Un receptionist virtuale è adatto alla tua azienda? (+ 7 casi d'uso)

Gli imprenditori sanno meglio di chiunque altro che una volta che sei operativo, il telefono sembra non smettere mai di squillare. È un bel problema avere: hai successo, cresci e servi i clienti, quindi qual è il problema?

Le chiamate in arrivo possono spesso essere travolgenti e richiedere molto tempo e risorse, anche se alcune di esse vengono affidate a un contact center. Anche solo tornare dalle persone può sembrare un compito ingrato.

Non sorprende che le aziende di tutte le dimensioni si rivolgano sempre più a software di servizio di risposta 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per rispondere alle chiamate e risolvere domande comuni, risparmiando tempo e denaro.

Un receptionist virtuale ti consente di offrire supporto 24 ore su 24. Può essere un modo semplice ed economico per mantenere felici i tuoi clienti. E in questo post ti spieghiamo come.

Cos'è un receptionist virtuale?

Un receptionist virtuale è una soluzione software che risponde e indirizza le chiamate in entrata, garantendo che nessuna chiamata rimanga senza risposta. Può trasferire le chiamate al reparto corretto, risolvere le esigenze di base dei clienti, fornire informazioni sull'account e rispondere alle domande più frequenti come orari o sedi dell'azienda.

Gli addetti alla reception virtuale sono talvolta chiamati operatori automatici , menu telefonici audio o sistemi di risposta vocale interattiva (IVR) e alberi telefonici .

Come funziona un receptionist virtuale?

Gli addetti alla reception virtuale rispondono alle chiamate in arrivo e forniscono assistenza per le esigenze di base, come la pianificazione di appuntamenti o la condivisione delle informazioni sull'account.

Se l'addetto alla reception virtuale non è in grado di gestire direttamente le esigenze del cliente, indirizzerà le chiamate alla persona o al dipartimento giusto.

Ad esempio, un servizio di receptionist virtuale per un istituto finanziario può cercare il numero di conto di un chiamante e comunicargli il saldo del conto o la prossima data di scadenza del pagamento.

Tuttavia, potrebbe non essere in grado di elaborare un reclamo di addebito fraudolento in modo da collegare il cliente al dipartimento antifrode.

In entrambi i casi, l'addetto alla reception virtuale ha fatto risparmiare tempo al cliente e al tuo team. Se riesce a risolvere la domanda del cliente senza mai richiedere a un membro del team di rispondere alla chiamata, bene; tale riduzione del volume delle chiamate significa meno sforzo per il team di supporto e tempi di attesa più brevi per coloro che necessitano di un agente dell'assistenza clienti per aiutarli.

E se il cliente ha bisogno di aiuto, non resterà in attesa solo per sapere che deve essere trasferito di nuovo; l'assistente automatico li invierà immediatamente al reparto corretto.

Le società di gestione immobiliare possono utilizzare un receptionist virtuale come servizio fuori orario 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in modo che gli inquilini possano segnalare problemi urgenti. Gli studi medici possono usarlo in modo che i pazienti possano raggiungere un'infermiera di guardia.

Receptionist virtuali e agenti dal vivo

Quando si sceglie tra receptionist virtuali e dal vivo, ci sono alcune cose da tenere a mente.

• Conveniente: il volume delle chiamate può variare in modo significativo senza l'assunzione di nuovi dipendenti e il prezzo del software di receptionist virtuale è una frazione dello stipendio di un receptionist dal vivo. Come minimo, può connettere automaticamente le chiamate agli agenti giusti.
• Efficacia: i chiamanti vengono accolti da un assistente automatico e assistiti o indirizzati immediatamente al reparto giusto; non ci sono attese perché gli addetti alla reception stanno rispondendo a più telefonate. Questo è uno dei motivi per cui i receptionist virtuali sono una funzionalità così popolare nei call center .
• Personalità . Gli addetti alla reception automatizzati possono offrire una prima impressione amichevole con un saluto professionale e piacevole. Tuttavia, gli addetti alla reception dal vivo possono riconoscere i chiamanti in base al loro ID chiamante ed essere più adatti a gestire le questioni urgenti.

La buona notizia è che le aziende possono (e spesso lo fanno) trarre vantaggio sia dai receptionist virtuali che dal vivo.

Gli operatori automatici possono accogliere i chiamanti e indirizzarli al reparto giusto o rispondere alle chiamate fuori orario e quando l'addetto alla reception non è disponibile. Durante l'orario lavorativo, gli operatori automatici possono offrire ai chiamanti la possibilità di parlare con un operatore componendo lo zero in qualsiasi momento.

Quanto costa un receptionist virtuale?

