VoIP per organizzazioni non profit: principali caratteristiche e vantaggi per le ONG

I leader delle organizzazioni no-profit spesso si preoccupano di come sviluppare i rapporti con donatori e volontari, compiere la propria missione e tenere sotto controllo i costi.

Una delle decisioni di maggior impatto che puoi prendere riguarda il tuo sistema telefonico.

Sfortunatamente, i servizi telefonici tradizionali non sono progettati pensando alle organizzazioni no-profit.

Tra apparecchiature goffe, instradamento delle chiamate poco flessibile e capacità limitate, i tradizionali sistemi di rete fissa spesso creano più grattacapi che vantaggi per le organizzazioni che fanno affidamento su budget limitati e sul supporto dei volontari.

Se stai pensando di aggiornare il tuo sistema telefonico ma non sai da dove iniziare, VoIP (Voice over Internet Protocol) potrebbe essere la soluzione ideale. Le chiamate vengono connesse tramite il cloud anziché tramite linee telefoniche fisiche per effettuare e ricevere telefonate. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet.

Continua a leggere e scopri perché così tante organizzazioni no-profit stanno passando dai telefoni della vecchia scuola ai sistemi VoIP.

Perché le organizzazioni no-profit stanno abbandonando i loro sistemi telefonici tradizionali?

I sistemi telefonici obsoleti presentano numerose limitazioni che ostacolano la produttività delle organizzazioni non profit e le relazioni con i clienti. Ecco alcuni dei motivi principali che spingono le organizzazioni a passare al VoIP.

1. Costi operativi elevati

L'investimento iniziale in un sistema PBX locale, oltre alla manutenzione e agli aggiornamenti continui, rende i sistemi telefonici tradizionali molto più costosi delle alternative VoIP.

Anche il pagamento di tariffe mensili per ogni linea fissa aumenta rapidamente le spese. Poiché la maggior parte delle organizzazioni no-profit operano con budget estremamente limitati, questi costi correnti distolgono inutilmente i fondi dagli sforzi effettivi e dai costi operativi.

2. Mancanza di flessibilità e scalabilità

Poiché i sistemi telefonici tradizionali si basano su linee telefoniche e hardware fisici, man mano che la tua organizzazione no profit si evolve, aggiungere o rimuovere interni è difficile.

Ad esempio, se apri un nuovo ufficio o hai bisogno di configurare rapidamente i telefoni per una raccolta fondi temporanea, i costi di ricablaggio e di acquisto di attrezzature si sommano rapidamente, limitando la scalabilità.

3. Capacità di gestione delle chiamate limitata

La maggior parte dei sistemi telefonici legacy dipende da un numero predeterminato di linee telefoniche fisiche. Se tutte queste linee sono occupate da chiamate correnti, eventuali chiamate aggiuntive in entrata rimangono in lunghe code, vengono bloccate, vengono inviate alla segreteria telefonica o vengono disconnesse.

Ciò rappresenta un grosso problema per le piccole imprese e le ONG, poiché spesso significa mancate donazioni e sostenitori delusi per iniziative cruciali durante i periodi di alto traffico.

4. Scarsa integrazione con i CRM

Poiché i sistemi di comunicazione legacy funzionano in modo isolato da altri sistemi, i dati delle chiamate non popolano automaticamente il tuo CRM o altri sistemi.

Senza l'integrazione integrata, il tuo team deve monitorare e registrare manualmente tutte le interazioni delle chiamate: un processo inefficiente soggetto a errori umani. Dati preziosi inevitabilmente passano inosservati, portando a esperienze sconnesse per i sostenitori.

5. Problemi di sicurezza

Con i servizi telefonici legacy, tutto l'hardware e l'infrastruttura si trovano nei tuoi uffici, rendendone potenzialmente difficile la protezione. Intrusi o incidenti potrebbero compromettere i server e il mancato aggiornamento dell'infrastruttura può mettere a rischio i dati sensibili dei tuoi clienti.

Le soluzioni VoIP offrono la crittografia delle chiamate per impedire intercettazioni indesiderate delle tue comunicazioni. Ciò è particolarmente importante per le organizzazioni guidate da una causa.

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6. Reporting e analisi limitati

La maggior parte dei sistemi telefonici della vecchia scuola fornisce pochi o nessun dato sulle chiamate, solo registri di base delle chiamate in entrata/in uscita e della loro durata.

Senza informazioni dettagliate, come gli orari di punta delle chiamate, le chiamate senza risposta e l'origine delle chiamate, è quasi impossibile identificare le aree in cui è necessario migliorare o prendere decisioni basate sui dati per migliorare la raccolta fondi e la sensibilizzazione.

