Quanto costa il VoIP aziendale nel 2023?

Scoprire il costo del passaggio dalla rete fissa al VoIP non è semplice.

È necessario approfondire vari piani tariffari e comprendere il mix di funzionalità di base ed extra che soddisfano le esigenze aziendali.

Il costo di un sistema telefonico aziendale non è solo una voce di budget: è un investimento per ampliare la comunicazione aziendale.

Qui, analizziamo il complesso argomento dei prezzi VoIP per aiutarti a darti un'idea chiara di quanto potrebbe effettivamente costarti un sistema telefonico VoIP. Discutiamo i principali fattori che incidono sui costi e forniamo suggerimenti per assicurarti di fare una scelta finanziariamente intelligente per la tua attività.

Quali sono i costi base del VoIP?

Il Voice over Internet Protocol (VoIP) è molto meno costoso del tradizionale servizio telefonico analogico. Tuttavia, comporta una serie di spese da parte di un provider VoIP, nonché costi indiretti come una connessione Internet ad alta velocità.

In media, un sistema telefonico VoIP costa tra $ 25 e $ 35 per linea al mese. Funzionalità aggiuntive come la registrazione delle chiamate, i numeri verdi e il noleggio dell'attrezzatura costano di più.

Diversi elementi di costo entrano in gioco quando si passa da un sistema legacy a un servizio telefonico VoIP . Questi costi possono essere generalmente classificati in spese “ricorrenti” e “una tantum”.

Le spese ricorrenti includono principalmente canoni di abbonamento e costi per utente o per linea, mentre le spese una tantum coprono i costi di installazione e attrezzatura. Si prevede che l’utilizzo della telefonia cloud crescerà del 35% fino al 2036, suggerendo che i vantaggi giustificheranno il costo del VoIP.

Diamo uno sguardo più da vicino a ciascuna di queste spese.

Canoni di abbonamento mensili o annuali

La maggior parte dei costi del servizio telefonico VoIP risiede nei canoni di abbonamento, che verranno addebitati su base mensile o annuale.

Queste tariffe coprono il servizio VoIP di base, che consentirà alla tua azienda di effettuare e ricevere telefonate tramite una connessione Internet. I piani di abbonamento possono variare da pacchetti base con funzionalità standard a piani premium che offrono funzionalità più avanzate.

• Piani mensili: un piano mensile offre flessibilità e non ti vincola a impegni a lungo termine, rendendolo una buona opzione per le piccole imprese. Tuttavia, nel lungo termine tendono ad essere più costosi rispetto ai piani annuali.
• Piani annuali: un piano annuale ridurrà significativamente il costo mensile se calcolato su base mensile, rendendolo una buona opzione per le aziende affermate con volumi di chiamate prevedibili, ma ricorda che avrai obblighi contrattuali (discussi più avanti).

Molti provider VoIP aziendali offrono chiamate illimitate a livello nazionale. Tuttavia, assicurati di confermare le tariffe per le chiamate internazionali . Le chiamate internazionali costano fino al 90% in meno rispetto alle compagnie telefoniche tradizionali, ma verranno aggiunte alla tua fattura se il tuo team chiama al di fuori degli Stati Uniti o del Canada.

Costi per utente o per riga

I fornitori VoIP struttureranno i loro prezzi in base al numero di utenti o linee necessarie.

Ciò significa che più dipendenti o linee telefoniche hai, maggiore sarà il costo. È importante valutare accuratamente il numero di utenti o di linee richieste dalla tua attività per evitare di pagare in eccesso.

• Costi per utente: i costi si basano sul numero di dipendenti che utilizzano il sistema. Si tratta di un modello di prezzo comune per i servizi VoIP ed è particolarmente adatto alle aziende con un organico chiaro.
• Costi per linea: in alternativa, alcuni fornitori addebitano i costi in base al numero di linee telefoniche. Questo modello funziona meglio per le aziende con un volume di chiamate più elevato e che necessitano di più linee. I costi aggiuntivi in ​​questo caso includono anche numeri di telefono aggiuntivi (spesso chiamati numeri di selezione diretta ).

