Utilizzo delle integrazioni per creare un sistema ERP QuickBooks

Con oltre sei milioni di clienti, QuickBooks è il software di contabilità per piccole imprese più popolare sul mercato, attraente per le aziende dal livello di imprenditore fino alle aziende con la sua vasta gamma di offerte.

Di conseguenza, il software deve essere sufficientemente flessibile per muoversi e crescere con le aziende. Non ha senso costruire un cliente appiccicoso solo per perderlo quando raggiungono i 50 dipendenti.

Come altri fornitori di software di contabilità, come Xero e Sage, QuickBooks ha raggiunto la flessibilità, in parte, grazie a una solida serie di integrazioni.

Oggi esamineremo l'estensione di QuickBooks nel regno della pianificazione delle risorse aziendali (ERP) attraverso le offerte di mercato del software.

Sebbene ci siano molte offerte ERP gratuite o open source sul mercato, la portata di queste offerte e la prospettiva di lasciare la familiarità di QuickBooks spesso si rivela abbastanza scoraggiante da impedire alle aziende di passare alle nuove tecnologie quando dovrebbero.

Qualsiasi azienda in crescita che evita l'implementazione dell'ERP può incontrare problemi di efficienza, pianificazione e finanziari mentre cerca di mettere insieme le parti mobili di un'azienda in crescita.

Inserendo la funzionalità ERP su QuickBooks, puoi recuperare parte di quell'efficienza senza dover spendere una fortuna o intraprendere un massiccio cambiamento tecnologico.

Che cos'è il software ERP e come aiuta?

Prima di approfondire le opzioni e i percorsi disponibili per le piccole imprese, parliamo di ERP.

Il software di pianificazione delle risorse aziendali è una suite di moduli software che combinano le funzioni finanziarie, pianificazione, produzione, inventario e risorse umane (tra le altre) in un unico posto. Basandosi su un insieme condiviso di definizioni e set di dati, gli ERP consentono alle aziende complesse di ottenere una visione chiara delle proprie operazioni.

Immagina un rivenditore che, all'apertura, produce e vende una macchinina. La vendita e il denaro vengono registrati e il mondo va avanti.

Ora, immagina che il rivenditore sia un'azienda globale multimilionaria con un ramo manifatturiero che conta una vendita quando viene creato un prodotto, un'operazione di magazzino che conta le vendite quando i prodotti vengono spediti e una divisione vendite che conta le vendite quando viene effettuato un ordine. Il reparto contabilità dell'azienda conta le vendite solo dopo che l'assegno è stato cancellato.

È difficile per un'azienda del genere rispondere alla domanda: "Quanto abbiamo intenzione di fare nelle vendite nel prossimo trimestre?" In genere, il motore finanziario di un'azienda guida la sua adozione (o la sua mancanza) ERP.

Realizzazione di un sistema ERP

Per costruire un sistema ERP, abbiamo bisogno di una solida spina dorsale finanziaria e di un database.

Entra nel software di contabilità.

Oltre al core dei tuoi dati finanziari, puoi sovrapporre qualsiasi modulo ERP abbia senso per la tua attività. Mentre i sistemi ERP tradizionali, enormi colossi, spesso incredibilmente costosi, sono solitamente pieni di moduli indipendentemente dalle necessità, i moderni ERP sono modulari e flessibili.

Se non hai bisogno di un modulo di produzione, non ce ne sarà uno. La costruzione di un ERP su un sistema di contabilità di base ricrea questa modularità, ma offre più fornitori per aggiunte future rispetto a un classico ERP monofornitore, il tutto alla ricerca della verità finanziaria della tua azienda.

File ERP.

La connessione QuickBooks

Questo ci riporta a QuickBooks (sebbene molti dei sistemi di contabilità estensibili sul mercato offrano le stesse funzionalità). Per creare il tuo equivalente ERP, devi scegliere tra QuickBooks Online Plus e Desktop Enterprise. Il primo è scalabile ed è accessibile ovunque, ma manca di alcuni strumenti di inventario e produzione.

Fundera ha fatto un bel riassunto online rispetto a quello aziendale sulle differenze tra i due. Ai fini di questo articolo, ci concentreremo su Desktop Enterprise per la sua forza nella gestione dell'inventario. È anche il gusto preferito dalle aziende più grandi.

App Store di QuickBooks

QuickBooks mette tutte le sue app in un unico posto, l'App Store di QuickBooks. Puoi cercare, filtrare e trovare esattamente quale app ti serve per creare il tuo ERP.

Sebbene ci siano alcune opzioni gratuite nel negozio, la maggior parte delle app sono costi che dovrai pianificare. Ad esempio: Fishbowl è una delle integrazioni di produzione più apprezzate per QuickBooks e parte da $ 10.095. Anche un'azienda di successo non perde quel tipo di denaro per un capriccio.