Il costo dei receptionist virtuali varia a seconda del software utilizzato e del piano scelto. Sono spesso inclusi nei sistemi VoIP, quindi non dovrai pagare extra come faresti con un sistema telefonico fisso.

Gli assistenti automatici sono inclusi nei piani di servizi telefonici aziendali di Nextiva, a partire da $ 18,95 al mese. Maggiori informazioni sui prezzi del sistema telefonico sono fornite nel video qui sotto.

Perché le aziende utilizzano receptionist virtuali?

Le aziende utilizzano receptionist virtuali per diversi motivi, tra cui migliorare l'esperienza del cliente e ridurre il carico di lavoro per il team di assistenza clienti o il contact center.

Personalizza in base alle esigenze del tuo marchio

I receptionist virtuali ti consentono di personalizzare il tuo servizio di risposta in base alle esigenze della tua azienda, tra cui:

• Impostazione di un saluto personalizzato con la voce del tuo brand per ringraziare i clienti per aver chiamato, garantendo un'esperienza coerente.
• Creazione di menu di navigazione semplici per trasferire le chiamate al reparto corretto.
• Implementazione dell'inoltro delle chiamate in base alle preferenze e alle esigenze aziendali.

Ottimizza i flussi di lavoro

I servizi di risposta alle chiamate possono ottimizzare i flussi di lavoro gestendo gli aspetti di "lavoro occupato" della gestione e dell'inoltro delle chiamate, tra cui:

• Rispondere alle domande comuni.
• Gestire le semplici esigenze dei clienti, come il monitoraggio degli ordini o la pianificazione degli appuntamenti.
• Condivisione di informazioni, come il nome dell'azienda, l'ubicazione e l'orario di lavoro.
• Instradamento automatico delle chiamate al reparto corretto.

Fornire un'esperienza cliente coerente

Quando utilizzi un receptionist virtuale, puoi fornire un'esperienza cliente coerente e di alta qualità che fa un'ottima impressione sui nuovi clienti e aiuta a fidelizzare quelli esistenti.

Gli operatori automatici possono migliorare l'esperienza del cliente nei seguenti modi:

• I clienti sanno cosa aspettarsi ogni volta che chiamano.
• I receptionist virtuali riducono il tempo necessario per parlare con la persona giusta.
• I clienti possono ricevere risposta ad alcune domande in qualsiasi momento, anche se chiamano quando il centro di assistenza clienti è chiuso.

Migliorare la fiducia dei clienti

Quando i clienti chiamano la linea telefonica della tua azienda, vuoi che vivano un'esperienza positiva che crei fiducia nella tua azienda.

L'utilizzo di saluti professionali con un operatore automatico e l'inoltro automatico delle chiamate può aiutare la tua azienda ad apparire consolidata e professionale. Le piccole imprese che desiderano creare fiducia con nuovi clienti possono utilizzare receptionist virtuali.

Processi in scala

Un receptionist virtuale può rispondere a più telefonate contemporaneamente, cosa che nessun receptionist dal vivo può fare. Può aiutare con l'inoltro e il trasferimento delle chiamate, rispondere alle domande dei clienti e fornire contemporaneamente informazioni aziendali principali a diversi utenti.

Con un sistema automatizzato, ogni chiamata viene instradata al posto giusto. Puoi anche impostare regole per garantire che le chiamate vengano indirizzate ai membri del team durante l'orario lavorativo e alla loro segreteria telefonica o a un contact center dopo l'orario di lavoro.

Quali tipi di aziende utilizzano receptionist virtuali?

I receptionist virtuali sono utilizzati in molti settori e da aziende di tutte le dimensioni. Qualsiasi azienda con chiamate in entrata, sia che le gestisca internamente o che le applichi a un call center, può trarre vantaggio dai servizi di risposta in tempo reale. Tuttavia, alcuni settori utilizzano spesso receptionist virtuali per scopi distinti.

Studi legali e studi legali

Gli studi legali e gli studi legali utilizzano spesso receptionist virtuali per i seguenti usi:

• Condivisione degli orari di apertura con i chiamanti.
• Fornire estensioni per i membri del team.
• Indirizzare i chiamanti al membro corretto del team o alla sua segreteria telefonica.
• Consentire l'invio di richieste di record.
• Pianificazione delle consultazioni con i clienti.

Istituzioni finanziarie

Istituzioni finanziarie come banche, società di carte di credito, addetti ai prestiti privati ​​e consulenti finanziari, utilizzano comunemente i servizi di receptionist online per i seguenti motivi:

• Monitoraggio dello stato dei pagamenti o dei saldi dei conti.
• Elaborazione dei pagamenti al telefono.
• Attivazione carte di credito.
• Fornitura di informazioni sull'account.
• Condivisione degli orari di lavoro.
• Indirizzare i chiamanti al team corretto.

