Come scrivere un'e-mail di richiesta di vacanza (+ suggerimenti ed esempi)

Prima di prenotare la tua prossima vacanza, non dimenticare di chiedere al tuo capo!

Duh, potresti dire.

Ma alcuni dipendenti incontrano difficoltà nel chiedere formalmente i giorni di ferie ai propri superiori.

Pertanto, questo articolo presenta campioni, esempi e suggerimenti su come:

• Scrivi una email di richiesta ferie,
• Vai dritto al punto nella tua corrispondenza, e
• Mantieni un tono professionale nella lettera di congedo.

Entriamo nel merito.

• Un'e-mail di richiesta ferie è una richiesta scritta di ferie che i dipendenti indirizzano al proprio capo o manager.
• Gli elementi chiave di una richiesta di ferie professionale includono un oggetto conciso, un saluto, una menzione dei giorni di ferie, un CCing HR, l'indicazione di chi si assumerà il carico di lavoro mentre sei assente e una firma.
• Per aumentare le probabilità che la tua e-mail di richiesta di ferie venga approvata, mantieni un tono professionale, vai dritto al punto e utilizza il campione più appropriato di e-mail di richiesta di ferie.
• Una richiesta di ferie non è limitata a un giorno o una settimana. A seconda delle politiche della tua azienda, puoi chiedere una mezza giornata libera o una vacanza più lunga che si estende su diversi mesi.

Cos'è un'e-mail di richiesta ferie?

Un'e-mail di richiesta di ferie è una richiesta formale e scritta di ferie inviata al tuo capo, supervisore o manager tramite l'e-mail di lavoro. A seconda della politica della tua azienda, devi inviare l'e-mail di richiesta di ferie giorni o settimane prima dell'orario in cui desideri partire.

Allo stesso modo, la politica aziendale stabilisce se il datore di lavoro chiederà al dipendente di menzionare il motivo delle ferie, come visitare amici o parenti, o qualche altro motivo.

Nelle sezioni seguenti ti forniremo tutti gli esempi, i passaggi e i suggerimenti per essere convincente nella tua prossima email di richiesta di ferie.

Perché ricorda che è più probabile che il tuo capo accetti la tua richiesta di ferie se l'hai scritta in un modo che rende facile dire sì e difficile dire no.

Quali sono gli elementi chiave di una email di richiesta ferie?

Gli elementi chiave di un'e-mail di richiesta ferie includono:

1. Oggetto conciso ,
2. Saluti indirizzati al tuo capo,
3. Breve accenno ai giorni di ferie,
4. Spiegazione di come verrà gestito il tuo carico di lavoro in tua assenza,
5. Informazioni di firma e di contatto con titolo, dipartimento, posizione, nome, cognome o altri dettagli rilevanti e
6. CC contenente le e-mail di lavoro delle risorse umane e dei colleghi interessati.

Finché coprirai questi aspetti, la tua email di richiesta di ferie sarà perfetta.

Come scrivere una email di richiesta ferie

Scrivere per richiedere ferie è un'abilità che prima o poi dobbiamo padroneggiare.

Ma non tutte le aziende hanno lo stesso approccio nel scrivere una richiesta di ferie.

Le prossime sezioni offrono una guida passo passo su come compilare la tua prossima email di richiesta di vacanza.

Passaggio 1: scrivi un oggetto conciso

Vuoi che la tua email risalti nella casella di posta del tuo capo. Quindi, rendi l'oggetto il più conciso possibile.

A scopo illustrativo, puoi provare alcuni dei seguenti esempi:

• Richiesta di ferie — [Date della richiesta di ferie + il tuo nome],
• Richiesta di ferie annuali - [Date della richiesta di ferie + il tuo nome], oppure
• Richiesta di ferie — [Date della richiesta di ferie + il tuo nome].

Se hai un rapporto più formale con il tuo capo ti consigliamo di inserire nell'oggetto il tuo nome e cognome.

In ogni caso, una richiesta di ferie prolissa o vaga potrebbe far sì che il tuo capo la salti, quindi fai attenzione!