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Caratteristiche e funzionalità specifiche in base ai requisiti aziendali

Il costo di un sistema VoIP varia anche notevolmente in base alle caratteristiche e funzionalità specifiche richieste dalla tua azienda. Funzionalità avanzate come funzionalità di riunione virtuale e teleconferenze, chiamate internazionali e operatori automatici, tra gli altri, possono aumentare i costi.

• Funzionalità standard: le funzionalità VoIP tipiche come l'inoltro di chiamata, la segreteria telefonica e le chiamate nazionali vengono solitamente incluse nel canone di abbonamento base. È normale ricevere chiamate in entrata e in uscita illimitate a livello nazionale.
• Funzionalità avanzate: funzionalità potenti come l'integrazione del Customer Relationship Management (CRM), l'analisi avanzata, le chiamate illimitate, le chiamate internazionali e l'assistenza clienti premium comporteranno costi aggiuntivi. È fondamentale identificare le caratteristiche essenziali per le operazioni aziendali e il budget di conseguenza.

Quanto costa il VoIP? Prezzi VoIP di Nextiva

Tenendo conto degli abbonamenti mensili o annuali, del numero di utenti e delle variazioni tra funzionalità specifiche per piano, Nextiva offre i seguenti prezzi per i piani pluriennali prepagati:

Costi nascosti o imprevisti del VoIP

Passare a un sistema telefonico VoIP farà risparmiare denaro a lungo termine, ma lo farà solo se sarai consapevole di tutte le spese nascoste o impreviste.

Non c'è niente di nefasto qui: questi sono solo i costi VoIP che dipendono dalla tua posizione o dalle tue esigenze aziendali specifiche.

È essenziale avere una solida conoscenza dei costi aggiuntivi che possono verificarsi con le chiamate VoIP. Ecco una ripartizione di alcuni costi nascosti o imprevisti che potresti incontrare:

Aggiornamenti di rete

I sistemi VoIP si affidano alla larghezza di banda Internet per fornire chiamate chiare e di alta qualità. Se la larghezza di banda esistente non è sufficiente, dovrai aggiornare il tuo pacchetto Internet per soddisfare le esigenze della tecnologia VoIP.

Valuta la tua larghezza di banda attuale e assicurati che possa gestire il carico aggiuntivo che il sistema VoIP porterà. Prova il nostro test gratuito della rete VoIP per ottenere una cifra realistica di quante telefonate la tua rete può gestire.

Se è necessario un aggiornamento, tieni conto dei costi aggiuntivi, poiché varieranno a seconda del tuo fornitore di servizi Internet e del pacchetto selezionato.

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Tasse e commissioni

Proprio come i servizi telefonici tradizionali (e qualsiasi altra cosa nella vita), i servizi VoIP sono soggetti a varie tasse e commissioni. Questi possono includere tasse federali, statali e locali e commissioni normative.

Le aliquote fiscali e le commissioni variano a seconda delle località geografiche, rendendo fondamentale comprendere le tasse applicabili nella tua zona. I consulenti del sistema telefonico affermano che pagare tra il 20% e il 30% in tasse non è inaudito.

Ricorda che le aliquote fiscali VoIP variano in base alla località e dipendono in gran parte dalla sede dell'attività e dai numeri di telefono utilizzati.

Funzionalità aggiuntive o componenti aggiuntivi

Molti provider VoIP offrono un pacchetto base con la possibilità di aggiungere funzionalità extra o componenti aggiuntivi, come analisi avanzate delle chiamate, funzionalità di call center, linee aggiuntive o assistenza clienti pratica, a un costo aggiuntivo.

Prima di impegnarti in un pacchetto, valuta le funzionalità incluse nel pacchetto base e identifica eventuali funzionalità aggiuntive richieste dalla tua azienda. Comprendere le implicazioni in termini di costi di queste funzionalità aggiuntive ti aiuterà a evitare eventuali spese impreviste in futuro.

Suggerimento: alcuni di questi componenti aggiuntivi possono essere negoziati con il tuo rappresentante di vendita, quindi assicurati di menzionarli se li trovi utili, oltre al pacchetto VoIP aziendale.

