Tasso di utilizzo: cos'è e come calcolarlo (+ suggerimenti per migliorarlo)

Gestisci un'azienda di servizi professionali, come una società di sviluppo software, uno studio di progettazione o qualche altra impresa basata su progetti?

In tal caso, per operare con successo, è necessario gestire il tempo e allocare le risorse in modo efficiente.

Una gestione inefficace del tempo e delle risorse potrebbe comportare gravi perdite finanziarie per l'azienda.

È qui che entra in gioco il tasso di utilizzo .

Esaminare il tasso di utilizzo è un modo eccellente per tenere traccia delle prestazioni della tua azienda.

Se il tasso di utilizzo è nuovo per te e vuoi saperne di più, resta nei paraggi perché, in questo post del blog, otterrai le risposte alle seguenti domande:

• Qual è il tasso di utilizzo?
• Come lo calcoli?
• Quali sono i vantaggi del monitoraggio del tasso di utilizzo?
• Che cos'è un rapporto sull'utilizzo mensile?
• In che modo un rapporto di utilizzo mensile può aiutare a determinare il tasso di utilizzo?
• Cosa si può fare per migliorare il tasso di utilizzo?

Qual è il tasso di utilizzo?

Il tasso di utilizzo rappresenta la percentuale delle ore lavorative totali fatturabili di un dipendente, il che lo rende uno degli indicatori chiave di prestazione per un'azienda. Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono un tipo di misurazione delle prestazioni che valuta il successo della tua attività. Aiutano i membri del tuo team a concentrarsi su compiti importanti e supportano la tua strategia. Pertanto, il monitoraggio del tasso di utilizzo ti aiuta a raggiungere l'obiettivo di migliorare il tuo business misurando accuratamente le ore fatturabili e mirando a massimizzarle.

Le ore fatturabili includono attività direttamente correlate a un progetto, che puoi includere nella fattura del tuo cliente. Alcuni di questi compiti sono:

• Pianificazione del progetto,
• Ricerca,
• Esecuzione del progetto,
• Comunicazione con un cliente e
• Revisione del tuo lavoro.

Oltre alle ore fatturabili, ci sono anche ore non fatturabili, che includono attività che non possono essere fatturate a un cliente. Le ore non fatturabili includono attività quali riunioni e chiamate del team interno.

È poco probabile che un dipendente regolare completi 40 ore di lavoro fatturabile in una settimana, a causa delle sue attività non fatturabili. Per un tasso di utilizzo ideale, è essenziale raggiungere il giusto equilibrio tra ore fatturabili e non fatturabili.

Se il tasso di utilizzo è:

• Troppo basso: di solito significa che il tuo team ha bisogno di più lavoro o
• Troppo alto: indica che la tua azienda sta risparmiando su attività interne cruciali e potresti aver bisogno di dipendenti più dedicati.

Il tasso di utilizzo viene utilizzato più frequentemente nei servizi professionali, sebbene altre aziende possano utilizzarlo per valutare l'attuale produttività della propria forza lavoro.

Dopotutto, assicurarsi che i dipendenti trascorrano il proprio tempo in modo efficiente è essenziale per la produttività.

Come si calcola il tasso di utilizzo?

Quale metodo di calcolo del tasso di utilizzo è il più efficiente?

La formula del tasso di utilizzo standard è relativamente semplice:

Totale ore fatturabili / Totale ore disponibili = Tasso di utilizzo

Ad esempio, supponiamo che un membro del team abbia 30 ore fatturabili in una settimana lavorativa di 40 ore. Ecco il calcolo:

30/40 = 0,75

Pertanto, il loro tasso di utilizzo sarebbe dello 0,75 o del 75%.

Per ottenere una visione più accurata del successo aziendale e per determinare la redditività complessiva della tua attività, assicurati di misurare i tassi di utilizzo per tutti i membri del team.

Il tasso di utilizzo dei tuoi dipendenti influisce sul margine di profitto complessivo. Un margine di profitto determina la redditività di un'azienda, prodotto o servizio. Maggiore è il margine di profitto, maggiore è il successo di un'azienda. Ciò significa che il tasso di utilizzo e il margine di profitto sono indissolubilmente legati.

