Pronto per il VoIP? Vantaggi e svantaggi per fare la scelta giusta

Abbiamo scritto la guida completa soppesando i vantaggi e gli svantaggi dei sistemi telefonici VoIP. Se desideri passare direttamente alla tabella riepilogativa, fai clic qui.

Vantaggi e svantaggi del VoIP: panoramica

• Definizione di VoIP
• VoIP: Vantaggi
• VoIP: svantaggi
• Utilizzo dei servizi VoIP a casa
• Telefonia IP per le aziende
• Come passare al VoIP

Non hai voglia di leggere? Guarda il nostro video di tre minuti sui pro e i contro del VoIP qui sotto:

VoIP: Vantaggi

Essendo noi stessi fornitori di VoIP in Nextiva, sarebbe giusto dire che sappiamo una o due cose sul VoIP. Ecco una guida dettagliata sui suoi pro e contro:

• Costi inferiori
• Maggiore accessibilità
• Completa portabilità
• Maggiore scalabilità
• Funzionalità avanzate per team piccoli e grandi
• Qualità della voce più chiara
• Supporta il multitasking
• Maggiore flessibilità con i softphone

1) Riduzione dei costi

La linea di fondo è vitale per ogni azienda, grande o piccola. Quindi, devi considerare ogni opportunità di risparmio sui costi. Un modo in cui le aziende possono realizzare significativi risparmi sui costi è l'adozione di un sistema telefonico VoIP.
Considera questo:
In media, un sistema di telefonia fissa (POTS) costa alle aziende $ 50 per linea ogni mese. Questa tariffa comprende solo le chiamate locali (e talvolta nazionali). I piani VoIP, al contrario, sono disponibili per meno di $ 20 per linea.
Aspetta cosa?
Giusto. Seguendo queste cifre, il VoIP può ridurre la bolletta telefonica di oltre la metà rispetto a quella attuale.
È importante notare che il passaggio al VoIP non è una garanzia che le spese telefoniche crolleranno. Le aziende sono diverse, così come le loro esigenze.
Ma quello di cui puoi essere certo è che il passaggio al VoIP comporterà notevoli risparmi sui costi. I risparmi sui costi nel VoIP arrivano in due modi: diretti e indiretti.

Risparmio sui costi diretti

Quando si tratta di un servizio telefonico tradizionale, un'azienda sostiene enormi costi iniziali. Soprattutto in nome di telefoni aziendali e hardware PBX.

a) Costi PBX

Un PBX (private branch exchange) è un componente hardware fisico on-premise. Collega molti telefoni fissi in un ufficio e può costare un'enorme somma di denaro. Stiamo parlando di decine di migliaia di dollari, un importo che puoi ammortizzare in diversi anni.
Potresti obiettare che i telefoni analogici costano all'incirca come i telefoni IP. Il prezzo esatto varierà in base alle caratteristiche desiderate.
Tuttavia, le installazioni PBX in loco sono un'impresa di capitale costosa. Può andare ovunque tra $ 500 e $ 2.000 per utente. Quindi anche una piccola impresa con pochi dipendenti deve investire in hardware fisico.
Le reti VoIP eliminano questa necessità di hardware aggiuntivo poiché una connessione a banda larga alimenta il servizio.
Per facilitare la transizione negli aggiornamenti del proprio sistema telefonico, tali organizzazioni potrebbero utilizzare un protocollo di avvio della sessione, noto come SIP Trunk. Un trunk SIP funge da percorso digitale per i tuoi servizi vocali mantenendo l'hardware del telefono esistente nel tuo ufficio. I principali vantaggi del SIP Trunking includono costi inferiori, facilità di gestione e possibilità di attivare il servizio all'istante.
I leader tecnologici utilizzano un provider di trunking SIP per aggiungere nuove funzionalità vocali a un sistema telefonico esistente.

b) Addebiti per cablaggio in rame

Le connessioni a banda larga eliminano anche il cablaggio aggiuntivo perché le reti VoIP consentono sia voce che dati sullo stesso canale. Nei circoli IT e delle telecomunicazioni, la parola corretta per questo è full-duplex. È la capacità di inviare e ricevere voce e dati contemporaneamente. La maggior parte dei telefoni fissi VoIP necessita di una sola connessione Ethernet.
Power over Ethernet (PoE) consente agli uffici di essere più modulari con il proprio personale. Inoltre, questi uffici non dovranno apportare modifiche al cablaggio elettrico dell'edificio.
Andare completamente senza fili? Il servizio VoIP professionale è disponibile anche come app sul tuo computer o smartphone. La flessibilità del VoIP è una grande vittoria sia per gli imprenditori che per le imprese.

