Comprensione e miglioramento del processo Order-to-Cash (O2C).

Ricevere gli ordini dei clienti, evaderli ed essere pagati sono alla base della maggior parte delle operazioni commerciali.

Il flusso di cassa, le risorse interne e il servizio clienti dipendono dai processi coinvolti per essere efficienti e affidabili.

Ecco perché è essenziale comprendere e ottimizzare il processo order-to-cash (O2C) .

Cos'è l'ordine in contanti (O2C)?

Order-to-cash (spesso indicato come O2C o OTC ) è un termine commerciale utilizzato per descrivere il/i processo/i relativo/i all'evasione degli ordini dei clienti.

Inizia essenzialmente quando i tuoi clienti effettuano un ordine e termina quando hai registrato gli ordini completati e pagati nei conti.

Nel mezzo si svolgono diverse fasi (vedi sotto, 'Fasi del ciclo order-to-cash'). Successivamente, l'analisi dei dati e l'implementazione delle best practice possono aiutarti nell'ottimizzazione continua del tuo processo order-to-cash.

Anche il processo order-to-cash si trova tra e si sovrappone a molti altri processi. Ad esempio, i processi di marketing to lead (M2L) , procure-to-pay (P2P) e altre attività di funnel top-of-the-sales.

Come O2C, questi termini vengono utilizzati dai tuoi team internamente per scopi di reporting e strategia.

Perché si chiama processo "dall'ordine al pagamento"?

La frase order-to-cash viene utilizzata perché riassume in modo conciso il processo dall'ordine del cliente alla tua azienda che riceve denaro .

Qual è la differenza tra il processo order-to-cash, quote-to-cash (QTC) e lead-to-cash?

La differenza principale tra i processi order-to-cash , quote-to-cash (QTC) e lead-to-cash è che il secondo comporta la generazione di preventivi ai clienti prima dell'inserimento dell'ordine e il terzo coinvolge le vendite e il marketing fino al punto di un preventivo o di un ordine.

Il processo quote-to-cash (QTC) consente ai clienti di comprendere meglio il loro acquisto prima di effettuarlo. È anche utile quando un prezzo o un volume di ordini predeterminati non è disponibile per un particolare prodotto o servizio.

Lead to cash viene utilizzato per descrivere un processo più completo rispetto a QTC e O2C. È utile per analizzare il collegamento tra i primi processi di vendita e marketing e il processo O2C o QTC.

Le differenze tra ciascun rispettivo processo risiedono principalmente nell'intervallo preciso dei processi su cui si concentrano. Ciascuno può coinvolgere un reparto, un software, passaggi di ottimizzazione diversi, ecc.

Perché il processo order-to-cash è importante

Il processo dall'ordine al pagamento è importante per due aree principali della tua attività:

• Interno: è collegato all'efficienza del flusso di cassa, delle risorse interne, della gestione della supply chain e dell'analisi
• Esterno: più è privo di attriti, migliore è l'esperienza del cliente. Questo aiuta con le relazioni con i clienti e la fidelizzazione a breve e lungo termine

Molti processi aziendali sono interconnessi. Il processo O2C non fa eccezione.

Gli errori in una qualsiasi delle fasi coinvolte (vedi sotto, "Fasi del ciclo dall'ordine all'incasso") possono avere un effetto a catena sulle altre funzioni della tua azienda.

Ad esempio, i pagamenti in ritardo o l'elaborazione lenta delle fatture possono ridurre il capitale circolante. Questo, a sua volta, potrebbe impedire l'acquisto di materiali o attrezzature cruciali.

Come per molti processi aziendali, l'automazione può accelerare e ridurre il numero di errori nel processo dall'ordine all'incasso. Tuttavia, per un processo veramente ottimale, sono essenziali anche la supervisione e il coinvolgimento umano.

Quali sono i motivi per cui potresti voler migliorare il tuo processo O2C?

Potreste voler migliorare il vostro processo order-to-cash perché ha un impatto negativo acuto (immediato) o cronico (persistente ea lungo termine) sulla vostra attività.

Le ragioni di entrambe le categorie di problemi possono variare o addirittura sovrapporsi.

Ad esempio, potresti avere un'improvvisa mancanza di flusso dicassa.Ciò potrebbe portare immediatamente a conseguenze negative, come l' impossibilità di pagare il personale o di coprire altri costi essenziali.

Oppure potrebbe avere un effetto negativo più sottile nel tempo aggiungendo incertezza alle tue previsioni aziendali , riducendo la probabilità che tu prenda di mira o intraprenda determinati progetti, ecc.

Le 6 fasi del ciclo order-to-cash

Prima ancora che il processo O2C abbia inizio, esistono diversi punti importanti. Questi includono la gestione dell'inventario, l'integrazione del sistema POS, l'onboarding dei clienti e altro ancora.

Una volta che questi sono a posto, si verificano i seguenti passaggi.

1. Ricevi l'ordine del cliente

Quando il tuo cliente effettua un ordine, inizia ufficialmente il processo O2C.

L'ordine può essere effettuato online tramite un modulo o e-mail, per telefono o anche di persona.

Per rendere questo passaggio il più efficiente possibile, è essenziale monitorare i canali degli ordini e rispondere prontamente, o addirittura automatizzare, alle conferme degli ordini.

