Come utilizzare un numero di telefono virtuale per la tua azienda?

Con il progresso tecnologico, le richieste e le esigenze del mondo degli affari per semplificare la comunicazione aziendale stanno cambiando. Pertanto, come approccio flessibile e conveniente, ora si affidano a numeri di telefono virtuali, dicendo addio alle loro linee telefoniche tradizionali.

Allora, cosa sono i numeri di telefono virtuali? Sono numeri di telefono basati su cloud che non sono vincolati a un luogo o a un dispositivo. Operano attraverso Internet e consentono alle aziende di effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.

I numeri basati sul cloud offrono una serie di vantaggi per le aziende; non importa quanto è grande l'azienda o di che tipo sia.

Se vuoi conoscere i vantaggi dell'utilizzo di un numero di telefono virtuale e come utilizzarne uno per la tua azienda per ottenere i massimi vantaggi, continua a leggere questo blog.

Caratteristiche dei numeri di telefono virtuali

I numeri di telefono virtuali hanno una vasta gamma di funzionalità che contribuiscono a semplificare la comunicazione e i processi aziendali.

Alcune delle funzionalità più comuni disponibili nei numeri di telefono virtuali includono:

1. Risposta vocale interattiva (IVR)

IVR è un'opzione self-service per i chiamanti. Consente al chiamante di interagire con il sistema telefonico automatizzato/computerizzato utilizzando i tasti sulla tastiera del telefono o i comandi vocali e di trasferire la chiamata al reparto e alla persona corretti. È un ottimo strumento per ottenere risposte senza la necessità di parlare con un agente dal vivo.

2. Inoltro di chiamata

Un'altra caratteristica interessante dei numeri di telefono virtuali è l'inoltro delle chiamate. Aiuta a trasferire le telefonate in arrivo su un'altra linea o gadget. In questo modo non perderai più una chiamata. Questa funzionalità garantisce inoltre che le chiamate dei clienti vengano trasferite nelle mani giuste.

3. Casella telefonica unificata

Questa funzionalità fornisce una visualizzazione unificata della cronologia delle chiamate, dei messaggi e dei messaggi vocali su un'unica dashboard, semplificando la gestione di tutte le comunicazioni.

4. Chiama Analisi

Questa funzionalità fornisce informazioni dettagliate su diversi aspetti delle chiamate come volumi, stati e chiamate perse e ricevute. Queste informazioni aiutano le aziende a comprendere i propri modelli di chiamata e a pianificare modi per far avanzare la propria comunicazione.

5. Gestione delle chiamate

Funzionalità come il blocco delle chiamate, lo screening delle chiamate, l'instradamento delle chiamate e l'accodamento delle chiamate sono incluse nella maggior parte dei numeri virtuali. Questi aiutano gli utenti a controllare senza problemi le chiamate in uscita e in entrata.

6. Distribuzione automatica delle chiamate (ACD)

ACD distribuisce le chiamate in entrata all'agente o al reparto più adatto in base a criteri quali la disponibilità e le competenze dell'agente. ACD migliora la gestione efficiente delle chiamate e migliora il servizio clienti.

7. Monitoraggio delle chiamate

Il monitoraggio delle chiamate consente ai supervisori o agli amministratori di ascoltare le chiamate in tempo reale tra agenti e clienti con o senza che loro lo sappiano. Ciò aiuta i supervisori a fornire formazione personalizzata al proprio personale e feedback sulle aree che necessitano di miglioramento. Questa funzionalità è particolarmente utile negli ambienti del servizio clienti o dei call center.

8. Segreteria telefonica per e-mail

Questa funzione converte i messaggi vocali in allegati e-mail e li invia direttamente agli indirizzi e-mail designati. Pertanto, gli utenti possono accedere facilmente ai messaggi di posta vocale tramite le loro caselle di posta elettronica.

9. Integrazione con altri strumenti aziendali

Puoi integrare i numeri di telefono virtuali con altri strumenti di comunicazione aziendale esistenti, come sistemi CRM, posta elettronica e piattaforme di collaborazione. Ciò aiuta le aziende a semplificare i processi di comunicazione.

Vantaggi dell'utilizzo del numero di telefono virtuale per la tua azienda

I numeri di telefono virtuali offrono numerosi vantaggi per la tua azienda, che sono i seguenti:

1. Conveniente rispetto ai sistemi telefonici tradizionali

I numeri virtuali basati su cloud sono relativamente più economici dei sistemi telefonici tradizionali. Funzionano tramite VoIP (Voice over Internet Protocol), riducendo la necessità di costosi hardware e altre apparecchiature.

Inoltre, effettuare una chiamata internazionale o interurbana tramite un numero virtuale è molto più economico che chiamare tramite le linee telefoniche tradizionali. Inoltre il pacchetto di abbonamento al sistema telefonico virtuale è conveniente.