c) Spese di chiamata

I costi diretti si presentano anche sotto forma di costo della chiamata. Le chiamate VoIP sono più economiche rispetto alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN) o alla tradizionale rete telefonica a commutazione di circuito.
Gran parte di ciò ha a che fare con il drastico calo dei costi di trasporto dei dati. Inizialmente, il prezzo dei dati era fuori dalla portata della maggior parte delle piccole imprese.
Anche per le grandi organizzazioni, gli utenti dovevano fare i conti con il limite alla larghezza di banda e alla banda larga Internet aziendali. Oggi, tuttavia, la velocità di Internet è migliorata mentre i costi dei dati sono diminuiti di conseguenza.
Le statistiche rivelano che le piccole imprese che utilizzano il VoIP possono ridurre la bolletta telefonica della propria azienda fino al 60%. Possono anche risparmiare fino al 90% sulle chiamate internazionali.
Correlati: Come smettere di pagare più del dovuto la bolletta del telefono aziendale
Questo è un numero considerevole di cui stiamo parlando in un dato anno.
Questi risparmi risalgono all'abbandono delle costose interfacce a tariffa primaria ISDN (acronimo di Integrated Service Digital Network). O ancora le linee dedicate associate ad un sistema POTS a favore del servizio VoIP. Le aziende che effettuano chiamate interurbane al di fuori degli Stati Uniti godono dei costi inferiori del VoIP.
Il servizio telefonico tradizionale costa circa il doppio rispetto al VoIP. Il VoIP offre un vantaggio significativo per le aziende che operano a livello globale.

d) Spese ricorrenti

Un servizio VoIP consente inoltre alle aziende di tagliare altre spese correnti come tasse, spese di riparazione e manutenzione. I provider VoIP di solito inseriscono questi costi in piani di abbonamento che, come nel caso di Nextiva, possono costare fino a $ 5 per utente al mese.
Tutti questi costi, combinati, rendono il servizio VoIP una proposta allettante per startup e PMI in crescita.

Risparmio sui costi indiretti

I risparmi indiretti sono più difficili da quantificare, ma ciò non li rende meno critici per il tuo business. Di seguito sono riportate alcune delle aree più comuni in cui le organizzazioni risparmiano denaro a lungo termine.

a) Risparmio con il lavoro a distanza

Il passaggio al VoIP consente ai dipendenti di rimanere connessi al sistema telefonico aziendale mentre lavorano da remoto. Questo grazie al lungo elenco di funzionalità del telefono VoIP come l'avviso di chiamata, l'assistente automatico, le videochiamate istantanee, le chiamate in conferenza e altre non fornite dai telefoni tradizionali.
Gli studi dimostrano che questo non solo può aumentare la produttività dei dipendenti, ma può anche ridurre le utenze e lo spazio per gli uffici.
Un'azienda tipica può risparmiare $ 11.000 a persona all'anno semplicemente lasciandola lavorare da casa il 50% delle volte, secondo una recente analisi di b) Funzionalità aggiuntive senza costi aggiuntivi

Probabilmente potresti essere veloce nel sottolineare che anche il PBX tradizionale supporta il lavoro remoto attraverso funzionalità come il trasferimento di chiamata, la suoneria di gruppo, l'accodamento delle chiamate e così via.
In sostanza, queste funzionalità non sono inerenti a un sistema PBX standard. Piuttosto, sono funzionalità aggiuntive che devi pagare separatamente.
In confronto, i servizi di telefonia VoIP includono molte di queste funzionalità senza costi aggiuntivi. Non c'è bisogno di pagare un extra per qualsiasi funzione che ritieni possa essere utile per la tua attività.

c) Manodopera riconvertita

Se la tua azienda si affida a una segretaria per gestire le telefonate e ricevere messaggi, la funzione di operatore automatico ti consente di riutilizzare quel ruolo senza costi aggiuntivi. (Una segretaria interna assunta a tempo pieno intasca circa $ 45.000 all'anno, il che non è economico.)
Naturalmente, una segretaria ha senso per le aziende che accettano un gran numero di walk-in o grandi aziende con budget considerevoli.
Tuttavia, le imprese più piccole potrebbero avere difficoltà a giustificare questo tipo di stipendio. Ma con la funzione di operatore automatico a portata di clic, hai appena rinunciato a questo costo.