Passaggio 2: saluta adeguatamente il tuo capo

Non appena finisci l'oggetto conciso, dovresti salutare rispettosamente il tuo capo.

In questo caso, sii formale o informale, ma rendilo semplice, come nei seguenti esempi:

• "Gentile [nome del manager]" - per un saluto più professionale, oppure
• "Ehi [nome del manager]" - per un saluto più informale.

Ad ogni modo, non soffermarmi troppo su questa parte. Finché conosci il nome del tuo manager, sei partito alla grande!

Successivamente, puoi esprimere la cortesia comune in poche parole, come:

• "Spero che tu stia andando alla grande"
• "Spero che questo messaggio ti trovi bene,"
• "Come va?",
• “Buon pomeriggio” o espressioni simili.

Tuttavia, la formulazione di questa parte del "come stai" dipende dal tipo di email (ne parleremo più avanti tra poco).

Passaggio 3: menziona i tuoi giorni di vacanza

Per tenere aggiornato il tuo datore di lavoro, menziona i tuoi giorni di ferie nella frase successiva dell'e-mail di richiesta di ferie dopo la parte di saluto.

Ecco alcuni esempi collaudati:

• "Vorrei eliminare [le date della richiesta di ferie]."
• "Voglio trascorrere le mie ferie annuali il [date della richiesta di ferie]."
• "Vorrei richiedere un congedo per le seguenti date: [Date della richiesta di ferie]."

Finché la tua email professionale contiene le date effettive in cui vuoi partire, ti stai avvicinando alla fine dell'email di richiesta di ferie.

Passaggio 4: indica chi si occuperà del tuo carico di lavoro mentre sei via

Per le e-mail di richiesta di ferie più lunghe o urgenti, dovresti spiegare in una o due frasi come verrà gestito il tuo carico di lavoro in tua assenza. Ciò dimostra che sei impegnato nel tuo lavoro e desideri che le cose funzionino senza intoppi.

Ecco alcuni esempi di come farlo:

• "Vorrei farti sapere che [nome e cognome del collega] occuperà parte del mio carico di lavoro mentre sarò assente, quindi i nostri clienti non avvertiranno un calo dei servizi."
• "Ti informiamo che tutti i miei compiti attuali sono stati riprogrammati fino alla fine del mio congedo e continuerò a lavorarci una volta tornato al lavoro."
• "[Nome e cognome del collega] si occuperà di alcuni dei miei compiti mentre sono in ferie."

Di solito non ti verrà richiesto di spiegare il motivo del tuo tempo libero. Tuttavia, se richiedi le ferie solo un giorno o due in anticipo, potresti voler far sapere al tuo manager il motivo, poiché ciò potrebbe influire sull'approvazione della tua richiesta.

Passaggio 5: firma in modo professionale

Come per tutte le cose che funzionano, sii rispettoso nei confronti del tuo capo quando invii l'e-mail di richiesta di ferie.

Ecco alcuni modi in cui puoi terminare la tua email:

• “Grazie per aver preso in considerazione la mia richiesta. [Il tuo nome, cognome e numero di telefono]” - per un'e-mail più formale, oppure
• "Ci sentiamo presto [Il tuo nome e numero di telefono]" - per un'e-mail meno formale.

Dovresti sempre lasciare il tuo numero di telefono nel caso in cui il tuo manager voglia contattarti direttamente in merito all'e-mail di richiesta ferie.

Passaggio n. 6: inserisci le risorse umane (e altri colleghi rilevanti) in CC

Ultimo ma non meno importante, rendi le cose il più trasparenti possibile informando il tuo dipartimento Risorse umane della tua richiesta. In questo modo, anche se il tuo capo perde la tua email o qualcos'altro va storto, avrai comunque l'email per dimostrare che hai richiesto il congedo in tempo .

Ti consigliamo di contattare in CC il tuo specialista delle risorse umane più senior o altro personale pertinente che dovresti tenere aggiornato durante le ferie.

