Come configurare un sistema telefonico virtuale in 5 semplici passaggi

Che si tratti di passare da una linea fissa tradizionale o da un PBX a un sistema telefonico virtuale, è necessario un processo semplice e senza grattacapi.

La buona notizia è che puoi configurare un servizio telefonico virtuale per la tua azienda in pochi minuti. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet affidabile.

Ti guideremo attraverso cinque semplici passaggi per configurare il tuo sistema telefonico virtuale con Nextiva.

Cos'è un sistema telefonico virtuale?

Un sistema telefonico virtuale gestisce le telefonate aziendali in entrata e in uscita tramite una connessione Internet. Questo sistema basato su cloud può essere utilizzato su un desktop, un laptop o un dispositivo mobile.

Tom di Nextiva spiega i sistemi telefonici virtuali in modo più approfondito di seguito:

Suggerimento: leggi la nostra guida dettagliata ai sistemi telefonici virtuali per un approfondimento sui loro vantaggi e sulle funzioni principali.

Ora esaminiamo la configurazione di un sistema telefonico virtuale.

Come configurare il software del sistema telefonico virtuale

1) Scegli un piano telefonico aziendale

La maggior parte delle aziende non sono adatte a tutti. Il tuo servizio telefonico deve soddisfare le tue esigenze aziendali.

In tutti i nostri piani telefonici aziendali sono incluse tantissime funzionalità. Puoi scegliere tra piani Essential, Professional ed Enterprise in base alle tue dimensioni e alle esigenze di comunicazione aziendale.

Tieni presente che con Nextiva ottieni sia un numero verde che un numero di telefono virtuale (numeri non vincolati a una postazione fissa) in qualsiasi prefisso. Parla quanto vuoi con chiamate illimitate su tutto il territorio nazionale . In seguito potrete trasferire anche i vostri numeri di telefono esistenti.

Se non sei sicuro di quale piano acquistare, iscriviti per una prova gratuita per configurare il tuo account e iniziare con Nextiva. Scegli il piano adatto alla tua attività e ti guideremo nella selezione dei numeri di telefono virtuali per il tuo sistema telefonico.

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2) Assegna gli interni telefonici

Ora sei pronto per assegnare le estensioni ai membri del tuo team.

Le estensioni telefoniche rappresentano il modo in cui gli utenti si chiamano tra loro e puoi instradare loro le chiamate. Questi numeri virtuali sono pensati per essere utilizzati internamente, quindi non devi preoccuparti di loro.

Accedi al portale vocale Nextiva . Nel menu Utenti, seleziona Impostazione vocale per configurare l'interno affinché ciascun utente riceva le chiamate in entrata.

Ecco un video per guidarvi passo dopo passo.

Puoi modificare le tue impostazioni in qualsiasi momento, come l'inoltro di chiamata, la segreteria e l'ID chiamante .

Successivamente, imposterai il modo in cui il tuo sistema telefonico indirizza le chiamate a questi interni. Il tuo team può rispondere alle chiamate di lavoro dal computer, dal telefono fisso, dal cellulare o da qualsiasi dispositivo mobile.

3) Registra il tuo saluto telefonico

Quando qualcuno chiama il tuo numero aziendale, sentirà un saluto. Questo è noto anche come assistente automatico .

Nel portale vocale Nextiva, in Impostazioni vocali, seleziona Flussi chiamate . Da lì puoi gestire l'instradamento delle chiamate della tua azienda da un unico posto.

Dopo aver selezionato il numero di telefono in entrata principale, puoi registrare o caricare saluti personalizzati per la tua azienda.

Come gestire il tuo saluto dal tuo browser

Nel portale vocale Nextiva , passa il mouse su Routing avanzato e seleziona Operatori automatici . Da lì puoi gestire l'instradamento delle chiamate della tua azienda da un unico posto.

Dopo aver creato il tuo primo operatore automatico, puoi caricare saluti personalizzati registrati per la tua azienda.

Configurare un flusso di chiamate è facile con Nextiva. Ecco un video per aiutarti con i passaggi.

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4) Inizia a effettuare e rispondere alle chiamate

Ora puoi iniziare a utilizzare il tuo nuovo sistema telefonico. Effettua tutte le chiamate di cui hai bisogno e ricevi chiamate in arrivo dalla tua linea aziendale.

Goditi la libertà di chiamare chiunque dal tuo computer utilizzando l' app gratuita per il telefono aziendale . Puoi anche completare le chiamate utilizzando il tuo smartphone iOS o Android utilizzando l'app mobile NextivaONE.

Se hai bisogno di allontanarti, inoltra semplicemente le chiamate a qualsiasi numero tu voglia, incluso il tuo cellulare personale.

5) Forma la tua squadra per un passaggio senza interruzioni

Dopo aver configurato il tuo sistema telefonico virtuale, forma il tuo team su come utilizzarlo per ottenere il massimo. Il servizio telefonico aziendale dovrebbe fornire risorse utili, materiali di formazione e supporto per facilità d'uso e una migliore adozione.

Con Nextiva, non ti preoccupi delle piccole cose. Il nostro Centro di supporto offre un portale di formazione online autogestito con una varietà di corsi interattivi sull'utilizzo del servizio di telefono virtuale Nextiva per diversi ruoli utente.

Nextiva offre anche regolari webinar dal vivo su come iniziare, inclusa l'impostazione dei flussi di chiamate e l'utilizzo degli strumenti di analisi di Nextiva.

Se non trovi il materiale formativo giusto per il tuo team o hai bisogno di una formazione specializzata più approfondita, puoi personalizzare i tuoi programmi di formazione su richiesta.

Scegliere il miglior servizio telefonico aziendale

I fornitori di sistemi telefonici aziendali sono disponibili in tutte le dimensioni e prezzi. Non vuoi rimanere bloccato con una piattaforma di comunicazione che non soddisfa le tue esigenze, non offre le giuste funzionalità o non brucia il tuo portafoglio.

I sistemi telefonici tradizionali, sebbene ancora in uso, non offrono le stesse funzionalità di chiamata dei provider VoIP (Voice over Internet Protocol).

Un servizio telefonico aziendale affidabile è solo l'inizio. Dalle videoconferenze avanzate, alla trascrizione dei messaggi vocali, all'IVR e alla registrazione delle chiamate fino ai messaggi di testo, Nextiva ti offre la copertura con un potente servizio telefonico virtuale con un tempo di attività del 99,999 % .

Man mano che la tua azienda cresce, aggiungi semplicemente numeri locali, numeri verdi o numeri di fax. Offri ai membri del tuo team telefoni fissi VoIP affidabili o chiedi loro di scaricare l'app Nextiva sui loro telefoni cellulari per una migliore funzionalità.

Se rimani bloccato o desideri una seconda opinione, puoi sempre contattare la nostra assistenza clienti dal vivo. Il nostro amichevole team di supporto è in grado di gestire praticamente qualsiasi domanda sul tuo sistema telefonico aziendale, dalla risoluzione dei problemi e dalla formazione a questioni più complesse.

I proprietari di piccole imprese, in particolare, beneficiano di un fornitore di servizi VoIP come Nextiva, che è lì per supportarli in ogni situazione aziendale.

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