Quali sono il tasso di utilizzo e il tasso di realizzazione ideali?

Il tasso di utilizzo ideale è il tasso di utilizzo che un'azienda dovrebbe raggiungere per ottenere il margine di profitto desiderato.

Il tasso di utilizzo ideale può essere calcolato dividendo i costi (ovvero le spese per le risorse e le spese generali) e l'utile netto per il numero totale di ore (ovvero la capacità potenziale) e la tariffa fatturabile.

Ecco la formula per calcolare il tasso di utilizzo ideale:

(Costi + Profitto) / (Capacità potenziale x Tariffa fatturabile) x 100 = Tasso di utilizzo ideale

Ora, siamo chiari su questo: non è necessariamente vero che maggiore è il tasso di utilizzo, meglio è.

Un tasso di utilizzo vicino al 100% può indicare una forza lavoro oberata di lavoro sull'orlo del burnout.

Se un'azienda ha un tasso di utilizzo superiore al 100%, in genere è un segno di preparazione insufficiente o troppo lavoro al di fuori dell'ambito del progetto.

Un altro concetto importante che dobbiamo menzionare è il tasso di realizzazione . Rappresenta il rapporto tra le ore fatturabili e il totale addebitato ai clienti.

Ecco come calcolare il tasso di realizzazione:

(Totale ore fatturate) / (Totale ore fatturabili) = Tasso di realizzo

Una variazione significativa tra i tassi di utilizzo e di realizzazione indica che il tuo team sta dedicando troppo tempo ad attività non fatturabili o che è necessario altro lavoro in cantiere.

Quali sono i vantaggi del monitoraggio del tasso di utilizzo?

Il monitoraggio del tasso di utilizzo consente di tenere traccia di un progetto in tempo reale.

Di conseguenza, è molto meno probabile che tu perda informazioni cruciali sui tuoi progetti e diventi più proattivo nel vedere gli errori prima che si trasformino in problemi seri.

Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi più importanti del monitoraggio del tasso di utilizzo :

• Tiene sotto controllo i costi delle risorse,
• Regola il margine di profitto,
• Supporta la crescita aziendale e
• Migliora la pianificazione del progetto.

Vantaggio n. 1: tiene sotto controllo i costi delle risorse

Il calcolo del tasso di utilizzo aiuta a garantire che non si stia utilizzando né sottoutilizzando né sovrautilizzando le risorse rimanendo nei limiti del budget, perché si monitora quando e dove è stata spesa una determinata quantità di fondi.

Per monitorare meglio i costi delle risorse, puoi porti le seguenti domande:

• Vengono utilizzate risorse aggiuntive, ad esempio, per attività non fatturabili?
• Tutte le ore fatturabili vengono regolarmente monitorate e registrate?

Vantaggio n. 2: regola il margine di profitto

Per aumentare il tuo margine di profitto e guadagnare di più, i calcoli corretti del tasso di utilizzo assicurano che la tua azienda stia fatturando ai clienti il ​​numero appropriato di ore fatturabili.

Può succedere che il tuo tasso di utilizzo sia alto, ma il tuo margine di profitto sia scarso. In tal caso, analizza la produttività dei dipendenti per capire come i dipendenti trascorrono il loro tempo e su cosa stanno lavorando al momento. Inoltre, dovresti analizzare le spese operative, ovvero le tue spese operative, necessarie per gestire l'attività.

Vantaggio n. 3: migliora la crescita aziendale

I tassi di utilizzo possono anche mostrare quali prodotti o servizi sono più redditizi. Ciò potrebbe aiutare la direzione a determinare potenziali aree di crescita e luoghi in cui potrebbero aggiungere personale.

Tassi di utilizzo elevati spesso dimostrano quali servizi sono più contributivi e correlati alla redditività.

Gli esperti nello sviluppo del business e delle vendite possono trovare utili queste informazioni. Potrebbe aiutarli a dedicare del tempo a lead relativi a progetti che si prevede saranno più redditizi.