Prima di iniziare a costruire, leggi le offerte dell'app store e fatti un'idea di ciò che è disponibile. QuickBooks raccoglie recensioni e molte delle opzioni disponibili sono state riviste anche su Capterra.

Costruisci il tuo stack ERP

Dopo aver scelto il tuo gusto QuickBooks, puoi immergerti nella costruzione ERP effettiva. Se non sei sicuro da dove cominciare, non preoccuparti.

Tratterò due app, HandiFox e Method:CRM, per aiutarti a raggiungere il successo dell'ERP. Entrambe le app sono al primo posto nelle categorie di QuickBooks App Store, rispettivamente inventario e CRM.

Questo ti darà un'idea di cosa è necessario per far funzionare un sistema ERP su un backbone QuickBooks.

HandiFox: integrazione della gestione dell'inventario con QuickBooks

HandiFox è disponibile in due versioni: Start e Pro. Start contiene la maggior parte degli strumenti di gestione dell'inventario per cui il marchio è noto, mentre Pro aggiunge alcune opzioni di fatturazione e clienti. Tratteremo Inizio di seguito.

HandiFox offre un front-end migliore a QuickBooks per la gestione dell'inventario. Sebbene QuickBooks abbia alcune capacità di tracciamento, interagire con i tuoi dati non è semplice. HandiFox rende i dati visivamente accattivanti e accessibili in un modo che supporta le attività di inventario quotidiane.

HandiFox in azione.

Motivi per usarlo:

• HandiFox ti consente di scansionare i codici a barre con un telefono cellulare. Se stai ricevendo, spedendo o trasferendo inventario, puoi fare tutto utilizzando l'interfaccia mobile di HandiFox. I dati vengono quindi inseriti in QuickBooks per aggiornare i tuoi record finanziari.
• Ricordi quando ho citato l'avere una versione della verità come un importante vantaggio ERP? Con un'app di gestione dell'inventario inserita nella parte anteriore del tuo sistema, puoi facilmente monitorare, valutare e manipolare l'inventario senza creare più versioni di ciò che hai a portata di mano. I tuoi record finanziari rispecchieranno quindi i record del tuo sistema di gestione dell'inventario, facilitando migliori previsioni della domanda e comprensione delle risorse.
• Le app di gestione dell'inventario come HandiFox ti danno accesso a livelli aggiuntivi di dati di inventario. Sebbene QuickBooks possa archiviare valori e contare i dati, non è progettato per tenere traccia dei numeri di lotto o delle posizioni dei contenitori da solo. HandiFox sovrappone tutto ciò ai tuoi dati esistenti, consentendoti di monitorare e selezionare meglio l'inventario mentre aggiorna QuickBooks con le informazioni pertinenti.

Metodo: CRM: integrazione di un CRM con QuickBooks

Il metodo fa per le persone ciò che HandiFox fa per le cose. Sebbene QuickBooks memorizzi alcune informazioni sui clienti su cui puoi eseguire una manciata di rapporti, è prima di tutto una piattaforma di contabilità.

Con un'integrazione CRM, dai un volto brillante ai dati dei clienti di QuickBooks senza creare un insieme di dati nuovo e leggermente diverso come potresti con un CRM autonomo.

Motivi per usarlo:

• Metodo: CRM sincronizza le modifiche alle informazioni sui clienti con QuickBooks, mantenendo quell'unica versione della verità che stiamo cercando.
• Come HandiFox, anche Method aggiunge nuovi livelli di dati relativi ai contatti, alla cronologia degli acquisti e delle interazioni e alle prestazioni delle campagne di marketing. Prende i dati sottostanti che consentono a QuickBooks di funzionare e aggiunge dati aggiuntivi che aiuteranno la tua azienda a prosperare.

• Metodo: il CRM ti consente di aggiungere un portale di pagamento al tuo sito Web, creare campagne di email marketing utilizzando i tuoi contatti QuickBook e tracciare potenziali clienti senza confondere il tuo database. Ciò significa che non dovrai più scorrere le pagine dei clienti che hai presentato. Invece, questi potenziali clienti vivono in Method fino a quando non diventano clienti effettivi e vengono spinti in QuickBooks.

Mantenere il tuo ERP QuickBooks in esecuzione senza intoppi

Se riesci a trovare le integrazioni giuste per la tua attività, puoi far ruotare la tua azienda attorno a una versione della verità. Non più avanti e indietro su quanto hai venduto, quali prodotti sono dove o chi è stato pagato quanto.

Le integrazioni che finisci per selezionare dovrebbero essere in gran parte basate sul tipo di attività che stai gestendo. Penso che un CRM sia una buona scommessa per chiunque, ma le tue scelte di produzione, magazzino e risorse umane dipendono tutte dal settore.

Se ci sono altre app QuickBooks che utilizzi nella tua attività, fallo sapere a tutti nei commenti qui sotto. Se un sistema fai-da-te non è adatto alla tua azienda, dai un'occhiata alla directory ERP di Capterra, che include più di 400 opzioni software.