Un servizio telefonico basato su cloud è un’opzione migliore per le organizzazioni non profit fiscalmente responsabili. Offre molte funzionalità con scalabilità illimitata, gestione avanzata delle chiamate e potenti integrazioni.

Vantaggi VoIP per le organizzazioni no-profit

Passando a un sistema telefonico VoIP per organizzazioni no-profit , la tua organizzazione può superare queste sfide e allo stesso tempo ottenere i seguenti vantaggi rivoluzionari.

Comunicazione conveniente

I sistemi telefonici VoIP in genere hanno costi di installazione e di gestione inferiori rispetto alle linee telefoniche tradizionali, rendendoli ideali per le organizzazioni no-profit con budget limitati.

Senza la necessità di hardware fisico o cablaggi estesi, le organizzazioni no-profit possono risparmiare sui costi di manutenzione e infrastruttura.

Puoi evitare costosi investimenti PBX e tariffe per linea e, poiché il VoIP utilizza una connessione Internet , la tua rete esistente è tutto ciò che serve. Questa significativa riduzione dei costi fornisce lo sgravio di bilancio di cui le organizzazioni non profit hanno disperatamente bisogno.

Suggerimento da professionista: se la tua organizzazione è esentasse , puoi beneficiare di risparmi ancora maggiori. Chiedi come puoi evitare di pagare le imposte sulle vendite o le accise associate al tuo servizio VoIP.

Telefoni predisposti per il telecomando

I fornitori di servizi VoIP supportano una forza lavoro remota, consentendo ai membri del team di rimanere in contatto anche quando sono sul campo o lavorano da casa.

Ciò libera gli utenti dai telefoni fisici dell'ufficio. E con funzionalità avanzate come l'inoltro delle chiamate, i softphone e le app mobili, i tuoi team possono contattarsi tra loro come e quando necessario.

Maggiore coinvolgimento dei donatori

Le organizzazioni possono utilizzare i sistemi VoIP per chiamate di sensibilizzazione e follow-up, mantenendo i donatori informati e coinvolti nelle loro cause. Con l'accesso immediato ai profili dei chiamanti durante le chiamate, il tuo team può favorire meglio connessioni significative con i tuoi sostenitori.

È stato dimostrato che i numeri verdi aumentano la fiducia dei consumatori e questi numeri consentono ai grandi donatori di parlare con il tuo team su dove inviare i propri fondi.

I follow-up vengono semplificati registrando le interazioni direttamente nel tuo CRM, un livello di personalizzazione che aiuta a promuovere la fedeltà e la sicurezza dei donatori.

Aggiunte funzionalità di messaggistica SMS

I dati demografici più giovani preferiscono gli SMS alle chiamate, rendendo gli SMS uno strumento efficace per coinvolgere nuovi e potenziali donatori.

La messaggistica SMS integrata colma le lacune comunicative per i sostenitori che preferiscono i messaggi di testo alle chiamate e alle e-mail. SMS di massa rapidi possono avvisare istantaneamente migliaia di sostenitori per stimolare un'azione immediata, il che è utile per raccolte fondi dell'ultimo minuto o aggiornamenti di eventi.

Collaborazione di squadra migliorata

Funzionalità come chat di gruppo, videoconferenze e condivisione di file migliorano la collaborazione del team, portando a una gestione dei progetti più efficiente.

Consolidando le comunicazioni vocali, video e di testo in un'unica piattaforma, i team a lunga distanza possono lavorare insieme in modo coeso e flessibile. I sistemi unificati uniscono dipendenti e volontari, ottimizzando il lavoro di squadra.

Ecco come i Servizi sociali professionali della California, a sostegno degli adulti con disabilità dello sviluppo o intellettive, utilizzano un sistema telefonico aziendale per connettere in modo affidabile e coerente il personale e coordinare la programmazione con le famiglie e gli operatori sanitari nelle sue 80 sedi.

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Le 10 principali funzionalità VoIP essenziali per le organizzazioni non profit

Per trasformare veramente le comunicazioni della tua organizzazione no-profit, cerca un sistema VoIP che includa le seguenti funzionalità chiave.

1. Assistente automatico

Un receptionist virtuale automatico accoglie i chiamanti in arrivo, offre scelte di menu, come "Premi 1 per donazioni", e instrada correttamente le chiamate. Un assistente automatico fornisce copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con costi di manodopera minimi, garantendoti di non perdere mai una chiamata, anche fuori orario o in caso di carenza di personale.