Integrazioni

L'integrazione con strumenti aziendali esistenti come i sistemi CRM o lo sfruttamento di funzioni avanzate come l'intelligenza artificiale a volte può richiedere l'aggiornamento a un pacchetto tariffario più costoso.

Valuta i costi di integrazione degli strumenti aziendali esistenti con il sistema VoIP. Se la tua azienda richiede funzionalità avanzate, preparati a spese aggiuntive associate a queste funzionalità e includile nel costo del tuo sistema telefonico VoIP.

In che modo gli impegni a lungo termine influiscono sui costi VoIP

Prima di firmare qualsiasi contratto VoIP, è fondamentale comprendere i termini del contratto VoIP. Ciò ti garantisce di sapere esattamente cosa ci si aspetta da te durante il contratto e anche cosa puoi aspettarti dal tuo provider VoIP.

Per una spiegazione indipendente del gergo comune presente in un contratto VoIP, Prince Rich è quello che fa per te.

Importanti considerazioni sull'accordo contrattuale VoIP includono:

Durata del contratto: mese per mese rispetto agli impegni a lungo termine

La durata del contratto incide in modo significativo sul costo dei servizi VoIP.

I contratti mensili offrono flessibilità e sono ideali per le aziende non pronte per un impegno a lungo termine. Ricorda però che hanno un costo mensile più elevato.

I contratti a lungo termine prevedono tariffe scontate ma possono anche includere penalità in caso di risoluzione anticipata. Consideralo in base alle prospettive a lungo termine della tua attività prima di impegnarti in qualsiasi contratto.

Commissioni di risoluzione

Le spese di risoluzione sono spese per la risoluzione del contratto prima della data di scadenza concordata. Queste commissioni possono essere considerevoli e devono essere delineate nell'accordo contrattuale.

Ad esempio, potresti essere responsabile del saldo dovuto se annulli al sesto mese su un periodo di 12 mesi.

Accordi sul livello di servizio

Gli accordi sul livello di servizio rappresentano le garanzie di controllo della qualità in un contratto VoIP.

Definiscono la qualità del servizio prevista, comprese le garanzie di uptime. L'elevata affidabilità è essenziale per le operazioni aziendali e le clausole di risarcimento per le interruzioni del servizio forniscono un cuscinetto finanziario nel caso in cui il servizio VoIP venga interrotto per qualsiasi motivo.

Suggerimento: "Cinque nove" è una frase comune, che si riferisce al tempo di attività del 99,999% . Questa percentuale di uptime significa che ogni anno sono previsti cinque minuti di downtime.

Limitazioni o restrizioni all'utilizzo

Alcuni accordi contrattuali potrebbero contenere clausole che limitano o restringono determinati tipi di utilizzo costituiti come abuso. Gli esempi includono la composizione automatizzata o predittiva, una pratica discutibile utilizzata dagli operatori di telemarketing.

Queste restrizioni mirano a prevenire l'uso improprio del servizio VoIP e a garantirne un utilizzo corretto.

È importante che tu sia a conoscenza di eventuali limitazioni di questo tipo per garantire che le tue operazioni aziendali rispettino l'accordo contrattuale.

Rinnovo automatico

Le clausole di rinnovo automatico del contratto indicano che il contratto si rinnoverà automaticamente per una durata e un prezzo simili a meno che non venga risolto da una delle parti prima della data di rinnovo. Ciò garantisce inoltre che le comunicazioni della tua azienda siano sempre funzionanti e mai interrotte.

Sii consapevole della politica di rinnovo del tuo contratto VoIP ed è anche buona pratica rivedere i termini del contratto ed esplorare altre opzioni sul mercato almeno tre mesi prima della data di rinnovo del contratto. Ciò consente di negoziare condizioni migliori o di passare a un fornitore più conveniente, se necessario.

Il costo elevato di più app di comunicazione

La maggior parte delle aziende moderne utilizza molte applicazioni e software diversi per gestire la propria azienda, noti anche come stack tecnologico. L'utilizzo di molte app potenzialmente obsolete e autonome comporta generalmente un aumento delle spese.