2. Migliora la professionalità con numeri verdi, vanity e locali

Puoi ottenere un numero di telefono virtuale negli Stati Uniti da KrispCall . Oltre a questo, puoi ottenere numeri vanity, verdi e virtuali locali, che aiutano a creare l'immagine professionale della tua azienda. Puoi personalizzare il tuo numero personale includendo il nome del tuo marchio nel numero, ad esempio 1-800-DOMINOS, rendendolo più facile da ricordare per i clienti.

Allo stesso modo, ottenere un numero verde consente ai tuoi potenziali clienti di chiamare la tua azienda gratuitamente senza preoccuparsi di pagare i costi delle chiamate. Ciò crea tra i clienti l'impressione che tu dia molta importanza al supporto personalizzato e che tu sia disposto ad ascoltare i loro problemi e domande, creando un'immagine professionale.

Allo stesso modo, puoi ottenere un numero locale con un prefisso se i tuoi clienti sono geograficamente dispersi. I clienti si sentiranno più a loro agio quando chiamano un numero locale perché credono di avere a che fare con un'attività locale.

3. Migliora l'accessibilità per i clienti internazionali

I numeri di telefono virtuali svolgono un ruolo fondamentale nello stabilire fiducia, familiarità e comunicazione efficace con una base di clienti internazionale. Un numero virtuale locale aiuta a creare una presenza locale in una determinata area, incoraggiando i clienti a contattare un'azienda. Inoltre, un numero verde gratuito consente ai clienti di chiamarti senza pagare il costo della chiamata.

Oltre a ciò, la disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7 dei sistemi telefonici virtuali garantisce che i clienti possano contattare un'azienda ogni volta che lo desiderano. I numeri virtuali hanno funzionalità come l'inoltro delle chiamate verso qualsiasi località e supporto multilingue. Questi contribuiscono a un'esperienza cliente fluida e migliore.

4. Fornisce connettività 24 ore su 24, 7 giorni su 7 con i clienti

Le aziende possono entrare in contatto con i propri clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, attraverso un sistema telefonico virtuale. È possibile accedere ai numeri di telefono virtuali da qualsiasi parte del mondo una volta che si dispone di una connessione Internet. Quindi, non importa dove ti trovi; sarai sempre lì per i tuoi clienti 24 ore su 24. Inoltre, funzionalità come l'inoltro delle chiamate e la segreteria telefonica assicurano che le chiamate o i messaggi importanti non vadano mai persi, anche dopo l'orario lavorativo.

5. Mantiene la tua vita lavorativa così come quella personale

Uno dei vantaggi dei numeri di telefono è che aiutano a mantenere una linea chiara tra la comunicazione personale e quella aziendale. Avere un numero aziendale dedicato separato dal tuo numero personale ti consente di gestire le chiamate legate al lavoro in modo indipendente, trovando un equilibrio tra la tua vita professionale e quella personale.

6. Lavora ovunque ti trovi grazie al Wi-Fi.

I numeri di telefono virtuali consentono ai dipendenti di lavorare online da qualsiasi luogo, eliminando la necessità di essere vincolati a una posizione specifica. Garantisce che i dipendenti rimangano connessi anche quando non sono fisicamente presenti in ufficio. Questa flessibilità è vantaggiosa per le aziende che hanno dipendenti geograficamente dispersi.

Come utilizzare i numeri di telefono virtuali per la tua azienda?

I numeri di telefono virtuali sono vantaggiosi per la tua azienda poiché offrono una serie di vantaggi che vanno dal risparmio sui costi alla flessibilità del lavoro remoto. Tuttavia, per sfruttare appieno i suoi vantaggi, le aziende devono tenere conto di diverse considerazioni strategiche.

Ecco alcuni suggerimenti su come utilizzare i numeri di telefono virtuali per la tua azienda per diversi obiettivi aziendali:

1. Stabilire un aspetto professionale nelle imprese

Dovresti utilizzare un numero di telefono virtuale per stabilire un'immagine aziendale professionale in diverse regioni geografiche. Per questo è necessario ottenere un numero di telefono virtuale locale con prefisso o un numero verde.

Un numero di telefono locale aiuta a creare una presenza locale per la tua azienda, anche se la tua attività non si trova fisicamente lì. Allo stesso tempo, un numero verde presenta la tua azienda come affidabile e affermata.

2. Mirare a regioni specifiche senza presenza fisica

Come già discusso, un numero di telefono locale aiuta a creare una presenza locale per la tua azienda in una regione specifica, anche se la tua attività non ha una sede fisica lì. È vantaggioso per le aziende che intendono rivolgersi a mercati e clienti internazionali.

3. Gestisci un volume elevato di chiamate.

I sistemi telefonici virtuali sono costituiti da funzionalità come la distribuzione automatica delle chiamate (ACD), la risposta vocale interattiva (IVR), l'instradamento delle chiamate, ecc., che aiutano a gestire un volume elevato di chiamate telefoniche in modo efficiente senza intervento umano. Pertanto, utilizza appieno queste funzionalità durante l'orario lavorativo quotidiano.

