10 segnali che indicano che è ora di aggiornare il sistema telefonico aziendale

Se stai considerando un aggiornamento del sistema telefonico, hai alcune domande importanti a cui devi rispondere.
È il momento giusto per aggiornare? L'aggiornamento farà anche la differenza per la mia attività? Ne varrà la pena? Mi sto davvero perdendo molto se non eseguo l'aggiornamento?
Questa guida è per te se sei indeciso se sostituire il tuo vecchio sistema telefonico con uno moderno. Ti guideremo attraverso questi 10 segni che è il momento di aggiornare il tuo sistema telefonico aziendale:

1. Il tuo sistema telefonico costa troppo
2. Il tuo sistema telefonico sta diventando obsoleto
3. Il tuo sistema telefonico non può crescere con la tua attività
4. Il tuo sistema telefonico non dispone di funzionalità importanti
5. Il tuo sistema telefonico è vulnerabile alle interruzioni
6. Il tuo sistema telefonico presenta vulnerabilità di sicurezza
7. La qualità e l'affidabilità delle chiamate stanno peggiorando
8. Il tuo sistema telefonico non può supportare i dipendenti remoti
9. La tua azienda ha bisogno di comunicazioni unificate
10. Il tuo sistema telefonico è fondamentale per la tua attività

1. Il tuo sistema telefonico costa troppo

La tua bolletta telefonica è alta e imprevedibile? In tal caso, l'aggiornamento del tuo sistema telefonico a Voice over IP (VoIP) è una vittoria facile e conveniente. Il costo dei sistemi telefonici legacy si somma rapidamente a causa di apparecchiature in loco, licenze, manutenzione, nuove linee telefoniche, tecnici e chiamate internazionali.

Il passaggio a un sistema telefonico cloud può far risparmiare fino al 60% sulla bolletta telefonica. Ti consente di:

• Usa la tua connessione a banda larga esistente invece di hardware e cablaggi costosi.
• Risparmia sulle spese telefoniche grazie alle tariffe urbane gratuite illimitate e alle tariffe internazionali a basso costo.
• Gestisci il tuo sistema telefonico da una dashboard intuitiva e lascia che il tuo provider VoIP si occupi del resto.
• Aggiungi nuove linee telefoniche, così come intere nuove sedi, a un costo minimo.

È semplice, un sistema di telefonia fissa ti costa circa $ 50 per linea al mese e di solito include solo le chiamate locali in quella tariffa. A seconda delle tue esigenze e del provider che scegli, un sistema telefonico VoIP in genere ti costerà meno di $ 25 per linea e saprai esattamente quale sarà la tua bolletta ogni mese.
Correlati: come passare al VoIP e risparmiare fino al 60% sui telefoni fissi

2. Il tuo sistema telefonico sta diventando obsoleto

Non è solo costoso da mantenere, ma si basa anche su una tecnologia che alla fine diventerà obsoleta. Ogni volta che un pezzo della tua attrezzatura si guasta, sarà più difficile per te trovare parti di ricambio e un tecnico in grado di gestire la riparazione.
Sarà anche più difficile per te aggiungere nuove soluzioni tecnologiche al tuo stack tecnologico se il tuo sistema telefonico è in ritardo di un decennio o più. Non saranno compatibili e ti porteranno più frustrazione che benefici.
Vuoi aggiungere un CRM, nuovi telefoni da ufficio con funzionalità fantasiose o strumenti di collaborazione interna alla tua configurazione? Prendi in considerazione un aggiornamento del sistema telefonico allo stesso tempo.

3. Il tuo sistema telefonico non può crescere con la tua attività

La tua azienda sta crescendo rapidamente e/o si sta espandendo in nuove sedi?
Per te è complicato e costoso aggiungere nuove linee telefoniche e/o aprire nuovi uffici?
Se hai risposto "sì" a una qualsiasi delle domande precedenti, sei pronto per un nuovo sistema telefonico aziendale. Non ha senso aggrapparsi a un sistema telefonico che ritarda la tua crescita o la impedisce del tutto.
Il VoIP si adatta alla tua azienda man mano che cresce e si espande. L'aggiunta di nuove linee telefoniche e utenti può essere eseguita con pochi clic. Puoi anche aggiungere funzionalità di chiamata per soddisfare le stagioni più trafficate. Non otterrai questa scalabilità e flessibilità con i sistemi legacy.