Tuttavia, i servizi VoIP basati su cloud sono dotati di molte funzionalità che possono sostituire o integrarsi con altre app di comunicazione. Questo da solo può portare a risparmi sui costi, maggiore produttività e un’infrastruttura di comunicazione semplificata. Considera quanto segue quando valuti i vantaggi del passaggio da uno stack tecnologico diversificato a un sistema VoIP centralizzato.

Programmi di videoconferenza

I costi di abbonamento per piattaforme di videoconferenza come Zoom possono costituire una parte sostanziale delle spese di comunicazione. Ad esempio, Zoom, che costa 14,99 dollari al mese per utente, costerebbe a un’azienda con un team di 50 persone 9.000 dollari all’anno per le videoconferenze , qualcosa che un provider VoIP probabilmente include come funzionalità extra gratuita o più conveniente.

Inoltre, i requisiti hardware, come le cuffie per prestazioni ottimali, comporteranno costi iniziali aggiuntivi.

Poiché molti sistemi VoIP sono ora dotati di funzionalità di videoconferenza e videochiamata integrate, non sono più necessari abbonamenti separati a Zoom e ad altri strumenti di videoconferenza.

Strumenti di collaborazione del team

Strumenti di collaborazione come Microsoft Teams o Slack sono parte integrante del coordinamento del team. Tuttavia, i costi associati potrebbero sovrapporsi alle funzionalità fornite da un sistema VoIP: Slack, ad esempio, costa circa $ 12,50/utente/mese.

Per un team di 50 persone, sono $ 7.500 all'anno.

Molti servizi VoIP offrono strumenti integrati di messaggistica di testo, condivisione di file e collaborazione che possono fungere da alternative a queste piattaforme autonome. Valutare le funzionalità e confrontare i costi può aiutare a prendere una decisione informata sulla possibilità che un sistema VoIP possa sostituire o integrare gli strumenti di collaborazione esistenti.

Cellulari aziendali

Alcune aziende rimborsano o sovvenzionano telefoni cellulari e cellulari per il proprio personale, un onere finanziario considerevole che spesso supera i 50 dollari al mese per utente. Tuttavia, tali rimborsi sono più un vantaggio rispetto alla norma: si sommano, soprattutto se qualcuno consuma molti dati.

In alternativa, si stima che i sistemi VoIP aziendali, che forniscono applicazioni mobili softphone che i dipendenti possono scaricare sui propri dispositivi mobili personali senza costi aggiuntivi, rappresentino solo l'8% del budget di un reparto IT: una riduzione significativa per un'azienda che in precedenza forniva telefoni cellulari e dispositivi mobili. telefoni fissi ai propri dipendenti.

Sicurezza operativa

La sicurezza operativa è fondamentale, soprattutto quando è necessaria un'azione immediata per bloccare le comunicazioni, qualcosa per cui gli SMS personali e le app di messaggistica non sono progettati.

Inoltre, se i dipendenti utilizzano comunicazioni non standard o app di messaggistica personale per scopi lavorativi, ciò può creare un rischio maggiore per le risorse umane e i team legali.

I sistemi VoIP forniscono una soluzione di comunicazione unificata con robuste funzionalità di sicurezza che consentono un'azione rapida in caso di minacce alla sicurezza. La valutazione dei protocolli e delle caratteristiche di sicurezza di un sistema VoIP rispetto alle app di comunicazione personale autonome offre informazioni sul livello di controllo e sicurezza offerti dall'integrazione delle comunicazioni su un'unica piattaforma.

VoIP e sistemi telefonici convenzionali

Poiché ogni sistema comporta una serie di implicazioni finanziarie, la valutazione del VoIP rispetto ai sistemi telefonici convenzionali va oltre la semplice funzionalità.

Sapere in che modo ciascun sistema avrà un impatto sulla tua attività è importante, poiché ciò contribuisce anche alle spese che devi considerare prima di impegnarti in un sistema o nell'altro.

