Come ospitare il miglior evento virtuale
Pubblicato: 2022-05-07Ti guideremo attraverso la guida completa per ospitare un evento virtuale di successo e come il software per eventi virtuali può aiutare.
Pianificare e ospitare un evento dal vivo è già abbastanza stressante, ma quando si tratta di eventi virtuali, ci sono ulteriori fattori di stress: potresti non sapere quali strumenti utilizzare o come rendere il tuo evento emozionante per i partecipanti.
In questo articolo, esamineremo tutto ciò che devi sapere sugli eventi virtuali, tra cui:
- Vantaggi degli eventi virtuali
- Tipi di eventi virtuali
- Il software per eventi virtuali di cui hai bisogno
- Quanto dovrebbe essere lungo il tuo evento virtuale
- Come commercializzare il tuo evento virtuale
- Come rendere il tuo evento virtuale divertente e coinvolgente per i partecipanti
Continua a leggere per la guida completa per pianificare il tuo prossimo evento virtuale e assicurarti che sia un successo.
Quali sono i vantaggi degli eventi virtuali?
Uno dei vantaggi della pianificazione di un evento virtuale o online è che non è necessario prenotare uno spazio fisico, il che significa anche risparmiare denaro. Inoltre, non è necessario allestire tavoli, sedie e ingombranti apparecchiature di presentazione (ehi, vecchio sistema A/V dei primi anni 2000, sto guardando te!), Il che consente di risparmiare ulteriore denaro e tempo.
Puoi anche sfruttare i vantaggi di dati aggiuntivi e monitoraggio del pubblico dalla tua piattaforma di eventi virtuali. Con una migliore analisi sul coinvolgimento dei partecipanti: per quanto tempo gli ospiti si sono sintonizzati prima di scendere? Quale sessione è stata più popolare?: puoi pianificare meglio il tuo prossimo evento.
Un altro vantaggio è che hai il potenziale per estendere la tua portata a nuove località e condividere con un pubblico più ampio. Ad esempio, il tuo pubblico esteso potrebbe includere persone che non hanno potuto partecipare in modo sincrono (un evento sincrono richiede che le persone siano online contemporaneamente, interagendo in tempo reale), ma vorrebbero guardare i tuoi contenuti in modo asincrono (le persone possono partecipare allo stesso evento a loro piacimento, nel proprio orario, ad esempio in fusi orari diversi).
È facile registrare una riunione virtuale con la maggior parte delle piattaforme e puoi offrire questo video di follow-up gratuitamente ai partecipanti o come video a pagamento a coloro che non si sono registrati.
Decidi il tipo di evento virtuale
Proprio come gli eventi nel mondo reale, gli eventi virtuali coprono la gamma in termini di tipo, durata e scopo. Di seguito sono riportati alcuni dei principali tipi di eventi virtuali.
- Conferenza virtuale: un evento in cui potresti avere più relatori in pochi giorni. Un programma prevede in genere discorsi chiave più lunghi una o due volte al giorno e sessioni orarie più brevi durante il giorno. Queste sessioni funzionano bene con la funzionalità webinar di una piattaforma di eventi virtuali.
- Fiera virtuale: questi includono relatori e relatori in stile webinar, ma anche stand per espositori. Di solito sono orientati verso un particolare settore. Con il software per eventi virtuali, puoi configurare cabine virtuali che includono app o video interattivi che i partecipanti possono esplorare.
- Festival virtuale: durante la pandemia, molti festival stanno spostando gli eventi del 2020 online, dove trasmettono in streaming discorsi o spettacoli musicali. Questo può variare da festival del libro come il Texas Book Festival a festival artistici e culturali, come il New Yorker Festival, e persino festival musicali.
- Evento di networking virtuale: può essere un evento autonomo o una parte di un altro evento come una conferenza virtuale o un evento di conferenza. I partecipanti chattano tra loro in modo informale tramite videoconferenza o messaggistica, spesso prima o dopo una presentazione più formale.
- Evento di conferenze virtuali : gli eventi di conferenze virtuali spaziano dalle letture degli autori ospitate dalle librerie locali agli incontri di sviluppo professionale. Questi vengono spesso eseguiti utilizzando la funzionalità di streaming live o videoconferenza del software per eventi virtuali.
- Riunione interna virtuale: quelle che prima erano riunioni di persona a livello aziendale o di reparto possono ora avvenire in un ambiente virtuale. Questi sono anche noti come incontri del municipio in cui i partecipanti possono interagire con l'oratore e porre domande.
Ogni strumento per eventi virtuali ha un diverso set di funzionalità e opzioni: continua a leggere per scoprire come sceglierne uno che si adatti di più alle tue esigenze.
Scegli lo strumento giusto
La piattaforma specifica di cui hai bisogno dipenderà dal tipo di evento virtuale che stai ospitando. Ad esempio, a seconda della logistica dell'evento, potresti aver bisogno di funzionalità webinar, chat o integrazione di sessioni interattive, una lobby virtuale o uno spazio per eventi per simulare un ambiente fieristico o funzionalità di streaming live.