4. Il tuo sistema telefonico non dispone di funzionalità importanti

Potresti essere perfettamente soddisfatto delle funzionalità del tuo attuale sistema telefonico. Dopotutto, si tratta solo di fare e ricevere telefonate, e funziona bene, giusto?
Pensa di nuovo.
Le funzionalità fornite con la telefonia cloud possono portare la produttività di tutti a un livello superiore. Non si tratta solo delle telefonate stesse, ma anche di tutto ciò che accade intorno a loro.
Ecco alcune domande che puoi porti sui tuoi attuali processi di comunicazione aziendale:

• Chi risponde alle chiamate dei clienti? Le chiamate vengono instradate in base al tipo, al problema e allo scopo del cliente o finiscono con un agente disponibile?
• I tuoi clienti devono fare lunghe code prima di parlare con un agente?
• Puoi monitorare la qualità della tua chiamata?
• I tuoi dipendenti devono trascrivere manualmente i messaggi vocali che ricevono?

Se queste domande ti hanno mostrato che potresti avere flussi di lavoro molto più efficienti, hai bisogno di nuove funzionalità. L'aggiornamento del tuo sistema telefonico ti consentirà di accedere al routing delle chiamate, all'assistente automatico, alla registrazione delle chiamate, alla segreteria telefonica e a molte altre funzionalità che trasformeranno il modo in cui comunichi.

5. Il tuo sistema telefonico è vulnerabile alle interruzioni

Se il tuo sistema telefonico non funziona, puoi continuare a lavorare? I tuoi clienti possono ancora ottenere facilmente ciò di cui hanno bisogno da te?
Se la tua risposta è "no", significa che ogni interruzione del sistema telefonico crea frustrazione per i tuoi clienti e blocca le tue vendite (e il flusso di cassa).
Disastri naturali come inondazioni, uragani e terremoti, infrastrutture obsolete e apparecchiature obsolete possono mettere fuori gioco il tuo sistema telefonico tradizionale. Le interruzioni sono costose non solo da riparare fisicamente, ma anche perché possono portare a mancate vendite e persino danneggiare la tua reputazione a lungo termine.
Quando aggiorni il tuo sistema telefonico, ecco come sei protetto da questi rischi:

• Le linee telefoniche funzionano su Internet, quindi fattori come il maltempo non interrompono il servizio
• In caso di interruzione del servizio, le chiamate in arrivo possono essere inoltrate automaticamente a un numero diverso, come un dispositivo mobile
• Se si verifica un problema, il tuo fornitore di servizi può risolverlo e risolverlo da remoto

VoIP offre un livello di funzionalità di ripristino di emergenza che un sistema telefonico legacy non può eguagliare. E con un provider come Nextiva, avrai un tempo di attività del 99,999% grazie ai nostri molteplici data center, generatori di backup e monitoraggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

6. Il tuo sistema telefonico presenta vulnerabilità di sicurezza

Che tu sia una piccola impresa o una grande impresa, la sicurezza non è mai banale.
Se utilizzi un sistema telefonico tradizionale, noto anche come POTS (Plain Old Telephone System), le tue chiamate vengono trasmesse utilizzando segnali audio che gli aggressori possono facilmente intercettare: un rischio troppo grande da correre.
I sistemi telefonici VoIP, d'altra parte, offrono maggiore sicurezza, affidabilità e privacy alle aziende. Provider VoIP rispettati investono nella sicurezza di livello militare utilizzando i Session Border Controller (SBC). Gli SBC fungono da firewall che mantengono le prestazioni e il routing logico delle chiamate, quindi i tuoi dati non finiscono mai nelle mani sbagliate.
A seconda del tuo settore, potresti anche dover cercare questi accreditamenti nel tuo provider VoIP:

• Conformità HIPAA se sei un fornitore di servizi sanitari
• Conformità PCI se accetti pagamenti con carta di credito
• ISO/IEC 20071 come standard globale per la valutazione delle minacce alla sicurezza
• Conformità SOC 2 in termini di privacy, sicurezza, disponibilità e integrità dei dati

I sistemi di telefonia cloud soddisfano i più severi standard di sicurezza. Non rendere il tuo sistema telefonico sicuro e ripensato e aspetta che sia troppo tardi.
Correlati: il VoIP è affidabile? Nove consigli utili che devi conoscere

7. La qualità e l'affidabilità delle tue chiamate stanno peggiorando

Uno dei modi più veloci per sembrare poco professionali di fronte a un cliente è attraverso una chiamata che si interrompe o diventa instabile.
Una scarsa qualità audio ti costringerà a ripetere te stesso o chiedere al tuo chiamante di farlo, gestire il rumore di fondo ed eseguire riunioni di teleconferenza inefficienti.
Se questa è la tua realtà attuale, è il momento di passare a una soluzione VoIP.
Le chiamate di alta qualità sono possibili su VoIP grazie ai codec vocali HD che comprimono e decomprimono l'audio per una trasmissione rapida su Internet. Questa tecnologia funziona senza problemi tramite telefoni VoIP e app per softphone.
I progressi nella qualità della voce su VoIP ti faranno sentire come se fossi nella stessa stanza del tuo interlocutore.
La parte migliore? Una volta che si dispone di un sistema telefonico cloud, di un telefono fisso VoIP compatibile o di un'app per telefoni cellulari e di una larghezza di banda sufficiente, non è necessario fare nulla per sperimentare la voce HD. Chiedi semplicemente al tuo fornitore di servizi telefonici di assicurarti che la voce HD sia abilitata per il tuo account.

