefono abilitati per i messaggi di testo e scambiare messaggi utilizzando le app mobili, Web e desktop NextivaONE.

Domande frequenti