È importante prima elaborare un piano per il tuo evento e quindi trovare la piattaforma per eventi virtuali con le caratteristiche giuste per portare a termine il lavoro.
In generale, gli strumenti software per eventi virtuali consentono di trasmettere in streaming eventi online e collaborare con i partecipanti. Un'altra caratteristica fondamentale è la possibilità di condividere le informazioni con i partecipanti attraverso un webinar.
Alcuni software per eventi virtuali ti consentono persino di creare ambienti virtuali completi di lobby per eventi, cabine virtuali e avatar dei partecipanti.
Dai un'occhiata al nostro catalogo software per eventi virtuali per vedere confronti tra strumenti software popolari ed esplorare le funzionalità. Puoi utilizzare lo strumento "filtri consigliati" di Capterra disponibile in ciascuna directory del software per restringere le scelte in base alle funzionalità necessarie. Puoi anche leggere le recensioni degli utenti di altri proprietari di attività commerciali su come valutano ciascuna piattaforma.
Decidi la lunghezza giusta
Ti starai chiedendo quanto dovrebbe durare un evento virtuale. Ancora una volta, questo dipenderà dal tipo di evento che stai ospitando. Puoi utilizzare eventi della vita reale come guida, ma tieni presente che con un ambiente online potrebbe essere ancora più difficile coinvolgere un partecipante. Per questo motivo, potresti voler mantenere le cose sul lato più corto.
Per darti qualche indicazione, un evento virtuale di più alto profilo come un festival virtuale o una conferenza virtuale potrebbe durare da uno a quattro giorni, a seconda del numero di relatori e partecipanti, con una programmazione ufficiale che durerà per tutta la giornata lavorativa. Un evento unico di sviluppo professionale virtuale può durare solo da 45 minuti a un'ora. Puoi anche lasciare 15 minuti alla fine o all'inizio dell'orario programmato per consentire agli ospiti di "fare rete" tramite chat o videoconferenza.
Molte piattaforme software sono dotate di funzionalità come chat di gruppo o opzioni di polling in tempo reale. Queste funzionalità possono aiutarti a rendere il tuo evento più coinvolgente se includi minigiochi o opportunità di networking all'interno del tuo evento virtuale.
Commercializza il tuo evento
Per far risaltare il tuo evento virtuale dalla massa, devi essere creativo.
Ecco alcune idee per avviare il tuo processo di pensiero creativo:
- Invia una divertente gif animata come invito a un evento.
- Offri uno sconto ai tuoi iscritti alla posta elettronica per partecipare al tuo evento virtuale.
- Crea magliette, tote bag o poster personalizzati per promuovere il tuo evento (tutti disponibili tramite eCommerce sul sito web del tuo evento, ovviamente).
- Dona una percentuale della vendita dei biglietti a un'organizzazione no profit collegata al tuo evento.
Alcune piattaforme software per eventi virtuali consentono il marchio personalizzabile, in modo da poter far risaltare il tuo marketing e coordinarti con il marchio del tuo evento virtuale per un'esperienza coerente. Ad esempio, puoi creare pagine di destinazione personalizzate per la registrazione e la registrazione che hanno lo stesso aspetto della pagina di destinazione dell'evento dal vivo.
Rendilo divertente
Una volta che l'hai buttato fuori dal parco pubblicizzando il tuo evento, devi consegnare.
I tuoi ospiti vogliono imparare da te e dalla rete, ma vogliono anche divertirsi. Anche se le cose sono completamente virtuali, puoi comunque rendere divertenti i tuoi eventi utilizzando la tua piattaforma di eventi virtuali.
- Molte piattaforme software per eventi virtuali ti consentono di creare una lobby virtuale per il tuo evento. Invita i tuoi fornitori o relatori ad allestire stand e lascia che i tuoi ospiti esplorino in modo interattivo.
- Incoraggia il networking condividendo una domanda rompighiaccio e invita gli ospiti a intervenire tramite chat.
- Chiedi a una band di esibirsi virtualmente tramite live streaming prima di iniziare la tua sessione di keynote o la presentazione del relatore.
- Offri un omaggio e chiedi al presentatore di utilizzare un generatore di nomi casuali per selezionare un vincitore.
- Sperimenta con i sondaggi dal vivo per interrompere la presentazione.
Ospita un evento virtuale di successo e fai in modo che gli ospiti tornino di più
Anche se può essere intimidatorio provare qualcosa di nuovo, il tuo prossimo evento virtuale può essere un successo tanto quanto un evento fisico.
Tieni presente che questo tipo di esperienza virtuale potrebbe essere una novità anche per i tuoi ospiti, quindi hai l'opportunità di distinguerti dalla concorrenza mantenendo le cose fresche e provando modi creativi per coinvolgere i tuoi ospiti.
Vuoi esplorare il software per eventi virtuali? Dai un'occhiata al nostro catalogo di software per eventi virtuali.
Nota: le applicazioni selezionate in questo articolo sono esempi per mostrare una funzionalità nel contesto e non sono intese come approvazioni o consigli. Sono stati ottenuti da fonti ritenute affidabili al momento della pubblicazione.