8. Il tuo sistema telefonico non può supportare i dipendenti remoti

Più del 38% delle aziende oggi ha dipendenti remoti. La tua azienda è una di queste? Se no, cosa ti trattiene? È probabile che la risposta sia sulla falsariga di "Semplicemente non sappiamo come farlo accadere con il nostro attuale sistema telefonico".

Se i tuoi dipendenti effettuano e ricevono molte chiamate e collaborano spesso, questa è una sfida ragionevole. Se desideri aggiungere una linea telefonica che non è collegata a un telefono dell'ufficio, il tuo sistema telefonico precedente ti tratterrà. Se un dipendente sta spostando le sedi, non può semplicemente spostare facilmente il proprio numero di telefono con loro.
Con il VoIP, i tuoi dipendenti possono essere più mobili e flessibili.
Quando sposti il ​​tuo sistema telefonico nel cloud, i tuoi dipendenti non hanno bisogno di essere connessi alla stessa rete di linee telefoniche fisiche. Possono portare a casa il loro numero di telefono e tutte le funzioni del telefono tramite un softphone o un telefono fisso VoIP.
Questo aggiornamento manterrà l'intera forza lavoro connessa, ospitando tutte le comunicazioni su un unico sistema telefonico facile da gestire. I tuoi team remoti possono rimanere organizzati, concentrati e flessibili nella loro giornata lavorativa.

9. La tua azienda ha bisogno di comunicazioni unificate

Un altro aspetto negativo di un sistema telefonico tradizionale è che esiste al di fuori degli altri sistemi di comunicazione aziendale. Se utilizzi qualcosa di diverso dalle chiamate telefoniche e dalla segreteria telefonica, inclusi e-mail, chat, messaggi di testo e chiamate Web, audio e videoconferenza, non puoi integrare i tuoi telefoni con il resto.
Le comunicazioni unificate riuniscono tutti i tuoi canali di comunicazione. Semplifica la tua comunicazione interna ed esterna.
Unified Communications as a Service (UCaaS) è ​​un modello di comunicazioni unificate che ti consente di eseguire tutti i tuoi sistemi e strumenti dalla stessa soluzione software.
UCaaS per la tua comunicazione interna significa che stai portando riunioni, chiamate, condivisione di file, chat, attività e tutta la collaborazione interna in un unico posto e accessibile da qualsiasi luogo.
Promuove anche la fidelizzazione e la fedeltà dei clienti perché consente ai tuoi clienti di scegliere il canale attraverso il quale possono contattarti in modo che tu possa servirli meglio. Se qualcuno ti contatta tramite e-mail, telefono e chat sul sito Web, UCaaS consente di tenere traccia di tutte queste interazioni in un unico posto.
Il risultato finale? Connettività definitiva. Potrai lavorare con team iper-focalizzati e fornire un servizio clienti eccezionale ai tuoi clienti, tutto da un unico posto.
Correlati: il mercato UCaaS crescerà fino a $ 140 miliardi entro il 2025 [Nuovi dati]

10. Il tuo sistema telefonico è fondamentale per la tua attività

Ecco un'ultima domanda per te: su una scala da 1 a 10, quanto è importante il tuo sistema telefonico per il successo della tua attività? Se lo usi per fornire un servizio clienti, deliziare i tuoi clienti, parlare con i potenziali clienti, chiudere le vendite e collaborare con i colleghi, sei abbastanza vicino a 10.
In altre parole, il tuo sistema telefonico è ciò che crea o distrugge la tua produttività, la fedeltà dei tuoi clienti e la tua possibilità di generare nuove entrate.
Se non puoi lavorare senza il tuo sistema telefonico, ne hai bisogno uno su cui fare affidamento in ogni circostanza. E se quello che hai attualmente non te lo dà, è tempo di un aggiornamento.

Ti meriti un sistema telefonico aziendale migliore

È giunto il momento di acquistare un nuovo sistema telefonico, che offra la flessibilità, la scalabilità, i prezzi, le funzionalità e l'affidabilità per supportare le tue esigenze e la tua crescita.
Questo è esattamente ciò che otterrai con il sistema VoIP per piccole imprese di Nextiva. Ti consente di lavorare da qualsiasi luogo, adattare il tuo servizio telefonico in base ai cambiamenti della tua attività e rimanere in contatto con i tuoi clienti, dipendenti e partner.
Una volta aggiornato il tuo sistema telefonico, non guarderai più indietro.