I flussi delle chiamate non devono essere complicati. Il tuo team può adattarli ai tuoi orari di disponibilità o ad eventi speciali di raccolta fondi.

2. Instradamento delle chiamate

L'instradamento intelligente delle chiamate definisce dove dovrebbero essere indirizzate le chiamate in base alle tue preferenze ed esigenze.

Puoi inviare determinate chiamate alla segreteria telefonica, indirizzare i principali donatori ai rappresentanti degli account o inoltrare messaggi urgenti ai telefoni cellulari. Quando il volume delle chiamate aumenta, puoi adattare l'indirizzamento delle chiamate al volo o preparare regole di instradamento per eventi speciali.

3. Teleconferenze e riunioni video

Scegli un sistema telefonico basato su cloud che consenta audio o videoconferenze, condivisione dello schermo e altre opzioni per connettersi in tempo reale, consentendo al tuo team di collaborare da qualsiasi luogo senza problemi logistici o costi di viaggio.

Con una piattaforma VoIP ospitata come Nextiva, non è necessario pagare per software per riunioni o servizi di teleconferenza aggiuntivi: sono inclusi.

4. Softphone mobili e desktop

I softphone consentono al personale e ai volontari di utilizzare i propri dispositivi mobili come estensioni del sistema VoIP, garantendo che rimangano connessi ovunque si trovino. I dipendenti possono essere produttivi indipendentemente da dove si trovino: in ufficio, a casa o sul campo.

5. Dalla segreteria telefonica all'e-mail

Le trascrizioni dei messaggi vocali eliminano la necessità di connettersi e controllare manualmente i messaggi. Gli avvisi via e-mail avvisano il personale dei nuovi messaggi vocali, mentre le conversioni da voce a testo forniscono i contenuti per iscritto direttamente nella tua casella di posta per una rapida revisione.

Ciò aiuta il tuo team a rispondere più rapidamente e garantisce che nessun messaggio passi inosservato.

6. Comunicazioni via SMS

Gli SMS integrati semplificano la connessione con i sostenitori attraverso i loro canali di comunicazione preferiti: telefono, e-mail o SMS.

Raggiungi un pubblico più ampio inviando SMS con promemoria di eventi, conferme di donazioni o altre notifiche direttamente dal tuo sistema telefonico aziendale.

7. Risposta vocale interattiva (IVR)

Una delle caratteristiche principali di un sistema telefonico VoIP è la capacità di interagire con i chiamanti tramite comandi vocali o input da tastiera, fornendo un'opzione self-service per accedere alle informazioni o completare determinate attività.

Personalizza i menu IVR per semplificare attività come:

• Richiesta di richiamata
• Ottenere indicazioni stradali o dettagli di supporto
• Imparare a diventare volontario
• Ottenere informazioni sul pagamento

Inoltre, IVR offre opzioni self-service 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza impegnare i dipendenti. La raccolta anticipata delle informazioni di base aiuta a indirizzare i chiamanti a un rappresentante in modo più efficiente, semplificando l'esperienza del cliente.

8. Chiama analisi e reporting

Una solida analisi delle chiamate fornisce una visibilità immediata sui volumi delle chiamate, sui tempi di attesa, sulle chiamate abbandonate, sui segnali di occupato e altro ancora.

I report sulle tendenze rivelano modelli di utilizzo per una migliore pianificazione delle risorse: scopri quali fonti di chiamata forniscono il miglior ROI e identifica in modo proattivo i problemi prima che incidano sui KPI.

9. Integrazione CRM

Il collegamento del sistema CRM e del sistema telefonico consente la registrazione automatica delle chiamate e la visualizzazione delle schermate per le informazioni sul chiamante, offrendo al personale l'accesso immediato ai profili del chiamante durante le chiamate.

Il CRM registra automaticamente le interazioni, mantenendo i record organizzati in un'unica soluzione.

10. Registrazione e trascrizione delle chiamate

La registrazione delle chiamate crea preziose opportunità, come la risoluzione delle controversie, l'inserimento più rapido dei nuovi assunti con chiamate campione, la riduzione dei rischi di responsabilità e la conservazione di registri permanenti di annunci o colloqui speciali.

Le trascrizioni rendono i contenuti ricercabili, mentre l'intelligenza artificiale può analizzare le interazioni per migliorare le prestazioni del team.