• Personale : i sistemi telefonici tradizionali, come i centralini privati ​​(PBX), richiedono personale dedicato per la gestione e la manutenzione, il che si aggiunge ai costi operativi. I sistemi VoIP sono molto più semplici e richiedono meno supervisione tecnica, il che riduce la complessità e i costi del personale.
• Attrezzatura : i costi dei tradizionali sistemi telefonici locali sono elevati, soprattutto se paragonati all'hardware VoIP. I sistemi VoIP hanno costi hardware iniziali molto più bassi, il che porta a una configurazione più conveniente.
• Infrastruttura : i sistemi telefonici analogici convenzionali si basano su cavi in ​​rame, notoriamente costosi da installare e mantenere. I sistemi telefonici virtuali, come il VoIP, tuttavia, utilizzano connessioni Internet.
• Cambiare fornitore : la migrazione da un sistema telefonico tradizionale al VoIP comporta alcuni costi, che includono la portabilità del numero di telefono, l'acquisto di nuove apparecchiature e la formazione del personale. Tuttavia, la transizione porta a risparmi a breve e lungo termine, aumentando al tempo stesso l’efficienza.
• Numero di linee telefoniche : i sistemi VoIP offrono una migliore scalabilità, consentendo una facile aggiunta o riduzione delle linee telefoniche senza la necessità di modifiche hardware. Ciò porta direttamente a un risparmio sui costi, poiché le aziende pagano solo per le linee di cui hanno bisogno.
• Costi per Internet ad alta velocità : Internet ad alta velocità è un prerequisito per il VoIP ma non per i sistemi telefonici convenzionali. Tuttavia, la maggior parte delle aziende moderne dispone già di Internet ad alta velocità, il che significa che questo requisito non è un peso quando si installa un sistema VoIP.
• Chiamate a lunga distanza : le chiamate a lunga distanza sono anche più economiche con VoIP grazie alla sua natura in tempo reale e basata su Internet, eliminando la necessità di reti di telefonia che fanno aumentare il costo delle chiamate vocali a lunga distanza.
• Commissioni di installazione : anche i costi di installazione VoIP sono inferiori rispetto ai sistemi telefonici convenzionali. I sistemi telefonici legacy prevedono costi di installazione più elevati a causa della necessità di hardware fisico e installazioni di cablaggio, mentre i sistemi VoIP hanno costi di installazione inferiori poiché sfruttano l'infrastruttura Internet esistente.

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ROI del VoIP: ne vale la pena?

Ora che abbiamo coperto i costi del sistema telefonico VoIP, dobbiamo decidere se investire o meno in un sistema VoIP è la decisione giusta per le comunicazioni della tua azienda .

Ci sono molte considerazioni da tenere in considerazione, come costi inferiori, maggiore produttività, migliore esperienza del cliente, migliore continuità aziendale e flessibilità operativa.

Risparmio misurabile sui costi

Il costo diretto di un sistema telefonico rispetto a un altro è spesso la prima cosa da considerare.

Ad esempio, un'azienda con 100 dipendenti che sta cercando una solida piattaforma di comunicazione probabilmente prenderà in considerazione un sistema telefonico basato su cloud, oppure potrebbe chiedersi se sia meglio utilizzare il proprio budget per utilizzare un PBX locale. Immergiamoci.

Per 100 utenti, Nextiva Enterprise costerebbe poco meno di 39.000 dollari in un anno.

Avresti tutte le funzionalità di comunicazione disponibili oggi, incluse chiamate nazionali illimitate, videoconferenze, registrazione delle chiamate, un numero verde, app mobili/desktop, SMS/MMS, trascrizione dei messaggi vocali e diverse integrazioni di app. Inoltre, non devi installare nulla: basta regolare alcune impostazioni online e il gioco è fatto.

D'altra parte, se segui il percorso PBX tradizionale, dovrai investire in anticipo nella tecnologia e dedicare una quantità non banale di tempo per configurarla.