L'attenzione ai dettagli contribuisce alla soddisfazione del cliente in questa fase. Ad esempio, una conferma iniziale non deve essere inviata se l'inventario non è disponibile, solo a cui seguirà l'annullamento dell'ordine.

Un sistema di gestione degli ordini aiuta a ottimizzare questa e le successive fasi del processo O2C.

Questa fase potrebbe anche comportare l'attualizzazione delle fatture o il factoring delle fatture in molti settori.

2. Esegui l'ordine del cliente

L'evasione di un ordine comporta l' elaborazione dello stesso (incluso il controllo delle specifiche dell'ordine, i controlli dell'inventario e la delega) e l'organizzazione della consegna o della spedizione .

Ulteriori comunicazioni sui tempi di consegna stimati potrebbero essere utili in questo caso, soprattutto se è probabile un ritardo.

Avere dati in tempo reale che tracciano il processo di evasione aiuta a garantire che l'intero team sia sulla stessa pagina. Ciò riduce le possibilità di ordini in ritardo, mancati o ripetuti.

3. Il prodotto viene spedito o il servizio viene fornito al cliente

La spedizione è la frase usata per descrivere i prodotti che lasciano il tuo magazzino e viaggiano verso il tuo cliente. Non deve coinvolgere navi reali, ma spesso lo fa per gli ordini internazionali.

Per i servizi, questo passaggio comporta la fornitura di un servizio fisico o la concessione dell'accesso a un software oa una piattaforma. È anche importante che i servizi vengano forniti o resi disponibili rapidamente e facilmente.

4. Emettete una fattura al cliente

L'emissione tempestiva di una fattura ai tuoi clienti aumenta le tue possibilità di essere pagato in tempo.

Devi assicurarti che i dettagli della tua fattura siano corretti. Ciò include valore, numero di fattura, dettagli dell'ordine, termini di pagamento, ecc.

Avere il tuo sistema di gestione degli ordini integrato con un CRM aggiornato ti aiuterà a garantire che la fattura e i successivi solleciti vengano inviati alla persona giusta.

5. Riscuoti il ​​pagamento del cliente

Gli incassi dei pagamenti sono una parte importante della gestione del credito, che è una parte essenziale della salute di ogni azienda.

I pagamenti in ritardo sono comuni in molti settori. Ad esempio, 1 piccola impresa su 6 riferisce di essere stata pagata in ritardo.

La possibilità che tu venga pagato in tempo è migliorata implementando le migliori pratiche per le riscossioni. Ciò può includere l'ottimizzazione o l'automazione di pratiche come solleciti o l'utilizzo di strumenti specializzati per la gestione dei crediti.

6. Registra il pagamento

Una volta che un ordine è stato consegnato e pagato, la registrazione accurata dei pagamenti nella contabilità generale ti aiuta a tenere il passo con la contabilità e la gestione dei dati.

Gli errori nella segnalazione in questa fase possono creare problemi a diverse parti della tua azienda, come i reparti vendite, contabilità clienti e contabilità.

Il software di gestione delle fatture può aiutarti a mantenere un registro contabile completo e aggiornato. Ti aiuta anche con la gestione dei dati.

La nuova generazione di sistemi e tecnologia order-to-cash

I dati e la tecnologia stanno guidando le innovazioni nel processo O2C.

L'integrazione con la tecnologia di terze parti può aiutare esternalizzando le offerte di sottoscrizione e finanziamento.

Ad esempio, l'utilizzo del software di gestione delle fatture può migliorare il processo di fatturazione. L'integrazione con il tuo CRM aiuta anche a mantenere tutti i reparti coinvolti nel processo O2C sulla stessa pagina.

Come abbiamo spiegato nel nostro white paper "The Innovating Order to Cash Playbook: Putting Manufacturers and Distributorers in Control of Their Cash Flows":

[I prodotti O2C] abbinati ai servizi CRM possono offrire ai produttori le informazioni di cui hanno bisogno per identificare ulteriori opportunità di crescita e raggiungere basi di clienti più ampie, il che significa che le giuste integrazioni possono aiutarli a concentrarsi veramente sui loro sforzi di espansione.

Conclusione

Il ciclo order-to-cash coinvolge diversi processi interconnessi.

Inizia con la ricezione degli ordini dei clienti e termina con l'incasso del pagamento. Nel frattempo, il processo di gestione degli ordini dovrebbe delegare e registrare diversi passaggi, tra cui l'evasione degli ordini, la spedizione e l'emissione della fattura.

Il primo passo di un processo O2C è ricevere un ordine . Rispondere in modo rapido e accurato a questa richiesta richiede il monitoraggio dei canali di comunicazione e la gestione dell'inventario.

Questo processo può includere anche opzioni di finanziamento, come il finanziamento tramite fattura o il credito commerciale.

Successivamente, deve avvenire l' evasione dell'ordine. Ciò è reso più efficace dalla comunicazione interna e con il cliente.

Dopo aver spedito un ordine, fornito un servizio o aver accesso a un servizio, è necessario emettere una fattura .

Una volta riscosso un pagamento , è necessario registrarlo nella contabilità generale.

L'ottimizzazione di ogni parte del processo O2C contribuirà a migliorare il flusso di cassa, le prestazioni delle risorse e la soddisfazione del cliente.