Provider VoIP di prim'ordine per organizzazioni non profit

Quando valuti le soluzioni VoIP, assicurati di prendere in considerazione i fornitori progettati pensando alle organizzazioni non profit, come:

1. Nextiva

Rinomato per la sua affidabilità e soluzioni di comunicazione complete, Nextiva è una suite completa di strumenti che include voce, video, testo, messaggistica istantanea e integrazione CRM.

Nextiva si distingue come uno dei principali fornitori, creato appositamente per potenziare la produttività delle organizzazioni no-profit e le relazioni con la comunità . La sua piattaforma leader del settore supera i precedenti limiti di comunicazione grazie a potenti funzionalità VoIP, semplici integrazioni CRM, scalabilità illimitata e affidabilità di prim'ordine.

Essendo una piattaforma basata su cloud, Nextiva elimina anche i rischi per la sicurezza e i costi di manutenzione che affliggono i sistemi obsoleti. La vera scalabilità significa adattarsi facilmente alle campagne o ai periodi di crescita senza interruzioni del servizio o costi imprevisti.

Valutazione G2: 4,5 su 5 (2.896 recensioni dei clienti)

2. KrispCall

Noto per la sua interfaccia intuitiva e i prezzi convenienti, KrispCall fornisce una piattaforma unificata per chiamate, SMS e integrazione CRM, rendendolo una scelta versatile per le organizzazioni non profit con diverse esigenze di comunicazione.

Valutazione G2: 4,4 su 5 (21 recensioni dei clienti)

3.Telzio

Telzio offre soluzioni VoIP semplici e scalabili con particolare attenzione alla semplicità e alla trasparenza dei prezzi, fornendo un sistema telefonico completo con utenti ed interni illimitati.

Valutazione G2: 4,2 su 5 (3 recensioni dei clienti)

4. Vonage

Vonage Business combina soluzioni UCaaS con funzionalità di contact center, con l'obiettivo di migliorare le connessioni tra le organizzazioni e i loro clienti. Le organizzazioni non profit possono scegliere un livello di servizio in base al numero di utenti, alle funzionalità di chiamata necessarie e ai requisiti di integrazione.

Valutazione G2: 4,3 su 5 (437 recensioni dei clienti)

5.8×8

8×8 dà priorità al mantenimento delle comunicazioni sicure, conformi e disponibili all'interno dei sistemi UCaaS e CCaaS integrati. Le organizzazioni non profit possono centralizzare i canali di coinvolgimento sfruttando al tempo stesso l'analisi avanzata per massimizzare le prestazioni del team. Tuttavia, 8×8 non ha il numero di funzionalità offerte da Nextiva.

Valutazione G2: 4,1 su 5 (656 recensioni dei clienti)

La tua organizzazione no-profit merita un sistema telefonico migliore

I sistemi telefonici obsoleti rappresentano un problema, in particolare per le organizzazioni non profit e le ONG a corto di soldi. Possono portare alla perdita di opportunità di crescita e impegno, ostacolando l’impatto ambientale e umanitario che un’organizzazione no-profit può avere.

Tuttavia, passando a un provider VoIP per comunicazioni unificate ricco di funzionalità, le organizzazioni ottengono risparmi sui costi, flessibilità, mobilità e solide capacità di gestione delle chiamate.

Passando a Nextiva, le organizzazioni non profit possono modernizzare le comunicazioni e operare in modo più efficiente, e il passaggio è semplice.

Il servizio affidabile di Nextiva garantisce l'assenza di chiamate interrotte o di qualità delle chiamate indistinta: un must per le iniziative di raccolta fondi e di sensibilizzazione. Nextiva supporta queste esigenze operative con VoIP di livello aziendale , prezzi convenienti e supporto pratico per l'implementazione.

Le organizzazioni non profit si rivolgono a Nextiva per rafforzare relazioni significative. Chiamate e SMS illimitati a livello nazionale mantengono tutti connessi in un unico posto.

La gestione intuitiva delle chiamate indirizza ogni interazione in modo intelligente per soddisfare le esigenze di clienti, volontari e partner. Dopo aver spostato le tue comunicazioni nel cloud, potrai spendere le tue risorse limitate per portare avanti la tua missione.

Ottieni funzionalità robuste, funzionamento intuitivo e affidabilità eccezionale a un prezzo conveniente. Lascia andare i vecchi grattacapi del sistema telefonico abbracciando il futuro con la soluzione VoIP di Nextiva, creata appositamente per le organizzazioni non profit.

La conclusione è che Nextiva aiuta le organizzazioni non profit di oggi a crescere e sostenersi. La tua organizzazione, i volontari e la comunità ti ringrazieranno.