2) Maggiore accessibilità

Efficienza in termini di costi a parte, l'accessibilità è uno dei maggiori vantaggi del VoIP per le aziende. Un netto vantaggio offerto dal servizio VoIP basato su cloud è la possibilità di effettuare chiamate da qualsiasi luogo.
Se disponi di una connessione dati decente, puoi effettuare e ricevere chiamate per la tua attività. E quando non sei in grado di rispondere alla chiamata, puoi indirizzare le chiamate a un'altra persona o ricevere messaggi vocali via e-mail. Un noto vantaggio del VoIP è la possibilità di portare con te il tuo telefono aziendale con nient'altro che un'app per softphone.
In una forza lavoro sempre più mobile, l'accessibilità remota consente alla tua azienda di essere flessibile. I dipendenti mobili possono rimanere produttivi indipendentemente dalla loro posizione.
Cosa c'è di più: il VoIP si adatta in base a come lavorano i tuoi dipendenti. I dipendenti non devono essere fisicamente presenti in ufficio. Possono lavorare sui loro smartphone e tablet da qualsiasi luogo.
[Il rapporto sulla produttività sullo stato del lavoro ha rivelato che 3) Completa portabilità

Un numero VoIP, noto anche come numero virtuale , è completamente portabile. Ciò significa che puoi utilizzare lo stesso numero ovunque tu vada.
Per le persone che viaggiano molto, questa dovrebbe essere una buona notizia. Meglio ancora, nel caso in cui la tua azienda cambi indirizzo, puoi mantenere lo stesso numero VoIP.

4) Maggiore scalabilità

La scalabilità è un altro dei numerosi vantaggi del VoIP che lo rendono una proposta interessante per le aziende in crescita. Anche se questo è un aspetto del VoIP di cui si parla spesso, cosa significa esattamente?
Data la possibilità, ogni imprenditore preferirebbe un sistema telefonico che cresce di pari passo con la propria attività.
Una soluzione VoIP elimina la necessità di acquistare costosi hardware o linee dedicate man mano che cresci. Pensa a tutti i possibili scenari qui come se fossi:

• Prepararsi a un picco della domanda durante le vacanze
• Apertura di una nuova filiale

Non importa quale sia lo scenario, attiva immediatamente le tue preferenze senza dover acquistare linee aggiuntive o hardware dedicato.

5) Funzionalità avanzate per team piccoli e grandi

Con funzionalità avanzate come l'assistente automatico e il trasferimento di chiamata, il VoIP consente anche a una sola persona di proiettare l'immagine di un'azienda più grande.
D'altra parte, può rendere più accessibile una grande impresa. Si tratta di sfruttare al meglio tutte le funzionalità disponibili.
Supponiamo che tu abbia un'attività con sede a Charlotte, ma servi anche clienti in uno stato lontano come l'Oregon.
Iscrivendoti a un provider come Nextiva, ottieni un numero di telefono VoIP con il prefisso dell'Oregon , anche se risiedi in North Carolina. Questo fa sì che i clienti ti percepiscano come un locale, anche se non lo sei.
Allo stesso modo, la funzione di assistente automatico può farti sembrare più grande di quello che sei. Ad esempio, potresti essere un unico proprietario ma impostare comunque il tuo assistente automatico in modo che sembri un'azienda con più dipartimenti.
Il VoIP offre vantaggi rispetto ai sistemi telefonici tradizionali con le sue capacità di chiamata multiparte. Le organizzazioni grandi e piccole spesso hanno bisogno di un fornitore di teleconferenza separato che consenta a molte persone di partecipare alla stessa chiamata.
I provider VoIP aziendali includono solide funzionalità di teleconferenza integrate direttamente nel loro servizio.