Vantaggio n. 4: migliora la pianificazione del progetto

Il monitoraggio dei tassi di utilizzo può aiutarti anche a ottimizzare la pianificazione del progetto e la distribuzione delle risorse.

Ad esempio, un progetto di sviluppo software con sei persone avrebbe uno scarso tasso di utilizzo se utilizzassero solo il 50% dell'orario di lavoro assegnato. Una situazione del genere può indicare che troppi dipendenti stanno lavorando allo stesso progetto o che altre cose stanno attirando la loro attenzione.

Che cos'è un rapporto sull'utilizzo?

Quando si monitora il tasso di utilizzo, c'è una cosa che tornerà sicuramente utile: il rapporto sull'utilizzo.

Un report sull'utilizzo aiuta a determinare esattamente quanto del tempo assegnato a un team è:

• Programmato,
• Disponibile, e
• Utilizzato efficacemente.

Un rapporto sull'utilizzo è composto da diversi criteri che dimostrano i tassi di utilizzo:

• Utilizzo fatturabile : la proporzione della capacità di una persona utilizzata per l'orario di lavoro fatturabile e
• Utilizzo non fatturabile — La proporzione della capacità di una persona sul lavoro non fatturabile (riunioni di gruppo, sviluppo/formazione del personale, networking e partecipazione a conferenze, ecc.).

Le capacità di previsione sono utili durante la creazione di rapporti sull'utilizzo. Per migliorare le proprie capacità di previsione, che ti aiutano a considerare sia i carichi di lavoro presenti che quelli futuri quando distribuisci i progetti ai tuoi dipendenti, un manager potrebbe confrontare il carico di lavoro dei membri del proprio team per un determinato periodo di tempo in giorni, settimane o mesi per valutare la quantità di lavoro è stato programmato.

Invece di effettuare tali pianificazioni manualmente, i manager possono optare per un'app di pianificazione del team, come Clockify, per distribuire il carico di lavoro del proprio team in modo più efficace.

Questo è tutto ciò che devi sapere quando si tratta delle nozioni di base di un rapporto sull'utilizzo.

Ora menzioneremo i vantaggi di disporre di un rapporto sull'utilizzo mensile.

Cosa può fare un rapporto sull'utilizzo mensile per un'azienda?

Un rapporto sull'utilizzo mensile mostra i tassi di utilizzo in tempo reale per le risorse in tutta l'azienda. Detto questo, un report mensile sull'utilizzo è utile per prendere decisioni sul momento, ad esempio durante una battuta d'arresto imprevista o un collo di bottiglia.

La pianificazione dei progetti imminenti e di altri lavori è resa più semplice sapendo in anticipo quanta capacità hanno i membri del team.

Avere un'idea chiara di quanta capacità hanno i membri del team aiuta anche i manager a distribuire i carichi di lavoro all'interno del team. In questo modo, i dipendenti saranno più produttivi e non saranno sopraffatti dal lavoro.

Dopo aver interpretato i risultati dei report sull'utilizzo, è il momento di migliorare il tasso di utilizzo dei dipendenti.

Suggerimenti per migliorare il tasso di utilizzo dei dipendenti

I manager dovrebbero trovare modi per migliorare la produttività dei dipendenti e, di conseguenza, migliorare il tasso di utilizzo dei dipendenti.

Se non sei sicuro di come farlo, i seguenti suggerimenti possono aiutarti.

Suggerimento n. 1: confrontare regolarmente il tempo fatturabile con il tempo non fatturabile

Devi renderti conto di come è distribuito il tempo del tuo team per poter distinguere tra tempo fatturabile e non fatturabile.

Per sapere se i tuoi dipendenti dedicano abbastanza tempo a svolgere un lavoro che può essere fatturato a un cliente e portarti un profitto, è fondamentale stabilire il giusto equilibrio tra lavoro fatturabile e non fatturabile. Questa operazione è importante per il calcolo iniziale del tasso di utilizzo dei dipendenti.