Ma non dimenticare di includere le loro e-mail di lavoro, non quelle personali. Potresti conoscerne alcuni personalmente, quindi potresti facilmente confondere i loro indirizzi email di lavoro e personali.

In definitiva, il CCing è la migliore pratica quando la tua email riguarda altri.

Esempi ed esempi di email per richieste di ferie

Per mettere insieme tutte queste informazioni, esamineremo 9 esempi ed esempi di richieste di ferie professionali, insieme ai nuovi consigli di esperti.

Esempio n. 1: semplice e-mail di richiesta di ferie

Una semplice email di richiesta di ferie è proprio quello che sembra. Esprime la tua richiesta in modo rapido e semplice, in non più di 4 frasi.

Ecco un esempio di questo tipo di email:

Il direttore delle risorse umane presso il gruppo di società TemPositions, Sally Ahmed, descrive la pietra angolare di una semplice e-mail di richiesta di ferie, incluso il titolo, il saluto e la motivazione:

"Saluta il tuo manager come faresti normalmente e fornisci le date richieste. È anche importante annotare quali preparativi professionali hai fatto prima del viaggio e chi altro nel tuo team è disponibile per aiutarti in tua assenza.

Esempio n. 2: e-mail informale di richiesta di ferie

Se tu e il tuo capo siete vicini perché lavorate insieme da anni, un'e-mail di richiesta di ferie informale potrebbe funzionare meglio.

Ecco un esempio di email informale di questo tipo:

Il CEO di Z Branding, Kraig Kleeman, afferma che dovresti avere un tono rilassato nelle tue e-mail informali di richiesta di ferie:

“Inserisci un po’ di personalità nella tua richiesta. Condividi brevemente i tuoi piani, trasformandoli in una conversazione informale con un amico. Non dimenticate di lanciare le date, mantenendo un tono rilassato e amichevole.”

Esempio n. 3: e-mail di richiesta di ferie formale

Se non conosci bene il tuo capo o se la tua azienda incoraggia l'invio di e-mail formali, scrivi un'e-mail formale di richiesta di ferie.

Ecco un esempio di questo tipo di email:

Sally Ahmed ritiene che un'e-mail formale di richiesta di ferie dovrebbe essere più ufficiale rispetto ad altri tipi:

“Mantieni un tono professionale che vada dritto al punto mentre definisci i giorni richiesti. Includi una rispettosa approvazione e invita il tuo manager a rispondere a eventuali ulteriori domande.

Esempio n. 4: e-mail di richiesta di ferie

L'e-mail di richiesta di ferie unisce i due tipi precedenti di richieste: informale e formale.

Ecco come potresti procedere:

Oggetto: Richiesta di ferie — [Date della richiesta di ferie e il tuo nome]

Ciao, [nome del manager],

Sto programmando di prenotare una vacanza fuori città, quindi mi chiedevo se potessi approvare [Date richiesta vacanza] come giorni liberi per me.

Spero che approverete la mia richiesta così potrò prenotare presto la mia vacanza.

Ci sentiamo presto,

[Il tuo nome e numero di telefono]

Regola pratica: il tono nella lettera di richiesta di congedo dipende dall'accessibilità del tuo capo e da quanto andate d'accordo, quindi ricorda di tenerne conto quando crei la tua email.

Esempio n. 5: e-mail di richiesta PTO

PTO e ferie non sono la stessa cosa, quindi a un certo punto potresti voler scrivere un'e-mail di richiesta PTO anziché un'e-mail di richiesta di ferie. In breve, PTO sta per ferie retribuite , un congedo pagato dal datore di lavoro. Al contrario, a volte le ferie possono non essere retribuite.

Ecco come appare questa email di richiesta di ferie in azione:

Kraig Kleeman parla dell'importanza di seguire le politiche organizzative quando si tratta di e-mail di richiesta PTO:

“Navigare senza problemi tra le politiche PTO dell'azienda. Esprimi chiaramente la tua richiesta di PTO, comprese le date e tutti i dettagli pertinenti. La conformità è fondamentale in questo caso, garantendo che il tuo tempo libero sia in linea con le linee guida organizzative.