6) Qualità della voce più chiara

Quando il servizio VoIP è arrivato per la prima volta, uno dei suoi svantaggi più significativi era la scarsa qualità delle chiamate. Le chiamate si interrompevano senza motivo, la qualità della voce stessa era fasulla e la latenza era all'ordine del giorno.
Oggi, finché si dispone di una connessione Internet veloce e stabile, la qualità della voce non dovrebbe essere un problema. Le chiamate VoIP tendono ad essere nitide e chiare, senza problemi di latenza, lag o interruzioni di chiamata. Siamo già stati tutti in una miserabile conferenza vocale e video.
La chiave per la qualità delle chiamate VoIP è una connessione robusta con una buona larghezza di banda. Senza questo, può essere un incubo, soprattutto se trovi spesso il tuo ufficio che effettua chiamate simultanee. C'è sempre qualcuno che chiama con un cellulare e tutti gli altri soffrono di echi, ritardi e rumori di fondo.
I telefoni VoIP interrompono queste interruzioni in modo che tu possa concentrarti sull'agenda della riunione. Innovazioni come i microfoni con cancellazione del rumore e la compressione audio avanzata consentono ai telefoni VoIP di ottenere una qualità audio superiore.

7) Supporta il multitasking

Insieme alle chiamate telefoniche tradizionali, il VoIP ti consente di inviare documenti, immagini e video mentre sei impegnato contemporaneamente in una conversazione. In questo modo puoi tenere senza problemi riunioni più integrate con clienti o personale da altri angoli del globo.

8) Maggiore flessibilità con i softphone

Nonostante il nome, i softphone non sono dispositivi hardware . Invece, sono programmi installati su un computer o altri dispositivi intelligenti come un tablet o uno smartphone. Un buon esempio è Skype, anche se i provider VoIP aziendali come Nextiva hanno le loro applicazioni su misura per il business.
I vantaggi di avere un softphone per le tue comunicazioni aziendali sono molteplici:

• Libera spazio sulla scrivania
• Riduce i costi aggiuntivi per le attrezzature
• Consente una portabilità ancora maggiore
• Abilita la forza lavoro costantemente connessa

Inoltre, i softphone ti consentono di essere flessibile. Ti danno accesso a funzionalità che supportano il tuo stile di lavoro remoto.

9) Maggiore sicurezza

Alla maggior parte delle persone non interessa dedicare più tempo di quanto valga la pena a pensare alla sicurezza del proprio sistema telefonico. La sicurezza del sistema telefonico è un grosso problema, soprattutto per le aziende. La domanda di informazioni di identificazione personale (PII) non è mai stata così alta.
Un tipico punto di ingresso è ingannare il personale tramite telefonate fraudolente, tipicamente noto come ingegneria sociale.
Il VoIP può mitigare tali minacce alla sicurezza sfruttando i progressi compiuti nella tecnologia IP, tra cui la crittografia e una migliore gestione delle identità. I provider VoIP ospitati lavorano 24 ore su 24 per proteggere le loro reti, quindi non devi farlo tu.
Proteggere il tuo sistema VoIP significa che dovresti lavorare con un provider VoIP affidabile che si sottopone a controlli di sicurezza indipendenti, garantire che il personale pratichi sane abitudini di password e configurare avvisi automatici per comportamenti di chiamata discutibili.
Inoltre, si consiglia sempre di completare gli aggiornamenti del sistema operativo in modo coerente per garantire che la propria azienda non sia a rischio a causa di nuove vulnerabilità.

VoIP: svantaggi

Tutto ciò che ha un vantaggio ha i suoi svantaggi. La telefonia VoIP non è esente da questa regola.
Ecco gli aspetti negativi associati al servizio VoIP di cui devi essere a conoscenza:

• È richiesta una connessione Internet affidabile
• Latenza e Jitter
• Nessun rilevamento della posizione per le chiamate di emergenza

1) È richiesta una connessione Internet affidabile

Per cominciare, il tuo servizio VoIP è valido solo quanto la tua connessione Internet. Se la larghezza di banda della tua rete è bassa, il servizio ne risentirà.
Il VoIP non utilizza tutta la larghezza di banda che ci si potrebbe aspettare. È essenziale che i dispositivi VoIP ricevano una bassa latenza sulla tua rete. Ogni dispositivo dovrebbe avere una velocità di upload di almeno 100 kbps disponibile. Una buona connessione ha meno di 70 ms di ping e jitter, che misurano la latenza e la stabilità della tua connessione Internet.
La larghezza di banda di cui ha bisogno la tua azienda dipenderà dal numero di chiamate simultanee che prevedi di effettuare. Il modo migliore per determinarlo è eseguire un test della larghezza di banda sulla rete corrente.
Correlati: il VoIP è affidabile? Nove consigli utili che devi sapere