4. Risparmia sui costi della telefonia.

I numeri di telefono virtuali sono un ottimo strumento per risparmiare sui costi di telefonia. In primo luogo, funzionano tramite una connessione Internet, evitando di spendere molti soldi su fili e cavi telefonici. In secondo luogo, i fornitori di servizi VoIP ti consentono di personalizzare i piani tariffari in base alle esigenze aziendali e al budget. Infine, effettuare una chiamata internazionale con un numero virtuale è più economico rispetto ai tradizionali telefoni fissi. Nella maggior parte dei casi, effettuare una chiamata internazionale con un numero virtuale è gratuito.

5. Aumenta la flessibilità nel monitoraggio e nell'analisi delle chiamate di lavoro

I sistemi telefonici virtuali offrono strumenti completi di monitoraggio e analisi delle chiamate che forniscono informazioni dettagliate sui volumi delle chiamate, sulle interazioni con i clienti e sulle prestazioni del team. Sfruttando queste informazioni, le aziende possono ottimizzare le proprie strategie di gestione delle chiamate, migliorare i rapporti con il servizio clienti e identificare le aree di crescita.

6. Scalabilità ed espansione

Man mano che la tua azienda si espande, i sistemi telefonici virtuali si adattano perfettamente per soddisfare le tue esigenze in evoluzione. Puoi rimuovere facilmente numeri, modificare le regole di inoltro delle chiamate e modificare il tuo piano per accogliere nuovi membri del team o uffici aggiuntivi. Questa flessibilità garantisce che il tuo sistema telefonico rimanga scalabile per la crescita.

7. Integrazione con CRM

Puoi integrare i tuoi numeri di telefono virtuali con il tuo software CRM (Customer Relationship Management) esistente come HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics, ecc. Ciò ti consente di gestire e visualizzare tutte le interazioni dei clienti e le cronologie passate da un'unica dashboard senza dover cambiare tra app e sistemi.

Conclusione

In conclusione, i numeri di telefono virtuali offrono vantaggi per le aziende. Contribuiscono a stabilire un'immagine professionale presso un'ampia base di clienti, a gestire in modo efficiente volumi elevati di chiamate, a ridurre i costi e a consentire ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo utilizzando qualsiasi dispositivo.

Tuttavia, per massimizzare efficacemente i vantaggi dei numeri, è fondamentale considerare le strategie chiave. Ad esempio, l'utilizzo di un numero locale può creare una presenza locale in un'area specifica e rivolgersi ai clienti di tali località. Allo stesso modo, l'utilizzo di un numero a pagamento consente ai clienti di contattarti senza incorrere in alcun costo di chiamata.

Domande frequenti

1. I numeri virtuali possono essere tracciati?
   
   Sì, i numeri virtuali possono essere tracciati. Sebbene i numeri virtuali siano indipendenti da indirizzi fisici e dispositivi specifici, possono essere tracciati da alcuni individui e tecnologie, come le forze dell'ordine e le indagini di Open-Source Intelligence (OSINT).
   
   
2. Come posso ottenere un numero virtuale per WhatsApp?
   
   Per ottenere un numero virtuale per WhatsApp da KrispCall, segui questi passaggi:
   
   ● Crea un account se sei nuovo sulla piattaforma.
   ● Accedi con le credenziali corrette.
   ● Scegli il paese e il numero di telefono dall'elenco.
   ● Scegli un piano tariffario ed effettua il pagamento.
   ● Inviare i documenti, se richiesti.
   
   
3. Come fai a sapere se si tratta di un numero virtuale?
   
   Esistono diverse caratteristiche di un numero virtuale che ti aiuteranno a distinguere un numero virtuale da un numero tradizionale. Alcune di queste caratteristiche sono le seguenti:
   
   ● Non è necessario inserire una scheda SIM nel dispositivo.
   ● I numeri virtuali funzionano tramite una connessione Internet.
   ● Puoi utilizzarlo da qualsiasi luogo purché il tuo dispositivo sia connesso a Internet.
   ● Sono indipendenti dall'indirizzo fisico e dal dispositivo.
   
   
4. Perché utilizzare un numero virtuale?
   
   Dovresti utilizzare un numero virtuale perché ci sono diversi vantaggi nell'usare numeri virtuali, come il risparmio sui costi, la creazione di un'immagine professionale, il targeting per regioni specifiche, il miglioramento del servizio clienti, la flessibilità di lavorare da qualsiasi luogo, la connettività 24 ore su 24, 7 giorni su 7, la scalabilità e altro ancora. .
   
   
5. Chi usa i numeri virtuali?
   
   Le aziende di ogni dimensione e tipo e persino i privati ​​utilizzano numeri virtuali.