Esempio n. 6: e-mail di richiesta di giorno libero

A volte, hai solo bisogno di un giorno per rilassarti, sbrigare alcune commissioni o affrontare un'emergenza. In altre parole, alcune aziende consentono giorni personali , ma per ogni evenienza verifica con il tuo responsabile delle risorse umane o con il tuo manager.

In molti casi, tuttavia, una richiesta via e-mail per un giorno libero è la soluzione migliore.

Ecco un esempio di email di richiesta di un giorno libero:

In ogni caso, controlla la policy della tua azienda per vedere quanti giorni prima devi richiedere il permesso. Ad esempio, alcune organizzazioni non consentono richieste dell'ultimo minuto.

Esempio n. 7: e-mail di richiesta di ferie più lunghe

Altre volte, un giorno o una settimana libera non bastano. È qui che un'e-mail di richiesta di ferie più lunga può aiutare.

Quando chiedi una vacanza prolungata, è utile fornire le ragioni alla base della tua richiesta per aumentare le possibilità che la tua vacanza venga approvata.

Ecco come procedere:

Le e-mail di richiesta di ferie più lunghe sono rare ma a volte necessarie. Kraig Kleeman afferma che dovresti valutare se i tuoi giorni di ferie possono avere un impatto sul tuo lavoro e come rendere le cose più facili per tutti i soggetti coinvolti:

“Migliora la tua comunicazione per una pausa prolungata. Condividi l'entusiasmo con un itinerario dettagliato, evidenzia le date estese e discuti in modo trasparente qualsiasi potenziale impatto sul lavoro. Assicura al tuo team una transizione fluida, favorendo la comprensione e la collaborazione”.

Esempio n. 8: email di promemoria delle vacanze

L'e-mail di promemoria delle ferie serve a ricordare al tuo supervisore le ferie che ha già approvato.

Ecco un esempio di email di promemoria delle vacanze:

A seconda di quanto è occupato, il tuo manager potrebbe dimenticare di aver approvato il tuo tempo libero. Per sicurezza, invia un promemoria delle vacanze qualche giorno prima dell'inizio della vacanza approvata.

Esempio n. 9: richiesta di giorni di ferie di riporto

Alcuni datori di lavoro consentono ai propri dipendenti di riportare i giorni di ferie non utilizzati dall'anno in corso all'anno successivo.

In questo caso, dovrai scrivere una richiesta di giorni di ferie di riporto ed ecco un semplice esempio che puoi utilizzare:

E-mail che richiedono di riprogrammare una vacanza approvata

Non sempre i piani funzionano come vorremmo.

Quindi, a volte dovrai riprogrammare la tua vacanza e questo segmento ti insegnerà come farlo con i campioni che puoi utilizzare ora.

Richiesta di riprogrammazione a causa del cambiamento dei piani personali

Se i tuoi piani sono cambiati per motivi personali, puoi utilizzare questo esempio di email di richiesta di ferie per riprogrammare le tue ferie:

Richiesta di riprogrammazione a causa di un impegno di lavoro urgente

Se si presenta un problema di lavoro urgente mentre prenoti il ​​volo per le vacanze, è una buona idea comunicarlo tempestivamente al tuo supervisore.

Ecco un esempio di tale richiesta di riprogrammazione:

Richiesta di riprogrammazione a causa di un'emergenza

Il tuo appartamento si allaga a causa di un tubo arrugginito o che perde, oppure tuo figlio si ammala: ci sono infinite emergenze che potrebbero farti riprogrammare le ferie approvate.

Per garantire che tutto funzioni senza intoppi, utilizzare il seguente esempio di riprogrammazione dell'e-mail:

Consigli per richiedere ferie

Alcune persone preferiscono parlare faccia a faccia con il proprio capo quando richiedono una vacanza. Tuttavia, il tuo manager potrebbe dimenticare la tua richiesta verbale di ferie, creandoti involontariamente problemi.