In generale, anche se solo le ore fatturabili portano profitto, le ore non fatturabili sono ugualmente importanti. Ad esempio, non puoi addebitare ai tuoi clienti le attività amministrative o la formazione dei dipendenti, ma queste attività non fatturabili sono fondamentali perché migliorano la qualità della tua attività.

Il rapporto tra il tempo fatturabile e quello non fatturabile può variare in modo significativo a seconda dei progetti e man mano che la tua azienda e il tuo team si espandono.

Per avere una migliore panoramica delle ore fatturabili e non fatturabili all'interno del team, è necessario creare rapporti di utilizzo regolari ed esaminare ogni periodo di tempo.

Suggerimento n. 2: monitora il tempo effettivo e stimato

È semplice presumere di sapere quanto tempo servirà a qualcuno per completare un incarico. Ma, una volta che inizi a confrontare il previsto e il tempo reale per tutto ciò che fa il tuo team, probabilmente cambierai idea.

Puoi sopravvalutare o sottovalutare la quantità effettiva di tempo che il tuo team dedica alle attività, ed entrambe sono dannose:

• La sottostima può comportare problemi di progetto non rilevati e fatturazione imprecisa, e
• La sovrastima può comportare una bassa produttività e una lenta espansione aziendale.

Il monitoraggio stimato rispetto al tempo reale può evidenziare l'inutile perdita di pochi minuti qua e là, che si aggiungono alle ore cruciali in ogni fase del lavoro del cliente e ad ogni livello di responsabilità del team.

Le stime delle attività possono tornare utili quando stai cercando di determinare se addebiti abbastanza per le attività. Le stime possono anche aiutarti a migliorare le tue capacità di stima per i prossimi progetti.

Puoi utilizzare uno strumento come Clockify, per le stime del progetto. In Clockify, puoi misurare quanto bene sta facendo la tua squadra:

• Stimare il tempo necessario per completare un progetto,
• Monitoraggio dei progressi e
• Confronto tra tempo previsto e tempo effettivo.

Suggerimento n. 3: definire chiaramente le responsabilità lavorative

Può essere difficile ottenere un utilizzo ottimale se il personale ha difficoltà a comprendere i propri ruoli (compresi gli obiettivi e le responsabilità del lavoro).

Per aiutarli a evitare qualsiasi confusione e impegnarsi a portare a termine il proprio lavoro, un manager dovrebbe fornire dettagli espliciti sui compiti e una spiegazione inequivocabile delle mansioni lavorative.

Ruoli e attività ben definiti possono anche aiutarti a determinare se hai un problema di utilizzo o se è il momento di aggiungere un nuovo membro del team per colmare una lacuna quando il tuo carico di lavoro diventa eccessivo.

Suggerimento n. 4: raccogli il feedback dei dipendenti

Anche se i dati sono fondamentali, ci sono momenti in cui nessuna quantità di report sarà in grado di rivelare se il tuo personale sta utilizzando il proprio tempo in modo produttivo.

Sebbene possa sembrare che i dipendenti stiano gestendo bene le proprie attività e che il tasso di utilizzo sia in aumento, questo può essere soggetto a cambiamenti a causa di varie circostanze. Ad esempio, un cambiamento nei compiti di una squadra potrebbe aver causato un collo di bottiglia per un'altra squadra, ma l'effetto non è stato ancora visto nei rapporti.

I manager potrebbero facilmente evitare tali situazioni organizzando frequenti incontri individuali tra il personale e la leadership. In questo modo, i dipendenti potrebbero sentirsi più a loro agio e incoraggiati da check-in casuali. Potrebbe anche aiutarli a mantenere un programma di lavoro coerente.

Queste discussioni sono anche un ottimo modo per individuare i problemi prima che inizino a minare la redditività di un'azienda.

Suggerimento n. 5: incoraggiare le pause e il tempo libero regolare

Nonostante ciò che potrebbe sembrare contraddittorio, la ricerca ha dimostrato che pause regolari aumentano la produttività.