2) Latenza e Jitter

Oltre alla velocità, ci sono altri problemi di connessione che qualsiasi tecnologia basata su Internet può affrontare: latenza e jitter.
Durante la comunicazione online, ogni messaggio (che sia e-mail, video o audio) viene suddiviso in bit di dati chiamati "pacchetti di dati". Questi pacchetti vengono quindi riassemblati nella destinazione prevista per creare il messaggio originale.
Latenza e jitter si verificano quando questi pacchetti di dati subiscono ritardi nella trasmissione o vengono riassemblati in modo errato. Questi problemi potrebbero non riguardare nemmeno la tua rete; le principali dorsali Internet modificano le rotte dei dati per fornire il traffico in modo affidabile e veloce verso una destinazione. Questi cambiamenti avvengono automaticamente senza alcun coinvolgimento da parte tua.

Perché si verificano latenza e jitter

• Scarsa connessione Internet : il VoIP richiede più larghezza di banda rispetto alla normale navigazione web. Quindi, se ritieni che la tua velocità di Internet sia carente, potrebbe essere un buon momento per avere una conversazione onesta con il tuo ISP.
• Router inadeguato : affinché il servizio VoIP funzioni senza problemi, è necessario un router VoIP specializzato. Si tratta di un router configurato per la prioritizzazione dei pacchetti in modo da offrire una maggiore priorità al traffico vocale rispetto ai dati.
• Cavi insufficienti: i cavi Ethernet sono disponibili in una gamma di categorie o livelli di potenza. Per il VoIP, è meglio utilizzare un cavo Ethernet Cat-5e o superiore. I cavi inferiori potrebbero non essere in grado di funzionare a velocità sufficientemente elevate.

Come risolvere i problemi di latenza e jitter

• Abilita il buffering del jitter : è facile da configurare ed è pre-abilitato con molti dei dispositivi Nextiva.
• Scegli Internet ad alta velocità : contatta il tuo provider Internet per informazioni sulle opzioni di larghezza di banda disponibili.
• Aggiorna i cavi Ethernet : utilizza un cavo Ethernet CAT-5e o CAT-6 su tutti i dispositivi VoIP.

Correlati: la piattaforma di Nextiva è progettata per ridurre al minimo la quantità di jitter durante le chiamate. Fai un giro qui.

3) Localizzazione limitata per le chiamate di emergenza

Il rilevamento della posizione è l'ultima truffa del VoIP. A causa della portabilità e dell'accessibilità del VoIP, è difficile per terze parti individuare l'origine di una chiamata.
Le chiamate provengono da un indirizzo IP senza dati GPS o informazioni sulla torre cellulare da tracciare. Sebbene il 99% dei chiamanti non abbia bisogno di queste informazioni, ciò crea un problema per i servizi di emergenza come il 911. Dovrai comunicare dove ti trovi in ​​caso di emergenza.

Utilizzo dei servizi VoIP a casa

È necessario un telefono VoIP per connettersi a un provider di servizi VoIP. Puoi farlo in uno dei seguenti tre modi:

• Connetti un VoIP dedicato alla tua Ethernet cablata o Wi-Fi
• Usa il tuo telefono analogico convenzionale ma con un adattatore telefonico analogico
• Installa un'applicazione softphone sul tuo computer con un microfono e un altoparlante o una cuffia.

Servizi VoIP per le aziende

Le aziende tendono a migrare dai tradizionali sistemi telefonici in rame ai sistemi VoIP per due motivi:

• Efficienze di banda
• Costi ridotti

Poiché il VoIP consente l'esecuzione di dati e voce sulla stessa rete e poiché funziona con l'hardware esistente, è un'alternativa interessante per le aziende . Anche se dovessi estendere le tue linee VoIP, è ancora più conveniente rispetto alle linee Private Branch Exchange (PBX) .
Oggi, il VoIP per le aziende include quanto segue e si chiama Unified Communications :

• Chiamate telefoniche
• Fax
• Segreteria telefonica
• E-mail
• Conferenze Web e altro ancora

Pertanto, il VoIP può stimolare la crescita sia nelle imprese che nelle PMI, senza molto budget con cui lavorare.

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Guardando i pro ei contro di cui sopra, è chiaro che i vantaggi del VoIP superano di gran lunga qualsiasi svantaggio. In Nextiva, abbiamo aiutato le aziende a passare dai sistemi telefonici tradizionali alle soluzioni di comunicazione unificata.
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