• Costi una tantum del PBX (per utente):
• Telefoni fissi: $ 100
• Cuffie: $ 25
• Server/hosting PBX: da definire
• Installazione: da definire
  
• Costi mensili del PBX (per utente):
• Servizio di videoconferenza: $ 15
• Messaggistica di squadra: $ 12,50
• Servizio trunking SIP: $ 14
  
• Totale PBX basato su 100 dipendenti:
• Costi una tantum: $ 12.500
• Costi ricorrenti: $ 4.150 ($ 49.800 all'anno)

Nel complesso, un PBX ti costerà oltre $ 62.000 nel tuo primo anno, escluse le competenze IT necessarie per configurarlo e mantenerlo.

Diventa subito chiaro che una soluzione VoIP completa come Nextiva è molto più conveniente rispetto a un sistema telefonico tradizionale. Nell'esempio sopra, Nextiva ti fa risparmiare oltre il 60% , escluse tasse/commissioni.

Oltre al risparmio sui costi, ci sono altri aspetti in cui vedere i vantaggi del VoIP.

Maggiore produttività del team

L'integrazione del sistema telefonico e di altre applicazioni aziendali semplifica il flusso di lavoro, migliorando la produttività del team.

Inoltre, VoIP supporta il lavoro remoto con funzionalità avanzate, rendendolo uno strumento indispensabile nell'ambiente di lavoro moderno e flessibile di oggi (in cui più di 4,7 milioni di persone lavorano in remoto).

Migliore esperienza del cliente

La qualità delle chiamate ad alta definizione e l'instradamento flessibile delle chiamate sono caratteristiche distintive del VoIP, che si traducono in una migliore esperienza del cliente.

La perfetta integrazione con il tuo software CRM e altre principali piattaforme di dati dei clienti arricchisce l'interazione con i clienti, rendendo ogni comunicazione più approfondita ed efficace.

Allo stesso modo, se clienti o partner chiamano un dipendente e questi non è disponibile o è fuori orario, le chiamate possono essere inoltrate a una destinazione preferita, anche al tuo cellulare.

Maggiore continuità aziendale

In caso di interruzioni impreviste, le funzionalità di reindirizzamento rapido del VoIP garantiscono che la comunicazione aziendale rimanga ininterrotta. I tempi di attività elevati fanno spesso parte degli accordi sul livello di servizio con i fornitori VoIP, affermando una dorsale di comunicazione affidabile per le aziende.

Nextiva dispone di otto data center ridondanti situati in tutto il Nord America. Ciò significa che il tuo team può contare su affidabilità e accessibilità elevatissime, nonché su una qualità delle chiamate superiore. Inoltre, la rete viene monitorata attivamente per garantire che nulla ti impedisca di parlare con i tuoi clienti.

Maggiore flessibilità operativa

Il VoIP non solo supporta il lavoro remoto, ma facilita anche l'espansione globale unificando la comunicazione oltre i confini geografici.

E se decidi di rinunciare all'edificio degli uffici, non devi fare un impegno enorme per mantenere una comunicazione affidabile. Le app desktop, mobili e Web mantengono tutti connessi.

La registrazione digitale delle chiamate, l'archiviazione e il facile accesso ai registri delle chiamate forniscono la flessibilità operativa di cui le aziende moderne hanno bisogno per crescere in modo efficace.

Scopri il costo "fuori porta" del VoIP

Passare a un sistema telefonico VoIP è un passo intelligente verso l'aggiornamento delle comunicazioni aziendali per soddisfare le esigenze digitali di oggi. È sia un investimento che un costo.

Il prezzo del VoIP non deve essere complicato. Pensa alle tue esigenze oggi e a dove sta andando la tua azienda.

Come immagini il modo migliore per comunicare con il tuo team?

…Probabilmente non si tratta di utilizzare un mosaico di vari strumenti.

Opta invece per una soluzione di comunicazione unificata come Nextiva e concentrati sul servire i tuoi clienti.

Puoi seguire la nostra guida teorica sui prezzi oppure scoprire tu stesso i costi effettivi.

Richiedi un preventivo senza impegno

Un esperto VoIP lavorerà con te per suggerirti il ​​piano e i dispositivi giusti che si adattano al modo in cui desideri lavorare. E conoscerai il "prezzo fuori porta", comprese tasse, commissioni e tutto ciò che si applica alle tue esigenze specifiche.