I dipendenti non dovrebbero trascorrere le pause in attività senza scopo, come scorrere i social media, ma utilizzare quel tempo per riposarsi e ricaricare le batterie. In questo modo, una volta tornati al lavoro dopo la pausa, saranno maggiormente in grado di concentrarsi ed essere efficienti nel portare a termine i loro compiti.

Se i dipendenti fanno pause regolari, saranno più produttivi, il che a sua volta si tradurrà in un tasso di utilizzo più elevato.

Inoltre, l'utilizzo del tempo libero dal lavoro rende i dipendenti meno stressati e molto più efficaci sul lavoro, il che aumenta anche il tasso di utilizzo.

Suggerimento n. 6: sbarazzati dei compiti banali o rendili più significativi

Quando possibile, evita di assegnare compiti piccoli e banali al tuo team quando cercano di concentrarsi su un obiettivo più significativo. Esamina il programma giornaliero del team per determinare eventuali attività che puoi eliminare per liberare il tempo dei membri del personale per lavorare su attività più critiche.

Ad esempio, non tutti dovrebbero essere invitati a tutte le riunioni. Quindi, prendi l'abitudine di invitare solo i partecipanti necessari a diversi tipi di riunioni nella tua organizzazione. Dopotutto, anche se le tue riunioni quotidiane incentrate sulle pubbliche relazioni possono essere interessanti per il tuo team di sviluppo, di solito non sono cruciali per il lavoro degli sviluppatori, quindi è meglio se non sono obbligati a parteciparvi.

In generale, ogni lavoro ha alcune attività ripetitive che possono sembrare poco importanti e inutili. Tuttavia, alcuni di questi compiti esistono per una ragione: portarli a termine porta al raggiungimento di un obiettivo di livello superiore. I manager dovrebbero promuovere l'inquadramento sovraordinato, il concetto spiegato in uno studio HBR, che promuove l'idea di chiarire il contesto dei compiti banali, per renderli più significativi e divertenti per i dipendenti.

Invece di dedicare troppo tempo a compiti che sono solo formalità, dovresti concentrarti su incarichi a vantaggio dell'azienda.

Suggerimento n. 7: abbina le competenze dei dipendenti ai ruoli lavorativi

Comprendere le capacità del personale, la personalità sul posto di lavoro e le preferenze comportamentali è fondamentale per ottenere informazioni sul modo in cui funzionano al meglio e, di conseguenza, migliorare la produttività.

Ad esempio, una persona estroversa, fantasiosa e creativa è sicuramente un'ottima scelta per presentare idee ai clienti. D'altra parte, se a tali dipendenti viene assegnato un incarico più intenso e orientato ai dettagli, potrebbero avere difficoltà a eseguirlo.

Chiedere al proprio staff di eccellere in tutto è inefficace e controproducente. Considera attentamente ogni incarico e determina se il dipendente è la scelta giusta per eseguirlo o meno. In caso contrario, cerca qualcuno con tratti che si allineino meglio con i requisiti dell'attività.

Suggerimento n. 8: abbraccia il lavoro da casa

A prima vista può sembrare inefficiente consentire al personale di lavorare da casa poiché non c'è modo di garantire la loro produttività continua mentre nessuno sta guardando.

Ma la verità è solo il contrario. Che ci crediate o no, gli studi dimostrano che i dipendenti remoti sono più produttivi dei dipendenti in ufficio. Quindi, se il tipo di lavoro lo consente, i manager dovrebbero consentire ai propri dipendenti di lavorare da casa.

Conclusione: la redditività a lungo termine aumenterà con l'aumentare dell'utilizzo da parte dei dipendenti

Se decidi di monitorare il tasso di utilizzo dei tuoi dipendenti sarai in grado di:

• Monitorare i costi delle risorse,
• Ottimizza il margine di profitto,
• Aiuta la tua azienda ad espandersi e crescere, e
• Migliora la pianificazione del progetto.

Più monitori il tasso di utilizzo dei dipendenti, più facile sarà trovare problemi, soluzioni e opportunità di avanzamento.

Il monitoraggio del tasso di utilizzo aumenterà la produttività dei dipendenti e migliorerà l'efficienza complessiva della tua azienda.

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