Assistenza sanitaria

I receptionist virtuali sono ampiamente utilizzati nel settore sanitario per questi scopi:

• Pianificazione degli appuntamenti
• Richiesta di registrazioni
• Conferma delle ricariche di prescrizione.
• Fornire ai chiamanti numeri di fax, orari di apertura e posizioni.
• Indirizzare i chiamanti al medico o all'infermiere di triage corretto.
• Indirizzare le chiamate urgenti fuori orario al professionista di guardia

Nextiva ha aiutato Veterans Home Care a prepararsi per una significativa crescita aziendale con il nostro servizio di risposta dal vivo. Vedi come:

“Vogliamo raddoppiare il nostro business nei prossimi due anni. Ci sono un sacco di persone con cui parlare. Abbiamo intenzione di sfruttare la tecnologia IVR per dare priorità a dove trascorriamo il nostro tempo e con chi parliamo”.

~ David Laiderman, vicepresidente dell'assistenza domiciliare dei veterani

Vendita al dettaglio ed e-commerce

Le attività di vendita al dettaglio e di e-commerce sono spesso sommerse da chiamate e utilizzano receptionist virtuali per i seguenti scopi:

• Aggiornamenti sullo stato dell'ordine, inclusi i numeri di tracciamento
• Fornire aggiornamenti sullo stato dei resi
• Indirizzare i chiamanti all'assistenza clienti o ai membri del team di vendita

Immobiliare

I singoli agenti immobiliari in genere non utilizzano receptionist virtuali; è più probabile che abbiano un receptionist dal vivo o un assistente mentre fanno affidamento su altre funzionalità VoIP come i messaggi di testo .

Tuttavia, gli agenti immobiliari e le agenzie utilizzano regolarmente receptionist virtuali per gestire volumi elevati di chiamate. Possono utilizzare assistenti automatici per garantire un'equa distribuzione di nuovi contatti o inviare potenziali clienti all'agente immobiliare giusto in base alla posizione e all'esperienza.

È più comune vedere gli agenti immobiliari fare buon uso dell'inoltro di chiamata aziendale per ottenere un annuncio sotto contratto a qualsiasi ora del giorno (o della notte).

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Viaggi e ospitalità

Le compagnie aeree, gli hotel e le agenzie di noleggio auto utilizzano frequentemente receptionist virtuali per questi scopi:

• Assistenza con le prenotazioni, inclusa la riprogrammazione, l'aggiornamento delle informazioni o la cancellazione.
• Fornire assistenza clienti.
• Rispondere alle domande più frequenti sulle politiche o sui processi aziendali.

Agenzie governative

Quando chiami un ente governativo, puoi aspettarti che un receptionist virtuale risponda alle chiamate. Le organizzazioni governative spesso dispongono di receptionist virtuali per questi motivi:

• Condivisione di annunci pubblici con i chiamanti.
• Consentire ai chiamanti di richiedere documenti o informazioni utilizzando le opzioni self-service.
• Fornire informazioni su dove i chiamanti possono accedere a ulteriori informazioni, se necessario.
• Condivisione di informazioni di contatto importanti, inclusi gli orari di lavoro.
• Offre annunci bilingue ai chiamanti in arrivo

Configura un receptionist virtuale con Nextiva

Se sei pronto per creare un receptionist virtuale, Nextiva è qui per aiutarti.

Nextiva offre uno dei migliori servizi di receptionist virtuale sul mercato con tutti i nostri piani VoIP. Ciò significa che l'operatore automatico è solo una delle funzionalità che ottieni, oltre ad altri vantaggi come un numero di telefono locale o gratuito, messaggistica SMS, trascrizione di messaggi vocali e integrazioni con alcuni CRM.

Quando si tratta del nostro servizio di receptionist virtuale, puoi contare su questi vantaggi:

• Affidabilità: tempo di attività affidabile del 99,999% di cui ti puoi fidare.
• Qualità delle chiamate: i data center ad alte prestazioni e la tecnologia HD Voice garantiscono una qualità delle chiamate in entrata e in uscita superiore.
• Facilità d'uso: chiunque può configurare e utilizzare il sistema Nextiva, non solo il personale tecnico.
• Funzionalità avanzate: modifica le preferenze di instradamento e registrazione delle chiamate, modificando le impostazioni in pochi minuti.
• Sicurezza: Nextiva è conforme a HIPAA e SOC-2, il che lo rende adatto anche per le aziende di settori altamente regolamentati.
• Servizio straordinario : il nostro team interno offre supporto dal vivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con tutti i piani tariffari.