Un'opzione più sicura è scrivere un'e-mail di richiesta di ferie. Ecco alcuni suggerimenti testati e forniti da esperti per creare la tua richiesta email:

• Mantieni un tono professionale, qualunque cosa accada,
• Evita di usare un linguaggio informale (a meno che tu non conosca il tuo capo da molto, molto tempo),
• Utilizza l'e-mail di richiesta ferie più adatta alla tua situazione particolare (ad esempio, richiesta di giorno libero, richiesta PTO, richiesta di riporto ferie),
• Vai dritto al punto: non fare una presentazione troppo lunga,
• Scrivi un oggetto conciso che indichi l'argomento dell'e-mail e
• Usa la tua email di lavoro quando invii la tua richiesta di ferie invece della tua email personale.

Il direttore delle risorse umane Sally Ahmed afferma che l'accordo non è così fondamentale finché si è premurosi verso gli altri mentre lo si scrive:

"Indipendentemente dal formato, l'aspetto principale è essere chiari, concisi e rispettosi del carico di lavoro mentre sei assente, rendendo estremamente facile per il tuo manager augurarti ogni bene mentre sei fuori."

Domande frequenti sulla richiesta di ferie

Questa sezione copre alcune delle domande più comuni sulla richiesta di ferie.

Perché è importante scrivere una email di richiesta ferie?

Scrivere un'e-mail di richiesta ferie è fondamentale perché lascia una traccia. In poche parole, tu, il tuo capo e il team delle risorse umane conoscerete le vostre ferie scritte, senza lasciare spazio a interpretazioni errate sul fatto che abbiate chiesto o meno delle ferie.

Con quanto anticipo devo inviare la mail di richiesta ferie?

Una buona regola pratica è controllare la politica aziendale per determinare con quanti giorni di anticipo è necessario richiedere il permesso. Ma supponiamo che tu abbia intenzione di prenderti una settimana libera. In tal caso, è una buona idea inviare la richiesta di ferie 2-3 settimane prima della vacanza programmata.

Posso inviare una mail di richiesta ferie per mezza giornata libera?

Dipende dalle politiche di ferie della tua azienda. Alcune aziende consentono di prendersi mezza giornata libera, altre no. Quindi, una buona idea è verificare con il tuo responsabile delle risorse umane o con il tuo capo.

Cosa succede se la mia email di richiesta ferie viene rifiutata?

Il tuo capo potrebbe negarti giorni di ferie a causa di periodi di punta. Se ritieni che il tuo capo ti abbia fatto un torto, puoi inoltrare il problema alle risorse umane. Ma se non hai ricevuto in tempo l'e-mail con la richiesta di ferie, forse è colpa tua se il tuo manager non ha accettato la tua richiesta. In quest'ultimo caso, è sufficiente attendere un'altra opportunità di ferie e spedirla tempestivamente.

Come effettuare una richiesta di ferie con Clockify

Per sollevare il morale delle vacanze e garantire che il tuo tempo libero vada come previsto, puoi utilizzare un PTO e un tracker delle vacanze come Clockify.

Per richiedere il congedo in Clockify, devi solo:

• Indica se stai prendendo un congedo per malattia, ferie, ferie o ferie guadagnate,
• Seleziona il periodo in cui prevedi di decollare,
• Aggiungi una nota al tuo manager (facoltativo) e
• Premi Invia .

Il tuo supervisore riceverà immediatamente un'e-mail per approvare la tua richiesta di ferie.

Riceverai una notifica con i dettagli non appena il tuo manager deciderà se approvare la tua richiesta di ferie.

In questo modo, tu e la tua azienda risparmiate un sacco di avanti e indietro spesi per l'invio di e-mail. Inoltre, la funzione Tempo libero in Clockify ti consente di avere tutti i giorni di ferie utilizzati e non utilizzati in un unico posto.

Inizia a tenere traccia delle tue ferie retribuite e di altre richieste di ferie con uno strumento di gestione del tempo: iscriviti a Clockify oggi!