Utilizzo di Excel per la contabilità delle piccole imprese

Scopri come Excel può aiutarti a trasformare la contabilità delle piccole imprese.

Dopo le calcolatrici, i fogli di calcolo sono i migliori amici di un contabile quando si tratta di gestire le attività contabili di base (pensa ai libri mastri e ai bilanci). Ma Microsoft Excel è ancora all'altezza del clamore in questa era di tecnologie innovative come l'IA e la blockchain?

Sì, a seconda di quali sono i tuoi requisiti contabili e finanziari.

Se hai bisogno di aiuto per standardizzare i tuoi processi e velocizzare le tue attività, Excel è lo strumento che fa per te.

Excel può aiutare con la maggior parte di quelli di base (ad esempio, contabilità, gestione delle fatture), ma se stai cercando aiuto con funzioni di contabilità avanzate come il flusso di cassa e la gestione delle tasse, potresti prendere in considerazione un software di contabilità.

In questo articolo, esamineremo alcune tendenze, vantaggi e funzionalità chiave di utilizzo di Excel, modelli di Excel gratuiti e quando dovresti prendere in considerazione Excel per la contabilità delle piccole imprese.

Tendenze di utilizzo di Excel per la contabilità delle piccole imprese

Prima di approfondire le funzionalità e i vantaggi di Excel, è importante capire come è cambiato l'uso di Excel per la contabilità delle piccole imprese negli ultimi anni.

Excel continua ad essere uno degli strumenti contabili più popolari utilizzati dai gestori finanziari delle piccole imprese. Le aziende più piccole tendono ad avere e utilizzare meno dati finanziari rispetto alle aziende ed Excel consente a tali aziende di concentrarsi sulle attività contabili di base, come la pianificazione e la previsione del budget.

Ecco una ripartizione degli strumenti contabili utilizzati dalle aziende statunitensi:

Scomposizione degli strumenti contabili utilizzati dalle imprese statunitensi (Fonte)

Nonostante la popolarità di Excel, il suo utilizzo nella contabilità sta progressivamente diminuendo tra le aziende di tutte le dimensioni, come mostrato nella tabella seguente.

Una possibile ragione di questo calo è il prezzo decrescente del software ERP e degli strumenti di contabilità basati su cloud rivolti in modo specifico a funzioni di base come la gestione delle fatture.

L'uso di Excel per la contabilità aziendale è in calo dal 2017
(Fonte)

Vantaggi dell'utilizzo di Excel per la contabilità di piccole imprese

• Confronta i set di dati : aiuta a confrontare i set di dati finanziari come il totale dei conti attivi e dei debiti per calcolare il volume del flusso di cassa in un determinato periodo. Puoi tenere traccia dei costi ricorrenti per avere un quadro più chiaro di dove stanno andando i tuoi soldi e (se applicabile) dividere i clienti in gruppi in base alle dimensioni, alla posizione o all'acquisto per vedere quali gruppi generano maggiori entrate per la tua attività.
• Genera report personalizzabili: crea report basati su modelli (inclusi tabelle e grafici) che possono essere riutilizzati per attività come la gestione delle fatture e la stima dei volumi di cassa. Questi report possono essere personalizzati in base alle esigenze per aggiungere più punti dati (come aliquote fiscali sulle vendite multiple/diverse statali) senza dover creare un nuovo modello da zero.
• Automatizza l'immissione di dati: le macro di Excel aiutano ad automatizzare le attività ripetitive di immissione di dati finanziari (ad esempio, la copia di dati da fonti primarie su un foglio Excel). Ad esempio, puoi creare una macro per esportare i dati relativi alle fatture da un file CSV e popolare il relativo modello di gestione delle fatture nel tuo foglio Excel.

Funzionalità chiave di Excel che possono essere utilizzate per la contabilità di piccole imprese

Tabelle pivot: situate nel menu "Inserisci" di Excel, le tabelle pivot sono un formato di tabella avanzato che riepiloga set di dati complessi in base a un intervallo di celle selezionato. Da lì, gli utenti possono filtrare i dati selezionati in una finestra separata.

Analisi what-if: situata nel menu "Dati" di Excel, l'analisi what-if consente di prevedere i risultati modificando i set di dati in una formula. In altre parole, questa funzione consente agli utenti di testare nuovi risultati modificando i dati senza rimuovere o modificare il set di dati primario.

Fogli di previsione: questa funzione si trova nello stesso menu di "analisi what-if" e aiuta gli utenti a prevedere le tendenze dei dati in base ai valori storici. Questa funzione prevede le tendenze in un formato grafico invece di modificare semplicemente i valori dei dati in una cella.

Modelli di contabilità Excel gratuiti

Excel viene fornito con modelli già pronti per tutti i tipi di funzioni contabili, come fatture, budgeting e altro.

Puoi ottenere fogli di riconciliazione bancaria, libri mastri, modelli di fatturazione e tracker delle finanze personali direttamente da Microsoft. Da lì, c'è una serie di risorse online per aiutarti a configurare i tuoi modelli di contabilità Excel gratuiti, come i video di YouTube che guidano gli spettatori attraverso vari modelli tra cui formattazione e formule, insieme a suggerimenti su come utilizzare al meglio questo tipo di foglio una volta che ' l'ho impostato.

4 consigli per l'utilizzo di Excel per la contabilità delle piccole imprese

Ecco alcune cose da tenere a mente se stai utilizzando (o stai pensando di utilizzare) Excel per la contabilità nella tua piccola impresa.

1. Assicurati che il programma che desideri sia effettivamente Excel . Se questo articolo sembra troppo da imparare o non proprio quello che stai cercando, non dimenticare che puoi esplorare altre opzioni di software di contabilità e fogli di calcolo. Ecco il nostro elenco delle migliori opzioni software di contabilità gratuite e open source per iniziare.
2. Familiarizzare con i modelli offerti da Microsoft . Cerca modelli di contabilità e contabilità online per determinare se ciò che offre Microsoft soddisfa le tue esigenze. Fare clic qui per visualizzare i fogli Excel personalizzati da Microsoft. Una volta che hai familiarizzato con un modello, puoi personalizzarlo in base ai tuoi requisiti unici (ad esempio, stimando il tuo budget mensile o trimestrale, aggiungendo tabelle pivot, incluso il tuo logo).
3. Esplora il processo di creazione del modello utilizzando le risorse online . Cerca articoli o video online che ti guideranno attraverso la creazione e/o l'utilizzo di un modello dall'inizio alla fine. Questo ti aiuterà a comprendere l'interfaccia di Excel, ti introdurrà a funzioni aggiuntive che potresti voler utilizzare e ti darà pratica pratica prima di utilizzare i tuoi dati.
4. Concentrati sull'apprendimento da set di dati precompilati. La pratica rende perfetti. Questo vale per l'utilizzo di Excel per qualsiasi attività contabile, come la gestione del flusso di cassa. Una volta finalizzato un modello, puoi esercitarti a usarlo con set di dati precompilati per assicurarti di capire come usarlo prima di inserire i tuoi dati.

Passi successivi e risorse contabili aggiuntive

Se stai già utilizzando Excel e sei pronto per l'aggiornamento, controlla la nostra directory del software di contabilità in cui puoi filtrare in base alle funzionalità desiderate per creare un elenco ristretto.

Ecco alcune risorse aggiuntive di Capterra per aiutarti a soddisfare le esigenze contabili della tua azienda: Questo modello gratuito di budget per piccole imprese porterà la tua contabilità a un livello superiore 6 motivi per cui le aziende vengono controllate (e come evitarle) Come stabilire la struttura del tuo dipartimento di contabilità